10 Regles d’or de la gestió de projectes

Seguiu aquestes regles perquè qualsevol projecte funcioni al màxim.

Canva.com

Fa més de 30 anys que participo en la gestió de projectes i carteres de projectes i hi ha algunes regles d’or que he après de tots aquests projectes que són estàndard en qualsevol tipus de projecte. En aquest article, vull compartir-ne algunes.

Si apliqueu aquestes regles a qualsevol projecte que emprengueu, probablement tindreu a les vostres mans un projecte reeixit i sense estrès.

Normes de gestió de projectes

Comprendre l’abast
Comprendre els objectius dels grups d'interès
Pla
Contingència
Comunicar-se amb l’equip
Prova primerenca / prototip
Monitor
Informeu al client i gestioneu les expectatives
Entrega
Realitzeu una reunió finalitzada / lliçons apreses

1. Comprendre l'abast

Pot semblar que estic afirmant el que és obvi, però és vital que sàpiga de què tracta el projecte. Què intentes construir o aconseguir? Hi ha alguna especificació escrita per al projecte que heu de complir? Quins són els objectius empresarials que impulsen el projecte?

Parleu amb les persones que participen en la decisió d’avançar amb el projecte. Pot ser un venedor de la vostra organització (si esteu realitzant el projecte com a proveïdor d’una altra empresa) o una persona d’alta direcció de la vostra organització si es tracta d’un projecte intern.

Esbrineu quines són les expectatives del vostre client (ja sigui un client intern o un client extern). Han fet alguna cosa semblant abans i com creuen que va anar aquell projecte: què era bo i què es podia fer millor?

Assegureu-vos que enteneu tots els requisits tècnics per al projecte; si cal, parleu amb una persona tècnica del vostre equip o amb el vostre responsable / departament de TI.

2. Comprendre els objectius dels grups d'interès

Abans de començar un projecte, intenteu esbrinar qui són tots els grups d'interès. Per exemple, si feu un projecte per a un client extern, podríeu tenir els següents grups d'interès:

El patrocinador empresarial: és la persona que es posa la mà a la butxaca i es gasta els diners amb vostè o amb la seva organització. Voldran un lliurament de qualitat a temps sense càrrecs addicionals als acordats.
El gestor de projectes del client: és la persona de la vostra organització client amb la qual us mantindreu més en contacte durant el projecte. Voldran un projecte d’estrès i sense problemes. Voldran quedar bé als ulls del seu cap i és possible que vegeu que la seva remuneració o bonificació estarà relacionada amb l’èxit del projecte.
L'expert en clients: potser haureu de contactar amb un expert en algun moment del projecte. Voldran tenir una aportació i dir en el disseny i voldran sentir que la seva experiència és escoltada i atesa. Generalment també seran curts de temps (ja que són experts en el seu camp)
Altres proveïdors: de vegades trobareu que dependrà de les aportacions d'un altre proveïdor del vostre client o bé esperaran les vostres aportacions. Haureu de treballar (generalment a través del gestor de projectes del vostre client) amb aquest proveïdor i mantenir-los contents.
El vostre propi cap: el vostre cap voldrà informes sobre com va el vostre projecte (per assegurar-vos que esteu satisfet aquest client i obtingueu beneficis per a la vostra organització).

Assegureu-vos d’entendre per part de cadascun dels patrocinadors del projecte què farà d’aquest projecte un èxit des del seu punt de vista.

3. Pla

Ara no puc emfatitzar-ho prou: planificar, planificar, planificar. Enumereu les tasques del projecte i els recursos (persones i coses) necessaris. Mireu les interdependències de les tasques: allò que no pot començar abans que comenci o acabi una altra cosa, etc.

Utilitzeu eines com MS Project o fins i tot un simple full de càlcul Excel per ajudar-vos a planificar. Organitzeu les persones i les coses que necessitareu amb antelació i planifiqueu fer alguns prototips inicials i un control de qualitat per solucionar els primers problemes.

4. Contingència

Per molt bo que sigui el vostre pla, les coses no sortiran com s’esperava. La vida intervindrà. Assegureu-vos d’afegir alguna contingència al vostre pla. Podrien ser recursos addicionals o temps addicional al vostre horari, però això marcarà la diferència entre un lliurament tranquil i un frenètic a les dues de la matinada per arribar a la finalització del lliurament.

Si el vostre projecte és per a un client extern, animeu-lo al principi a incorporar alguna contingència al pressupost (potser un 10%). Això els permetrà marxar dins de l'àmbit i significarà que serà més fàcil aconseguir que el projecte finalitzi sense haver de tornar enrere a través de Contractació per cada petit canvi.

5. Comunicar-se amb l’equip

És probable que no completis aquest projecte sol. No oblideu que el vostre equip no pot llegir les ments i haureu de comunicar-vos amb ells per aconseguir-los, sol·licitar idees, fer una pluja d’idees i fer-los saber quins són els terminis. Sigues sincer i escolta els seus pensaments sobre com fer les coses més ràpidament o millor.

Si el vostre projecte abasta diverses setmanes o mesos (o fins i tot anys), configureu un temps de reunió regular amb l'equip. Si el vostre equip està dispers a tot el món, podeu celebrar aquesta reunió en un moment convenient per a tots mitjançant una trucada de conferència o una sessió, com ara una sessió de Zoom o Webex.

Assegureu-vos que cada membre de l’equip entengui el panorama més ampli i que tots entenguin l’efecte que tindrà sobre la resta de membres de l’equip fent una bona (o dolenta) feina.

Redacta un resum del projecte per ajudar els nous membres a incorporar-se ràpidament i posar-se al dia.

6. Prova inicial / prototip

No importa el que estigueu construint, no us endinseu massa en la producció sense provar com esteu. Si és possible, creeu un prototipus primerenc i feu-lo arribar als responsables de la presa de decisions per aportar-los. Com més aviat obtingueu aquesta entrada, menys tornareu a treballar més tard.

Les primeres proves o prototips haurien d’intentar provar tots els aspectes del producte. Feu que TI, usuaris finals, grups d'interès i altres persones participin en aquestes primeres proves.

7. Monitor

Un cop hagueu iniciat la sessió al primer prototip i a les proves, podeu passar al desenvolupament a gran escala. Aquí es dedicarà la major part de l’esforç.

És vital controlar el vostre projecte al llarg d’aquesta etapa. Establiu objectius i terminis provisionals i no els perdeu; considereu-los com un termini de client

Seguiu consultant amb l'equip i els clients / grups d'interès per assegurar-vos que les expectatives siguin les mateixes i que esteu a punt de complir-les.

8. Informeu al client i gestioneu les expectatives

Als clients els agrada saber què passa. No els agrada quedar-se a les fosques sense informes sobre com van les coses. I no els agraden les sorpreses.

Assegureu-vos d’informar periòdicament al vostre client i informar-lo de com van les coses amb el seu projecte, al cap i a la fi són els seus diners.

Si no mantenen el seu costat de l'acord (proporcionant comentaris, proporcionant res!), Assegureu-vos de comunicar-los i de saber com afectarà el seu retard en la línia de temps o el pressupost.

9. Lliurar

El dia D ha arribat. Indiqueu al client abans del lliurament quan ha d’esperar el lliurament: haurien d’esperar-ho a primera hora del matí a la seva hora, a l’última hora d’aquella nit, al migdia, etc.? Un client pot sentir-se angoixat si creia que el lliurament el portaria a primera hora aquell matí i, de fet, volíeu lliurar-lo abans de mitjanit.

Quan hàgiu lliurat, assegureu-vos de comunicar-li al client que s’ha realitzat el lliurament i de fer-los saber quins són els passos següents. Han de tancar la sessió, proporcionar comentaris, informar altres revisors, etc.?

Si el vostre enviament és un programari i el feu electrònicament, assegureu-vos de provar que el que heu penjat (per exemple, a un lloc FTP), de fet, es pot descarregar, descomprimir i executar amb èxit.

Desconfieu del membre de l'equip tècnic que assumeix que només pel fet de penjar-lo, ha d'estar completament intacte.

10. Organitzeu una reunió finalitzada / lliçons apreses

Un cop s'hagi tancat la sessió i s'hagi tancat el projecte, tingueu previst fer una reunió de revisió. Aquesta reunió us donarà l’oportunitat de sol·licitar bons comentaris (suposant que heu fet una bona feina), observar on es poden fer millores en futurs projectes i donar comentaris als vostres clients sobre la part que van jugar.

Mantingueu una reunió interna amb el vostre equip abans de qualsevol reunió posterior a la revisió del projecte amb el vostre client.

Sigues honest, però diplomàtic. Doneu lloances en el lloc on es deu l’elogi i doneu comentaris constructius quan creieu que millorarà el procés la propera vegada.

Documenta les troballes.