Regles i consells per obtenir una bona etiqueta de correu electrònic

Captura de pantalla de la safata d'entrada, amb consells útils.

A mesura que avancem cap a l’era digital, descobrim que encara hi ha normes d’etiqueta que hem de seguir. El món del correu electrònic també té regles específiques d’etiqueta. Cada vegada que envieu un correu electrònic, també envieu un missatge sobre vosaltres mateixos. Les persones prendran conclusions sobre vosaltres, tant si us coneixen com si no, segons els vostres escrits.

Si seguiu aquestes sis regles d’etiqueta de correu electrònic, posareu el vostre millor peu endavant. Podeu confiar que causareu una impressió positiva. Aquestes normes s’apliquen especialment al lloc de treball.

Regla núm. 1 de l’etiqueta de correu electrònic: assegureu-vos que el format del vostre missatge sigui professional

Quan envieu un correu electrònic, utilitzeu la salutació adequada. Podeu adreçar-vos a la persona pel seu nom o fins i tot incloure "hola".
Utilitzeu un llenguatge neutre de gènere.
Si és la primera vegada que envieu un correu electrònic a algú i no sabeu qui és, utilitzeu l'adreça "Benvolgut senyor o senyora".
Acabeu el correu electrònic amb un final adequat com ara gràcies, sincerament, respectuosament i altres paraules similars.
Incloeu una signatura electrònica amb el vostre nom, títol i adreça de correu electrònic i / o altres mètodes de comunicació com ara números de telèfon, llocs web, etc.

Regla núm. 2 de l’etiqueta de correu electrònic: mantingueu el missatge curt

Incloeu un assumpte perquè la gent sàpiga de què tracta el missatge i puguin determinar la rellevància del correu electrònic. Si no col·loqueu un assumpte a l'assumpte, és possible que el destinatari tingui desconfiança i no comprovi el missatge.
El cos del missatge hauria de ser curt: arribeu al punt immediatament. Unes poques frases haurien de ser tot el que necessiteu.
El vostre escrit ha d’incloure frases curtes.
Escriviu paràgrafs curts i utilitzeu espais en blanc. És a dir, escriviu per a Internet.

Vaja… No volia enviar-ho

Regla d’etiqueta de correu electrònic núm. 3: utilitzeu un llenguatge professional

Els missatges de correu electrònic són menys formals que escriure cartes, però no us deixeu ser descuidat.
Comproveu la gramàtica, la puntuació i l’ortografia adequades. Res no soscava la vostra credibilitat més que un missatge ple d’errors.
Eviteu l'ús excessiu d'emoticones. Si n’insereix massa, pot comprometre la seva professionalitat. Alguns argumentarien que l’ús de les emoticones en general no és professional.
Penseu en la redacció del missatge. De vegades és difícil transmetre el to del vostre significat per escrit. Eviteu el sarcasme perquè el vostre lector pot interpretar-ho fàcilment com un insult.
Eviteu escriure missatges amb càrrega emocional. Si us trobeu en un estat emocional, espereu a estar en un estat d’ànim més tranquil abans d’intentar escriure res.
L’ús de TOTES MAJÚSCULES implica que crides a algú. També és difícil de llegir.

Un principi "KISS" modificat. Menys és més.

C. Calhoun

Regla núm. 4 de l’etiqueta de correu electrònic: sense missatges brossa

L’enviament de correu electrònic no desitjat molesta a la gent i pot demanar-li que et bloquegi.
No adjunteu fitxers innecessaris. Les persones recelen sobre els fitxers adjunts de remitents desconeguts i, amb tota raó, poden contenir virus.
Eviteu enviar "reenviaments". Aquests missatges són impersonals i sovint la gent els esborra abans de llegir-los.
Les fonts i els fons elegants poden ser difícils de llegir i distreure el lector. El vostre públic també us prendrà menys seriosament. Qui vol ser conegut com Curly Cue Sue, i això no és una referència als seus cabells.

Regla núm. 5 de l’etiqueta de correu electrònic: el correu electrònic no és privat

Encara podeu fer que els missatges siguin personals, però tingueu en compte que altres ulls poden veure el vostre missatge.
Qualsevol missatge que envieu a algú està subjecte a reenviament.
Utilitzeu la funció "CC" (copiar a) només si aquella part necessita conèixer la informació que us ocupa. Si no, desordenareu la safata d’entrada d’algú.
La funció "BCC" (còpia cega) és bona per a enviaments massius perquè els destinataris no hauran de desplaçar-se per moltes adreces de correu electrònic. Si incloeu secretament algú en una conversa, recordeu que el correu electrònic NO és privat.
Assegureu-vos que el missatge personal que envieu és a qui voleu. S'ha enviat molts correus electrònics a la part equivocada, en detriment del remitent.
Si busqueu feina, no ho feu, NO utilitzeu el correu electrònic del vostre actual empleador per dur a terme aquest tipus de negoci. El vostre futur empresari només assumirà que tornareu a fer això, però a ells.
Com que el correu electrònic no és segur, suposem que el vostre empresari controla tots els missatges entrants i sortints.

Regla núm. 6 de l’etiqueta de correu electrònic: Respondre ràpidament als missatges entrants

Conservareu la vostra imatge de professionalitat si responeu ràpidament als missatges.
Respon a les preguntes que algú t'ha fet en un correu electrònic. De vegades, la gent envia informació irrellevant, oblidant de respondre a la pregunta original.
Una bona manera d’enfadar el lector és si utilitzeu els rebuts de “sol·licitud d’entrega / lectura”. De vegades, el destinatari no llegirà aquests missatges i / o no podrà llegir a causa dels programes de filtratge de correu electrònic. Eviteu aquesta funció.