Nivell 3 de Nvq: utilitzar sistemes de diari (finalitat, tipus i molt més)

Reviseu l’ús de sistemes de diari a l’administració d’empreses, inclosos els tipus de diaris disponibles, la informació que s’hauria d’incloure i la manera d’emmagatzemar amb seguretat les entrades.

Foto de Viktor Talashuk a Unsplash

Introducció a aquesta unitat

Es tracta d’una unitat opcional del grup B de nivell 2 amb un total de 3 crèdits. En finalitzar aquesta unitat, el candidat tindrà un bon coneixement del propòsit dels sistemes diaris, de com utilitzar-los i de per què utilitzar-los. Sabran quina informació es requereix per mantenir un diari i per què, i sabran com fer entrades del diari de manera clara i precisa i per què.

Els candidats sabran l’objectiu dels canvis i com prioritzar-los i comunicar-los, juntament amb la comprensió de la necessitat de comunicar-los. Els candidats també sabran com informar i resoldre qualsevol problema de les entrades del diari i com emmagatzemar-los de manera segura, ja que poden contenir informació confidencial i confidencial. També es cobreix el diari compartit, inclosos els nivells de compartició, quins drets té cada persona per al diari i com mantenir les cites confidencials i privades allunyades de tots els usuaris.

També he inclòs una declaració personal.

1.1 Quin és el propòsit d’utilitzar un sistema de diari?

El temps és molt important i es pot utilitzar d’una manera molt eficient mantenint un sistema de diari. La planificació i organització eficients del vostre temps i de les altres és, per tant, una de les activitats més importants amb les quals us podeu implicar.

El diari és un dels recursos principals de l’oficina, sense el qual ningú de nosaltres sabria on hauríem d’estar ni què hauríem de fer en cada moment.

El diari es pot mantenir manualment o electrònicament.

1.2 Descriviu els diferents tipus de sistemes de diari.

Els sistemes diaris es poden dividir bàsicament en dos tipus:

Sistemes manuals

El tipus de sistema de diari manual més comú que s’utilitza a les oficines

és el llibre enquadernat en què es registren les cites.

Aquests poden ser:

• Un dia per pàgina
• Dos dies per pàgina
• Una setmana per veure
• Dues setmanes per veure

Quan seleccioneu el tipus de diari manual més adequat per utilitzar, haureu de tenir en compte quantes entrades és probable que feu en un dia.

Una alternativa a un llibre enquadernat és un sistema de fulls solts, sovint conegut com a gestor de temps. Això té l'avantatge que la secció del diari és contínua. Simplement s’afegeixen pàgines noves a mesura que passen els anys, de manera que no cal obtenir un nou diari cap al final de cada any.

Un altre sistema manual completament diferent és el planificador de parets. Normalment són gràfics laminats que tenen un espai diari que cobreix tot l'any.

Sistemes electrònics

Els diaris electrònics es poden mantenir en un ordinador personal, un ordinador portàtil, un palmtop o un organitzador electrònic. Tenen una sèrie d’avantatges respecte als sistemes manuals:

• Destacar el potencial conflicte entre cites
• Entrada d’esdeveniments regulars una sola vegada
• S’utilitza menys paper.
• Protecció de contrasenya.
• Hi ha accés múltiple disponible.
• Recordatori de les cites a la pantalla.
• Compatibilitat de bases de dades.
• Contacte electrònic.

És important comprovar els efectes dels canvis realitzats a les entrades.

123rf.com

1.3 Per què hauríeu d’obtenir informació rellevant sobre les entrades del diari sol·licitades i els canvis?

Les sol·licituds de canvis poden semblar relativament menors, però poden tenir un efecte que pot tenir implicacions importants. Retardar una cita pot fer que la persona que assisteixi a la reunió arribi tard o, fins i tot, no pugui assistir a altres reunions organitzades per a més endavant. Per tant, és important comprovar els efectes que tindrà un canvi sol·licitat abans d’acceptar-ho.

S’ha d’obtenir tota la informació rellevant perquè heu d’assegurar-vos que tots els assistents a la reunió o a qualsevol cita tinguin comoditat i se’ls proporcionin tots els detalls, de manera que no hi hagi cap error en cap moment i moment.

2.1 Quina informació es necessita per fer les entrades del diari?

La informació com ara l’hora, la durada, la data, el lloc, els assistents, la cadira i els visitants han de fer entrades al diari.

2.2 / 3 Per què heu de prioritzar les sol·licituds i com ho feu?

És essencial que prioritzeu les accions que haureu d’emprendre en cas de rebre diverses sol·licituds o canvis d’arranjaments alhora. Changesbviament, els canvis probablement s’aborden millor per ordre cronològic. També cal que us poseu en contacte amb tots els implicats en la reunió i assegureu-vos que sigui convenient per a tothom abans de confirmar les sol·licituds o els canvis. Els canvis que afectin les cites el dia que rebeu els canvis hauran de tractar-se abans dels canvis en les cites o reunions en el futur.

Un exemple de programari de diari.

2.4 Per què s’ha d’intentar equilibrar les necessitats de tots els implicats?

A totes les persones que participin en la cita o reunió se li ha de donar el temps suficient per planificar, viatjar i per a altres necessitats perquè la reunió vagi bé sense problemes per a ningú. Perquè una reunió tingui èxit, tots els implicats han d’estar presents i disposar d’un temps de preparació suficient.

2.5 Per què hauríeu de comunicar els canvis als afectats?

Els canvis s’han de comunicar a temps i, si sou responsable dels diaris d’altres persones, és vital que els comuniqueu els canvis a temps perquè els preparin per a qualsevol reunió o viatge. També és important deixar temps suficient al dia per tractar assumptes rutinaris i temps de viatge suficient entre les cites, si cal.

La resta de persones afectades pels canvis també tindran altres cites als seus diaris. És important que no els doneu la impressió que s’estan fent canvis a la lleugera o, al contrari, perquè ha sorgit alguna cosa més important.

Els sistemes electrònics de diari poden comunicar automàticament els canvis als implicats els sistemes dels quals estan connectats en xarxa amb el vostre, però haureu de posar-vos en contacte amb qualsevol altra persona afectada. En funció dels períodes de temps implicats, es pot fer per telèfon, correu electrònic, fax, carta o verbalment.

Un exemple de diari manual.

getentrepreneurial.com

2.6 Per què hauríeu de mantenir actualitzat un sistema de diari?

Mantenir el diari al dia quan s’han acordat canvis és extremadament important. Heu d'assegurar-vos que heu suprimit les cites cancel·lades. És molest i vergonyós arribar a una cita només perquè se’ls digui que s’ha cancel·lat, a més de perdre el temps.

Un diari que no es manté completament actualitzat tindrà tota mena de confusió. Farà que la gent perdi confiança i es perdi el temps.

Hi pot haver qüestions de seguretat i confidencialitat quan es comuniquin esmenes als acords. Pot haver-hi negociacions que puguin afectar el futur de l’organització. Si en teniu coneixement com a resultat de l’organització de reunions, és important que no feu disponible aquesta informació.

Es pot dir que l’eficiència de tota l’organització depèn del correcte manteniment dels sistemes d’agenda en ús. Encara que pugui semblar, a la vista, un paper molt reduït, seria molt difícil que cada membre del personal hagués de recordar quins nomenaments tenia i on havia de ser en un moment donat.

2.7 Descriviu els diferents tipus de problemes que es poden produir quan es presenten noves sol·licituds i les solucions a aquests problemes.

Es poden fer noves sol·licituds en un sistema de diari per a una reunió o una cita o per reservar una habitació o per canviar una reserva existent. Les sol·licituds depenen de les funcions en què participa el titular del diari. Quan es fan sol·licituds, és possible que el sol·licitant hagi buscat o no a través del sistema de diari les espais disponibles o els horaris lliures, i això podria ser perquè no tenen accés a la informació necessària. Quan es fa una nova sol·licitud, es poden produir els problemes següents

• Implicacions per a les sol·licituds existents: es poden basar en els següents factors, com ara la superposició i la duplicació
• Superposició de múltiples sol·licituds: cal tenir cura que les sol·licituds no es superposin, ja que poden crear un caos i evitar que la gent assisteixi a reunions o cites.
• Reserves duplicades o dobles: un error comú que es produeix quan diverses persones gestionen el diari i la comunicació és deficient
• No comunicar sol·licituds ni canviar les sol·licituds; la comunicació deficient falla a tot el sistema
• No es confirmen les sol·licituds: cal confirmar les sol·licituds, en cas contrari no estarà segur de si la sol·licitud seguirà endavant. De vegades, això provoca que les franges horàries quedin vacants, cosa que fa esperar les persones que ho necessiten
• No es registren les sol·licituds: es mostrarà com a vacant quan hi hagi una sol·licitud
• Priorització de sol·licituds: sol·licitud de reprogramació de sol·licituds quan entren algunes sol·licituds d'alta prioritat / emergència / urgència
• Actualització de les sol·licituds: per evitar la mala comunicació i la desinformació
• Protecció de dades
• Seguretat

Solucions

Les solucions a aquests problemes són:

• Tenir un coneixement exhaustiu dels sistemes de diari, com utilitzar-los, com planificar i coordinar les sol·licituds evitant la duplicació i la superposició
• Coneixements sobre l'obtenció d'informació rellevant sobre una sol·licitud i els tipus d'informació necessaris
• Prioritzar les sol·licituds segons les necessitats i la urgència i registrar-les en un format correcte i també donar accés al personal requerit
• La comunicació és un altre aspecte important, que si no s’utilitza fracassarà el funcionament de l’organització
• L’actualització evita decepcions i errors de moltes maneres
• Seguint les polítiques i procediments de les organitzacions relacionats amb la protecció i seguretat de dades.
• Mitjançant el sistema de fitxers registrats, de manera que ningú pugui accedir als fitxers sense haver-lo iniciat al sistema

Compartir el vostre calendari

2.8 Expliqueu el propòsit de seguir els procediments de seguretat i confidencialitat quan utilitzeu un sistema de diari.

Es pot utilitzar un diari per a diversos propòsits. Un guarda cites personals o confidencials, cites per a reunions, discussions i altra informació al seu diari. També hi pot haver entrades relacionades amb informació confidencial d’altres persones que siguin sensibles i personals. Per tant, cada entrada del diari ha de tenir configuracions com a "privades" per obtenir informació privada i s'ha d'assegurar que només les persones adequades vegin les entrades realitzades, en cas contrari es produirà un incompliment de la confidencialitat. No volem que algú vegi la informació confidencial de la nostra o de ningú. En són exemples una cita de salut laboral, una revisió formal, una reunió disciplinària, una reunió de rehabilitació o salvaguarda, etc. Per tant, cal mantenir i controlar l'accés a la informació per part de les persones.

Quan es tracta de problemes de seguretat, si el calendari o el diari no estaven protegits, tothom tindrà accés a la informació del diari i fins i tot pot editar o suprimir informació important. Quan es dóna accés a calendaris a les persones, se’ls dóna certs nivells de permís quan consideren els drets d’accés i els drets d’edició. A més, el diari només hauria d’estar obert a les persones que necessitessin aquesta informació en concret i tancat per tothom.

Per tant, perquè l’organització o el departament funcioni i funcioni correctament, cal seguir els procediments de confidencialitat i els procediments de seguretat.

Bona sort amb els vostres estudis

Espero que això us hagi estat d’alguna utilitat. No dubteu a deixar els vostres comentaris o comentaris. Si teniu cap pregunta o necessiteu ajuda i assessorament, no dubteu a posar-vos en contacte amb mi. Gràcies.