Què cal incloure en una carta de projectes

Introducció

La carta de projectes és la part impulsora de cada projecte. Tot i que es construeix abans de la planificació i anàlisi del projecte, estableix a un alt nivell per què es necessita aquest projecte, què es farà, riscos i supòsits associats amb aquest projecte i els membres clau de l'equip del projecte. És important que els membres clau de l’equip del projecte signin la carta del projecte abans de començar les obres, de manera que tothom estigui d’acord sobre el que treballa tothom. En aquest article es detallen els elements clau que s’han d’incloure a totes les cartes del projecte.

Els elements principals d’una bona carta de projectes són l’abast del projecte, els criteris d’èxit, la signatura d’equip, la descripció de riscos i suposicions i un calendari d’alt nivell.

Proposició de valor

La comprensió de la proposta de valor és crucial per entendre tant la necessitat empresarial satisfeta pel projecte com el retorn de la inversió associat a satisfer aquesta necessitat. Si es va presentar un cas empresarial associat a la sol·licitud inicial del projecte, hauríeu de poder treure la proposta de valor i connectar-la a la carta del projecte. Tanmateix, hi ha un bon nombre d’empreses que encara eviten explorar la proposta de valor associada a la feina que trien fer, de manera que es troben gastant molts diners en projectes que generen molt poc valor en termes de valor afegit. Si aquest exercici no es feia abans de l’aprovació del projecte,llavors hauríeu de reunir aquesta informació i connectar-la a la carta del vostre projecte perquè tothom sigui conscient del que obtindrà per la feina i els diners que destinarà a aquest projecte.

Abast i objectius del projecte

Aquest és un resum d'alt nivell del treball que es completarà, juntament amb un resum dels lliuraments que seran la sortida del projecte. Per a més claredat, haureu de tenir clar què inclou aquest projecte i quines quedaran fora d’aquest.

Riscos i supòsits

Heu d’enumerar quins riscos veieu a l’horitzó que poden afectar aquest projecte i quins supòsits tenen sobre el projecte. El risc per a un projecte pot provenir de diversos llocs. Si un proveïdor amb el qual voleu treballar no està en bona forma financera, podeu indicar-lo com a risc que hagueu d’utilitzar un altre proveïdor que no estigui tan familiaritzat amb la vostra empresa. Com a alternativa, pot existir el risc que el govern local, estatal o federal aprovi una legislació que farà que el que feia com a part d’aquest projecte sigui molt menys valuós. A més, és possible que estigueu treballant en un projecte on les consideracions ambientals siguin importants. Potser executeu un projecte que requerirà molta feina externa durant un període de temps i els pronòstics meteorològics prediuen tornados dolents durant aquest període de temps; sens dubte, voldríeu incloure això com a risc.L'univers dels riscos és ampli i voleu assegurar-vos que no només els enumereu, sinó que tingueu un pla per mitigar-los.

Pel que fa als supòsits, aquest element principal es basa en els recursos i la programació, ja que és probable que hagueu de fer supòsits sobre els recursos per a desenvolupadors a la vostra disposició, la prova dels recursos disponibles i altres formes de suport per als membres de l'equip.

Què cal incloure en un informe setmanal d'estat del projecte

Definició d'èxit

Sempre hauríeu d’explicar clarament quins són els criteris perquè aquest projecte concret sigui un èxit. Per a aquest criteri, heu de començar per mirar enrere i mirar la proposta de valor. Per exemple, si feu una eina com a resultat del projecte i part de la proposta de valor associada a avançar i crear l’eina és que aquesta eina permetria a la vostra empresa generar ginys el doble de ràpid, vull indicar clarament dins dels criteris d'èxit que part del que farà d'aquest projecte un èxit és si aquesta eina genera ginys el doble de ràpidament, entre altres coses. Tots els criteris d'èxit haurien de ser mesurables, de manera que després d'un període de temps l'empresa pugui mirar enrere i determinar si el projecte va ser un èxit i si no va ser 'voldran aprofundir-hi i entendre on es van equivocar.

Calendari de fites

Aquest seria un resum d'alt nivell de les principals obres que caldrà completar per acabar aquest projecte. També heu de treballar amb els equips necessaris per generar estimacions aproximades d’ordre de magnitud al voltant de cadascuna d’aquestes fites per tenir una idea del temps que trigaran cadascun d’ells.

Equip del projecte i grups d'interès

Heu d’enumerar tots els membres de l’equip del projecte. A la part superior, haureu de tenir un patrocinador executiu, que hauria de ser algú de nivell superior de la vostra organització que pugui servir de campió d’aquest projecte. En general, podeu fer lliscar la persona que ha presentat el cas empresarial a aquest rol si és una persona més avançada de la vostra organització. A partir d’aquí, hauríeu de tenir una part interessada representativa de cada àrea funcional que es veurà afectada pel resultat d’aquest projecte. Per exemple, això pot significar que impliqueu persones de recursos humans, finances, informàtica, vendes i altres àrees, segons sigui necessari. A més, heu d’incloure les persones que realitzaran la feina del projecte.

Tancament de les parts interessades

És absolutament fonamental que totes les persones identificades com a parts interessades firmen la carta del projecte, indicant que estan d'acord amb l'avaluació d'alt nivell de la feina que cal fer, el calendari per fer aquesta feina, com volen mesurar si va tenir èxit i qui ha d’estar implicat. Si no obteniu signatures i dates en paper, deixeu oberta l'opció que algú pugui tornar i dir que hi havia una feina addicional acordada per l'equip que no s'està realitzant com a part del projecte. Si teniu una carta de projectes que tothom ha signat, podeu referir-vos-hi i veure clarament si aquesta persona té o no un punt vàlid i prendre les mesures necessàries.