Consells sobre el registre de la temporada fiscal

Aquests consells us ajudaran a superar la temporada fiscal sense el dolor habitual.

Olga DeLawrence

El final de l'any és molt ocupat i sovint estressant. Al cap i a la fi, tenim dues vacances esquena enrere que requereixen temps, diners i preparació. A més d'això, al desembre 31 de ^st, està fora amb el vell i el nou. Ah, no parlo de netejar els armaris o el cobert. No, estic parlant de registres financers, fitxers, rebuts i de fer que els vostres ànecs seguits els presentin a l’oncle Sam.

Desalentador, no?

Bé, no cal que sigui. Seguiu aquests consells i la neteja de cap d’any és una brisa. També ho és reunir els vostres registres per preparar la declaració anual d’impostos.

Aquests consells estan destinats a facilitar la vida a aquells que treballem des de casa com a empresaris o solopreneurs. Lord sap que estem prou ocupats, per què no organitzeu els vostres registres? Estalviarà temps i tones d’estrès. Confia en mi!

Mantingueu a prop els fitxers de l'any actual

Foto de Shauna L Bowling

Organitzeu els fitxers físics

Molts de nosaltres encara preferim rebre les nostres factures per correu i pagar amb xec. Dediqueu un calaix a l’escriptori o un sistema de fitxers portàtil per allotjar els rebuts de l’any en curs. Feu una carpeta per a cada creditor i etiqueteu-la amb l'any actual a la pestanya. També és una bona idea tenir una carpeta per a les despeses mèdiques, ja que se us demanarà aquesta informació a la declaració d’impostos.

A més, creeu una carpeta de l'any en curs per a les despeses de la vostra empresa, si escau. Deixeu tots els rebuts a la carpeta després de registrar la despesa. Si els vostres rebuts coincideixen amb un extracte bancari o de targeta de crèdit, feu una còpia per deixar-la a la carpeta empresarial. (Més informació sobre la gravació de despeses relacionades amb el negoci més endavant en aquest post).

Si teniu un sistema de presentació de documents com certificats de matrimoni, pòlisses d’assegurança, garanties, títols de vehicles, declaracions d’impostos, etc., (i hauríeu de fer-ho!) És el moment de netejar-lo. Reviseu cada carpeta i escombrareu tot el que ha caducat o que ja no s'aplica a la vostra llar.

Voldreu conservar els extractes bancaris, les factures pagades i similars durant tres anys. Emmagatzemeu-los a l'armari amb els fitxers que guardeu a llarg termini. L'IRS només té tres anys per auditar una devolució, de manera que qualsevol cosa anterior a això, podeu enviar-la al fitxer tretze, inclosa tota la còpia de seguretat.

Tritureu tots els documents rebutjables i afegiu-los a la pila de compost o utilitzeu-los per encendre la llar de foc.

Ara que heu organitzat els vostres fitxers físics, és hora de configurar un sistema de manteniment de registres que mantindreu periòdicament. Aquí és on entra en joc el manteniment del seny.

Els fulls de càlcul són els vostres amics

Ara, no m’aconsegueixis tots els desconeguts. Encara que no tingués antecedents comptables, els seguiria fent servir. Són la forma més senzilla de mantenir registres i tenir la informació disponible d'un cop d'ull. Aprendre a inserir fórmules a Excel no és difícil. I no haver d’executar una cinta (a la calculadora) si arriba el temps fiscal és un estalvi enorme de temps.

Per a aquells que no estigueu familiaritzats amb Excel, aquí teniu un tutorial bàsic que us explicarà com configurar un full de càlcul i donar format a les fórmules:

Com copiar i enganxar a Excel

Recordeu sempre d’esborrar totes les dades, a excepció de les fórmules. D'aquesta manera, els càlculs funcionaran automàticament a mesura que afegiu dades noves.

Com veieu a la foto següent, he esborrat totes les dades, però les fórmules segueixen allà esperant anar a treballar per a mi.

Fulls de càlcul recomanats per fer un seguiment de l'activitat empresarial

Tinc diversos fulls de càlcul que he mantingut per al meu negoci i que encara mantinc per a la meva declaració d'impostos personals. A continuació es mostra el que us recomano perquè el vostre treball sigui més fàcil. Aquest tipus de manteniment de registres també us serveix en qualsevol moment que necessiteu per proporcionar informació financera a una entitat que ho sol·liciti. En prémer un botó, podeu adjuntar aquests fulls de càlcul o convertir-los a PDF i enviar-los per correu electrònic a les entitats sol·licitants

Feu un seguiment dels vostres guanys per client

Foto de Shauna L Bowling

Guanys autònoms

Obriu un nou llibre de treball i anomeneu-lo Freelance Earnings o el que surti el vostre vaixell. Assegureu-vos que sigui una cosa que recordareu quan l’haureu de buscar.

Afegiu el vostre nom, el nom de l’empresa, el nom del llibre de treball i l’any al qual pertany. (Veure foto).

Al meu llibre de treball Freelance Earnings, he afegit fulls de treball relacionats amb el meu negoci. Són els següents:

1. Guanys 2015
2. Despeses 2015
3. Kilometratge 2015
4. Despeses generals 2015

Nota: Vaig tancar la meva empresa independent el 2015, però la informació que proporciono en aquest article és de fulla perenne.

A la pestanya Guanys, he anomenat les columnes així:

• Columna A: nom del projecte
• Columna B: data de facturació
• Columna C: número de factura
• Columnes D a M: cadascuna s'assigna a una font d'ingressos (client)
• Columna N: subtotal (el total de tots els números de la fila)
• Columna O: total (en realitat és redundant)
• Columna P: data de pagament
• Columna Q: menys comissions (de vegades, PayPal avalua les comissions dels pagadors no verificats)
• Columna R: quantitat pagada (la xarxa que em va pagar)
• Columna S: saldo (saldo no pagat)
• Columna T: total mensual (requereix una fórmula independent que varia segons quantes files d'entrades tinc en un mes)

A la part inferior del full de càlcul tinc fórmules per a cada columna. Això em permet saber d'un cop d'ull quant he guanyat de cada client. Això és útil quan torneu a avaluar la vostra base de clients. També és útil al final de l'any; ja sabeu de quins clients esperen un 1099 (més de 600 dòlars).

A continuació, hi ha una fórmula que em dóna un total total. Ha d’estar d’acord amb els totals de les columnes Q, R, S i T. Això s’anomena “prova”. Si els totals no es comproven, hi ha un error en algun lloc.

En aquest moment m’agradaria interceptar. Si algun dels meus lectors se sent desbordat per la configuració de fulls de càlcul, estaré encantat de fer-ho per vosaltres. Llavors, tot el que heu de fer és deixar anar la informació a mesura que es produeixi. Envieu-me un missatge de correu electrònic a través de la pàgina de perfil de Bravewarrior (consulteu "Correu dels fans").

Feu un seguiment de les despeses del vostre negoci

Foto de Shauna L Bowling

Despeses

A continuació, passarem al full de treball Despeses. Aquí és on realitzareu un seguiment de totes les despeses relacionades amb el vostre negoci. L’he configurat una mica diferent. Les tres primeres columnes són Data, beneficiari i Total, respectivament. La quarta columna es deixa en blanc per veure el total sense haver d’anar a l’última columna. Veureu per què l’he configurat d’aquesta manera quan vegeu les columnes que he anomenat. Recordeu que heu d’incloure totes les despeses d’explotació deduïbles d’impostos, conegudes també com a cost de fer negocis (fora de les despeses generals; més endavant ho tractarem).

Això és el que heu d’incloure al full de càlcul

• Material d’oficina: paper, tinta, tòner, bolígrafs, llapis, etc.
• Programari
• Maquinari: CRT, monitors, portàtils, altaveus, impressores, etc.
• Formació: tots els seminaris als quals assistiu o formació en línia per la qual pagueu una quota
• Equips de reparació i manteniment (R + M) —reparacions d’ordinadors, etc.
• Publicitat / Màrqueting: això no inclou el quilometratge, sinó els costos reals per obtenir el vostre nom. Poden ser adhesius per al vostre vehicle, targetes de visita, despeses d'impressió, etc.
• Llicències / impostos: la vostra llicència professional i les taxes per al registre del nom de la vostra empresa són elegibles aquí. També enumero el meu nom de domini anual i les tarifes del lloc web en aquesta columna.
• Assegurança: si només teniu una assegurança per al vostre negoci, com ara la responsabilitat professional
• Tarifes del concurs
• Comissions (altres): es tractaria de càrrecs bancaris, càrrecs de PayPal i qualsevol altra comissió que absorbeixi per pagar-los.
• Franqueig
• Entreteniment: si porteu un client a dinar o sopar, assegureu-vos d'escriure el nom del client i el que es va comentar al rebut, en cas contrari no el podreu cancel·lar.
• Viatges: de nou, això no inclou el quilometratge; això és un càlcul separat. Això inclouria les tarifes aèries, estades a hotels, lloguer de cotxes, etc. sempre que estiguin relacionades amb el negoci.

Voleu que el total de cada columna (vertical) baixi de la prova fins als totals de la fila (horitzontal).

La pestanya Kilometratge és força senzilla. Bàsicament, té el següent aspecte:

Registreu el vostre quilometratge

Foto de Shauna L Bowling

Quan conduïu a un esdeveniment de xarxa, a l'oficina de correus, a la botiga de subministraments d'oficina, per reunir-vos amb un client o entretenir-lo localment, el vostre quilometratge és deduïble. L'IRS publica una taxa diferent cada any. El vostre programari fiscal o comptable farà el càlcul adequat un cop hagueu proporcionat el quilometratge total. Les tarifes d’aparcament i els peatges també són deduïbles, així que assegureu-vos de guardar els rebuts i registrar-los. Normalment conservo una columna separada al full de càlcul de quilometratge per fer un seguiment de l’estacionament i els peatges (per obtenir un exemple, consulteu el full de despeses mèdiques més endavant en aquesta publicació).

Nota: si utilitzeu un vehicle només per motius laborals, podeu incloure gas i petroli, reparacions i manteniment al vehicle a l'àrea de despeses d'explotació. Tot i això, no podeu anul·lar el quilometratge si esteu pel vostre camí. A més, hauríeu d’amortitzar el vehicle (segons la seva edat) si és, de fet, un vehicle d’empresa.

Despeses generals

Passant a les despeses generals:

Si treballeu des de casa i teniu una oficina dedicada (he convertit el meu tercer dormitori en una oficina), podeu deduir una part de la vostra despesa general. Els càlculs es basen en el metre quadrat de la vostra oficina dividit pel metre quadrat total de la vostra llar. El vostre programari fiscal farà els càlculs en funció del metre quadrat que proporcioneu.

Aquests són els articles que hauríeu d’enregistrar mensualment

• Pagament de la hipoteca: si els impostos i l’assegurança s’inclouen al pagament, haureu de trencar el principi quan presenteu els vostres impostos. Simplement deduïu els vostres números d'assegurança i impostos sobre la propietat del pagament total de l'any per obtenir el desglossament correcte.
• Elèctric
• Gas: per refredar i escalfar la vostra llar / aigua
• Aigua
• Reparacions de la llar: això només s’aplica a les reparacions que afecten tota la casa, com ara la fontaneria de l’estructura, el cablejat, etc.
• Telèfon mòbil: si el feu servir per a empreses.
• Telèfon: si teniu una línia telefònica dedicada, incloeu-la al full de càlcul de despeses en lloc d’ací.
• Internet: això s'aplica especialment als escriptors. Qualsevol professional autònom que es basi en Internet per fer negocis hauria d’incloure aquest cost.

Feu un seguiment de les vostres despeses generals

Foto de Shauna L Bowling

Fulls de càlcul senzills per a tots els contribuents

Per a tots els contribuents que detallin deduccions, és una bona idea mantenir fulls de càlcul per a les vostres despeses mèdiques i dentals i les contribucions benèfiques. Feu un seguiment del vostre quilometratge per a les dues categories, ja que compta amb les vostres despeses de butxaca i és deduïble.

El vostre full de càlcul mèdic / dental és un disseny molt senzill, com veureu a continuació:

Feu un seguiment de les vostres despeses mèdiques, inclòs el quilometratge

Foto de Shauna L Bowling

Les primes són deduïbles, així com les receptes, visites al metge, estades a l’hospital, treballs de laboratori, tractaments ambulatoris, etc. bé. Tingueu en compte que aquí es prescriu la paraula clau. El vostre metge que menciona que heu de perdre pes no us permetrà obtenir aquesta deducció.

Per a