Comunicar-se en un entorn empresarial —nvq nivell 3 diploma en empreses i administració — part ii

o2websitesoultion-egypt.com

Aquesta és la continuació de la part I de la Unitat "Comunicar-se en un entorn empresarial"

Hi havia algunes preguntes que vaig perdre sobre aquest article i que són aquí per a qualsevol persona que necessiti ajuda. De fet, hi va haver molts comentaris que demanaven ajuda amb aquesta secció (secció 3 i secció 4). Espero que això us ajudi.

PD: en una nota amable, no copieu res enviat aquí i mostreu-los al fitxer. Això s'ha publicat aquí, només per ajudar-vos a tenir una idea / comprensió del que esperen que escriviu i de com heu d'escriure. Haureu de relacionar-vos amb la vostra pròpia àrea de treball i organització i seguir-vos-hi mentre prepareu els fitxers. Gracies per la teva cooperació.

3.1 Descriviu formes de presentar verbalment informació i idees amb claredat

He d’utilitzar un llenguatge senzill i frases curtes quan presento informació d’aquesta manera que facilita la comprensió de la informació per a tothom. He d’assegurar-me que sóc flexible i que puc proporcionar a la gent la informació de diferents maneres, perquè diferents persones entenen les coses i els conceptes de maneres diferents. Alguns entenen escoltant, d’altres veient i d’altres practicant. Abans de presentar la informació, jo:

• Planifica el que vull parlar.
• Retalleu qualsevol detall innecessari.
• Presentar les idees importants en un ordre lògic.

Utilitzeu un llenguatge actiu i personal com "vosaltres" i "nosaltres".

3.2 Expliqueu maneres de fer contribucions a debats que ajudin a assolir objectius

Hi ha diversos objectius com a departament i equip. Per tenir èxit dins de l’equip, he d’aprendre a escoltar la gent, donar importància a les idees de tothom, realitzar les tasques requerides en el termini acordat, mantenir a tothom al dia de tots els esdeveniments, discussions i altres comunicacions i el més important de tot, sigueu molt afectuosos i respectuosos.

3.3 Descriviu formes d'adaptar les contribucions verbals per adaptar-les a diferents públics, finalitats i situacions

Abans de presentar res o abans d’anar a parlar amb un grup o un equip, hauré d’aprendre el tipus de públic, el propòsit i la situació i ajustar les meves aportacions verbals per adaptar-les. Les habilitats de comunicació són algunes de les habilitats més apreciades i buscades en els negocis.

Sense habilitats comunicatives, no podrem fer saber als altres el que pensem, sentim o volem aconseguir. No serem capaços de crear associacions, motivar altres persones ni resoldre conflictes.

Els estudis han demostrat que a mesura que els professionals augmenten en una organització, les seves habilitats comunicatives també esdevenen més importants i no menys importants. (Font: wittcom.com)

3.4 Expliqueu com utilitzar i interpretar el llenguatge corporal

El llenguatge corporal o la comunicació no verbal és una forma de comunicació molt important. És una forta forma de comunicació que sovint és descuidada per la majoria de la gent. Totes les persones d’aquest món utilitzen els gestos com a signe per expressar les seves emocions, però no molts en som conscients ni ho reconeixem.

El llenguatge corporal és una forma de senyal no verbal que molts fan servir per comunicar-se. Poden ser les nostres expressions facials, els moviments del nostre cos, els contactes visuals i moltes altres formes, que són coses que no diem verbalment, però que poden transmetre una gran quantitat d'informació.

El llenguatge corporal és una part important de la comunicació que pot constituir el 50% o més del que estem comunicant. Cal entendre que el llenguatge corporal és una part molt important de la comunicació. Aprenent a interpretar el llenguatge corporal, podem convertir-nos en un comunicador molt més eficaç en totes les àrees de la vida. Algunes maneres d’entendre els llenguatges corporals són:

• Observeu el nivell de contacte visual, perquè això explica molt sobre la persona i com se sent.
• Fixeu-vos en el que fa la persona amb les mans, els moviments de les mans poden mostrar si la persona està nerviosa o relaxada.
• Presteu atenció a la postura, ja que diferents postures signifiquen coses diferents.
• Reconèixer postures agressives.
• Mireu les expressions facials, ja que pot expressar molts tipus d’emocions, com tristesa, felicitat, ira, agressivitat, frustració, confusió, etc.

3.5 Descriviu com utilitzar i interpretar el to de veu

Quan una persona parla, a través dels seus tons podem reconèixer si la persona està d’humor divertit o apassionada del que parla. El to genera preocupacions per l’orador i també podem esbrinar si l’orador és sincer o no. Quan parlem o presentem qualsevol cosa, l’esdeveniment ha de ser bidireccional, de manera que inclogui a tots els presents, en cas contrari, el públic pot resultar avorrit. És l’única responsabilitat de l’orador crear la sensació de la importància del lliurament i mantenir a tothom compromès.

3.6 Descriviu els mètodes d’escolta activa

Escoltar és una de les habilitats més importants que hauria de tenir per poder desenvolupar bé la meva feina. La mesura en què escolto reflectirà la meva feina i el meu rendiment. També mostrarà la qualitat de la meva relació amb el meu equip i els meus clients.

• Escolto per obtenir informació d’altres.
• Escolto per entendre el que diuen els altres.
• Escolto per aprendre coses noves.
• Escolto perquè respecto els sentiments dels altres com desitjo que els altres respectin els meus.
• Escolto perquè em preocupen pels altres.
• Escolto perquè és important escoltar i actuar en conseqüència.

Ser millor oient m’ajudarà a millorar la meva productivitat a la feina. També ajudarà els altres a aconseguir la capacitat de ser influents, persuasius i de negociar.

Els mètodes d’escolta activa inclouen:

• Escoltar tranquil·lament sense interrompre, de manera que deixo que l’altra persona parli i li demostri que m’importa i el respecto.
• Demanar als altres que repeteixin si no entenc res, per evitar errors.
• Pren notes de punts importants, de manera que no oblidi ni perdo cap dels punts importants.
• Confirmant el que he entès, de manera que no hi hagi cap malentès de la informació.

3.7 Descriviu els avantatges de l’escolta activa

L’escolta activa té diversos avantatges.

• Ajuda a la gent a estar atenta a allò que escolta.
• Evita malentesos, ja que hi som per assegurar-nos que han dit i entès el correcte.
• Quan escoltem, la persona que parla té ganes de parlar, perquè sap que hi ha algú que l’escolti.
• M’ajuda a estar obert a allò que escolto i fa que l’altra persona també se senti oberta al que diu.
• Veig les coses des del punt de vista de l’altra persona i m’ajuda a empatitzar amb elles.
• Arribo a entendre la gent.
• També puc aclarir dubtes i suposicions i tenir una idea clara del que realment havia passat.
• En general, ajuda a ser un millor equip i ajuda a l'organització.

3.8 Expliqueu el propòsit de resumir la comunicació verbal.

El propòsit de resumir la comunicació verbal és

• Identifiqueu els punts principals (comportaments, pensaments i sentiments) que s’han comentat
• Poseu-ho tot junt
• Ajuda a tenir un esquema clar i precís

4.1 Descriviu formes d’obtenir comentaris sobre si les comunicacions van assolir el seu propòsit

La retroalimentació és l’últim procés de comunicació i completa tot el procés de comunicació. Els comentaris ens ajuden a decidir si la comunicació va ser eficaç, útil i amb sentit. Ajuda a decidir què es pot fer millor la propera vegada, donant així noves idees.

Rebo comentaris del meu equip, del meu gerent i d'altres departaments que hi participaven a través del correu electrònic o en persona. Això m’ajuda a millorar el meu rendiment i a corregir els errors.

Per això jo:

• Recopilar dades
• Actuar
• Comunicar els comentaris
• Refineu els canvis

4.2 Expliqueu el propòsit i els avantatges d’utilitzar comentaris per desenvolupar encara més habilitats comunicatives

Els comentaris són un aspecte molt important en qualsevol entorn laboral o acadèmic. L’utilitzo per crear un canvi i una millora com a persona i també en el meu rendiment laboral. Millora la moral de l’equip, augmenta la qualitat del servei i la reputació de l’organització. El vincle entre l’organització i els empleats i el vincle entre l’organització i els seus clients milloren com a resultat dels comentaris. També s’han de rebre comentaris i accionar-los. Quan he actuat sobre els meus comentaris, faig saber a la gent, així saben que he escoltat i demostra que estic disposat a aprendre i entusiasta. Això també animarà la gent a oferir-me comentaris en el futur i puc millorar encara més el meu rendiment i pujar per l’escala.

Espero que això hagi estat útil! Si necessiteu ajuda o consell sobre alguna de les seccions publicades aquí, deixeu-nos un comentari o poseu-vos en contacte amb mi. Estaré més que encantat d’ajudar.