Prendre minuts: estil, estructura i llenguatge

Fotografia de Livingsta

Aquest article forma part d’un grup de tres sobre la presa d’actes (els altres dos tenen com a objectiu reunions i actes, i el paper del president de la reunió i de l’acceptador d’actes. En aquest article s’expliquen els diferents tipus d’actes, els diferents estils d’escriptura que s’utilitzen en prendre minuts, ordenar, seleccionar i estructurar la informació per produir minuts i el to correcte i l’ús del llenguatge professional en els minuts escrits.

Diferents tipus de minuts

Hi ha diferents tipus de minuts i el tipus de minuts que escriviu dependrà del propòsit o de l’ús dels minuts. Normalment, a les reunions d’equip s’utilitza un tipus informal senzill d’actes, mentre que s’escriu un tipus formal detallat d’actes si les actes són per a públic extern. Per tant, el tipus de minuts depèn del tipus de públic i del propòsit.

Bàsicament hi ha tres tipus de minuts:

• Minuts verbals
• Minuts discursius
• Notes d'acció

Minuts literals:Verbatim significa "En les mateixes paraules que utilitza un escriptor o un orador" o "paraula per paraula". Aquests minuts s’utilitzen sobretot quan hi ha algun tipus de controvèrsia i s’ha de registrar cada paraula dels parlants. S'utilitza en reunions formals de la junta o reunions anuals generals o en situacions legals en què una persona registra la discussió paraula per paraula. Es registren tots els arguments i comentaris fets. Normalment serà una situació en què la discussió se centra en un individu concret. Com que pot ser un procés tediós, en funció de la naturalesa sensible dels problemes discutits, la persona que enregistra haurà d’utilitzar una gravadora d’àudio o haurà d’utilitzar taquigrafia i, a continuació, escriure les notes més endavant. S'ha de tenir precaució mentre es fa una gravació d'àudio perquè la peça gravada no arribi a les mans de les persones equivocades.Exemples de situacions en què es prenen actes textuals són els recursos, les audiències públiques, les reunions del consell, els panells disciplinaris, els procediments de queixa, etc.

Minutes discursives: aquest tipus d’actes s’utilitzen quan tenen lloc reunions més formals com les reunions del comitè o de la junta. Tenen el contingut principal de la discussió i els punts d’acció. És probable que aquest tipus de reunions tinguin públic extern que difondrà la informació discutida a la reunió. Per tant, l’acta serà en forma de paràgrafs, ordenadament en seccions i per ordre de debats.

És molt rar veure persones dirigides pel seu nom en aquest tipus d’actes, ja que una junta o un comitè durà a terme accions i debats i, per tant, s’esmentarà com a junta o comitè a l’acta. L’acta la prendrà el secretari o una persona amb un rol similar, que no participarà en la discussió i, per tant, serà lliure de registrar l’acta amb precisió. En aquest cas, el secretari serà l’encarregat de preparar l’ordre del dia, d’organitzar la reunió com a lloc, d’avituallaments, de seguir els punts d’acció, d’informar el president i de distribuir altres documents rellevants.

Punts d'acció: Aquests són els tipus de minuts més habituals i normalment es registren com a notes breus amb detalls de decisions i notes d’acció. Les discussions no es registren detalladament, sinó que s’acaben d’esmentar. Aquestes actes es prenen en reunions d’equip, discussions en petit grup, reunions internes, debats sobre projectes, etc. Com el seu nom indica, aquestes actes només tenen una llista de decisions o notes breus amb punts d’acció. Aquests se centren en el resultat i l'acció futura. Té un estil informal i es pot escriure com a vinyetes ja que només es circulen internament. Sovint, el que pren minuts també participa a la reunió en els debats. Aquests minuts són senzills, es poden escriure més ràpidament i són precisos. Aquestes reunions també tenen una agenda, preparada pels administradors o qualsevol persona que s’encarregui de la reunió.Hi ha vegades que un dels participants només escriu notes a mesura que continua la reunió.

Tot l’anterior són els tipus de minuts i l’important és utilitzar cada estil de manera adequada i eficaç.

Diferents estils d’escriptura que s’utilitzen en la presa de minuts

L’estil d’escriptura dels minuts és la tasca més important del procés de presa de minuts. Prendre minuts significa les notes preses a mesura que la reunió continua o mentre esteu a la reunió. Cal que anoteu d’una manera que entendreu més endavant quan produïu els minuts. No hi ha cap regla particular a complir, ja que tothom té el seu propi estil d’anotar minuts.

Els diferents estils d’escriptura que s’utilitzen a l’hora de prendre minuts són:

• És bo tenir un esquema segons l’agenda, de manera que us facilita prendre notes a sota de cada tema a mesura que continua el debat.
• Tingueu a punt una llista d’assistents i marqueu-los quan entren a la sala, cosa que us proporcionarà una llista de persones absents. Això us ajudarà, ja que no haureu d’escriure els noms de tots els assistents, ja que pot suposar molt de temps i confondre quan hi ha un grup nombrós.
• Escriviu el nom de la reunió, la data, l'hora i el lloc de la reunió, incloeu els elements que van quedar sense discutir per alguna raó, ja que caldrà referir-los en el futur. Tampoc no oblideu incloure la data i l’hora de la propera reunió al final.
• No intenteu captar-ho tot tret que siguin minuts literals. Escolta atentament i captura els detalls importants. No escriviu frases llargues, només anoteu els punts (vinyetes) amb un llenguatge directe. Eviteu també la repetició i sigueu específics.
• Si la presa de notes es fa massa difícil com a resultat de massa discussions i referències creuades, etc., sempre podeu obtenir permís per veure si es pot gravar la reunió en un dispositiu de gravació d'àudio. Assegureu-vos que els participants en siguin conscients. Això ajuda molt a aclarir les coses mentre es produeixen els minuts.
• Quan es tracta de minuts textuals, escriviu-ho tot paraula a paraula sota els encapçalaments rellevants, ja que serà útil quan produïu els minuts. Cal ser un escriptor ràpid per a això, i el millor és conèixer la taquigrafia. Anotar tot el que pugueu és important i qualsevol cosa que no sigui necessària es pot deixar fora més endavant, perquè si deixeu de banda certa informació, és possible que no la pugueu recordar més tard quan redacteu l’acta.
• Per als minuts discursius, escriviu els punts importants de cada discussió per tal de recordar-vos el que es va discutir mentre produïu els minuts. De nou, el millor és escriure sota els encapçalaments adequats per evitar confusions mentre es produeixen minuts.
• Per a les notes d'acció, utilitzeu les vinyetes per anotar els punts importants. Podeu utilitzar una plantilla amb columnes per al tema tractat, la decisió i les accions
• És bo utilitzar abreviatures mentre escriviu, fins i tot per als noms dels membres, ja que això farà que l’escriptura sigui més ràpida. Assegureu-vos d'utilitzar les abreviatures que seguiu, ja que altres abreviatures no tindran cap sentit quan mireu les notes més endavant mentre produïu els minuts. Alguns exemples són: Minuts (minuts), bodyrgan de govern (GB), Preparació (preparació), Important (imp), etc.
• Anoteu sempre les discussions en l’ordre en què s’han tractat, però encara podeu tenir el número de tema segons l’ordre del dia. Per exemple, si el tema 7 de l'ordre del dia es va debatre en tercer lloc a la reunió, escriviu-lo com a tercer debat, però podeu tenir el número 7 al costat per facilitar-ne la consulta amb l'agenda.

Tots els minuts han de ser concisos i precisos i, per aconseguir-ho, les notes s’han d’escriure amb exactitud en l’ordre i l’estil adequats. Feu que l'escriptura de notes sigui el més senzilla possible fent alguns preparatius avançats abans de la reunió i, si l'escriptura de notes surt bé, això farà que la tasca de produir minuts sigui molt més senzilla. L'acta també hauria d'ajudar a qualsevol persona que no pogués assistir a la reunió a entendre clarament el que va tenir lloc a la reunió, sense la necessitat d'una altra reunió per aclarir els mateixos debats.

Com ordenar, seleccionar i estructurar la informació per produir minuts

Produir minuts és la següent tasca del procés de presa de minuts. El millor és redactar l’acta tan aviat com pugueu després de la reunió, ja que recordareu les coses millor. A l’hora d’escriure l’acta, no cal incloure tot el que s’ha escrit durant el procés de presa de notes. Hi hauria d’haver prou informació perquè les persones que no van assistir a la reunió poguessin seguir i capturar el contingut sense confusió ni necessitat de més informació. Escriviu, doncs, els punts principals / importants.

El primer punt que cal recordar és numerar els minuts. Cada tema tractat en una reunió o cada tema de l'ordre del dia que s'ha tractat té una nota breu anomenada minut. Minutes en conjunt és una col·lecció de notes breus. Per tant, per facilitar la lectura i el seguiment, i per fer referències, és millor donar un número a cada minut.

Cada tema de l'ordre del dia o cada discussió haurien de tenir una explicació (si són actes discursius) o una nota breu (si es tracta d'accions) del que es va discutir amb els punts principals de la discussió, de qualsevol desacord, decisió i acció. És una bona pràctica disposar d'una plantilla estàndard per a minuts si una reunió es repeteix periòdicament, ja que això simplificarà la tasca d'escriptura de minuts. Tots els punts de l'agenda, que són estàndard, es poden afegir a la plantilla d'actes.

Els elements estàndard de tots els minuts són:

• Títol / nom de la reunió / junta / comissió
• Data de la reunió
• Hora de la reunió
• Lloc / ubicació
• Llista d’assistents: es tracta de persones que van ser convidades a la reunió
• Llista de disculpes: persones de les quals es van rebre disculpes
• Llista d’absents: persones que van ser convidades, però que no van assistir ni van enviar disculpes
• Confirmació de l'acta anterior juntament amb la data de la reunió anterior
• Esmenes derivades d’actes anteriors
• Qüestions que sorgeixen
• Resum de discussions, decisions i accions
• Assumptes en curs o diferits o completats
• Qualsevol altre negoci
• Data de la propera reunió

Per a la resta d’elements, afegiu / creeu els encapçalaments a la plantilla. Ara teniu un disseny amb encapçalaments per a tots els ítems discutits a la reunió. Ara reviseu les vostres notes i afegiu informació rellevant, com ara debats, decisions i punts d’acció a través o sota cada capçalera, descartant la informació irrellevant.

Estructurar els minuts no és una tasca molt difícil, ja que hi ha un estàndard, un estil o una plantilla acordats que s’utilitzen per anotar els minuts. L’estructura de l’acta també depèn de l’ordre del dia, ja que les actes s’escriuen en l’ordre en què es van tractar els temes de l’ordre del dia.

En els casos en què s’aprovi algun informe, política o procediment en una reunió, s’hauran d’adjuntar a l’acta. Quan els minuts tenen fitxers adjunts, l’anotació Att apareix al marge dels minuts. També es fa una referència a la portada de l’adjunt per indicar el nom de la reunió o comissió o junta, la data de la reunió i el tema de l’acta a la qual pertany l’adjunt. Aquest fitxer adjunt s'ha de presentar juntament amb els minuts posteriors a l'aprovació.

Un cop redactada l’acta, es pot enviar a la presidència per a qualsevol aclariment i aprovació. Després de l’aprovació de la presidència, es poden distribuir a les persones pertinents, és a dir, a les persones que hi van assistir i a les persones que necessiten prendre decisions. Pot ser útil si s'adjunta la llista d'accions juntament amb les dates límit juntament amb les actes, de manera que sigui més fàcil per a les persones respectives actuar-les.

Si després de la distribució, la gent demana que es facin correccions, es poden anotar i portar a la reunió següent perquè el president els pugui verificar i aclarir juntament amb altres membres presents a la reunió. Només després de fer tots els canvis, l’acta s’acorda i es signa com a exacta.

To correcte i ús del llenguatge professional en qüestió de minuts

Mentre s’escriu, el to de l’escriptor és molt important, ja que transmet un missatge i mostra l’actitud o l’emoció envers el tema de l’escriptor i té un efecte en el lector. Els tons adequats que s’utilitzen depenen de qui sigui el públic i també depèn de la informació escrita.

Les actes són documents professionals que no només són visualitzats per persones internes, sinó que poden ser visualitzats per qualsevol persona fora de l’organització, fins i tot si es tractava d’una reunió interna en moments en què es tracten qüestions legals. Per tant, és important escriure-les de manera professional utilitzant el to i el llenguatge professional / formal correctes. Assegureu-vos també que el document conté frases curtes i clares que s’adhereixen al punt i utilitzeu paraules senzilles fàcils d’entendre.

Les actes s’han d’escriure en temps passat ja que es tracta d’una reunió o discussió que va tenir lloc en el passat. Utilitzeu la veu passiva on pugueu mentre escriviu minuts, ja que així s’eliminarà l’ús del nom de qualsevol persona, però només utilitzar la veu passiva no tindrà cap sentit i dificultarà la comprensió. Per tant, utilitzeu sempre una barreja de frases de veu activa i passiva mentre anoteu l’acta.

L'acta conté detalls del que es va discutir i va decidir en una reunió d'un grup de membres, per la qual cosa és millor escriure l'acta com a tercera persona. D’aquesta manera et distancies d’escriure i anotes les coses de manera neutral. Utilitzeu frases com ara, "el president va dir que", "es va assenyalar", "el comitè va decidir que", "es va decidir", etc. En els casos en què una persona concreta els tractés o quan un individual, és important especificar aquesta persona i el que va dir, ja que ajudarà a futures referències.

Les paraules parlades en una reunió no s’han d’escriure exactament a l’acta, sinó que s’han de transformar en un idioma diferent que sigui acceptable per als documents professionals. Si els membres van utilitzar argots a la reunió, no els inclogueu a l’acta, sinó substituïu-los per les paraules adequades. Si no són rellevants per a la decisió o no són importants, ometeu-les. De la mateixa manera, quan es produeixen arguments o desacords a les reunions, no els escriviu com a arguments, sinó que utilitzeu frases alternatives com "es van expressar diverses opinions" o "es van expressar diverses opinions". Això no especifica la persona que estava en desacord, però diu al lector que hi va haver una discussió a causa del desacord.

Utilitzeu frases o paraules com ara "es preocupava", "va destacar el director", "va explicar el consell", "va demanar el cap executiu", "va expressar la seva preocupació", "va suggerir a la reunió", "va plantejar la qüestió de", El següent punt a tenir en compte és comprovar si hi ha ortografia, gramàtica i puntuació. No confieu únicament en la correcció ortogràfica i gramatical del vostre editor de documents. El millor és llegir manualment els minuts després d’haver-los redactat i també fer que una altra persona llegeixi i faci comentaris.

Espero que això us hagi estat d’utilitat. Gràcies per llegir. No dubteu en posar-vos en contacte amb mi per a qualsevol consulta o comentari relatiu a aquest centre. Si creieu que no cobreix els temes rellevants, si us plau, feu-nos comentaris.

Gràcies.

Livingsta