"Treballar en un entorn empresarial": declaració personal (examen nvq d'empreses i administració)

El propòsit i els avantatges de respectar i donar suport a altres persones que treballen

Pertànyer a un equip em fa sentir part d’alguna cosa més gran que jo. En un entorn orientat a l’equip, entenc la missió i l’objectiu de la meva organització, contribueixo a l’èxit general de l’organització treballant amb els meus companys membres. Podria tenir una funció laboral específica i pertànyer a un departament específic, però fins i tot més enllà d’això, treballaré amb altres per contribuir als objectius generals i a l’èxit de l’organització.

Per treballar com a part de l’equip o dins d’una organització, he d’aprendre a respectar les altres persones a la feina i donar suport també a les altres persones a la feina. Necessito saber què fa l’organització, quina és l’estructura de l’organització i per què es va construir cada equip i departament, què fa i com contribueix. Cal que cada equip i cada persona entengui on encaixa la seva feina en el context total d’una organització.

Quan el treball es realitza amb un esforç en equip, en lloc de fer-ho amb individus asseguts sols que realitzen tasques, una organització pot prosperar perquè el treball es completarà a temps i amb pressupost. Per tal de construir un bon treball en equip, els membres de l’equip han de comunicar-se entre ells i donar-se suport. Aquesta connexió ens ensenya a compartir els objectius de treball i a planificar els objectius, i també ajuda a tothom a desenvolupar-se com a individu. Quan treballem en equip, podem identificar els punts febles i els punts forts de l’altre. Això condueix a donar i rebre comentaris per millorar la feina.

Treballo en un entorn de treball divers i em trobo amb diferents individus amb personalitats diferents i de diferents cultures. Com a organització i com a equip he de respectar i valorar totes les persones, independentment de la raça, els costums, les creences, l’aspecte, etc. Quan diverses persones treballen juntes, aporten diverses habilitats, talents i experiències. Això ajuda l’equip i l’organització a funcionar al màxim de les seves possibilitats.

Abans de jutjar ningú, he de posar-me en la seva pell perquè entengui clarament com se sent aquella persona. D'aquesta manera veuré les coses des del punt de vista d'aquesta persona. Sempre penso en com em sentiria si estigués en la situació d’aquesta persona. Necessito respectar les seves necessitats, els seus valors culturals i les diferències racials a l’hora d’ordenar qualsevol desacord. D’aquesta manera faig sentir a la persona important i li demostro que m’importa i que sóc allà per donar-li suport en totes les formes que pugui. Els faig sentir valorats escoltant-los i donant suport als seus gustos i interessos i valoro les seves necessitats i respecto la confidencialitat de la informació allà on la situació ho requereixi.

També aprenc molt de la gent quan treballo en un entorn divers. Sol·licito observació i orientació quan necessiti assistència. També entenc la importància de construir relacions a la feina amb col·legues i superiors i utilitzar altres persones com a font d’inspiració.

Mantenir la seguretat i la confidencialitat en el treball

La seguretat de la informació significa protegir la informació i els sistemes d’informació contra accessos, ús, divulgació, interrupció, modificació o destrucció no autoritzats. La seguretat de la informació es refereix a la confidencialitat, integritat i disponibilitat de les dades, independentment de si les dades estan en format electrònic, imprès o d’altres formes.

La confidencialitat és important per diversos motius. Les dades relatives a la contractació i la gestió d’empleats són automàticament confidencials. A part d’això, a la meva organització tractem una gran quantitat de dades confidencials per als nostres clients. Tots s’emmagatzemen als armaris i servidors de l’organització. Si les dades passen a les mans equivocades, aquesta informació es pot utilitzar malament per cometre fraus, discriminacions i altres infraccions.

Totes les organitzacions han de tenir cura de com manegen i respecten les dades que passen per les seves mans.

Els requisits legals i les millors pràctiques són els següents:

• Llei de protecció de dades de 1998 (dissenyada per salvaguardar la recopilació, conservació i ús de dades personals).

• Llei de Drets Humans de 1998

• Dret comú de confidencialitat

La confidencialitat és el deure de tothom. El personal sempre s’ha de sentir lliure de discutir amb els seus ancians o directius què significa això diàriament en el maneig de qualsevol material. També tots els empleats han de saber quines són les normes per a qualsevol indústria en què es troben i conèixer el procés al seu lloc de treball per fer front als riscos i infraccions sospitoses.

Mantenir l’entorn empresarial segur

Quan treballeu per a una organització, una empresa o qualsevol entorn laboral, és molt important seguir els procediments legals i de seguretat. Totes les organitzacions tenen la seva pròpia informació confidencial i s’ha de tenir cura de protegir aquests documents del públic, en cas contrari provocarà efectes desastrosos. La propietat s’ha de protegir amb panys que només poden obrir personal autoritzat. A la nostra organització, tenim panys segurs que només poden obrir els empleats de l’organització mitjançant la seva targeta de lliscament. Les habitacions dels administradors estan protegides amb panys numèrics. Tota la informació i els fitxers confidencials estan protegits en armaris accessibles únicament pels empleats.

La porta principal d’entrada a les oficines està assegurada amb panys que es poden obrir lliscant la targeta. També a l’hora d’executar l’organització, tots els empleats compleixen tots els requisits legals relatius a l’ús de la informació confidencial i la protecció de les dades dels clients. També es signen contractes per a qualsevol servei que es presti i busqui, indicant totes les necessitats legals i el resultat si el producte o servei no és satisfactori.

S'espera que els empleats que treballen a l'organització portin el seu document d'identitat personal, on es detallin el seu nom, càrrec i nom de l'organització juntament amb la seva fotografia. També tots els empleats s’han d’assegurar que no identificats, no autoritzats o no empleats no entren a l’edifici sense cap motiu. Qualsevol visitant que entri a l’edifici ha d’iniciar sessió al registre a la recepció i tancar la sessió quan surt del local. A cada oficina, juntament amb les marques i els models, es guarda un registre de tots els actius: equipaments d’oficina, mobles i qualsevol element que pertanyi a l’organització. Tots els equips disposen de codis únics que es posen als equips juntament amb el nom i el número de telèfon de l'organització. Tots els articles (com ara els portàtils) que no s’utilitzen o que són confidencials estan bloquejats de forma segura.

Qualsevol article prestat pels empleats, com ara ordinadors portàtils o projectors, etc., està signat en préstec i devolució. Els objectes de valor dels empleats han d’estar tancats de forma segura tot el temps. S’ha de tenir precaució per evitar el robatori després d’hores a l’oficina, així que sempre assegureu-vos que tots els objectes de valor i la informació confidencial estiguin tancats de forma segura. Qualsevol element que falti o creieu que ha desaparegut s’ha de comunicar al gerent de l’oficina. També haureu de denunciar el robatori i qualsevol activitat sospitosa a la policia i emprendre les accions legals necessàries.

No s’ha d’eliminar només els tràmits confidencials. S’han de triturar abans d’eliminar-los.

Incidents que impliquen confidencialitat

Pel que fa a la confidencialitat i la seguretat sobre la meva feina i els meus fitxers, em dedico al tractament de situacions i documents. Tanco tota la informació i documents confidencials relacionats amb empleats i clients en un armari tancat. També els fitxers confidencials que es guarden al disc dur estan protegits amb contrasenya, de manera que qualsevol persona que tingui accés a la unitat compartida no obri els documents. Això va ser el resultat d’un problema que vaig trobar l’any passat. El _________________ (eliminat per motius de confidencialitat) es desen a la unitat compartida, a la qual tenen accés altres companys. No els desava a la carpeta "Els meus documents", que és personal, ja que el meu gestor també necessitava l'accés a aquests fitxers. Vaig trobar que un company de feina havia intentat obrir els documents de la carpeta on es trobaven tots els _____________ (eliminats per motius de confidencialitat) es van salvar. Vaig tenir una discussió amb el meu gerent després d’aquest incident sobre el que ha passat, com va afectar l’organització, la confidencialitat dels detalls d’altres empleats i li vaig explicar com això afectaria també a la resta de membres de l’equip. Aleshores, el meu gerent em va preguntar sobre què es podia fer; em va suggerir que protegíssim amb contrasenya tots els fitxers confidencials. Des de llavors, tots els fitxers confidencials, independentment d’on es guardin, han estat protegits amb contrasenya i s’han proporcionat només a la persona interessada que té permís per obrir els fitxers.

Manteniment d'equips

A l’oficina, sempre ens ocupem d’impressores i màquines de fax i fitxers que necessiten ser reciclats. Els cartutxos de tòner buits i les cintes de fax poden causar efectes perillosos a causa dels productes químics que hi contenen. Es tracta de problemes de salut i seguretat. Per tant, es posen a la zona on es deixen els residus perillosos per a la seva eliminació i l’empresa de recollida els recull cada mes. També s’eliminen totes les caixes i fundes on arriben els tòners, cartutxos i articles de papereria als seus respectius salts, per evitar problemes de salut i seguretat.

També m’asseguro que tots els equips, com la impressora, la màquina de fax i els ordinadors, es troben en bones condicions de funcionament. Si hi ha algun problema de TI, registro una trucada amb el taulell de serveis de TI i persegueixo els retards citant el número de referència del cas.

Apèndix: "Dades d'informes"

Aquesta resposta en concret a continuació s'ha afegit aquí, ja que hi havia sol·licituds de dos candidats. Això no està relacionat de cap manera amb la declaració personal anterior.

Livingsta

Descriviu formes d’informar de dades de manera que

a) Compleix els objectius i objectius acordats

b) És precís i lliure de biaixos

Les dades són un grup d’informació que s’utilitza amb diversos propòsits, com ara anàlisis, avaluacions i per obtenir determinats resultats o conclusions. L’informe de dades és un procés en què les dades s’extreuen d’una font o de moltes fonts i després es converteixen en un format que es pot utilitzar per a un propòsit. Normalment es presenta en forma d’informe en taules o gràfics o estadístiques o gràfics o en fulls de càlcul, etc. Aquestes dades es poden utilitzar per arribar a decisions importants dins de l’organització o amb organitzacions externes. Per tant, l’informe de dades s’ha de produir de manera que compleixi els objectius i els objectius del requisit i també ha de ser precís i lliure de biaixos, ja que la qualitat de les dades és molt important.

Les maneres d'informar de les dades perquè compleixin els objectius i objectius acordats són:

• Assegureu-vos sempre que les dades que recopileu compleixin la finalitat de l'informe que preparareu.
• Comproveu que l'informe tingui l'estil i el format acordats i que les persones implicades puguin entendre-les fàcilment.
• Comproveu si es requereix un informe detallat o un informe resumit i prepareu-lo en conseqüència.
• Mantingueu l'idioma el més senzill possible si voleu distribuir l'informe a un ampli ventall de públic; novament, això depèn del propòsit de l'informe i del que intenteu aconseguir o informar.
• Comproveu que l'informe tingui una estructura acordada / acceptable i que el contingut compleixi els objectius i objectius de l'organització. En definitiva, ha de tenir una estructura lògica, amb idees clares i estar ben organitzat.
• Organitzeu les dades de manera clara i ordenada en diferents seccions amb notes o explicacions sempre que sigui necessari.
• És millor no posar noms ni etiquetar persones a l'informe.
• La part de la conclusió ha de ser clara amb els resultats de la vostra investigació o anàlisi.
• Incloeu recomanacions si n'hi ha.
• Sempre és bo resumir a l'inici de què tracta l'informe, el seu propòsit i què es discuteix. També podeu incloure el motiu pel qual s'ha creat aquest informe. Podeu mencionar-ne les limitacions, si n'hi ha, i suggerir àrees de millora.

Les formes d’informar de dades perquè siguin precises i lliures de biaixos són:

• Mai feu suposicions sobre dades o conclusions, ja que això pot suposar una amenaça per al funcionament de l’organització.
• Comproveu la gramàtica, l’ortografia i la precisió de les xifres implicades, ja que aquests informes representen la qualitat de l’organització. Si hi ha algun càlcul, comproveu-los per veure si hi ha errors. Sempre és millor fer-ho mitjançant una o dues persones per revisar-les, per evitar errors gramaticals o numèrics.
• No tingueu cap informació repetitiva o irrellevant.
• Cal que sigueu molt específics al vostre informe, mitjançant paraules i xifres precises i clares, de manera que el vostre informe no tingui prejudicis.