Què cal incloure en un informe setmanal d'estat del projecte

Introducció

Escriure actualitzacions setmanals d’estat de projecte pot semblar una tasca feixuga, però són una eina fonamental que ajuda els gestors de projectes a mantenir un projecte encarrilat. Els informes setmanals d’estat del projecte mantenen els líders superiors i l’equip del projecte actualitzats sobre l’estat del projecte, us ofereixen un fòrum per posar riscos i problemes davant de tothom i us ofereixen una altra via per seguir impulsant les dates fites assegureu-vos que la gent es mantingui concentrada en ells. Aquest article recorre els elements crítics que hauríeu d’incloure a cada informe setmanal d’estat del projecte.

Un senzill indicador de llum verd, groc o vermell pot comunicar molt sobre l’estat d’un projecte molt ràpidament.

Departament d'Estat dels EUA

Estat del semàfor

L'estat d'un semàfor és un indicador verd, groc o vermell. El color verd indica que el projecte està programat i que no hi ha cap problema. El groc indica que hi ha riscos que, si no es tracta, tindran un impacte definitiu tant en el calendari del projecte com en el pressupost del projecte. El vermell indica que el projecte experimenta problemes importants i que és inevitable un impacte sobre l'abast, la cronologia o el pressupost. Després d’abordar un projecte que tingui un estat vermell, haureu de tornar a basar el projecte, moment en què el podreu treure d’un estat de semàfor vermell.

Actualització d'estat

La secció d'actualització d'estat és un resum resum escrit que indica on es troba actualment el projecte. L’ideal seria limitar-se a poques frases que afectin les notes agudes. En general, això indicarà on es troba l’equip pel que fa a la propera fita del projecte. Alternativament, si el projecte experimenta actualment un revés important, aquest és un bon lloc per convocar-ho perquè pugui entrar en el radar de la direcció alta. A més, si el vostre projecte té diverses fases, incloeu una breu actualització d'estat associada a l'estat de cada fase o una part clau del projecte.

La inclusió de les fites del projecte i les seves dates associades proporciona a tots els quadres d’alt nivell que han de comprovar per assegurar-se que el projecte està en bon camí.

Project Accelerator News

Calendari de fites

Les fites són les dates importants que és fonamental per a l’equip del projecte durant el desenvolupament del projecte. Per exemple, una fita pot ser una demostració del que esteu treballant per a inversors o grups d'interès clau o la data prevista de finalització. Heu de trucar a les dates límit de l’informe setmanal d’estat del projecte per assegurar-vos que tant els grups d'interès clau del projecte com l'equip de projecte no els perdin de vista.

Treball en vol i proper

Incloeu una secció a l’actualització setmanal de l’estat del projecte que resumeixi en què treballen actualment els membres de l’equip del projecte i en quina tasca passaran després. Hauríeu de poder obtenir aquesta informació a partir d’una combinació de la programació del projecte i l’estructura de desglossament del treball. Això també ajuda a mantenir el gerent del projecte sota control, ja que els obliga a tocar la base amb tothom per validar en què treballen i en quines tasques passaran. També ofereix als membres de l’equip del projecte una altra via per plantejar qualsevol problema que tinguin o riscos a l’horitzó.

Riscos i problemes

Les darreres seccions, però encara importants, que heu d’incloure en un informe setmanal d’estat del projecte són per a riscos i problemes. La secció sobre riscos ha d’explicar clarament tots els riscos potencials per al projecte que veieu a l’horitzó i el pla que heu de mitigar per si es converteixen en problemes. No és una ciència exacta i no hi ha manera de preparar-se per a tot, però voleu assegurar-vos que hàgiu identificat tot el que pugueu i que tingueu una idea aproximada de com ho controlaríeu en cas que esdevingui un assumpte. A la secció de problemes s’hauria d’enumerar tots els problemes que s’estan experimentant actualment en el projecte i les accions que s’estan duent a terme per solucionar-los.