6 consells eficaços sobre la gestió del temps per a empleats i empresaris

Trobeu que teniu massa coses per gestionar alhora?

Foto de Robert Bye a Unsplash

1. Analitzeu la situació

Omplir el vostre horari d’activitats i estar ocupat tot el temps no significa necessàriament que gestioneu el vostre temps amb eficàcia. Moure’s contínuament a gran velocitat té els seus propis inconvenients, entre els quals s’inclou l’estrès.

La realitat és que en realitat no podem controlar ni gestionar el temps. El que podem gestionar som nosaltres mateixos. Cal reduir la velocitat per poder fer tota la fotografia.

Feu-vos les preguntes: és l’ús més productiu del meu temps? Hi ha una manera més intel·ligent d’aconseguir el que necessito fer avui sense dedicar tant de temps?

La ocupació en si mateixa pot ser un problema. Hi ha vegades que estar ocupat es converteix en un enfocament evasiu: un mitjà per evitar altres problemes importants de la vida.

Per tant, tirar enrere per reflexionar en lloc d’incorporar-se contínuament a les activitats podria estalviar temps i fer els esforços més eficients i rendibles.

Tenir una visió clara és fonamental

Foto de You X Ventures a Unsplash

2. Tingueu clar quin és el vostre paper

Fins i tot en un lloc de treball habitual, els problemes associats a una mala gestió del temps poden provocar una situació de gestió de crisi en què les funcions i responsabilitats originals d’un empleat queden enfosquides i es troba dedicant tot el seu temps a allò que no figurava a la descripció original del lloc de treball.

Per això, és fonamental establir una visió clara del que s’ha d’aconseguir i de quines són les seves funcions i responsabilitats. Si no sabeu on aneu, qualsevol carretera us hi portarà. Cal que tingueu un estàndard que pugueu utilitzar de forma contínua com a punt de referència per al vostre progrés.

Si esteu treballant, és possible que hàgiu de tenir una reunió amb el vostre gerent de línia per tal de tenir clar quines són les vostres prioritats. Obrir aquesta discussió també podria ser beneficiós per altres formes. Podria ajudar a reorganitzar el vostre horari per evitar l’esgotament i facilitar la delegació de tasques addicionals a altres membres de l’equip.

Tingueu en compte que, a causa de la naturalesa canviant del món empresarial, les prioritats i les responsabilitats poden canviar junt amb elles. Això és especialment així per a aquells que treballen per compte propi. Organitzeu la gestió del temps de manera que tingui en compte aquests canvis.

Protegiu el vostre temps

3. Guardeu el vostre horari

El temps és l’actiu més valuós que teniu. La majoria de les altres coses de la vida es poden substituir, però el temps no. Mai no recuperareu els anys de la vostra vida ja esgotats. El mateix s’aplica a cada segon que està marcant ara mateix.

Per tant, no només és necessari, sinó imprescindible, guardar el seu temps amb cura. Mantingueu una llista d'accions i, un cop hàgiu identificat les tasques prioritàries i hagueu reservat un temps sense molèsties per completar-les, procureu-vos que no hi hagi interferències.

Això inclou mesures com l’activació del correu de veu, la desactivació de les notificacions per correu electrònic, la limitació de les trucades entrants, l’aprofitament de les reunions virtuals en lloc de les en directe, la necessitat de cites de calendari i l’ús de senyals “No molesteu”.

Per exemple, si heu programat una reunió per a una durada de 15 minuts, assegureu-vos que tots els participants compleixin el límit de temps i s’adhereixen al tema que us ocupa. Es pot establir un acord separat per a qualsevol problema aliè que no es pugui resoldre en el termini establert.

A part de l’anterior, busqueu contínuament maneres d’alliberar el vostre temps. Això us farà més eficient. Tots els pocs minuts que es guarden de cada activitat quan es combinen al final del dia poden marcar una diferència significativa.

4. Aprofiteu la regla 80/20

Com més gran creix el negoci, més responsabilitats hi ha i més gran és la necessitat de tenir una gestió eficaç del temps.

El que podria haver començat com una operació unipersonal podria esdevenir ràpidament tan massiu, amb demandes tan increïbles, que les coses s’escapen de control si no es posa en marxa una gestió adequada.

Entre les tasques típiques per a les quals us heu de preparar prèviament s’inclouen la creació i la gestió d’estratègies comercials, la supervisió dels treballadors, el malabarisme de comptes, l’obtenció de més oportunitats de negoci.

Per tant, és important trobar una manera eficient d’encarregar-se de totes les tasques i mantenir una vida. Com a empresari, podeu estar tan atrapat treballant dur complint els terminis que no identifiqueu quines són les prioritats i què us roba el temps, moment a moment.

Segons la norma 80/20, el 80% dels resultats s’obtenen a partir del 20% del temps i l’esforç invertit. Aquesta norma subratlla la importància de prioritzar el temps en allò que és més productiu. Identifiqueu les tasques específiques que tenen un major impacte en el vostre negoci i reserveu temps per treballar-hi cada dia.

Si el 80% dels resultats del vostre negoci es deriven del 20% del temps i l’esforç que dediqueu, aquest és el percentatge en el qual heu de centrar la major part de la vostra atenció.

Molts empresaris dubten a l’hora d’externalitzar i delegar tasques, perquè consideren que fer-ho només serveix per augmentar la seva base de costos.

Però quan el negoci s’expandeixi i arribi el moment de contractar persones que treballin per a vosaltres, formeu-los en un 20% i assigneu-los aquestes tasques. D’aquesta manera, el negoci podrà generar prou per cobrir el cost de la contractació dels nous treballadors. Replicar-se d’aquesta manera farà que les operacions siguin més eficaces i rendibles.

Feu un seguiment de com passeu el vostre temps

5. Auditeu-vos

Reserva una setmana durant la qual mantindràs un registre detallat de les teves activitats i la quantitat de temps dedicat a cada activitat. Com més detallat sigui, més precís serà l’anàlisi.

La millor manera d’abordar-ho és dividir el dia en trossos de 15 o 30 minuts i després anotar el que feu durant aquestes franges horàries. Aquest exercici us ajudarà a comptar cada segon.

Els fulls de temps no només són necessaris per a les empreses. Són útils per a empreses de tots els nivells, inclosos els autònoms i els propietaris exclusius. Podeu optar per mantenir un full de temps diari basat en ordinador o un full de temps en paper.

Com a alternativa, només podeu tenir un quadern o diari que porteu a tot arreu i configurar recordatoris per assegurar-vos de mantenir un registre adequat del temps d’ús.

Un cop emprenguis l'auditoria d'aquesta manera, necessitaràs la disciplina per mantenir-la. L’objectiu d’aquest exercici és tenir un registre que pugui ser analitzat. Mantenir un registre continu de les vostres activitats i del temps dedicat us ajudarà a identificar on passa el vostre temps i a desfer-se de les pèrdues de temps.

Aquestes pèrdues de temps inclouen reunions innecessàries, fer treballs que altres usuaris haurien de fer, interrupcions telefòniques o de correu electrònic, duplicacions de tasques, activitats de baixa prioritat, apagat d'incendis, planificació errònia i desorganització.

Podreu determinar què és improductiu, disruptiu i innecessari en el vostre dia habitual. Qualsevol cosa que no contribueixi directament a l’acompliment dels vostres rols i responsabilitats o que no els doni suport és una marca vermella.

El procés també us permetrà identificar activitats productives perquè pugueu determinar si el temps assignat és realment adequat. Podreu tenir una imatge clara de quant s’inverteix en el 20% d’activitats que generen el 80% dels resultats a la vostra vida i negoci.

6. Prengui mesures de suport

Pla endavant

Planifiqueu el dia, la setmana i el mes per endavant. La vostra planificació hauria de tenir en compte els objectius a curt, mig i llarg termini. La manca d’un mètode estructurat per gestionar el temps comporta dificultats, com ara la falta de terminis, desequilibris empresarials i compromisos personals i pressió dels compromisos dels altres.

Això es tradueix en un deteriorament. El rendiment es veu afectat negativament i, en comptes de ser rendibles, les activitats esdevenen pesades. D'altra banda, planificar amb antelació i aplicar principis adequats de gestió del temps els fa habituals. Comencen a fluir de forma natural com a part de la vostra vida diària.

Comunicar-se

Impliqueu les parts interessades en les decisions que esteu prenent. Comuniqueu-vos amb els vostres col·legues, administradors, proveïdors, altres equips i clients que tinguin un interès personal i es vegin afectats pels canvis que feu.

Comparteix aquesta informació amb membres de la teva llar perquè puguin donar-te suport i donar-te l’espai que necessites per continuar.

Organitzeu les vostres tasques

Comenceu amb les tasques de sortida abans d’afrontar les tasques entrants. Envieu la comunicació important necessària per al primer dia. Després d’eliminar-ho, decidiu-vos a tractar el correu entrant.

Prengui l’hàbit de començar amb responsabilitats pendents abans de treballar-ne de noves. Esborreu el retard abans d’emprendre tasques noves.

Automatitzar allà on sigui possible

Automatitzeu les tasques diàries tant com sigui possible. Per exemple, si el vostre treball requereix molta lectura i escriptura, podeu fer servir aplicacions gratuïtes de text a veu i de veu a text per estalviar temps.

Descanseu prou

No oblideu fer pauses durant breus períodes entre les tasques. Això evitarà l’acumulació d’estrès a la ment i al cos. Tenir prou temps per descansar i refrescar-vos us farà més productius i la vostra ment més alerta.