Esdevenir assistent de depòsit: descripció de la feina i deures

Obteniu més informació sobre què és un ajudant de garantia i què implica la descripció de la feina.

Canva

Amb la meva llicenciatura en literatura quan em vaig endinsar en un oceà incert de sol·licituds de feina i entrevistes, mai no vaig esperar que els meus intents d’escapar del comerç minorista em posessin a treballar en dipòsit. De fet, mai no hauria sentit a parlar de dipòsit fins que no vaig sol·licitar la feina per caprici. A gairebé dos anys de la meva desesperada recerca de carrera, estava fent cerques frenètiques a Google i escollint el millor vestit per a una entrevista per tenir l’oportunitat de començar una carrera que no sabia de res.

Per sort per a mi, començar com a ajudant de depòsit no requeria res més que un títol només per tenir un títol. Per a aquells, com jo, amb titulacions que no tenen la millor reputació per ser "útils" en el món laboral, el dipòsit en garantia pot ser un bon començament. De fet, la persona per la qual treballo com a ajudant ni tan sols té el títol de batxillerat. No totes les empreses de dipòsit de garantia són iguals, de manera que poden ser necessàries una titulació o una llicència en un camp relacionat, com ara la banca o la propietat immobiliària, per convertir-se en assistent de depòsit de garantia. També poden requerir experiència en aquells camps relacionats per a aquells que no tenen formació prèvia.

Si esteu considerant convertir-vos en assistent de depòsit, he proporcionat una breu descripció general del que implica la feina aquí, així com una descripció del dipòsit de dipòsit per a aquells que potser mai no n’havien sentit a parlar abans. Recordeu que totes les empreses de custòdia són diferents i els requisits de custòdia varien segons l’estat. El que he enumerat aquí es basa en la meva pròpia experiència convertint-me en assistent de depòsit, de manera que l’empresa a la qual podeu escollir sol·licitar pot tenir expectatives una mica diferents per a les tasques laborals d’un ajudant de depòsit.

Què és el fideïcomís?

Si no teniu ni idea de què és la garantia, no està malament. La majoria de les persones que passen per l’oficina on treballo no tenen ni idea de qui som ni què fem, fins i tot el dia del tancament. Què fa i com ho fan depèn de l’estat a l’estat i de l’empresa a l’empresa. Bàsicament, la garantia és l’intermediari (o dona) imparcial entre dues parts (comprador i venedor, prestatari i prestador, etc.). Els oficials de garantia i els ajudants de garantia només actuen sota instruccions per lliurar papers, completar i registrar documents i rebre i desemborsar fons.

Els assistents en garantia col·laboren estretament amb agents immobiliaris i han de seguir les lleis i regulacions immobiliàries.

La veritat sobre a través de Wikimedia Commons (llicència CC)

Convertir-se en un ajudant de garantia

Descripció de la feina

L'element més bàsic de la descripció del lloc per a aquesta posició és que actueu com a detectiu al costat d'un oficial de depòsit, reunint tot en un paquet ordenat i preparat per arribar el dia de tancament d'una transacció. Hi ha algunes informacions bàsiques que necessita un oficial de depòsit per obrir una transacció, la majoria de les quals un ajudant de depòsit haurà de reunir-les el més aviat possible:

• Adreça postal i número de paquet (si està disponible)
• Preu de venda
• Noms complets de tots els compradors i venedors
• Estat civil de tots els compradors i venedors
• Informació de contacte de tots els compradors i venedors (adreces de correu, números de telèfon i adreces de correu electrònic)
• Nom del prestador, número de préstec i informació de contacte existents
• Nova informació de contacte del prestador (si escau)
• Informació de l'Associació de Propietaris (com ara adreça, informació de l'empresa gestora i quotes)
• Imports de la comissió

Orientar-se als detalls és un dels aspectes clau de la descripció del lloc de treball d’un assistent de custòdia. Com ja he esmentat, el dipòsit en dipòsit només funciona sota instruccions, que solen presentar-se en forma de contracte de compra i venda, un formulari de comanda, etc. de cada document que són essencials per fer avançar la transacció. El venedor va proporcionar tota la seva informació de contacte? Els compradors són solters o casats? Aquestes són només dues de les moltes preguntes que us voleu fer quan obriu una nova transacció per primera vegada.

Com a assistent de depòsit, és probable que sigueu qui envieu cartes i xecs i realitzeu les trucades telefòniques necessàries per a diversos fitxers en diferents etapes de la transacció. Estigueu preparats per a moltes tasques múltiples, amb molt de temps al telèfon i escrivint correus electrònics mentre prepareu i / o envieu documents.

El tercer component més essencial de la descripció del lloc de treball per a un ajudant de depòsit és que heu de tenir grans habilitats d’atenció al client. No us sorprengueu si la gent us diu una mica ansiós o estressat pels terminis o altres aspectes d'una transacció que pot ser una mica més difícil del previst. El millor consell que vaig rebre de l’assistent del dipòsit de garantia que es va retirar just després de contractar-me va ser que només es pot fer tant alhora. Va dir que recordaria fer les coses d’un pas a l’altre i no afanyar-se mai perquè és possible que cometi un error i empitjori les coses.

A més, heu de recordar no fer mai cap promesa a un client per alguna cosa que sigui més del que pugueu fer ni proporcionar consells sobre alguna cosa que no sabeu. Els oficials de garantia i els assistents de garantia no haurien de donar mai consell legal. En cas de dubte, consulteu el client a algú relacionat amb la pregunta o preocupació que tingui, com ara el seu agent immobiliari, advocat o prestador, en lloc d’intentar respondre alguna cosa vosaltres mateixos.

Per exemple, una de les preguntes més freqüents que tinc un cop tancada la venda és "d'acord, on són les meves claus?" Aquesta és una pregunta que l’agent immobiliari podria respondre, tenint en compte que són els que tenen les claus de la propietat. Normalment, proporcionen les claus el mateix dia, cosa que faig saber al client, però sempre és millor que el client sol·liciti a l’agent immobiliari només per estar segur.

Deures d'un ajudant de garantia

Com ja he esmentat, un ajudant de depòsit fa molta feina de detectiu, localitza documents, recopila informació i envia la informació adequada a les persones adequades perquè la transacció avanci. Totes les empreses són diferents, però hi ha alguns deures bàsics que us podeu esperar com a assistent de depòsit, que són els següents:

• Cartes de correu
• Recopilant informació de contacte
• Recopilació d'informació financera
• Enviament i / o lliurament de documents
• Introduir informació en un sistema informàtic
• Redacció de documents
• Respondre telèfons i correus electrònics
• Desemborsament de fons
• Establiment de cites
• Respondre a sol·licituds d'informació
• Realitzar fitxatges
• Informes de títols de comanda

Com a assistent de custòdia, és important familiaritzar-se amb els diferents tipus de documents, així com amb les lleis i regulacions sobre transaccions immobiliàries. Per a aquells que, com jo, són capaços d’adquirir aquesta feina sense experiència ni educació relacionada, això pot semblar descoratjador, però llegir els documents a mesura que els obtingueu us ajudarà a familiaritzar-vos ràpidament amb ells.

Els assistents en garantia han de ser multitareables ràpids, capaços de gestionar múltiples terminis ajustats i, tot i així, mantenir el somriure als clients que entren per signar. La descripció i els deures laborals i d’un ajudant de custòdia poden semblar una mica descoratjadors, però pot ser una feina molt divertida, sobretot quan ajudeu la gent a aconseguir el seu somni de comprar la seva primera casa.

© 2013 Lisa