Acordar un pressupost: estimacions, prioritats i recursos financers, i la finalitat i els avantatges dels pressupostos

Aquest article està escrit sobre la base de la unitat NVQ " Acordar un pressupost ". Es tracta d’una unitat de nivell 3 amb un valor de crèdit de 4.

Hi ha dues parts en aquesta unitat; la primera part s’avalua en funció del coneixement i la comprensió, declaracions personals, qüestionaments, discussions i altres evidències. La segona part s’avalua a partir d’evidències mitjançant diversos procediments.

Què significa acordar un pressupost?

Si teniu uns objectius quantificats que heu d’assolir o sabeu que heu de fer front a situacions crítiques que puguin sorgir en qualsevol moment, necessitareu un pla. Haureu de planificar els vostres estalvis, ingressos i despeses, i això s'aplica tant als objectius personals com als objectius empresarials. En resum, haureu d’acordar un pressupost.

Què és un pressupost?

Un pressupost és un document financer que planifica l’estalvi, la despesa, els ingressos i les despeses futures. Un pressupost pot ser planificat per particulars o per empreses o organitzacions de manera que puguin preveure si poden operar amb els seus ingressos i despeses previstos. El pressupost també donarà una idea del rendiment del negoci durant el proper exercici.

Molts tipus de pressupostos

Hi pot haver molts tipus de pressupostos diferents segons la situació o part del negoci en qüestió i també les xifres financeres disponibles.

Quan la insuficiència de les xifres financeres estan disponibles, es prepara un pressupost basat en estimacions de l'any anterior i això es diu una previsió pressupostària.
Un pressupost que es basa en la quantitat de diners que es gastaran durant el proper exercici s’anomena pressupost en efectiu.
Si es calculen els costos per iniciar un nou negoci, inclosos els costos de tots els actius necessaris per iniciar el negoci, s’anomena pressupost d’inici de negoci.
I hi ha Pressupostos de rendiment que es basen en serveis o projectes on es creen pressupostos avaluant cada partida individual.
Una estimació de les vendes futures d’una empresa s’anomena pressupost de vendes.

Hi ha molts més tipus de pressupostos, tots depenent de la finalitat, els objectius i altres factors implicats.

Per què és important crear un pressupost?

Planificar amb un pressupost us donarà una visió clara de quants diners ingressareu i quant gastareu. Per tant, abans de gastar realment en alguna cosa, podeu decidir si tindrà o no un efecte en les finances d’aquest any. Podeu prioritzar, assolir objectius, disminuir les despeses no desitjades i gestionar els diners de manera eficient. La creació d’un pressupost us alliberarà de l’estrès i els dubtes, ja que ja sabeu què teniu i què podeu esperar.

Habilitats i processos necessaris per desenvolupar un pressupost

Hi ha diversos processos que cal conèixer i comprendre abans de desenvolupar i acordar un pressupost. Alguns d’ells es comenten a continuació:

Com s’utilitzen les estimacions a l’hora d’elaborar un projecte de pressupost (secció 1.1)
Com identificar les prioritats i els recursos financers necessaris a l’hora de preparar un pressupost (secció 1.2)
El propòsit i els avantatges d’identificar les prioritats a l’hora d’elaborar un pressupost (secció 1.3)
El propòsit i els avantatges d’avaluar i justificar els costos i els ingressos estimats (secció 1.4)

Esbrineu com desenvolupar pressupostos

El desenvolupament d’un pressupost té diverses etapes i també cal tenir en compte diversos factors. Es crea un projecte de pressupost que conté propostes de despeses i inversions per al període pressupostari esmentat.

Expliqueu com s'utilitzen les estimacions quan es desenvolupa un esborrany de pressupost (secció 1.1)

Quan es desenvolupa un esborrany de pressupost, es té en compte el pressupost dels exercicis anteriors, els estats de pèrdues i guanys i el flux de caixa del negoci. Quan projecteu ingressos i despeses, sigueu molt prudent i conservador i utilitzeu sempre les xifres reals correctes i definitives si les teniu a la mà. També estigueu preparat per gestionar les variacions dels valors estimats del pressupost.

Nota: quan no tingueu xifres reals, quan calculeu les despeses, calculeu el màxim possible, per exemple la factura més alta de serveis públics; en estimar els ingressos, suposeu un valor baix, per exemple, agafeu un valor que aporti menys ingressos per a un servei.

Quan utilitzeu estimacions per desenvolupar un projecte de pressupost, prepareu una llista de tots els recursos que necessiteu per desenvolupar el pressupost. Reuneix tots els recursos i, finalment, uneix-los per desenvolupar el pressupost. Haureu de preparar-ho abans de l'inici de l'exercici (fiscal).

Els fets importants a tenir en compte al seguir el procés anterior són:

Heu de crear una llista de totes les despeses. Classifiqueu les despeses per separat i traieu una llista. Per exemple, papereria, equipament, sous i assegurances. Prepareu una llista de despeses estimada i utilitzeu les despeses de l'any anterior com a referència.
Cerqueu restriccions, com ara la despesa màxima o mínima, o el període de temps assignat per a determinades tasques i projectes, i tingueu-les en compte.
El següent pas és crear una llista de tots els ingressos. Classifiqueu-ho de la manera anterior i prepareu una llista de totes les fonts a través de les quals obtindreu ingressos i l'import estimat per a cadascuna. Per exemple, ingressos per serveis prestats, productes lliurats, finançament extern, impostos, vendes o esdeveniments de recaptació de fons.
Creeu un vincle entre ingressos i despeses. Teniu una llista d’ingressos i despeses. Esbrineu la font d’ingressos que us ajudaran a fer una despesa i creeu un esquema interactiu.

El millor és rebre consells de persones experimentades i qualificades mentre preparen el pressupost, ja que no tothom és expert en desenvolupar un pressupost per si mateixos, especialment en grans organitzacions o empreses.
Tot i que teniu una llista de despeses, elaboreu una llista prioritzada tenint en compte quines despeses contribueixen al desenvolupament de l’organització o a l’assoliment d’un objectiu específic. Anoteu les despeses estimades per a cada tasca prioritzada (tingueu en compte totes les despeses com personal, salari, transport, recursos, factures de serveis públics i qualsevol altra despesa associada).
No suposeu que hi haurà un ajust ajustat entre els ingressos i les despeses. Es poden produir despeses inesperades en qualsevol moment i, per tant, és aconsellable reservar diners per a despeses diverses.

Feu una llista de les coses que voldríeu implementar per primera vegada el nou any fiscal; per exemple, una pujada salarial o una ampliació o reforma d'espai d'oficines. Creeu una llista de les despeses estimades per a aquestes coses.
La millor manera d’enumerar totes les dades anteriors és utilitzar un full de càlcul amb els ingressos i les despeses llistats juntament amb les fonts. Si els valors previstos d’ingressos i despeses són aproximadament iguals, el pressupost s’anomena pressupost equilibrat. Si les vostres despeses són inferiors als ingressos, teniu un excedent i podreu mirar si es pot fer alguna cosa per millorar el negoci o l’organització. Si les despeses són superiors als ingressos, hi haurà un dèficit i l’organització haurà de buscar maneres de reduir les despeses; per exemple, reduir les factures de serveis públics i articles de papereria, o buscar esdeveniments de recaptació de fons o donacions.

Nota: a mesura que adquiriu experiència en el desenvolupament de pressupostos, redactar pressupostos per als propers anys serà més fàcil. Sabràs on buscar informació i recursos i com identificar les prioritats.

Expliqueu com identificar les prioritats i els recursos financers necessaris a l’hora d’elaborar un pressupost (secció 1.2)

Per mantenir un negoci encarrilat, cal identificar correctament les prioritats (pressupostos basats en prioritats) i planificar i gestionar bé les finances.

La lògica del pressupost basat en prioritats és que els recursos financers s’han d’assignar a partides pressupostàries (per exemple, serveis o projectes) en funció de l’eficàcia que aquesta partida pressupostària té per assolir els objectius i objectius d’alt valor per a l’organització. Per tant, les partides del pressupost es classifiquen en funció dels fets anteriors i el finançament s’assigna en conseqüència.

Ara hem de buscar maneres d’identificar les prioritats i els recursos financers.

Com pot algú identificar les prioritats?

Necessiteu habilitats, experiència, pensament lògic i un bon coneixement de com funciona o funciona l’organització. Si vau redactar el pressupost de l'any anterior, tindreu una idea de com heu identificat aquests factors i això us facilitarà la tasca. Els articles prioritzats són serveis que ofereixen el valor més alt per a l’organització o l’empresa.

Algunes maneres d’identificar les prioritats a l’hora d’elaborar un pressupost

Si heu redactat els pressupostos durant els darrers anys, utilitzeu aquestes llistes de rendes i despeses previstes com a base. Utilitzeu l’estat financer recent de l’empresa o de l’organització per obtenir xifres de vendes i beneficis. Hi pot haver canvis o fluctuacions menors en algunes xifres i les prioritats també haurien canviat. Preneu nota de tots aquests canvis i tingueu en compte tots els factors anteriors durant la redacció del pressupost.

Quan es prioritzin les partides del pressupost, analitzeu bé cada tema i la seva importància per a l’organització. Investigueu sobre les àrees que afectarà aquest ítem i enumereu els departaments que en depenen; per exemple, millorar els serveis de TI, millorar les tecnologies, reduir els costos, la productivitat del lloc de treball, etc..
Busqueu finalitats fonamentals per a les quals l'organització dirigeix, per exemple, el benestar de la comunitat, el suport a una vida sana, la prestació de serveis de qualitat per a la gent gran o el subministrament de productes per a la llar de qualitat a preus raonables. Crear un pla estratègic per identificar les prioritats.
Podeu dur a terme enquestes, reunions o grups de discussió, fins i tot amb el públic, per arribar a les decisions sobre com fer que un servei sigui una prioritat.

Una vegada que es pren una decisió lògica a la llista de prioritats, hem d'assignar recursos per a aquestes coses. Per fer-ho, hem d’identificar els recursos financers.

Maneres d’identificar els recursos financers necessaris a l’hora d’elaborar un pressupost

Es requeriran recursos per a despeses en curs, despeses a curt termini i despeses puntuals.

Aneu a la llista de prioritats de les despeses que tingueu. Podeu fer referència al patró d'assignació de recursos de l'any anterior i seguir-ho, o fer canvis si hi ha una alternativa més pràctica i beneficiosa. És possible que una partida requereixi més finançament sobre una altra, només perquè té un nivell de prioritat més alt. Alguns serveis poden tenir finançament conjunt.
Mireu cada despesa i traqueu un esquema de tot el que depèn d’aquesta despesa en concret; per exemple, els departaments, les àrees de servei i les àrees d’operació. Investigueu els efectes que el pressupost té en aquestes àrees d’operació i, mitjançant aquesta informació, elaboreu una llista prioritzada. Consulteu els estats financers anteriors. Esbrineu els avantatges de la despesa en aquestes àrees tot considerant-les prioritàries.
Comproveu si hi ha prou recursos per a tots els articles que tenen una prioritat definida i, si hi ha escassetat, podeu cercar patrocinadors, organitzar esdeveniments per recaptar diners o treballar amb organitzacions associades per reduir o compartir despeses.

Nota: Depenent de l'organització o empresa per a la qual treballi, de la seva mida i de la forma en què opera, és possible que necessiteu un pressupost global o molts pressupostos individuals per a diferents operacions.

Expliqueu el propòsit i els avantatges d’identificar les prioritats a l’hora d’elaborar un pressupost (secció 1.3)

Saber identificar les prioritats per desenvolupar un pressupost també té molts avantatges.

La finalitat i els avantatges d’identificar les prioritats a l’hora d’elaborar un pressupost són:

Un pressupost us ajuda a gestionar els diners disponibles d’una manera molt eficaç.
Identificar les prioritats i els recursos disponibles ajudarà a assignar els recursos adequats a projectes rellevants o prioritzats.
Un cop tingueu establert un pressupost ben planificat, podreu controlar eficaçment el rendiment de l’organització per veure si s’han assolit els objectius i objectius. Qualsevol error que s’hagi produït en les decisions pressupostàries o qualsevol rendiment feble / baix a l’empresa a causa d’un pressupost ineficaç es pot utilitzar per millorar el procés de presa de decisions en el futur.

Ets capaç de planificar els objectius futurs, els objectius i el rendiment de l'organització.
La identificació efectiva de les prioritats us ajudarà a configurar els pressupostos futurs amb més precisió.
Tindreu una idea clara de quan cal fer les accions necessàries si alguna cosa va fora del pla.
Podreu identificar problemes fins i tot abans que es produeixin, ja que supervisareu el pressupost: per exemple, necessitats financeres d’emergència o problemes de fluxos d’efectiu.
Un pressupost adequat segons les prioritats ajudarà al bon funcionament de l’organització i augmentarà la motivació del personal.

Expliqueu el propòsit i els avantatges d'avaluar i justificar els costos i els ingressos estimats (secció 1.4)

Després d'identificar les prioritats i els recursos per a les partides pressupostàries, heu de reservar costos per a cada partida del pressupost. Per fer-ho de manera eficient, heu d’investigar i avaluar la quantitat necessària per a cada partida del pressupost. En aquest procés es fa una anàlisi cost-benefici.

Podeu avaluar si alguna partida pressupostària és compatible amb els principis que regulen el funcionament de l’organització.
Podeu esbrinar si els beneficis d’una acció superaran els costos o si la productivitat augmentarà com a resultat del pressupost.
Podreu identificar si calen fons pressupostaris extra, si el motiu és adequat o si són legítims.
Podeu evitar canvis d’última hora o revisar els propers plans pressupostaris i estar preparats per afrontar-los.
Podeu identificar àrees que poden requerir despeses addicionals, per exemple, projectes que poden comportar despeses addicionals i preparar-vos
Podeu estar segur que les estimacions són realistes i precises i les apliqueu sense preocupar-vos.
Podeu reduir els costos o evitar-ne els costos mentre avalueu si trobeu que la despesa no és un requisit o una necessitat.
Podreu decidir fàcilment si els contractes (lliurament d’un projecte a agències contractades) seran més rendibles que l’organització que treballa directament en un projecte.

Aquí teniu un article complementari sobre la negociació de pressupostos reemplaçats i les habilitats necessàries per acordar un pressupost.

Espero que trobeu útil la informació aquí. No dubteu a deixar els vostres suggeriments, experiències i idees a la secció de comentaris a continuació.

Gràcies per passar per aquí.

Tot el millor!

Livingsta