Nvq: gestionar i distribuir correu i paquets en empreses i administració

A totes les oficines, s’envia un gran volum de comunicació, com ara cartes, circulars i telegrames a persones externes o rebudes d’elles. Dins de l’organització, s’intercanvien materials escrits entre diferents departaments. Un maneig planificat i eficient del correu és essencial per a l’èxit de qualsevol organització empresarial. Es descriu com la columna vertebral i una part integral d’una oficina.

La manipulació eficient del correu requereix establir procediments definits que impliquin una gestió pas a pas del correu. El correu entrant s’ha de rebre i distribuir amb rapidesa i precisió. El mètode exacte de maneig del correu electrònic difereix d’oficina a oficina.

Tenim dos sistemes de correu diferents a la nostra organització, el correu intern i el correu extern.

• Els serveis de correu intern disponibles són per a la distribució de correus a les oficines i departaments de ____________ (eliminats per motius de confidencialitat) . Es recullen i es lliuren diàriament.
• Els correus externs s’envien mitjançant ______________ (s’eliminen per motius de confidencialitat) . S'utilitzen serveis de correu extern quan els correus electrònics no poden o no cobreixen els criteris de serveis de correu interns. Per exemple, quan els missatges s’han de lliurar als clients o a altres empreses, o bé les correspondències ____________ (eliminades per motius de confidencialitat) . També es lliuren i recullen diàriament.

Els correus electrònics consten de tres tipus principals: entrants, externs i interdepartamentals. El servei de correu ajuda l'empresa a establir i contactar amb els clients i el públic en general. Es constitueix un departament de correu independent per gestionar tot tipus de correu a l'oficina. Els avantatges dels serveis de correu centralitzat són l’especialització, una millor supervisió, economia, un millor rendiment, un ús òptim de l’equip de la sala de correu i personal format.

La rutina de correu intern inclou passos com ara rebre missatges, ordenar-los, obrir-los, marcar-los, registrar-los (registre intern) i distribuir-los.

La rutina de correu de sortida també inclou diversos passos, com ara la recollida de correu de sortida, l’entrada del correu de sortida (registre d’enviament, llibre de missatgeria), plegament de les cartes, preparació de sobres, classificació, pesatge i estampació i finalment enviament.

Recull correus tots els dies al matí i a la tarda, tant el correu intern com el extern. Distribueixo el correu adreçat a una persona concreta a aquesta persona en particular, i jo obro qualsevol altre correu general per al departament. Miro a través d’ells per veure què fan i els distribueixo en conseqüència. Quan el meu gerent de la localitat no té permís anual o absència per malaltia, també en vigilo el correu i en tracto els urgents contactant amb el cap de serveis. També m'asseguro que els distribueixo a temps, de manera que la tasca especificada al correu es completi dins del termini esmentat i es compleixi el termini.

Utilitzem serveis de correu externs quan el lliurament es fa fora del comtat i on és per a altres empreses o clients. Seran àrees que no entren a les àrees d’oficina ______________ ( eliminades per motius de confidencialitat ). Utilitzem correu intern on cal fer lliuraments a oficines o departaments que pertanyen a ___________________ ( s’elimina per motius de confidencialitat ). Els correus interns estalvien temps i diners. Per tant, qualsevol correu electrònic que es pugui enviar per correu intern s’envia per aquest mitjà i només la resta s’envia mitjançant un sistema de correu extern.

Faig arribar els missatges de sortida a recepció a la tarda. Ordeno les publicacions segons les mides. Deixo els correus interns sortints a les caselles corresponents que s’ordenen segons la zona. També ordeno el correu intern sortint segons la urgència i la importància com a primera classe o segona classe. Totes les publicacions a l’estranger també s’han d’ordenar.

Abans d'enviar els correus, es calculen les despeses d'enviament adequades, depenent de si les publicacions són de primera classe o de segona classe o entregues registrades. Per evitar retards, envio el correu en el moment adequat amb el franqueig correcte. Els paquets o correus sospitosos es tracten amb la màxima cura i, si es descobreixen sospitosos, s’informarà al gerent de l’oficina i es registrarà al llibre d’incidents a la recepció.

Quan manipulo el correu, he de complir i seguir certs procediments.

1. Primer busco el correu de cada departament, els ordeno per mida i classe, i després descobreixo el millor mètode per enviar-los, ja sigui normals o enregistrats.
2. Llavors miro els pesos i les mides i en busco els costos. El pes es pot buscar a la màquina que s’utilitza per pesar els pals.
3. Si per qualsevol motiu calen lliuraments especials per missatgeria, parlaré amb el meu gerent per obtenir l'autorització i després amb el gerent de l'oficina, i després farem gestions perquè els diners surtin del nostre codi de costos. En cas contrari, els serveis utilitzats a la nostra empresa són ___________ (s’eliminen amb finalitats de confidencialitat) .
4. Quan veig que es registren articles de primera classe, registro tots els detalls de la publicació, inclosa l'adreça del remitent i del destinatari, i faig l'etiquetatge necessari per a les entregues urgents i gravades.
5. Qualsevol paquet de correu que sigui més pesat que el pes normal i més gran que la mida normal, faig servir la màquina que s’utilitza per pesar pesos i paquets i calculo els enviaments correctes. Per a la resta del correu, tenim un gràfic que té costos segons la mida tant per al lliurament de primera classe com de segona classe.
6. Les publicacions es francen en conseqüència per a cada departament. Per tant, els costos de cada departament corresponen als seus centres de costos rellevants. Per a altres enviaments enregistrats, els costos es registren en un llibre a la recepció.
7. Tots els missatges estan segellats i classificats i es mantenen preparats per a ser enviats a les 15:45 cada dia. Tenim un membre de la tripulació (eliminada per motius de confidencialitat) que cada dia entra a recollir el missatge de l'edifici a la recepció.

Es poden produir molts problemes en manipular el correu i els paquets.

1. Tots els missatges i paquets entrants estan segellats per segells de l'empresa a la recepció. Es deixa de banda qualsevol correu electrònic de persones o adreces sospitoses o qualsevol paquet que no se senti normal o que sembli sospitós.
2. Els missatges i paquets sospitosos s’informen al gerent de l’oficina. El director de l’oficina i els administradors de recepció registren les incidències al llibre d’incidències i prenen les mesures necessàries. També s’asseguraran que ____________ (eliminat per motius de confidencialitat) estigui informat dels problemes.

Preguntes i respostes

Pregunta: què és el correu brossa?

Resposta: el correu brossa és material publicitari o promocional o publicitari no desitjat o no sol·licitat que es rep per correu postal o per correu electrònic. Normalment, les empreses comercialitzadores les envien per introduir nous productes o per notificar oportunitats d’inversió, etc. Quan es reben per correu electrònic no sol·licitats, també s’anomena correu brossa.