5 maneres en què un propietari d’empresa pot reduir els costos

Cinc consells i trucs per reduir costos (per a propietaris d'empreses)

Marten Bjork a través d’Unsplash.com

En aquesta economia, els consellers delegats volen aconseguir dues coses: augmentar els ingressos i reduir els costos. La gestió amb èxit d’aquestes dues àrees, els ingressos i els costos, genera beneficis augmentats. Gestionar només un i ignorar l’altre sovint significa mal de cap i estrès i, en alguns casos, tancar les portes.

Per als executius i propietaris d’empreses és fàcil centrar-se en augmentar els ingressos. Augmentar els ingressos significa treballar en les tasques que tenen una missió crítica, o dit d’una altra manera, treballar en les tasques que “són el negoci”: és a dir, construir el millor giny, vendre els grans comptes i trobar o augmentar aquesta avantatge competitiva.

Per a molts, controlar i reduir els costos és un pensament posterior, de vegades una distracció. Normalment, els costos directament associats amb els ingressos es controlen molt de prop. Aquests inclouen el cost dels materials, les vendes i la mà d’obra. Tanmateix, es poden ignorar fàcilment alguns costos associats a la "gestió de l'empresa", com ara funcions comptables (per exemple, nòmines, A / P, A / R), gestió de recursos humans i gestió de registres.

No controlar ni supervisar aquests costos indirectes sol conduir a una bola de neu de problemes, com ara augment de residus, risc de frau, costos inflats de mà d'obra i majors costos d'oportunitat. A continuació, es detallen cinc maneres en què un CEO o un empresari pot gestionar i reduir millor els seus costos indirectes.

1. Apliqueu un "mètode" a la bogeria

Una de les primeres coses a fer per controlar el control d’una activitat que realitzeu vosaltres o la vostra empresa és aplicar una metodologia o sistema a aquesta activitat. Per exemple, en lloc de simplement moure's per una pila de papers aleatoris i desorganitzats cada vegada que cerqueu alguna cosa específica, podeu ordenar-los alfabèticament per temes. Si ho feu, podeu localitzar més ràpidament allò que esteu buscant cada vegada que accediu a aquesta pila de papers.

L’aplicació d’un sistema d’alfabetització dels papers significa que podeu trobar coses en qüestió de segons en lloc de minuts. Multipliqueu aquest estalvi cada vegada que busqueu alguna cosa i, a continuació, calculeu el cost del vostre temps i comenceu a veure que quelcom tan simple com alfabetitzar papers us pot estalviar diners.

L’alfabetització de papers és només un exemple amb el qual tothom pot relacionar-se, que il·lustra les ineficiències d’atacar una feina sense un procés que ajudi a facilitar la funció laboral.

L’aplicació d’un mètode estàndard a una activitat empresarial s’anomena “gestió de processos empresarials” o BPM. Amb l’exemple anterior, els papers no s’alfabetitzen màgicament, de manera que cal establir un procés per assegurar-se que els papers s’emmagatzemen en estat alfabètic.

2. Automatització

Automatitzar un procés pot ser una de les maneres més ràpides de reduir costos. Així és, costa. Si es fa correctament, l’automatització pot reduir més que els costos laborals. L’automatització també pot reduir els costos de reparació de defectes eliminant els errors humans (i altres variables) d’un procés. L’automatització també ajudarà a exposar els residus i a utilitzar els recursos de manera més eficient.

Per aclarir el punt sobre la reducció dels costos laborals: l’automatització no vol dir necessàriament que pugueu fer una reducció de força a gran escala. Vol dir que els vostres empleats podran centrar els seus esforços amb més precisió i fer més feina en menys temps.

L’automatització no significa implementar robots ni gastar grans quantitats de capital en sistemes informàtics grans i complexos. Implementar un procés automatitzat pot ser tan senzill com construir una macro en un full de càlcul d'Excel o pot ser tan complex com implementar una plataforma d'imatge de documents completament nova. En qualsevol cas, de manera similar a l'aplicació d'un "mètode a la bogeria", hauríeu de ser capaç d'identificar on s'està estalviant temps i / o materials i traduir-ho en dòlars.

3. Tecnologia

La tecnologia és el mitjà per a l'automatització, però no s'ha de confondre amb l'automatització. Com s'ha dit anteriorment, l'automatització pot ser tan senzilla com utilitzar Excel per calcular l'ús de materials o una base de dades Access per implementar un sistema de seguiment de flux de treball simple. La tecnologia permet captar informació a una escala inabastable en un procés manual.

L’ús de la tecnologia adequada per al treball adequat hauria de millorar la qualitat, augmentar la velocitat i reduir els residus. La tecnologia no s’ha de limitar, ja que només el motor que impulsa el treball a través dels passos de millora del procés, també es pot utilitzar per introduir treball al sistema (per exemple, escanejant un document en paper o rebre un correu electrònic) i sortir del treball del sistema (per exemple,, realització d'impressió o interfície de dades de sortida).

La tecnologia adequada hauria de facilitar la vida dels vostres empleats i començar a compilar informació valuosa sobre el rendiment de la vostra empresa tant dels processos bàsics com administratius.

4. Seguiment

La informació és clau per millorar el procés. No importa si aquesta informació es recopila mitjançant un procés automatitzat o si aquesta informació es compila amb tecnologia. L’important és que tingueu informació al vostre abast, de manera que pugueu identificar patrons i tendències clau per determinar la trajectòria dels costos dels vostres processos. Com a conseller delegat, ja esteu familiaritzats amb la realització d’aquest tipus de control amb dades financeres, dades de mercat i en llegir indicadors clau de rendiment del vostre negoci principal.

La informació sobre tots els processos del vostre negoci hauria d’estar disponible per a totes les parts interessades de la vostra organització. Això permet a aquells grups d'interès (és a dir, administradors d'oficines, gestors de compres, gestors de magatzems, etc.) realitzar el mateix anàlisi que faríeu per al vostre negoci en general, però a un nivell que coincideixi amb la seva àrea de responsabilitat. Ara els vostres grups d'interès tenen el poder de prendre decisions informades sobre un canvi de procés significatiu. Poden veure els beneficis (o la manca d’ells) d’aquests canvis, començant el procés d’eliminació de defectes i costos del procés.

5. Propietat

Ara que els vostres grups d'interès tenen la informació necessària per supervisar els seus processos, començaran a sentir més responsabilitat i propietat en lloc de gestionar només l'statu quo. Els grups d'interès del procés que consideren que contribueixen al benestar de l'empresa dediquen més temps a pensar estratègicament com poden estalviar temps, diners i altres recursos a l'organització; en lloc de gestionar reactivament les crisis i les despeses de despeses.

De vegades pot ser difícil per a un conseller delegat renunciar a cert control sobre determinats processos. Quantes vegades heu dit: "Totes les despeses que superin els 1.000 dòlars han de tenir la meva aprovació" o "He d'aprovar totes les noves sol·licituds de contractació"? Fer-ho alenteix l’agilitat de la vostra empresa; deixar que els seus gestors facin la seva feina, us permetrà fer la vostra. Renunciar a la propietat dels gestors és molt més fàcil de fer quan el mètode, la tecnologia i la supervisió estan al seu lloc.

Conclusió

Sempre hi ha un cost per canviar el funcionament de la vostra empresa (és a dir, implementar un canvi de procés). Qualsevol canvi en el procés ha de merèixer, com a mínim, una ràpida anàlisi de costos i beneficis. Com més gran sigui el canvi, més profunda serà l’anàlisi. Analitzar el canvi de procés pot ser un esforç complicat. Quantificar l’estalvi de costos en àrees com els residus i la qualitat pot ser més difícil que el que es troba en temps i recursos.

La implementació del mètode, l’automatització, la tecnologia, la supervisió i la propietat us permeten identificar el veritable cost de la millora proporcionant-vos la informació necessària per prendre aquestes decisions. La millora del procés sol trigar temps i, en alguns casos, el cost de la millora del procés es carrega per endavant al projecte. No perdeu de vista els objectius a llarg termini i abandoneu un projecte de millora del procés massa aviat.

Aquestes maneres de gestionar els costos es comproven en el temps. Hi ha moltes metodologies al mercat que podeu implementar, així com solucions de programari / maquinari que us proporcionaran la informació necessària per dirigir el vostre negoci de manera més eficaç. Com a conseller delegat, depèn de vosaltres iniciar el procés de canvi.