Consells sobre el procés de licitació de l'associació comunitària

Ja siguin construccions de pintura, teulades, formigó o qualsevol altra multitud de projectes de reparació i substitució, tots comencen al mateix lloc: el procés de licitació. Pot semblar una empresa herculina, però aquí teniu alguns consells per ajudar-vos en la tasca.

Abans de començar a sol·licitar les ofertes, el primer objectiu és decidir l’abast del treball a realitzar. La despesa requereix reparació o substitució? És la totalitat del component o només una secció? Es pot acabar l'obra per fases? Quin és el calendari en què s’ha de completar l’obra? Un cop es prenen aquestes decisions, el següent punt és elaborar un full d’especificacions o un formulari que enumeri els detalls exactes sobre el que l’associació necessita fer per al projecte. (Tot i que diversos projectes seran bastant senzills, és possible que l'associació hagi de proporcionar ajuda addicional per completar el full de dades.) Això no només cobrirà el que s'ha d'aconseguir, sinó que també ajudarà a mantenir les ofertes similars, si no exactes, pel que fa al treball i als materials.

En aquesta etapa es prepara la invitació a licitar. Aquesta és una carta detallada enviada als proveïdors sol·licitant una proposta per fer la feina. El millor és enviar-lo a tants proveïdors com sigui possible, per aconseguir un bon control de la mitjana de gamma del mercat i eliminar els extrems a cada extrem de l’espectre. També hi ha la possibilitat que algunes empreses no responguin, de manera que fer-ne un gran nombre no deixarà a l’associació opcions breus. Els contractistes que s’han d’orientar són aquells que fan més projectes comercials, ja que podran complir millor les obligacions que tenen a l’abast.

Què s'ha d'incloure a la invitació a licitar:

• El full d’especificacions s’ha d’adjuntar a la carta com a formulari separat.
• L’abast del treball s’ha d’escriure a la carta.
• Els nivells d'assegurança Workman's Comp que l'associació els busca portar.
• Una sol·licitud de prova de qualsevol llicència que ha de tenir el contractista. Consulteu amb el comtat i l'estat per saber què és obligatori.
• Un bon de rendiment, si cal. Tot i que no és un requisit habitual, comproveu abans els vostres documents per veure si és necessari.

Un cop arribin les ofertes, observeu detalls específics. Comproveu les garanties tant de mà d'obra com de materials. Si la despesa té una vida útil prevista de 20 anys, la garantia d’un any no serà l’adequada. Reviseu si hi haurà subcontractistes amb els quals el venedor treballarà. Consulteu amb ells per assegurar-vos que les seves garanties i mà d'obra són adequades. Comproveu que totes les especificacions proporcionades estiguin cobertes a l'oferta. Si s’afegeix alguna cosa més, pregunteu per què i no tingueu por d’obtenir una segona opinió. El més imperatiu és revisar les condicions de pagament. Aquests són els termes en què l’associació hauria d’insistir:

• Els dipòsits inicials no haurien de superar el 5-10%. Els assumptes relacionats amb la gestió comercial i de diners del venedor no són una càrrega de l’associació. És responsabilitat fiscal del consell administrar els fons dels seus propietaris amb prudència.
• Conserveu sempre el 10–15% del pagament de totes les fases fins que l’obra passi la inspecció per a satisfacció de la junta i, si es tracta, de la direcció. D’aquesta manera es conservaran fons que ajudaran l’associació si el contractista camina i s’ha de portar un altre per acabar el projecte, així com solucionar els treballs anteriors.
• Només efectueu pagaments un cop s'hagi completat la llista de cops. Pagar segons la notificació del contractista que una fase o el projecte sencer s'ha completat no els dóna cap motivació després del fet per corregir qualsevol cosa que es trobi deficient.

Finalment, abans de signar el contracte, preneu-vos un temps perquè els advocats de l’associació l’examinin. L’escriptor de qualsevol contracte el redactarà al seu favor. Un advocat ben versat en la revisió del contracte podrà posar en evidència els punts de disputa que podrien resultar problemàtics per a la comunitat. Sí, costarà diners haver-ho fet. Però uns pocs centenars de dòlars per al bufet d'advocats podrien estalviar deu associacions, si no centenars de milers de dòlars més endavant.

© 2018 Kristen Willms