Nivell 3 de Nvq: comunicar-se en un entorn empresarial

Aquesta unitat cobreix la comunicació adequada en un entorn empresarial.

Foto d'Antena a Unsplash

Comunicar-se en un entorn empresarial és una unitat obligatòria de tres crèdits del grup A, per al Diploma nacional de qualificació professional de nivell 3 en administració i empreses, que s’ofereix a Anglaterra, Gal·les i Irlanda del Nord. Aquest mòdul ajuda el candidat a comprendre a fons el propòsit de la comunicació. Els candidats també aprenen a comunicar-se tant verbalment com per escrit, com buscar i utilitzar la retroalimentació (i la seva importància) i com desenvolupar habilitats de comunicació per als propers nivells.

En aquest article s’abordaran cadascun dels resultats del mòdul, s’explicarà què volen dir i es parlarà de com aconseguir-los. Us ajudarà a comprendre què s'espera que escriguin els candidats en general. En funció de la vostra feina específica, haureu de modificar el que hi ha escrit aquí per al vostre propi treball i organització quan prepareu la vostra pròpia cartera.

Com utilitzar aquest article

Aquest article tracta els resultats 1 i 2 de la unitat 304 del diploma de nivell 3 en administració i administració de NVQ, que cobreix elements de la comunicació en un lloc de treball.

És purament informatiu i pretén guiar-lo durant el procés de compilació de la seva pròpia cartera. No copieu res directament aquí per al fitxer, ja que el vostre fitxer s’ha d’adaptar a les especificitats de la vostra feina i organització. Copiar l'idioma d'aquest article directament no només és deshonest, sinó que també afeblirà el fitxer.

Resultat 1: entendre el propòsit de la planificació de la comunicació

1.1 Expliqueu els avantatges de conèixer el propòsit de la comunicació

La comunicació fa referència a la transmissió d’idees o contingut entre individus, grups o individus i grups. La comunicació consisteix en:

• Font: la persona o persones que creen el missatge.
• Missatge: el contingut de la comunicació.
• Mitjà: com es transmet la comunicació (correu electrònic, telèfon, presencial, etc.).
• Receptor : públic o persona a qui es comunica. Les habilitats per rebre inclouen escoltar i llegir amb eficàcia.

En un entorn empresarial, ens comuniquem escoltant els problemes dels altres i resolent problemes quotidians junts.

1.2 Expliqueu les raons per conèixer el públic a qui es presenta la comunicació

Si enteneu el vostre públic, podeu comunicar-vos amb més eficàcia i persuadir-lo.

Per assegurar-vos que el vostre missatge serà ben rebut, heu d’aprendre què espera el vostre públic, quin estat d’ànim es troba i quines preguntes poden voler que respongueu.

1.3 Expliqueu el propòsit de conèixer els resultats previstos de les comunicacions

Comprendre el "resultat previst" de la comunicació significa entendre tant el vostre propi missatge com la manera com el pot rebre el públic.

El públic pot ser:

• Un sol company de feina
• Un nombre de persones en una reunió
• Una habitació plena de gent

Quan es comuniqui, ha de saber si s’intenta:

• Transmetre informació
• Persuadeix
• Entretenir

L'eficàcia de la vostra comunicació depèn de com entengueu com el vostre propòsit es barreja amb la posició i les expectatives del vostre públic.

1.4 Descriviu diferents mètodes de comunicació i quan els heu d’utilitzar

La comunicació es pot classificar en: verbal o no verbal, formal o informal.

Verbal

• La comunicació verbal és el tipus de comunicació més important, comú i eficaç. Parlar directament i escoltar ens ajuda a comprendre les necessitats emocionals dels altres.
• Una comunicació verbal eficaç té tant a veure amb com escoltes els altres com en com els parles.

No verbal

• La comunicació no verbal significa escriure, però també fa referència al llenguatge de signes, a les expressions facials i als gestos. La comunicació no verbal és menys eficaç que la comunicació verbal (sempre és millor ser directa), però encara és important que recolzeu indicacions no verbals.
• La comunicació no verbal pot millorar la comunicació verbal. El llenguatge corporal i les expressions facials solen ser honestes i poden ajudar a transmetre sinceritat.
• Algunes persones, incloses, entre d’altres, les que tenen problemes d’oïda, utilitzen principalment la comunicació no verbal en forma de llenguatge de signes, gest i expressions facials.

• Les comunicacions informals són interaccions cara a cara que es produeixen de manera incidental al llarg del dia. Poden estar relacionats amb el treball o no, verbals o no verbals.
• Alguns exemples són: un xat sobre alguna cosa no relacionada amb la feina al menjador, un correu electrònic ràpid per preguntar sobre l'estat d'un projecte o una nota adhesiva per demanar una reunió improvisada, per citar alguns.

Comunicació formal

• Alguns tipus de comunicació s’ajusten a les expectatives o protocols oficials, es registren d’alguna manera o es planifiquen i s’assajen amb antelació.
• Un exemple de comunicació verbal formal seria una presentació amb guió. La comunicació formal no verbal inclou articles escrits com ara informes anuals, condicions d’ocupació i contractes.

Resultat 2: entendre com comunicar-se per escrit

2.1 Identifiqueu les fonts d’informació rellevants que es poden utilitzar a l’hora de preparar la comunicació escrita

Les fonts d'informació es poden classificar com a primàries o secundàries.

Font primària

• Es produeix una font principal durant un esdeveniment. Aquest tipus d’informació la recopila una persona directament en contacte amb l’incident o esdeveniment.
• Aquestes fonts poden ser diaris, cartes, diaris, antecedents judicials, entrevistes, enquestes, etc.
• Les fonts primàries no solen ser alterades i són les més properes als propis esdeveniments.

Font secundària

• Aquest tipus d’informació es filtra a través d’algú que s’elimina de l’esdeveniment principal.
• Aquestes fonts es poden interpretar o analitzar la literatura de la font principal i inclouen llibres, documents interpretatius o el relat d'un foraster sobre un esdeveniment.
• Normalment, les fonts secundàries interpreten un esdeveniment i es poden produir després d’aquest.

2.2 Descriviu els principis de comunicació per utilitzar formes electròniques de comunicació escrita en un entorn empresarial

La comunicació electrònica fa referència al correu electrònic, als faxos o a qualsevol comunicació escrita transmesa i emmagatzemada electrònicament.

• Una comunicació electrònica eficaç implica un cert grau de domini tècnic. Haureu de ser prou hàbil per transmetre informació a través de les tecnologies de telecomunicacions i saber utilitzar el programari requerit.
• A l’hora d’escollir les comunicacions electròniques per a l’intercanvi d’informació, haureu de pensar bé i decidir quin és el millor i més eficient mètode de comunicació.
• En un entorn d’oficina, hauríeu de ser capaç d’interpretar la informació de fonts electròniques i tenir bones habilitats parafrasejadores.

2.3 Expliqueu diferents estils i tons de llenguatge i situacions quan es poden utilitzar per a comunicacions escrites

L’escriptura col·loquial, informal i formal són estils diferents amb les seves pròpies expectatives i resultats. L’estil d’escriptura que utilitzeu depèn de les vostres intencions, del vostre mitjà i del vostre públic.

• El llenguatge informal és informal i conversacional. És com s’escriu en missatges de text o xats simpàtics. Probablement, només utilitzeu un llenguatge informal amb criteri a la feina, sobretot amb els vostres superiors. El llenguatge informal és la forma en què parles amb els teus companys.
• El llenguatge col·loquial és similar i fa referència al llenguatge que fem servir per comunicar-nos amb la família i els amics propers. El llenguatge col·loquial inclou argot i dialecte.
• El llenguatge formal s’utilitza en les comunicacions empresarials i s’utilitza quan es vol trobar professional i autoritzat. També depèn de les paraules i el to que utilitzeu. En l’escriptura formal, el vostre idioma ha de tenir una sintaxi, un vocabulari i una gramàtica adequats.

2.4 Expliqueu les raons per seleccionar i utilitzar un llenguatge adequat a la finalitat de la comunicació escrita

La comunicació és un procés d’intercanvi d’informació, idees, pensaments, sentiments i emocions a través de la parla, els senyals, l’escriptura o el comportament. El llenguatge que fem servir ha de ser fàcilment comprensible, precís i amb tacte.

Tots els tipus de missatges (queixes, minuts i queixes, per citar alguns) exigeixen diferents nivells de tacte.

• Particularment quan escriviu alguna cosa crítica, intenteu sempre dirigir-vos a l'organització o al grup en general, en lloc de fer-ho personal.
• Comenceu per punts positius abans que negatius, de manera que el receptor no es posi a la defensiva de seguida.
• Expliqueu els fets de manera directa, en lloc d’utilitzar un llenguatge imprecís o indirecte.
• Mentre escriviu, eviteu utilitzar lletres en negreta o majúscules. Això resulta hostil en la comunicació escrita.

2.5 Descriviu les maneres d’organitzar, estructurar i presentar informació escrita perquè satisfaci les necessitats de diferents públics

A l’hora d’organitzar, estructurar i presentar informació escrita, tingueu en compte el següent:

• Quan feu una presentació, prepareu amb antelació tots els documents necessaris. Aquests poden incloure presentacions de PowerPoint (o programari de presentació de diapositives similar), fulls o un guió personalitzat.
• Mantingueu els documents en l’ordre correcte, de manera que la comunicació flueixi sense confusions ni errors. Comproveu la comanda amb antelació.
• Mentre presenteu, tingueu clars els vostres objectius. Proporcioneu una introducció sobre què presentareu, els vostres motius per presentar-los, per què hi són els assistents i per què el tema és important.
• Presentar el seu treball pas a pas, utilitzant clarament les referències adequades quan sigui necessari.
• Al final, concloeu explicant com es van assolir tots els vostres objectius.
• Preneu-vos temps per respondre a preguntes.

2.6 Descriviu formes de comprovar la precisió del contingut en informació escrita

Qualsevol comunicació escrita ha de ser precisa, amb un format professional i lliure d’errors ortogràfics o gramaticals. Comproveu el següent abans de finalitzar el document per enviar-lo als destinataris.

Consulteu els punts de precisió

• Les inexactituds poden perjudicar la vostra reputació i la de la vostra organització. Depenent del problema, els efectes poden anar des de vergonyosos fins a desastrosos.
• Els detalls a revisar inclouen: dates, noms, estadístiques, esdeveniments i pressupostos.
• Si no esteu segur de res, assegureu-vos de consultar amb algú amb coneixements o experiència.

Comproveu Ortografia i Gramàtica

• La majoria de processadors de text i sistemes de correu electrònic tenen correctors ortogràfics integrats. Utilitzeu el vostre criteri, ja que no sempre són precisos, sobretot quan es tracta de noms de persones o d’argot específic de la indústria.
• Llegiu sempre un document dues vegades vosaltres mateixos abans de finalitzar.
• Feu que algú altre llegeixi i editi el document. Un parell d’ulls nous notarà errors que heu perdut.

Utilitzeu una plantilla

• Moltes organitzacions tenen estils propis per a diferents documents. Tots estaran disponibles com a plantilles en què podeu introduir informació fàcilment.
• Si la comunicació no té una plantilla prescrita, heu d'investigar l'estil correcte en funció de les necessitats de la vostra organització o departament. Pregunteu als vostres companys o busqueu documents similars per tenir una idea de l’estil adequat.

2.7 Expliqueu el propòsit d’un ús precís de la gramàtica, la puntuació i l’ortografia

• La gramàtica, la puntuació i l’ortografia adequades garanteixen que el lector tingui facilitat per llegir la vostra comunicació, cosa que farà que la comunicació sigui més eficient.
• Quan un document té errors de fet, els lectors tendeixen a desconfiar de tot. La poca fiabilitat percebuda pot tenir un impacte negatiu en la vostra reputació i, per tant, en la vostra posició dins de la vostra organització.

2.8 Expliqueu què significa l’anglès normal i per què s’utilitza

L’anglès normal és un llenguatge que emfatitza la claredat i evita el llenguatge tècnic o l’argot. És especialment important quan parleu amb persones alienes a la vostra professió, que necessiten un llenguatge tècnic traduït a quelcom més fàcil d’entendre.

Anglès pla:

• Es pot utilitzar per comunicar-se amb qualsevol persona, independentment de les seves habilitats o coneixements lectors.
• Clar i directe, sense res amagat, lliure de paraules o idees innecessàries.
• Lliure d’argot tècnic o argot.

2.9 Expliqueu el propòsit de la correcció i comprovació de treballs escrits

Heu de revisar tots els treballs escrits. Hi ha algunes raons per això:

• L’escriptura gramaticalment correcta reflecteix bé la vostra professionalitat i exigència, així com la de la vostra organització. Altres us jutjaran en funció de l'aspecte polit del vostre treball escrit.
• La prosa ben escrita consumeix menys temps per al vostre lector que el text amb errors, cosa que fa que la comunicació escrita sigui més eficient.

Tots els treballs escrits, des del correu electrònic fins a l’acta de la reunió, passant pels informes formals, s’han de revisar per si hi ha errors.

2.10 Expliqueu el propòsit de reconèixer el treball important i el treball urgent

En el nostre dia a dia, tenim una barreja de tasques, algunes importants, d’altres urgents i d’altres de baixa prioritat. Totes les tasques tenen terminis que cal complir. Tot i això, la importància i la urgència són dues coses diferents. Algunes tasques poden ser totes dues, però reconeixent quines són