3 Hacks per frenar la postergació de la presentació

Pateix una postergació de la presentació? Trobeu alguns consells per fer les presentacions a temps sense presses d’última hora.

Pexels

La vostra presentació s’ha de presentar la setmana vinent. Les diapositives no estan fetes. El vostre contingut és un embolic, exhaustiu i amb poc valor. I esteu pensant: "Ah, ho faré de seguida; pot esperar uns dies…"

Dos dies fins a la projecció: "Això triga més del que s'esperava; només ho faré."

"Let's Wing It" no és la solució

Aquest és un escenari familiar per a molts presentadors. De vegades, simplement se sent aclaparat amb massa coses i no es pot permetre el temps per preocupar-se de la presentació en un futur pròxim. Jo anomeno aquest fenomen "Procrastinació de la presentació".

Sabem els efectes adversos de la postergació sobre la nostra productivitat. En què és diferent la presentació de la dilatació? Per una banda, els efectes calamitosos del treball d’última hora aquí s’agreguen a l’escenari, evident per a que el públic els escrutini. Quan presentes, et representes a tu mateix. Una presentació a mitja cuina reflecteix horriblement la vostra credibilitat i professionalitat. Et fa semblar poc preparat, desorganitzat i possiblement fins i tot mandrós.

"Winging it" no funciona la meitat del temps. Podeu transpirar tant de carisma que desborda de les vostres orelles, però si realment no sabeu de què parleu ni oferiu cap valor, el públic ho veurà a través d’aquests embolics.

Com motivar-se per treballar en la seva presentació

L’ideal seria que estigueu preparats. Invertiu el temps per conèixer les vostres coses i fer la feina correctament. La veritat de la qüestió és, però, que no podeu deixar de banda els vostres compromisos d’anar tant Picasso a les diapositives com Ralph Waldo Emerson al vostre guió. Alguna cosa ha de donar. Com a defensor de presentacions productives, ofereixo algunes dreceres possibles que podeu crear per vosaltres mateixos.

Hack # 1: entén que és un procés

Reconeixeu que crear una bona presentació és una suma de parts, si voleu, és un procés pas a pas. Si utilitzeu les butxaques de temps lliure per omplir aquests buits, us assegurareu de fer-ho ràpidament i eviteu comprometre massa la qualitat.

És possible que tingueu el vostre propi "sistema", però després d'un procés estructurat us feu "fer" molt més ràpidament i us proporciona temps per fer l'esforç per aconseguir que sigui "perfecte".

Hack # 2: Reutilitzar el treball passat

Al contrari del que suggereixen alguns professionals de la comunicació, simplement no teniu temps per crear una presentació personalitzada per al vostre públic des de zero.

Si sou entrenador o treballeu en un departament centrat, és probable que acabeu parlant del mateix concepte o idea de nou. Res no us impedeix utilitzar el gràfic o la transcripció específics que hàgiu creat minuciosament abans de crear la vostra propera presentació.

Hack # 3: subcontractar parts de la vostra presentació

Això és més aviat un últim recurs si simplement no us podeu estalviar temps. Deixeu que un professional es tregui la càrrega de l’esquena externalitzant parts de la vostra presentació. Per exemple, contracteu un dissenyador si teniu problemes amb el disseny. Demaneu ajuda a un redactor si esteu interessat en el contingut.

Fixeu-vos que no he suggerit sortir del procés completament; hauríeu de conèixer millor la vostra presentació. Injecteu-hi la vostra originalitat. La vostra contribució pot consistir en proporcionar l'estructura del missatge o esbossar dissenys.

La paradoxa de la perfecció

Sóc el perfeccionista, ja que estic segur que molts de nosaltres ho som. Als meus joves m’agradava dibuixar animals. Dibuixaria les extremitats, les orelles i el cap i deixaria els ulls per fi; Sempre ho faria malbé. Jo aixafaria el paper i disposaria ràpidament de la miserable criatura.

A l’hora de dissenyar presentacions, les coses no eren molt diferents. Vaig perseguir sense parar la idea de la perfecció. Vaig fer 50-60 diminuts retocs en una diapositiva abans d’estar satisfet. Una vegada més, mai no vaig estar realment satisfet.

Adoneu-vos que res no pot ser perfecte

Sens dubte, aquests actes em van fer notar per la bona feina, però també van afectar negativament el meu calendari de lliurament. En tres hores, tot el que havia fet eren tres miserables diapositives de 60? Vaig haver de posposar les càrregues, les presentacions de treballs i els espais per a presentacions.

No passa res de voler ser "perfecte", oi? Mal. La perfecció és un mite. Les coses mai seran perfectes, almenys per a vosaltres. Però poden ser “prou bons” o millors.

Vaig passar hores concentrant-me en detalls minúsculs en determinades zones minúscules, comprometent així la qualitat en general. Quan van arribar els terminis, simplement no vaig poder lliurar el que tenia aleshores. Només tenia la meitat d’un paraigua factible.

Aconsegueix-ho

En situacions en què estigueu estirat (o no), penseu tot el cost d’oportunitat. Prefereixes tenir unes quantes super diapositives, però no podràs fer la presentació o tenir una baralla completa d'un estàndard acceptable per fer una presentació.

Estic molt a prop de com les coses haurien de ser fantàstiques, però hi ha una línia fina entre "prou bo" i fer-ho. No us estic animant a enviar un producte a mitges, però retardar un producte "prou bo per enviar" és igual de dolent. L'antiga màxima és certa: "Fet és millor que perfecte".

Fet és millor que perfecte.

Què importa realment?

Enforneu la vostra presentació (perdoneu el joc de paraules del pastís) capa per capa. Construeix-los des de zero. Si passa això, se us acaba el temps, encara estareu en una bona posició per fer la presentació independentment. Un amic meu entrenador de parla, Benjamin Loh, diu això:

Es tracta de donar prioritat als trossos importants per aconseguir que estigui "Fet" o "Prou bé" abans d'aspirar a passar més enllà.