Taula de continguts:
- Què són els minuts?
- Com em preparo per a la reunió
- Què faig durant la reunió
- Revisió i distribució de l’acta
- Utilitzeu això només com a referència
Prendre minuts.
Què són els minuts?
Els minuts són notes breus que prenc durant una reunió o un debat. Els registro perquè no ens perdem res del que es va parlar o acordar en una reunió. Les actes són aprovades oficialment pel president i es conserven com a registre que pertany a l’organització. Poden ajudar amb qualsevol investigació que es faci en el futur. També proporcionen un registre de les decisions que es van prendre a la reunió i de qui actuarà sobre elles.
Els minuts sempre són breus i senzills, escrits en un llenguatge senzill, perquè han de ser distribuïts o accedits per persones amb diferents nivells d’estàndards en aquest idioma, en el meu cas l’anglès. Qualsevol persona que no hagi pogut assistir a la reunió i que hagi de saber què va passar a la reunió es beneficiarà d’una simple acta escrita.
Com em preparo per a la reunió
Organitzo i preparo la reunió recopilant informació per a l’ordre del dia, acordant els temes que s’inclouran a l’ordre del dia amb la presidència, distribuiré l’agenda amb documents de suport, reservarem la sala de reunions, informarem els implicats de la data, hora, lloc i i organitzant refrescos. També tinc informació sobre els visitants i les disculpes necessàries per a la reunió.
Tinc l'agenda a la mà i tots els blocs de notes i bolígrafs necessaris a punt per a l'acta. Escolto atentament la discussió i escric els punts importants.
Què faig durant la reunió
Estic comunicant-me constantment amb el meu president a mesura que avança la reunió, assegurant-me que l’ordre del dia es segueixi tal com es discuteix i s’aprova. Poques vegades, a causa d’algunes circumstàncies inevitables, l’ordre del dia haurà de canviar-se o seguir-se fora de secuència, però els assistents seran conscients del canvi i del motiu per evitar confusions. També m'asseguro que la càtedra resumeixi punts importants i que les assistents acordin qualsevol decisió presa, tenint en compte qualsevol conflicte d'idees. També m'asseguro que es fan accions per a cada tema de l'ordre del dia.
Em concentro a escriure el que s’ha decidit i qui ho farà. Dono a cada tema un encapçalament separat i intento redactar les meves notes aproximades poc després de la reunió. M'asseguro que els minuts siguin precisos, metòdics, gramaticalment correctes i concisos i escrits en un llenguatge senzill i fàcil d'entendre. M’asseguro que són coherents en la seva forma i contingut i em concentro en les decisions preses. Les actes també s’escriuen en un format acordat segons els punts de l’ordre del dia, amb encapçalaments ordenats sempre que sigui necessari.
Revisió i distribució de l’acta
Després d’anotar l’acta, em prenc temps per revisar-les i dirigir-les pel president per a la seva aprovació i per a qualsevol canvi necessari abans de distribuir-les als membres necessaris. Les actes es distribueixen com a document protegit per correu electrònic als membres del personal necessaris. M'asseguro que totes les accions que necessitin un seguiment es facin en el termini requerit.
Els minuts s’emmagatzemen al disc dur per a futures consultes. Serveixen com a registre per a qualsevol persona que assumirà càrrecs en el futur, a efectes de referència.
Utilitzeu això només com a referència
En una nota amable, no copieu res enviat aquí i mostreu-lo al fitxer. Això s'ha publicat aquí, únicament per ajudar-vos a tenir una idea de què esperen que escriviu i com heu d'escriure. Quan prepareu els vostres propis fitxers, haureu de relacionar-vos amb la vostra pròpia àrea de treball i organització i seguir-vos-hi. Gracies per la teva cooperació.