Per què és important actualitzar les descripcions de feina

És important mantenir les descripcions de llocs de treball actualitzades regularment per donar un reflex fidel de la feina que s’està realitzant.

Autor

Les descripcions de llocs de treball són eines eficaços per als empresaris al lloc de treball. Com a resum de les tasques i deures assignats a un lloc, les descripcions de llocs de treball poden ser útils per a un empresari per diversos motius: per contractar nous empleats, en completar les avaluacions de rendiment, per investigar queixes en el lloc de treball i per entendre els aspectes essencials funcions del lloc de treball en relació amb l’ADA.

Les descripcions de llocs de treball actualitzades i exactes periòdicament poden ser especialment importants per a l'assignació de funcions, ja que es relacionen amb el compliment dels objectius i objectius de l'organització. Són eines molt útils que ajuden els supervisors i els empleats que realitzen la feina.

Per crear correctament una descripció de la feina, cal incloure diversos elements de la feina.

Autor

Què és una descripció de feina?

És útil conèixer la definició d’una descripció de feina per entendre el seu paper en el lloc de treball. Les descripcions de treballs es creen després de realitzar una anàlisi de treballs. Aquesta anàlisi analitza les funcions essencials del lloc de treball i quins requisits mínims són necessaris per realitzar amb èxit les funcions assignades. El llistat d'especificacions o "descripció" és el que es converteix en la descripció de la feina. El sistema d'aprenentatge SHRM (Mòdul 2, Planificació de la plantilla i ocupació 2006) defineix una descripció del lloc com un resum de les característiques importants d'un lloc de treball, incloent:

La gent de la Society for Human Resource Management (SHRM) reconeix la importància d’una representació precisa dels llocs de treball a través de descripcions de llocs de treball eficaços. Per obtenir més informació sobre descripcions de llocs de treball i altres qüestions de recursos humans, podeu consultar el lloc web de SHRM, www.shrm.org.

Tots els treballs, inclosos temporalment, haurien de tenir descripcions de feina actualitzades per proporcionar una descripció exacta del treball.

Autor

Per què els administradors han d’actualitzar regularment les descripcions de treballs?

Els administradors solen tenir la tasca de revisar i modificar les descripcions de treballs per garantir que descriuen correctament la feina. Hi ha diversos motius per actualitzar les descripcions de treballs. Penseu en el següent:

1. Contractació i contractació

Quan es produeix una vacant al lloc de treball, el supervisor ha de prendre mesures per trobar un substitut per omplir el buit. Un dels primers passos del procés de contractació és treure la descripció de feina més recent per revisar els requisits mínims i les funcions essencials del lloc de treball a cobrir.

Com que els objectius i els objectius es veuen afectats pels canvis en els plans estratègics generals d'una organització, els supervisors descobriran que les descripcions de llocs de treball ja no representen realment la feina a cobrir. El canvi de prioritats a causa de la limitació de personal i / o canvis en el lloc de treball en l’estructura organitzativa sovint provocarà un canvi en allò que realment s’ha d’aconseguir amb la feina. Un cop actualitzada la descripció del lloc de treball per reflectir la feina a realitzar, l’empresari estarà disposat a publicar la vacant perquè els sol·licitants sol·licitin.

A més, alguns empresaris publiquen la descripció de la feina al seu lloc web perquè els sol·licitants la revisin abans d’omplir la sol·licitud de feina en línia. Quan els sol·licitants d’ocupació tenen accés a la descripció del lloc de treball, poden comprendre millor si les seves habilitats coincideixen amb les del lloc publicat. Tant l’empresari com l’empleat poden evitar molt de temps perdut quan es publica la descripció de la feina o es posa a disposició dels sol·licitants d’ocupació interessats en la feina publicada.

2. Nova orientació als empleats

Els nous empleats haurien de rebre una còpia de la descripció de la feina el primer dia de feina. Per exemple, durant l'orientació als nous empleats, els nous empleats reben molts tràmits sobre les polítiques de l'empresari, informació sobre el sou, beneficis per a la salut i / o altres avantatges que es donen als empleats a temps complet. Al mateix temps que reben aquesta informació, també poden obtenir una còpia de la descripció del lloc de treball.

Una vegada més, aquesta descripció del lloc s'hauria d'actualitzar per proporcionar al nou empleat una descripció exacta del lloc de treball per al qual ha estat contractat. Un nou empleat es desencantarà fàcilment de la nova feina quan la feina que cregués sol·licitar és molt diferent a la publicada al lloc web. Els empresaris poden perdre bons empleats que decideixen no quedar-se amb el seu nou empresari per aquest motiu.

També és aconsellable que l’empleat signi la descripció del lloc de treball perquè es pugui col·locar una còpia signada a la fitxa de personal. La còpia signada simplement indicarà que la persona ha rebut una còpia de la descripció del lloc que representa el lloc de treball per al qual ha estat contractat.

3. Allotjaments ADA

Per determinar si es pot fer un allotjament raonable per a un empleat o un sol·licitant de feina amb discapacitat, l’organització ha de revisar la descripció del lloc de treball. És probable que els tribunals considerin de manera desfavorable un empresari que elabora una descripció del lloc de treball després que un empleat sol·liciti un allotjament. La realització d’allotjaments només es pot fer quan existeix una descripció del treball actualitzada.

4. Queixes dels empleats

Els empleats que acudeixen a Recursos Humans o als seus supervisors directes per queixar-se d'algun aspecte de la seva feina, sovint es beneficiaran de mirar les seves descripcions de llocs de treball. A la descripció del lloc s’enumeren les funcions essencials del lloc de treball que sovint es disputen per a l’empleat que creu que se li demana que faci tasques que estan molt fora de la seva descripció.

Tot i que molts empresaris tenen una línia que figura a la descripció del lloc de treball per a "totes les altres funcions assignades", els supervisors no han de contractar els empleats amb treballs que estiguin molt fora de la seva descripció. Aquest llenguatge s’inclou per proporcionar certa flexibilitat a l’empresari quan hi pot haver alguna feina temporal o fora de les responsabilitats normals. Quan els empleats reben regularment aquestes tasques, finalment hi haurà un empleat descontent o descontent que consideri que no se’ls està tractant amb equitat.

5. Problemes de compensació

Els professionals de la indemnització avaluen les descripcions de llocs de treball per determinar els salaris que s’han de pagar per la realització d’un lloc de treball. Determinar els salaris per a un lloc de treball és un altre motiu crucial perquè les descripcions de llocs de treball siguin exactes i actuals. Com que no és estrany que hi hagi canvis significatius en el lloc de treball, la direcció ha de revisar i / o actualitzar les descripcions de llocs de treball anualment o segons calgui.

A més, els empleats poden desafiar els empresaris si consideren que estan cobrant poc per un treball fora de la descripció de la feina que realitzen regularment. Aquest problema pot resultar especialment problemàtic si hi ha polítiques amb un llenguatge contractual sindical que dicta com s’hauria de pagar a un empleat per la feina addicional realitzada.

6. Càrrecs EEOC

Quan un empresari rep un càrrec de discriminació d’un empleat o ex empleat a través del sistema de reclamacions de la Comissió d’Oportunitats d’Ocupació Laboral (EEOC), la direcció té la tasca d’investigar la reclamació i proporcionar una resposta per escrit a les dades del càrrec. Sovint, la documentació que es proporciona inclou descripcions de feina. La descripció del lloc que es recuperi del fitxer de personal de l’empleat o del lloc de treball proporcionarà una bona descripció de les funcions i requisits del lloc de treball a l’investigador de l’EEOC.

7. Avaluacions de rendiment

Quan els supervisors es preparen per completar una avaluació del rendiment d'un empleat, és útil revisar la descripció del lloc de treball per completar els diversos factors de qualificació del formulari d'avaluació. Proporcionarà una estructura a partir de la qual es podrà revisar el rendiment en relació amb les diverses tasques i responsabilitats del lloc de treball.

Les descripcions de treball precises són importants

Les descripcions de llocs de treball han de ser exactes per satisfer les necessitats de les responsabilitats del lloc de treball esmentades anteriorment. Tot i que no es pretén que siguin tan detallats en el nombre exacte de tasques realitzades o en tots els escenaris possibles que un empleat pugui afrontar en el seu lloc de treball, haurien d’incloure l’abast general i el nivell del treball a realitzar.

Els supervisors haurien de revisar periòdicament les descripcions de llocs de treball per assegurar-se que donen una bona imatge de quines són les responsabilitats laborals. L’activitat laboral, com ara la rotació, les queixes dels empleats i altres problemes relacionats amb els empleats, sovint posen aquest punt al capdavant de la direcció.

Feu que les descripcions de treballs siguin una prioritat en el lloc de treball

Les descripcions de treballs són documents importants que s'han de conservar al lloc de treball. Com es va esmentar anteriorment, les descripcions de llocs de treball es poden utilitzar en moltes de les feines de recursos humans que es realitzen amb regularitat o en activitats menys freqüents (càrrecs EEOC, avaluacions anuals del rendiment, etc.). La informació inclosa en el fitxer s’utilitza com a mitjà de manteniment de registres.

Com qualsevol altre document, s’hauria de guardar una descripció del lloc de treball en els moments en què s’hagi d’utilitzar amb algun propòsit al lloc de treball. Quan no es reconeix la seva importància i no s’utilitzen eficaçment per reflectir els llocs de treball que representen, els empresaris tenen la tasca de tractar diversos problemes innecessaris.