5 regles per a correus electrònics més professionals

Mantingueu el vostre professional de comunicacions escrites

Probablement haureu escoltat això: "Com escriviu és tan important com el que escriviu". Actualment, la "marca personal" d'algú ho és tot, tant en línia com en el món professional ". Mantenir professionals dels vostres correus electrònics ajudarà molt a donar suport a la vostra marca personal.

En molts aspectes, els programes de correu electrònic i missatgeria instantània permeten l’equivalent visual de l’espionatge d’una conversa telefònica. Hi ha blocs que donen consells sobre com escriure un correu electrònic "com si un dia es llegís en una declaració judicial". Aquests blocs tenen molts consells sobre què no fer, però molt poc sobre què ha de fer una persona o per què és important.

A continuació, es mostren les cinc regles principals sobre "què no s'ha de fer" i els suggeriments sobre què fer?

Regla 1: sigueu conscients de les vostres reaccions (també conegut com a "Sense ventilació")

Pot ser que sigui el més difícil de seguir. Aquí teniu la situació més comuna que he observat:

Sentiu alguna cosa en una reunió virtual i la vostra reacció és enviar immediatament un missatge instantani, un emoji (si el vostre missatge instantani té aquesta capacitat) o un correu electrònic a algú que també sigui a la reunió.

Quin és el risc?

Si la persona que envieu el comentari comparteix la pantalla amb el públic més nombrós, però aquesta persona ha oblidat de desactivar les notificacions per correu electrònic i / o mantenir la pantalla de missatgeria instantània tancada… els vostres comentaris ara són públics.

No us penseu ni un minut que ningú se n’adonés: creieu-me, TOTS ELS HO VAN.

Què fer?

1. Si el vostre comentari és rellevant per al tema de la reunió: parleu a la reunió.
2. Si el vostre comentari és simplement una reacció intestinal: guardeu-lo un minut i escolteu una mica més la conversa. És possible que la declaració a la qual vau reaccionar només fos una part de la història.
3. Espereu fins després de la reunió: si realment era tan bo o dolent, deseu-lo per a un debat privat un cop finalitzada la reunió.

Regla 2: comproveu a qui anirà el vostre correu electrònic

A causa del ritme ràpid del negoci, tots estem en alerta màxima tot el temps i tot es deu ahir.

Heus aquí un escenari probable:

Algú envia un correu electrònic. Després, en cinc minuts o menys, aquella persona apareix al vostre escriptori, trucades o missatges de missatgeria instantània "Heu rebut el meu correu electrònic?"

Finalment, apreneu a aturar tot el que feu per llegir tots els correus electrònics que entren immediatament. Com a resultat, també esteu motivats per respondre de seguida.

A continuació, esbrineu que la vostra resposta ha estat dirigida a les persones equivocades de l'empresa.

Com va passar això?

Potser feu clic a "Respon a tots" per costum en lloc de reenviar el correu electrònic com a inici d'una conversa secundària. Potser l’emissor ha escrit un nom incorrecte o bé teniu el mateix nom que algú de l’empresa.

Què fer?

1. Abans de fer clic a envia: dediqueu un minut més a revisar-ho tot: la vostra llista de destinataris, el vostre correu electrònic en general (potser el vostre missatge no està clar, heu deixat de banda paraules, etc.);
2. Proveu de cancel·lar el missatge tan aviat com tingueu en compte l'error. Si la funció "Recorda aquest missatge" no funciona:

Regla 3: Mantingueu el personal separat del professional

Si no ho heu fet vosaltres mateixos, heu sentit històries com aquesta:

S'ha enviat un correu electrònic molt personal no només a la persona que es pretén, sinó també a TOTA L'EMPRESA.

YIKES !!! El factor vergonya està fora dels gràfics… tant per a l’emissor com per als destinataris.

Què fer?

SEMPRE mantingueu separats el vostre treball i els vostres correus electrònics personals i eviteu iniciar la sessió a la versió en línia dels vostres comptes de Gmail, MSN, Yahoo o Hotmail des del vostre ordinador portàtil (o ordinador de sobretaula) emès per la vostra feina.

És més fàcil combinar correus electrònics personals i empresarials en una única ubicació per poder vigilar-ne tots dos. Ara bé, ara que els nostres telèfons mòbils són tan intel·ligents i potents com els nostres portàtils (tauletes, etc.), ja no és necessari combinar llibretes d’adreces electròniques.

Regla 4: sigueu conscients del vostre públic

Fins i tot si el vostre correu electrònic està destinat a un públic específic, pot reenviar-se a qualsevol persona, a qualsevol lloc de l’empresa o més enllà.

Al món corporatiu, mai només escriviu al vostre amic o company de feina. Sempre hauríeu de suposar que algú de més amunt de la companyia llegirà el correu electrònic. La millor opció és apropar-vos a tots els correus electrònics com si escrivíssiu al vostre gestor, al cap del vostre gestor o a un client.

Al mateix temps , eviteu utilitzar argot de la indústria, sigles o paraules que només pugui utilitzar el vostre professor de literatura universitària. Aquestes coses no us fan semblar més intel·ligents… simplement molesten els lectors i dificulten la comprensió del vostre missatge.

REGLA 5: Mireu el vostre idioma

Això no només significa "no jurar" (o mantenir-lo "PG" com la classificació de la pel·lícula); això hauria de ser obvi. Si no és així, espereu mantenir una conversa amb Recursos Humans.

"Mira't el llenguatge" també significa mantenir-lo "PC" (políticament correcte).

RECORDEU: qualsevol usuari dins o fora de l’empresa podria llegir el vostre correu electrònic. Com que no hi ha manera de saber qui pot ser el lector final, mantingueu neutral el vostre idioma i el vostre to.

Què passa si no esteu segur?

1. Feu que un col·legi de confiança llegeixi el correu electrònic i doni suggeriments o suggeriments sobre com el missatge podria ser millor.
2. Escriviu el correu electrònic (sense destinataris) i deseu-lo durant un temps a la carpeta "esborrany". L’endemà (o més tard aquell dia si teniu un termini límit), mireu-ho.

• Encara diu el que pensaves que escrivies?
• El correu electrònic us mostra el professional que sou? Si no, solucioneu-ho o demaneu ajuda.

TINGUEU MOLT ATENCIÓ quan publiqueu a les xarxes socials.

Si sou propietari d’una empresa petita, contractista independent, etc., hauríeu de tenir pàgines de xarxes socials separades per al vostre negoci. Assegureu-vos que els vostres comentaris i publicacions estiguin directament relacionats amb el producte o servei que oferiu.

Si heu passat un mal dia, no l’emetreu a Facebook ni a Twitter i no deixeu la paperera a l’empresa per a la qual treballeu. És possible que els vostres companys de feina o supervisor de Facebook (passat i present) no ho entenguin. A més, moltes empreses ara tenen programes que controlen com i quan s’utilitza el nom corporatiu i per qui (consulteu el manual de la vostra empresa).

No ho oblideu: els possibles empresaris intentaran accedir a les vostres pàgines per decidir si esteu "bé". No cal molt posar en dubte la vostra reputació (marca personal) i perdre’s en una entrevista o oferta de treball.

El vostre millor pla: agafeu el telèfon (sí, amb els números) i truqueu a algú de confiança perquè eviti les vostres frustracions.

Quan treballeu en un entorn empresarial, és important recordar que cap de les vostres comunicacions no és privada. Qualsevol persona que tingui interès en el tema pot llegir tots els correus electrònics que envieu (tant interns com externs). Digueu el que és incorrecte, responeu-ho tot o envieu-lo a la persona equivocada, i podríeu posar en risc la vostra reputació professional (marca personal), la vostra feina i l'empresa.

Al final, el millor consell és utilitzar el vostre sentit comú i mantenir el personal separat del negoci tant com pugueu. Com ens recorda la pel·lícula The Godfather de 1972: "No és personal, és negoci".