Sis secrets per a reunions més productives

Reunions on he assistit

Tothom vol tenir millors reunions

D’acord, tots hi hem estat… ens vam asseure a una reunió durant el que sembla una quantitat excessiva de temps i semblava una pèrdua colossal. Tothom va parlar molt, algunes de les coses estaven completament fora del tema i no és evident el que es va aconseguir realment. Us sembla familiar?

Per sort, hi ha maneres d’organitzar reunions que les fan més productives. Les reunions productives sempre tenen un propòsit, són efectives en la forma en què es duen a terme i es programen durant el temps adequat.

Els sis consells següents poden ajudar a transformar la propera reunió:

1. Les grans reunions no funcionen per si soles.
2. La planificació comença tenint en compte el final.
3. Sempre hi ha una agenda formal.
4. Les regles bàsiques s’expressen i s’acorden explícitament.
5. Hi ha assignacions de funcions clau per mantenir la reunió en bon camí.
6. Hi ha un pla d’acció per al seguiment.

Prenem un temps junts per explorar-los amb més profunditat.

1. Les grans reunions no s’executen

Algú ha de dirigir l’orquestra perquè tothom pugui tocar en harmonia, vigilar el premi, conduir des de la part frontal… hmm, obtenir la foto? Quan tothom a la reunió se centra en el seu paper singular, s’hauria d’assignar a una persona com a facilitador per allunyar-se per veure el panorama general a mesura que evolucionen les discussions i guiar el procés perquè es produeixi una comunicació eficaç.

Una bona facilitat ajuda els participants a moure’s sense problemes per l’itinerari i solucionar els reptes on es produeixen. El facilitador ha de ser un bon comunicador i pot ser el president de la reunió, un dels participants o una persona externa que no participi en els debats de la reunió.

2. La planificació comença pensant en el final

Feu-vos les preguntes següents:

1. Què intentem aconseguir fent una reunió? Quins són els resultats desitjats?
2. Una reunió és la millor opció o es poden assolir alguns o tots els objectius mitjançant l’ús de correu electrònic o altres mitjans de comunicació?
3. Qui necessita assistir-hi? Com identifiquem els participants adequats i el nombre adequat de participants?
4. Quin nivell de preparació es requereix per aconseguir millor el resultat final?
5. Quins processos hem d’incorporar a la reunió? Per exemple, hem de plantejar-nos incloure una sessió de pluja d’idees per generar noves idees o fer presentacions individuals per a una col·laboració més informada?

Començant pels resultats que cal assolir, podreu identificar millor els assistents i processar la quantitat de temps i treball previ que es poden requerir per a una reunió efectiva.

3. Sempre hi ha una agenda formal

Les reunions més efectives tenen una agenda, és a dir, la llista de punts que cal discutir a la reunió. Tot i que estem acostumats a les agendes que només indiquen els temes a tractar, una millor manera és incloure la intenció (objectiu) i el resultat desitjat de cada punt de l’agenda perquè tots els assistents a la reunió estiguin a la mateixa pàgina.

Quan es crea una agenda d’aquesta manera, es fa més obvi quan una discussió es va fora de pista, quan es completa o quan pot ser el moment de continuar. Els objectius formals indicaran als participants la millor manera de contribuir i els resultats proporcionen una mesura de l’eficàcia d’una discussió. També és una gran eina per al facilitador o president per dirigir la reunió a una conclusió exitosa.

Exemple d’agenda que mostra el calendari, els resultats i els objectius

4. Les normes bàsiques s’expressen i s’acorden explícitament

La implementació de les regles bàsiques adequades pot produir reunions amb més fluïdesa i menys fricció. Normalment, quan escolteu el terme regles bàsiques, podeu pensar en "telèfons en vibració" o "arribar a temps" o "aplicar la regla d'or", etc. Aquests poden ser els estàndards que s'apliquen més sovint, però les regles bàsiques per a reunions fructíferes també s'han de centrar en millorar la comunicació per a un major compromís del grup.

Un bon mostreig de regles bàsiques que ho exemplifiquen prové de Roger Schwarz (Schwarz, 2016). Enumera vuit regles per a reunions efectives: "Exposar opinions i fer preguntes genuïnes; compartir tota la informació rellevant; utilitzar exemples específics i acordar què signifiquen les paraules importants; explicar el raonament i la intenció; centrar-se en interessos, no en posicions; comprovar suposicions i inferències; conjuntament dissenyeu els passos següents; discutiu temes indiscutibles. "

Aquestes regles van ser dissenyades per guiar el comportament de les discussions individuals i de grup per a un diàleg més ampli, però són només un exemple d'alguns dels protocols que podrien augmentar la participació positiva. Crear o adaptar el vostre propi conjunt de normes de procediment i de comportament pot regular i orientar la reunió cap a resultats més rics.

Una comprensió completa de cada regla fonamental al començament de cada reunió serà important perquè els participants estiguin d'acord i intentin complir els estàndards desitjats.

5. Hi ha assignacions de funcions clau per mantenir la reunió seguida

Les reunions amb més èxit tenen alguns rols essencials que es poden assignar als participants com a doble rol o a persones externes. Els rols assignats dependran de la durada de la reunió, del nombre de participants i del propòsit de la reunió.

Cronometratge

Demaneu un voluntari per controlar el temps segons l’agenda. Això es pot incloure en les responsabilitats del president o facilitador de la reunió, tot i que si la reunió és llarga o s’espera que sigui de naturalesa complexa, és millor sol·licitar un voluntari independent.

El rol del cronometrador és avisar els participants quan s’acabi el temps per a un punt concret de l’agenda, de manera que el grup pugui decidir un temps addicional si no s’ha aconseguit el resultat o es compromet a seguir endavant.

Flipchart / Whiteboard Note Taker

Quan algú representa el progrés de la reunió en un cavallet o en una pissarra blanca, proporciona una visió àmplia de com avança la reunió.

Diagramar les contribucions pot estimular noves idees o crear vincles entre conceptes que potser no s’havien fet d’una altra manera. També pot animar les persones que poden dubtar a compartir, especialment en un grup de participants vocals amb tendència a afirmar-se sobre els altres. Per contra, també podria moderar aquestes persones, sobretot si les seves tendències provenen del sentiment que ningú no escolta ni pren les seves idees seriosament. Les idees, un cop capturades, es poden fer referència si hi ha repetició.

Les notes de rotafolis han de ser llegibles i han de recollir amb precisió les contribucions clau. Es poden representar o acompanyar de símbols visuals o abreviatures per facilitar-ne la soledat. Al final de la reunió, es poden transcriure i afegir a les notes formals, o emmagatzemar-les i utilitzar-les com a referència en reunions posteriors.

Nota de la reunió / Minuta

Mai no es garanteix que vosaltres i els altres membres de la reunió compartiu el mateix enteniment en una data posterior del que es va discutir o acordar, per curta o senzilla que hagi estat la reunió. Les notes o actes de reunió han de proporcionar un registre de decisions importants, acords, discussions i elements d’acció.

Com que pot haver-hi diferents interpretacions del que constitueix "actes de reunió" o "notes de reunió", és una bona idea proporcionar una plantilla o acordar el format per endavant.

La persona responsable de capturar les notes pot ser un participant de la reunió o una persona externa que té com a únic propòsit crear un registre precís de la reunió.

6. Hi ha un pla d'acció per al seguiment

El secret final de les reunions amb èxit és assegurar-se que la reunió ha estat alguna cosa més que un "taller de converses". Si cal fer un seguiment d’un element, hauria de tenir una cronologia assignada i una persona o persones responsables. La llista d’elements, terminis i persones responsables s’hauria de crear i acordar com a part de la recapitulació al final de la reunió. Això no s’hauria d’enterrar al cos de les actes / notes de la reunió, sinó que hauria de tenir una secció independent on es pugui fer una referència clara.

Aplicació d’aquests consells

Així que hi teniu sis consells senzills per a reunions més valuoses. Podeu estar segur d’una reunió més productiva on s’apliquen tots o alguns d’aquests consells.

Si teniu previst afegir algun d’aquests suggeriments a la vostra propera reunió, és possible que vulgueu implementar-los per etapes, de manera que no sigui un canvi aclaparador per a vosaltres ni per a les altres persones que participen a la reunió.

Referències:

Schwarz, R. (2016). 8 Normes bàsiques per a grans reunions. Consultat el 23 de juliol de 2019.

© 2019 Audra Stevenson