Cinc elements d’una agenda eficaç

Descobriu cinc aspectes essencials d’una agenda eficaç.

Canva

Cinc elements essencials per a una agenda efectiva

Si t’expliqués que pots fer una cosa senzilla per augmentar l’assistència i la participació a les teves reunions, saltaries per sobre, oi? Bé, estigueu preparats per saltar perquè hi ha una cosa que podeu implementar immediatament que farà que les vostres reunions siguin més efectives i productives: creeu una agenda amb aquests cinc elements essencials i la productivitat de la vostra reunió augmentarà dràsticament.

Creació i distribució d’una agenda

Com la majoria de vosaltres, estic inundat de tràmits i de vegades sento que necessito declarar la guerra al paper blanc i imprimir a qualsevol altre color perquè pugui trobar el que busco quan el busqui. Dit això, una agenda no és el lloc per escatimar. Podem canviar gran part de la nostra producció al format electrònic i als lectors electrònics, però quan es tracta d’una agenda, la creació i distribució d’una còpia en paper a les reunions és tan crítica que sempre faig còpies addicionals per distribuir quan em reuneixo personalment. -enviar una còpia només de l'agenda quan es reuneixi en línia.

Penseu en una agenda com un full de ruta que faríeu servir per planificar un viatge: els components són els mateixos i heu de conèixer la informació següent:

Qui va amb tu, quan i a quina hora surts i d'on?
Per què hi vas?
Cap a on aneu, quines són les fites o fites que utilitzarà per mesurar el progrés futur?
Quant de temps teniu per arribar-hi?
Què passa si toques un forat i tens un pis?

Cadascuna d’aquestes preguntes es relaciona amb un element essencial a l’hora de crear una agenda eficaç. Vegem cada element.

Element essencial 1: la capçalera de l'agenda

L’objectiu principal de la capçalera és identificar ràpidament el següent:

L'entitat, organització o comitè que convoca la reunió
El nom de l’òrgan convocant; es tracta d’una junta, grup assessor, comitè
Quina és la data i l'hora previstes per a la reunió per començar i acabar
La ubicació de la reunió

Tot i que es podria suposar fàcilment que si la gent apareix a la reunió, ha de conèixer el lloc i l’hora, però, aquesta informació de capçalera comença a servir de base per als propers elements i també crea un arxiu organitzatiu per proclamar que la reunió es va produir efectivament a la data, hora i lloc adequats, cosa que suposava una càrrega de tots els participants per haver de recordar o intentar recordar quan exactament van decidir fer alguna cosa quan van ser interrogats.

Una capçalera de mostra pot tenir aquest aspecte:

L’associació local d’atenció a la infància

Reunió mensual de la Junta Directiva

15 d'abril de 2014 1:00 - 2:00

La Biblioteca Pública

Prefereixo centrar les capçaleres de l'agenda, però també funciona l'esquerra justificant (on totes les paraules estan alineades amb el marge esquerre). Qualsevol que sigui l’opció que trieu, utilitzeu el mateix format per a cada reunió d’aquest tipus. La coherència comença amb l’agenda.

Els participants de la reunió apreciaran la informació vital de la reunió en un sol lloc, a l’agenda, de manera que no hagin d’anar a buscar aquell tovalló o tros de paper on van fer la nota sobre la propera reunió. També hi ha un nivell de credibilitat que transmet la capçalera, és inclusiu, informatiu i oficial i comença a establir les bases perquè aquesta reunió es prendrà seriosament i no suposarà una pèrdua de temps.

Sovint em pregunten qui ha de redactar l’agenda i enviar-la i aquesta resposta és un article completament diferent, però la resposta breu és que la persona que s’encarrega de convocar la reunió hauria de prendre la iniciativa de reunir els cinc elements comentats article. És possible que algú altre ja estigui delegat o assignat per escriure o enviar el document, però el contingut de l'agenda ha d'estar en mans de la persona responsable de facilitar la reunió.

Element essencial 2: l’objectiu de la trobada

L’objectiu de la reunió és la resposta a les preguntes: “Per què ens reunim? Què esperem aconseguir? "

Indiqueu al principi de l’ordre del dia l’objectiu que es convoca aquesta reunió. Respondre al “per què ens trobem? Què esperem aconseguir? " al principi de l’agenda ajuda a mantenir i mantenir el grup centrat sobretot si les coses comencen a sortir de les mans. Si la reunió és una reunió mensual programada regularment, escriviu-la a l'agenda, si esteu reunint-vos per debatre sobre un esdeveniment, un tema o un tema. Enumereu aquests detalls. I, finalment, si la vostra organització té una declaració de missió, assegureu-vos d’enumerar la declaració de missió en aquest lloc a l’agenda per mantenir la concentració.

Tenir el propòsit de la reunió escrit a l’agenda permet al facilitador i a tots els participants l’oportunitat de tornar a centrar una conversa que s’ha desviat cap a un altre tema. És un gran hàbit llegir el propòsit de la reunió i la declaració de la missió abans que comenci la reunió com a reconeixement que esteu prenent seriosament allò que teniu previst complir i que hi ha un pla. Els participants no debatran ni xafardegaran ni compartiran històries sense relació si tenen un propòsit o si les coses es mouen en aquesta direcció, és una tasca senzilla tornar a centrar la conversa al voltant del propòsit que ens ocupa.

Des d’una perspectiva d’arxiu organitzatiu, enumerar el propòsit de la reunió es crea un procés de documentació per escrit per mirar enrere en què treballava quan és realment útil quan planifiqueu un esdeveniment similar o per intentar recordar quan vau fer alguna cosa. Enumerar el propòsit de la vostra reunió també us ajudarà a avaluar els vostres èxits i avançar els progressos en una reunió.

Una declaració de propòsit d'exemple per a l'agenda d'una reunió:

Objectiu: Reunir-se per planificar una formació de lideratge

Escriure el propòsit de la reunió és tan senzill com respondre a la pregunta "Per què ens reunim?" Si no hi ha resposta a aquesta pregunta o si la resposta és "No ho sé", no planifiqueu una reunió ni cancel·leu-la si es tracta d'una reunió periòdica. El temps és massa valuós per reunir-se en nom de les reunions.

Element essencial 3: el cos de l'agenda (el pla de treball de la reunió)

Aquesta és la carn de la reunió, el que s’ha d’aconseguir durant la reunió, enumerant primer els més sensibles al temps i, a continuació, els més controvertits o que consumeixen més temps i després els elements menys sensibles i de baix impacte i acabant amb un paper. aparcament.

A l’element següent (núm. 4), parlaré de quant temps dedicar a cadascuna d’aquestes àrees, així que no us espanteu quan vegeu problemes que consumeixen molt de temps a la part superior de l’agenda; no hi ha excusa per no aconseguir una agenda atrafegada en una hora. No només és una hora la quantitat de temps que les persones solen donar o dedicar a un grup, sinó que la nostra atenció només pot suportar molt. No només són possibles reunions efectives amb resultats altament productius en una hora, sinó la norma en una hora, si s’utilitzen tots aquests elements.

La responsabilitat més gran del facilitador a l’hora de gestionar una reunió eficaç i eficaç mitjançant aquests elements consisteix a reunir el contingut de l’agenda de la reunió i, a continuació, a prioritzar les diverses peces. Això es pot fer de diverses maneres, el que més m’agrada és enviar un anunci de reunió no més de dues setmanes abans de la reunió a tots els responsables d’assistir i demanar-los comentaris sobre qualsevol cosa que vulguin discutir relacionada. a l’objectiu o que tinguessin informació de reunions anteriors sobre la qual voldrien actualitzar el grup.

Consell útil: l'anunci de la reunió inclou tota la informació dels elements essencials # 1 i # 2, la capçalera i l'objectiu.

Si teniu coneixement de temes sobre els quals s’informarà o teniu alguns informes estàndard que són necessaris o desitjats per al vostre grup, afegiu cadascun d’aquests punts a l’ordre del dia, així com els punts de la darrera reunió que no s’hagin resolt. Faig servir un aparcament de paper per a aquest tipus de problemes.

Consell útil per dur a terme reunions amb èxit: no necessiteu resoldre tots els problemes de l’agenda, només cal que comenceu la discussió i, quan estigueu a pocs minuts del temps assignat, suggeriu que es tornin a revisar les àrees que queden sense resoldre o en disputa a la propera reunió i que la gent investigui o pensi en estratègies i opcions per avançar en el tema. Això només funcionarà si col·loqueu el problema intencionadament al pàrquing i el poseu com a prioritat a la propera reunió i realment torneu a revisar el tema. Fins i tot si el tema segueix sent controvertit o consumeix molt de temps quan es torna a trobar, cal revisar-lo si dieu que es tornarà a revisar, fins i tot si el voleu col·locar al pàrquing o per programar una reunió dedicada a resoldre l’únic tema o problema.

Ara reunim el cos de l’agenda (el pla de treball de la reunió):

Si el grup és obligatori per seguir les regles d’ordre de Roberts, o algun altre principi d’organització, cal incloure cadascun d’aquests components a l’agenda. Alguns exemples d’aquests ítems poden incloure: trucada a l’ordre, convocatòria nominal, aprovació de l’ordre del dia, lectura de l’acta de la reunió anterior, aprovació de l’acta de la reunió anterior, informe del president, informes del personal, nous negocis, negocis antics, data de la propera reunió, ajornament.

És possible que hi hagi altres elements obligatoris al cos de l’agenda, així que assegureu-vos de confirmar qualsevol normativa relacionada amb el vostre grup específic abans de fer canvis significatius, però, incorporaré la majoria d’aquests elements, només en un ordre una mica diferent. i afegiu uns quants elements. Un òrgan d'agenda ideal per a mi inclou els següents punts en aquest ordre:

Truca a la comanda (2 minuts)
- Convocatòria de la reunió a l’hora prevista i lectura de l’objectiu de la reunió
Benvinguda i presentacions (5 minuts)
- Tothom manifesta el seu nom, el seu paper a la reunió i alguna cosa més rellevant per a la seva responsabilitat amb l'organització o dins de la reunió
Servei de neteja (5 minuts)
- Reviseu el format i les normes de funcionament de la reunió
- Confirmeu la propera data i hora de la reunió abans d’entrar a la carn de la reunió
Revisió de l'agenda (2 minuts)
- Pregunteu si algú té alguna cosa que afegir
Aprovació de l’acta de la reunió anterior (3 minuts)
- Confirmeu que s’ha distribuït, revisat l’acta de la reunió i demaneu canvis o correccions
- Aproveu-ho quan sigui necessari o dictat per la junta de govern de la qual tingueu la responsabilitat
Informe del president (5 minuts)
- Utilitzeu aquest temps per centrar-vos i concentrar-vos en la tasca que porteu a la feina i, per tant, podríeu compartir que tenim molta feina o que hi ha alguna cosa que cal actuar, donar la benvinguda als nous membres al comitè, etc. uns minuts que el facilitador triga a definir el to, més fàcilment tindrà lloc la reunió; aquesta secció hauria de trigar uns minuts.
Informe del personal (5 minuts)
- Aquesta és l’àrea en què veig que moltes reunions es torcen, si hi ha personal que ha d’informar el grup, col·loqueu amb aquest personal per informar només de la informació que és fonamental per a les tasques que es porten a terme durant aquesta reunió.
- Tots els informes del personal que revisin les operacions d'una organització s'han d'escriure i distribuir abans de la reunió.
- Un informe del personal eficient no ha de superar els 5 minuts, si informa sobre un tema o tema que s'està discutint durant la reunió, haurien d'informar d'aquesta informació durant aquest temps (negoci nou o antic).
- Si no teniu personal, això no és un problema, però, passa el mateix quan els comitès informen i, per tant, tractaré un informe de comitè adequat a continuació.
Informes del comitè permanent, és a dir, finances, personal, etc. (2 informes a 5 minuts - 10)
- Els informes del Comitè Permanent poden ser el mal de l'existència d'una reunió eficient, així que tingueu en compte aquestes estratègies a l'hora de posar un informe del comitè permanent a l'agenda:
- La majoria d’informes dels comitès permanents es poden presentar per escrit i idealment amb antelació, si els informes no es poden distribuir abans de la data de la reunió, teniu-los ja recopilats i en un paquet amb totes les altres coses que es distribuiran durant aquest reunió.
- Si es refereix a un informe, la persona que informa només ha de ressaltar els ítems sobre els quals el grup ha d’actuar en aquesta reunió i, si fa un informe verbal, els únics ítems sobre els quals s’ha d’informar són aquells sobre els quals actuarà el grup (decidir sobre) durant aquesta reunió.
- Si el comitè té informació nova per informar d'alguna cosa nova per al grup: s'hauria d'incloure a New Business, però es pot fer referència durant l'informe del comitè, com ara "recomanarem una nova forma de pagament durant els nous negocis". però aquest és l’abast de la informació: si la gent vol saber més, hauria de formar part d’aquest comitè.
- La majoria de les comissions permanents haurien de tenir cinc minuts per informar i, si no hi ha cap informe que no sigui l’informe escrit (específicament, si no tenen res de nou per informar sobre el que ha d’actuar el vostre grup), no passa res.
- Per a reunions eficients i productives, només entretingueu negocis sobre els quals el grup necessiti actuar o prendre una decisió. Les actualitzacions i els antecedents d'informació es poden presentar per escrit amb antelació o distribuir-los a la reunió per revisar-los abans de la següent reunió.
Vell negoci (del pàrquing de les reunions anteriors) (2 accions a 5 minuts - 10)
- Discussió, informes i accions de durada limitada sobre empreses que no es van resoldre en reunions anteriors.
- Assegureu-vos que, com a facilitador de la reunió, sabeu tot el que es tractarà durant aquest temps i si serà informació o acció (cal una votació o decisió).
- Estigueu disposat a tornar a col·locar el problema al pàrquing si després del temps assignat, és evident que el grup encara no està preparat per actuar.
- Com a norma general, una vegada que un problema ha entrat al pàrquing durant més de 4 reunions i / o hi ha una emoció o energia significativa al voltant del problema, o és significativament complex, he programat una reunió per començar a treballar només això. assumpte. Si la comunitat respon a un problema urgent que té alguns dels components esmentats anteriorment, serà útil una reunió especial dedicada.
- A cada tema de l’ordre del dia de la nova empresa no se’ls hauria d’assignar més de deu minuts.
Empresa nova (2 accions a 5 minuts - 10 minuts)
- L’empresa nova és qualsevol tema o qüestió que sorgeixi d’un comitè, personal o grup que requereixi una acció o una decisió del grup reunit.
- El mètode més eficient per manejar nous negocis consisteix a triar els elements que primer tractaran els més complexos i que requereixen temps i limitar el temps d’introducció.
- L’objectiu del nou negoci és introduir el tema, determinar quina informació o recursos es necessitaran per avançar i, a continuació, proporcionar la informació necessària abans de la propera reunió, on ara apareixerà el tema com a Old Business.
- Acostumo a donar deu minuts com a màxim a un tema de negoci nou, tret que el grup que publiqui el tema estigui disposat a preparar el grup amb antelació perquè tothom vingui a la reunió preparat per actuar.
Aparcament (3 minuts)
- En aquesta àrea de l’agenda hi ha qüestions que necessiten més discerniment, recursos o informació fins que apareixen a la propera reunió com a Old Business.
- És aquest punt de l’ordre del dia el que fa fonamental que tothom tingui una còpia escrita, que pugui omplir els espais buits de la zona d’aparcament i l’utilitzi per prendre notes sobre el que necessita per prendre una decisió sobre un tema o tema concret.
- En aquesta franja horària, negociarà on, quan i com procedir amb cada element)

Aquests són els components d’un pla de treball eficient per a una reunió, que també es coneix com a agenda. Una característica important perquè tothom tingui la seva pròpia còpia escrita és que pot controlar el recorregut que tothom fa durant el viatge. Cada tema de l’ordre del dia es pot marcar quan es completi i la fita s’aconsegueixi. Parlant de tic…

Els rellotges, temporitzadors, campanes i palets ajuden al facilitador a assegurar-se que la reunió flueix i comença i acaba a temps

Kathy Stutzman

Element essencial 4: assignar temps, mantenir el temps i fer la pregunta

Assignar i mantenir el temps, inclosos el començament i el final a temps, és un simple problema de respecte. Les reunions oportunes demostren que el temps del participant és valuós. Assigneu la quantitat màxima de temps per a tots i cadascun dels temes de l’agenda i seguiu-hi. Tot i que és possible que algunes persones no se sentin còmodes amb "fer la pregunta", aquest és un dels elements més crítics d'una reunió productiva.

Com que això és tan crucial, m'agrada divertir-m'hi i tenir una reputació mundial per les meves reunions oportunes, podeu llegir que respecto les persones amb qui em trobo. Així que aquí teniu algunes maneres divertides de mantenir una reunió a temps:

Utilitzeu un temporitzador i configureu-lo al començament de cada informe,
Començar i acabar a temps, passi el que passi. Si no hi és tothom, no doneu una volta per recollir tot el que trobaven a faltar, aquesta és la seva responsabilitat. Com que la reunió s’acosta al temps per fer-se i encara hi ha moltes coses que sembla que s’han d’aconseguir, enquesteu el grup per veure si hi ha alguna cosa que requereixi una acció abans de finalitzar i moveu-la a la part superior del debat. aneu en un formulari d'informe per escrit o espereu fins a la propera reunió.
Tinc una campana molt gran que porto i col·loco a la taula principal: se m’ha sabut que la sonava per moure coses o per convocar grups que s’havien dividit en grups més petits per a més discussió, i de tant en tant em trobo amb algú qui no està disposat a deixar de parlar i ho farà amb educació per tornar a convocar el grup.
Oferiu informes i tasques de lectura amb antelació perquè no s’utilitzi el temps en una reunió llegint i preparant.
Negocieu amb altres persones que estiguin programades per informar sobre el temps que necessiten si algú indica que necessita més temps.
Si hi ha un problema que necessita molt més temps, planifiqueu una reunió independent per aprofundir en els problemes més complexos i informeu-ne a un grup posterior.
Utilitzeu parlants o micròfons per donar a tots la possibilitat de parlar.

Desenvolupar una reputació per començar i acabar a temps, així com controlar el temps programat per començar a treballar, garantirà que la gent assisteixi i participi a les reunions que esteu facilitant. És una de les maneres més senzilles de dir: "Us respecto, el vostre temps i la vostra contribució a aquesta reunió".

Element essencial 5: Respondre a qüestions urgents i crítiques que sorgeixen

Inevitablement, sorgirà una emergència crítica durant una reunió, i la planificació de l’agenda és extremadament important per aconseguir una reunió eficaç i productiva. O algú que sigui “expert” vol declarar sobre els seus coneixements o fer una crida apassionada sobre alguna cosa fora del tema o amb el pas del temps. Un facilitador flexible utilitzarà el pàrquing per "aparcar" un tema controvertit, emocional o complex. Totes les agendes que creo tenen inclosa la funció de pàrquing.

Independentment de la gravetat del problema, es pot aparcar qualsevol cosa, fins i tot si és temporalment, fins que acabi la reunió o fins que es pugui organitzar una nova reunió especial. Només el fet que hi hagi un lloc on aparcar problemes difícils, crea permís per a qualsevol participant per identificar que un tema o tema anirà passant el temps i necessitarà més atenció en una altra reunió.

La fidelitat del pàrquing només serà tan bona com l’atenció dedicada a expulsar aquests temes del lot i a una altra reunió més adequada o oportuna, de manera que per garantir que aquesta sigui una eina eficaç, s’ha d’utilitzar, s’utilitza bé i s’ha d’utilitzar de manera coherent; aleshores serà una estratègia eficaç per a reunions productives.

Si esteu facilitant reunions o participeu en reunions, aquests 5 elements essencials per elaborar un gran full de ruta us ajudaran a arribar al vostre destí final; una trobada on tothom se sent valorat, escoltat i compromès. Això és possible elaborant primer l'agenda, però també distribuint-la i seguint els elements que s'enumeren aquí; els resultats seran ràpids i aviat veureu augments d’assistència i participació. Si de sobte us trobeu enmig d’una reunió “ad-hoc”, atureu el grup i redacteu ràpidament una agenda per evitar que es converteixi en una festa de xafarderies, tret que, per descomptat, sigui una sessió de pluja d’idees; i aquest és un altre article.

Com sempre, espero rebre comentaris sobre estratègies que heu trobat útils i significatives per crear connexions entre persones.

Una bona agenda us guiarà com un full de ruta per assolir l’èxit, augmentant la productivitat i l’eficiència