Estructura de desglossament de treballs (wbs) i llista d'activitats per projectar l'èxit

WBS i llista d'activitats: hi ha alguna diferència?

Molts gestors de projectes no saben la diferència entre una estructura de distribució de treball (WBS) i una llista d’activitats. En projectes petits, la diferència no importa gaire. Però, a mesura que les coses es compliquen, és crucial entendre la diferència i fer una bona feina creant-les.

WBS i llista d'activitats: Quina és la diferència?

Molts gestors de projectes utilitzen els termes Estructura de desglossament del treball (WBS) i Llista d'activitats indistintament. Això està bé en projectes petits i senzills. Però ens pot causar molts problemes a mesura que ens tornem responsables de projectes més grans i complicats, especialment aquells que impliquen equips amb habilitats especials o que utilitzen subcontractistes.

Aquesta és la forma confusa de dir-ho:

• Un WBS és una llista del que estem fent.
• Una llista d'activitats és una llista del que estem fent.

Penseu així i sonen gairebé igual… i aneu cap a problemes.

Així que pensem-ho d’una altra manera.

• Un WBS és una llista dels components del lliurable.
• Una llista d’activitats és una llista de les activitats que farem durant el projecte.

Ara sonen força diferents. Necessitem tots dos i l’ordre correcte és: Feu primer l’estructura de desglossament del treball i feu la llista d’activitats en segon lloc.

Quina importància té separar el WBS de la llista d'activitats?

Una vegada vaig redreçar un projecte de 10 milions de dòlars que ja havia malgastat 600.000 dòlars i que no anava enlloc durant sis mesos. No havien fet una llista d’activitats separada del seu WBS i tothom feia la feina equivocada. Vaig treballar amb l’equip només dues setmanes i ho vam arreglar tot. Un cop els membres de l’equip estaven pensant en el seu propi treball i elaborant les seves pròpies llistes d’activitats, tot es va posar de manifest i el projecte va tornar a encarrilar-se.

Penseu en un menú per sopar…

Imagineu-vos que sou un càtering i que feu una llista d’articles que es serviran en un sopar prefixat sense comandes especials. És possible que tingueu una llista com aquesta:

• Bisca de marisc
• amanida Cesar
• Pollastre marsala
• Saltejat de verdures mixtes
• Pasta
• Tiramisú

Encantador! I el que veieu més amunt és l’estructura de distribució del treball (WBS) d’aquest sopar. La llista d’activitats seria la següent:

• el pla de compres: a quines botigues anar i què comprar a cada botiga
• les receptes de cada article, amb instruccions de cuina
• la feina de revestir, servir i netejar després

Un WBS llista els elements; una llista d'activitats descriu els processos.

Quan fem el WBS i la llista d'activitats?

La creació de l’estructura de desglossament del treball i la llista d’activitats són un punt d’inflexió en la planificació del projecte. El WBS es crea com el detall de nivell més fi de l'abast del projecte definit, després d'una elaboració progressiva. Completa el nostre treball sobre planificació d’abast i ens prepara per planificar les altres vuit àrees de gestió de projectes, inclòs el temps. I el primer pas en una estimació detallada de temps i costos és la creació de la llista d’activitats. La llista d'activitats s'ha de preparar perquè puguem crear el nostre gràfic PERT.

Un bon WBS facilita la transició de la planificació d’àmbit a la planificació del temps. Un cop sabem clarament què estem fent, és fàcil planificar com ho farem.

Qui fa el WBS i la llista d'activitats?

Entre el WBS i la llista d’activitats, hi ha un gran canvi en qui treballa en el projecte. La creació d’un WBS requereix molta aportació de clients. La comunicació amb els clients la realitza o coordina el responsable del projecte. I la tasca de construir el WBS la fan principalment el gestor de projectes o els dissenyadors que saben obtenir els requisits dels clients.

En canvi, la llista d’activitats la preparen millor els treballadors reals que faran la feina. Si descriuen com faran el seu propi treball, la llista d'activitats és més precisa. El que és més important, guiat pel director del projecte, l’equip pot trobar maneres molt eficients de treballar ràpidament i prevenir problemes. Els equips que planifiquen el seu propi treball i s’autogestionen creen coses fantàstiques a baix cost. A mesura que els membres de l’equip preparen la llista d’activitats, es mostren molt motivats i concentrats, de manera que el projecte va camí de l’èxit.

A la construcció, el WBS el fabrica l'arquitecte o un dissenyador d'arquitectura del seu equip. A continuació, el contractista general comprovarà i modificarà el WBS i, treballant amb els capataces reals de la construcció, desenvoluparà la llista d’activitats.

Actualment, en la programació d’ordinadors, sovint tenim analistes-programadors que fan tant el disseny com el desenvolupament d’aplicacions. En aquest cas, la persona que fa la feina no canvia. Però el paper sí que canvia. Si feu aquest tipus de treball –i jo ho faig–, és una bona idea imaginar-vos canviant de barret. Poseu-vos un barret per escoltar els clients i dissenyar, i un barret diferent per estar sol i planificar les activitats del vostre treball.

El meu prestatge d’utilitat

El conjunt de prestatgeries d’utilitat que he creat amb el WBS i una de les llistes d’activitats d’aquest article.

Sid Kemp

Un cas pràctic: construir un prestatge d’utilitat

Aquest estudi de cas hauria de deixar completament clara la diferència entre una estructura de distribució del treball (WBS) i una llista d’activitats.

Vaig construir un conjunt de prestatgeries a la meva bugaderia. Hi ha tres prestatges en una paret de 3 peus de llargada cadascun. Aquí teniu el WBS:

Estructures de desglossament de les prestatgeries de serveis públics

3 prestatges de fusta, 3 'x 8 "x 3/4"

6 tirants, 9 "de llarg, dos per subjectar cada prestatge

2 suports de paret ajustables per subjectar els tirants

6 cargols per fixar els prestatges a la paret

6 ancoratges per subjectar els cargols a la paret

La foto de l'esquerra mostra, per cert, com són els prestatges.

Tres possibles llistes d'activitat per a un projecte

Per mostrar-vos la diferència d’una llista d’activitats respecte a un WBS, crearé tres llistes d’activitats diferents , cadascuna de les quals utilitza el mateix WBS per crear el mateix conjunt de prestatges:

• La llista de bricolatge (fes-ho tu mateix) la pot fer algú amb coneixements de fusteria.
• L’aficionat a la reparació de cases ho fa ell mateix, però no fa fusteria.
• El lloguer d’una solució professional té un aspecte molt diferent!

Llista d'activitats núm. 1: l'enfocament del bricolatge (DIY)

1. Compreu àncores, cargols, suports de paret i claus.
2. Compreu dues taules de prestatgeries de pi de 8 'x 8 "x 3/4" i una taca de noguera
3. Talla tres prestatges de 3 'dels taulers.
4. Taqueu els taulers i deixeu-los assecar.
5. Mesureu les ubicacions a la paret per als suports de paret.
6. Marqueu la ubicació dels forats del cargol.
7. Comproveu les ubicacions dels forats del cargol amb un nivell.
8. Practicar 6 forats i col·locar 6 ancoratges a les parets.
9. Muntar 2 suports de paret ajustables amb 6 cargols, cargols ajustats.
10. Apretar tots els cargols.
11. Col·loqueu claus als suports de paret.
12. Comproveu les claus amb un nivell.
13. Col·loqueu prestatges sobre claus.
14. Netejar.

Llista d’activitats núm. 2: l’enfocament dels aficionats a la reparació de la llar

1. Compreu tots els articles de la llista de tasques, inclosos els prestatges tallats prèviament.
2. Mesureu les ubicacions a la paret per als suports de paret.
3. Marqueu la ubicació dels forats del cargol.
4. Comproveu les ubicacions dels forats del cargol amb un nivell.
5. Practicar 6 forats i col·locar 6 ancoratges a les parets.
6. Muntar 2 suports de paret ajustables amb 6 cargols, cargols ajustats.
7. Apretar tots els cargols.
8. Col·loqueu claus als suports de paret.
9. Comproveu les claus amb un nivell.
10. Col·loqueu prestatges sobre claus.
11. Netejar.

Llista d'activitats núm. 3: contractar una solució professional

1. Compreu tots els articles de la llista de tasques, inclosos els prestatges tallats prèviament.
2. Contractar un manetes per instal·lar les prestatgeries i netejar-se després d’ell mateix.
3. Paga al manetes.

Tres llistes d’activitats diferents per a un WBS

Com diu la vella dita, hi ha més d’una manera d’apellar un gat. Veureu tres maneres diferents de fer el mateix projecte; tres llistes d'activitats diferents. I podeu veure que cadascun tindria un horari i un pressupost diferents.

WBS i llista d'activitats

Mantingueu el vostre WBS i la vostra llista d’activitats rectes

Per tant, la lliçó és: Mantingueu separats el vostre WBS i la vostra llista d’activitats i manteniu-los rectes.

En un petit projecte, sobretot si esteu fent tota la feina, podeu executar-los junts.

Però en un projecte amb un equip o en un projecte on hi hagi diferents enfocaments que val la pena considerar, feu primer el WBS i, a continuació, elaboreu la llista d’activitats. I si podeu, feu que l’equip construeixi la seva pròpia llista d’activitats.