Programari de processament de textos: diploma nvq en empreses i administració i ell: part ii

Crear i modificar el disseny i les estructures dels documents de processament de textos

Un document no es pot escriure només amb text i imatges disperses aquí i allà. Tots els documents necessiten una presentació ordenada amb una estructura i un disseny estàndard. Per aconseguir-ho, cal saber estructurar el document, quines tècniques i eines són necessàries per a això i on trobar-los.

2.1 Identifiqueu els requisits del document per a l'estructura i l'estil

Qualsevol document que s’hagi creat ha de complir certes normes per facilitar la llegibilitat i per mantenir la professionalitat. Si examinem en general l'estructura estàndard de qualsevol document, tindrà una portada, una taula de continguts, una introducció, un cos per al document, etc.

Exemple de pàgina de títol d'un document

nsf.gov

Cada part del document té el seu propi estil i estructura.

Per exemple, la pàgina de títol del document tindrà el títol de l'informe, la data, l'estat del document, etc., la taula de contingut tindrà totes les seccions i subapartats del document, amb els números de pàgina pertinents, etc..

En funció del tipus de document, heu d’establir un disseny de pàgina estàndard per a les pàgines del processador de textos. Alguns dels paràmetres bàsics inclouen mida del paper, tipus de paper, orientació del paper, tipus de lletra base, idioma, configuració de la data, justificació del contingut del document, marges, interlineat, columnes, capçaleres, peus de pàgina, números de pàgina, títols de paràgrafs, taules, i tantes altres segons el propòsit.

A part d’això, hem d’examinar la part gràfica del document. Els gràfics que utilitzeu en un document també hauran de complir certes normes. Han de ser simples i anar amb el contingut del document (ser significatiu) , tenir un títol adequat i, si cal, etiquetar-los amb llegendes.

El següent aspecte important que cal tenir en compte en un document és la gramàtica, la llegibilitat i l’estil del document. Correcció ortogràfica i comprova si hi ha cap error gramatical. Alguns estàndards bàsics són evitar subratllar el text, fer servir cometes simples en comptes de cometes dobles, deixar espai entre frases i paràgrafs, cercar signes de puntuació, etc. A més, és millor utilitzar veu activa mentre s’escriu un document, en lloc de veu passiva.

Després de tenir en compte tots els estils i l'estructura del document, cal ajustar la configuració de la pàgina perquè el document sembli net i presentable per imprimir i llegir.

2.2 Identifiqueu quines plantilles i estils estan disponibles i quan les heu d’utilitzar

Una col·lecció d’especificacions com la mida d’una pàgina, l’orientació de la pàgina, els marges, tipus de lletra, interlineat, etc., s’anomena plantilla. Tots els documents creats a Word es basen en una plantilla.

Per exemple, quan obriu un document nou a Word, Word utilitza una plantilla predeterminada amb alguns paràmetres normals o predeterminats i això s'anomena plantilla normal.

Una plantilla també inclou estils per al document.

Per exemple, per a una plantilla normal, l'estil per defecte és l'estil normal. Tindrà el tipus de lletra, mida de lletra, interlineat, marge per defecte, etc. Hi ha diversos altres estils disponibles dins de la mateixa paraula ( Format -> Estils i format ) entre els quals podeu triar-ne un, o podeu modificar un estil existent o crear el vostre propi estil.

Depenent de cada organització i departament on treballeu, és possible que ja tingueu plantilles diferents que s'hagin dissenyat prèviament per a propòsits específics tenint en compte les necessitats i requisits de l'organització i els seus estàndards. Les plantilles poden tenir diferents formats per a la pàgina, diferents estils i algun text estàndard, tot depenent de les necessitats i estàndards de l’organització.

Per exemple, un paper amb capçalera que té tota organització és un exemple de plantilla. Pot tenir informació bàsica i informació de contacte sobre l’empresa. Aquestes plantilles es poden modificar o podeu crear-les i desar-les en una ubicació fàcilment accessible al disc dur. L’aspecte d’un document ve determinat pels estils i les especificacions del document.

Les plantilles poden ser plantilles predeterminades normals o plantilles amb macros. Si heu de crear una plantilla per a documents que creeu amb força freqüència, el que heu de fer és: Creeu una plantilla amb l’estil i les especificacions necessàries i afegiu el text que apareixerà cada vegada que es creï un document nou, a continuació, deseu la plantilla amb un nom significatiu. Si voleu modificar una plantilla ja existent segons les vostres necessitats, obriu una plantilla ja existent, feu les modificacions necessàries i deseu-la amb un nom diferent.

Tutorial de Word 2003 amb plantilles

Hi ha dos tipus de plantilles: plantilles integrades i plantilles personalitzades.

Les plantilles integrades inclouen una estructura predefinida dissenyada per a diversos tipus de documents.

Per exemple, fax, notes, cartes, currículums, informes, etc.

Les plantilles personalitzades són plantilles creades per l’usuari quan no hi ha disponible una plantilla integrada per al seu propòsit i requisit o la que no és satisfactòria. L'usuari crea una plantilla amb el seu propi format i estils i la desa juntament amb altres plantilles perquè estiguin disponibles per a ús futur.

Fitxer - Plantilles: comproveu "Actualitzar automàticament els estils del document"

michaelgoerz.net

En els casos en què vulgueu tornar a formatar els estils d'un document existent als estils que heu creat en una plantilla nova, podeu aconseguir-ho adjuntant la plantilla recentment creada al document que requereixi un format.

Per adjuntar una plantilla a un document, Fitxer -> Plantilles -> Marqueu l'opció "Actualitza automàticament els estils del document" -> Feu clic a D'acord

Word sobreescriurà els estils que tinguin noms coincidents al document antic i la nova plantilla i els nous estils s’afegiran a la llista d’estils. En aquest procés, només canvien els estils i altres especificacions com el marge, les capçaleres, els peus de pàgina, etc. no canvien ja que són configuracions de nivell de document. La configuració de nivell de document sempre substitueix la configuració de nivell de plantilla.

Per veure el format i els estils disponibles, feu clic a Format - Estils i format

Inserció de la taula

Les taules s’utilitzen en diversos tipus de documents amb diversos propòsits i hi ha diferents tipus de taules. Veurem els diferents paràmetres i funcions disponibles per modificar una taula i organitzar-hi informació.

Crear o inserir una taula - Taula -> Insereix -> Taula -> Estableix el nombre de files i columnes -> Podeu utilitzar ajust automàtic al contingut que ajustarà la taula segons el contingut o seleccioneu ajust automàtic a la finestra, que estirarà la taula fins als marges de la pàgina.

Afegeix i modifica l'estructura de la taula: sempre podeu fer clic amb el botó dret sobre una taula i accedir a les propietats de la taula i fer tants canvis a les propietats de la taula. També podeu afegir i suprimir files i columnes, canviar l’amplada, les vores, l’ombrejat i moltes altres propietats d’una taula.

Per convertir el text a taula, primer escriviu les dades separades per tabulacions o comes, aquí he separat les dades per tabulacions

Per combinar cel·les en una taula, seleccioneu les cel·les que vulgueu combinar - feu clic amb el botó dret a les cel·les seleccionades - trieu "combinar cel·les".

Combineu i dividiu cel·les en una taula: per combinar cel·les, seleccioneu les cel·les que necessiteu combinar -> feu clic dret sobre elles -> feu clic a combinar cel·les.

Per dividir cel·les -> feu clic dret a la cel·la que necessiteu dividir -> feu clic a dividir cel·les -> definiu el nombre de files o columnes en què voleu dividir la cel·la

Alineu el text horitzontalment o verticalment en una taula: seleccioneu les cel·les en què voleu alinear el text. Feu clic amb el botó dret sobre ells -> feu clic a "Direcció del text" -> i després trieu l'alineació que necessiteu

Marge de la cel·la, Vores i ombres en una taula - Feu clic amb el botó dret a la taula -> feu clic a Vores i ombres -> canvieu la configuració dels marges, vores i ombres

Com es crea un formulari?

També veurem com crear i modificar un formulari. Els formularis són documents de text que tenen camps de formulari que empleneu quan calgui. Aquests formularis es poden utilitzar a l'ordinador o imprimir-se i emplenar-se. De manera similar a altres documents, els formularis també es poden desar com a plantilla. Per crear un formulari, MS Word -> Nou -> Document en blanc -> Podeu escriure el títol necessari i altres detalls si cal. També podeu utilitzar una taula per donar al formulari un disseny professional.

Visualitza - Barres d'eines - Formularis, mostrarà la barra d'eines de formularis

Per afegir pics i estils de llista - Format - Pics i numeració

Els estils integrats faciliten el treball quan s’estilen títols, paràgrafs i índex de contingut. Per exemple, quan seleccioneu manualment un encapçalament, canvieu el tipus de lletra, la mida de la font i el color de la font, feu les accions en tres passos per aconseguir el resultat i haureu de repetir-ho per a cada encapçalament. Però quan canvieu els estils amb els estils integrats o ja creats, acabareu la feina amb un sol clic.

Els estils enllaçats canvien els estils del caràcter i del paràgraf junts i al final es marquen amb " ¶a". Aquests estils es comporten com un paràgraf o un estil de caràcter i es poden aplicar fent clic a qualsevol lloc dins del paràgraf per sol·licitar tot el paràgraf, o bé podeu seleccionar una secció específica del paràgraf i aplicar l’estil si necessiteu l’estil aplicat només a la part. del paràgraf.

Els estils de llista s’utilitzen per canviar l’aspecte de les llistes. Té nivells de jerarquia amb estils de sagnat i numeració.

Els estils de taula s’utilitzen per canviar l’aspecte de les taules. Ofereixen diferents aspectes de vores, ombres, alineació i tipus de lletra a les taules.

Envia comentaris:

Espero que tots tingueu coneixement

• Estudiar l'estructura i el disseny necessaris per a un document
• Estils i plantilles disponibles
• Utilitzant taules i altra informació necessària per al document
• Aplicació de les tècniques anteriors al document

He fet tot el possible per adjuntar captures de pantalla a la majoria de les accions explicades aquí. Algunes captures de pantalla són de Microsoft word 2010 i les substituiré per word 2003 tan aviat com sigui possible.

Espero que aquesta informació us sigui útil. Si us plau, no dubteu a fer comentaris i feu qualsevol pregunta si teniu. La primera secció d'aquesta unitat es troba a l'enllaç següent

Secció 1: introduïu i combineu text i altra informació amb precisió dins dels documents de processament de textos (programari de processament de textos, preguntes 1.1 a 1.7)

La següent secció d'aquesta unitat es troba a l'enllaç següent

Secció 3: utilitzeu eines de programari de processament de textos per formatar i presentar documents de manera efectiva per satisfer els requisits (programari de processament de textos, preguntes 3.1 a 3.6)