Com es determina quin mapa de processos és adequat per a vostè

Obteniu informació sobre els tipus de mapes de procés i per a què serveix cada tipus.

Canva

Què és l'assignació de processos i com us pot ajudar a prendre bones decisions empresarials? Com se sap per on començar? Quins mapes són adequats per a vosaltres? La resposta breu és: Depèn.

Què són els mapes de processos?

Els mapes de processos s’utilitzen per documentar processos i procediments que defineixen com es treballa dins d’una entitat. El mapatge permet als líders empresarials fer una ullada al que passa ara per determinar on els canvis poden evitar la redundància, estalviar diners i millorar el flux de treball. Un mapa és bàsicament una imatge de com passen les coses. Tot i que mapar els processos requereix temps i esforç, la recompensa en millores de qualitat gairebé sempre condueix a un retorn de la inversió (ROI) positiu.

Diferents tipus de mapes de processos

1. Simple (nivell baix)
2. De dalt a baix
3. Funcionalitat creuada (carrils de natació)
4. Detallat
5. Flux de treball amb imatges
6. Fluxos de procés renderitzats
7. Nivell del sistema

Un mapa senzill (de baix nivell).

1. Simple (nivell baix)

La majoria dels processos bàsics de negoci es poden demostrar amb mapes molt senzills. Aquests mapes s’utilitzen per mostrar procediments quotidians que permeten mantenir una empresa en funcionament. Calen molt pocs símbols perquè tothom els pugui fer.

• Les fletxes tendeixen a fluir en una direcció.
• Els processos es mostren mitjançant un símbol de flux de procés quadrat.
• Els punts de decisions estan clarament indicats per diamants en aquests fluxos.

Els mapes es poden combinar amb connectors perquè els lectors puguin veure com un conjunt de processos flueixen cap a un altre. Quan una empresa està ben documentada, cada flux de procés s’hauria de connectar a un o més fluxos de procés perquè cap acció empresarial hauria de ser independent.

Un mapa de dalt a baix.

2. De dalt a baix

Els mapes descendents només fan servir un símbol per documentar un procés i els passos que el suporten. Els punts de decisió no estan inclosos. Els processos més ben documentats amb aquest flux són molt senzills i es mouen només en una direcció. La potència d’aquests fluxos és la possibilitat de connectar els passos corresponents a cada procés. Els lectors poden utilitzar aquests fluxos per identificar maneres de crear eficiències en els processos de treball estàndard revisant els passos per duplicar esforços i passos innecessaris.

Un mapa de carrils de bany.

3. Cross Funcional (carrils de natació)

Els mapes multifuncionals s’anomenen carrils de bany a causa de les línies horitzontals que s’utilitzen per separar zones funcionals que s’assemblen als carrils de bany d’una piscina. Aquests mapes sovint s’utilitzen per mostrar processos que representen treballs, decisions i dades a mesura que cada procés transita d’una àrea funcional a una altra. Aquests mapes poden ser simples o detallats.

Els fluxos del procés Swim Lane sovint s’utilitzen per ajudar a descobrir colls d’ampolles i barreres de carretera. Mitjançant aquests mapes, és més fàcil demostrar maneres en què un millor flux d’informació i dades pot ajudar a una empresa a operar de manera més eficient i eficaç. Aquests mapes són molt populars per a la certificació ISO.

Un mapa detallat.

4. Detallat

Igual que els mapes de processos simples, el mapa de processos detallat utilitza símbols per demostrar processos més complicats amb més detall. Aquests mapes utilitzen diversos símbols per separar visualment processos, subprocessos, documentació, dades, etc.

Una vegada més, els mapes es poden unir amb connectors per mostrar com cada procés flueix cap a un altre. Sovint s’utilitzen llegendes per ajudar el lector a seguir millor el mapa. Utilitzeu aquests fluxos per documentar processos de fabricació, distribució, enginyeria, tècnics i empresarials més complexos. Aquests mapes són excel·lents per a les certificacions ISO 9000.

Un mapa de flux de treball amb imatges.

5. Flux de treball amb imatges

Els diagrames de flux de treball renuncien a símbols de mapa estàndard per obtenir imatges més amigables. Sovint s’utilitzen per demostrar processos per a un públic que no està familiaritzat amb les tècniques de flux de processos. Els símbols s’han d’utilitzar de manera constant. Mantenir una llegenda ajuda. Aquests mapes s’utilitzen amb freqüència en sessions d’entrenament.

6. Fluxos de procés renderitzats

Els mapes renderitzats van més enllà dels diagrames de flux de treball per fer que el mapa sigui amigable afegint colors i separant la informació en zones vorejades. Sovint es documenten diversos fluxos de procés al mateix mapa.

Aquests mapes poden ser força complicats. Cada flux es documenta en un color diferent per facilitar el seguiment de cada flux pel lector. Les llegendes ajuden els lectors a determinar el significat dels símbols. S’utilitzen amb més freqüència per mapar el flux de dades ja que dóna suport als processos empresarials dins d’una organització.

Un mapa a nivell de sistema.

7. Nivell del sistema

Els mapes a nivell de sistema mostren el nivell més alt de processos empresarials en una organització. Aquests mapes s’utilitzen per demostrar els cicles econòmics. Cicles com el flux de caixa, l’ordre d’acompliment, la producció, el desenvolupament de sistemes, etc., es poden visualitzar mitjançant aquest tipus de mapes. Diversos símbols i fletxes mostren el flux d'activitat, l'ordre dels processos, juntament amb la seqüència d'alt nivell i les interaccions entre les àrees de negoci. Altres mapes de processos sovint s’acumulen fins a mapes d’alt nivell.

Els equips directius utilitzen aquests mapes per entendre millor l’organització i la interacció d’una divisió o de tota una empresa. Sovint també es requereixen mapes del sistema per obtenir la certificació ISO 9001.