Prendre minuts: part i

Fotografia de Livingsta

Introducció

Aquest article està escrit per ajudar els candidats que cursen la seva titulació en administració i empreses. Això no vol dir que no sigui útil / útil per als altres. Aquest article beneficiarà tothom que treballi per a una empresa o organització i trigui minuts a produir registres precisos de discussions i decisions preses durant les reunions i el registre d’accions com a part de la seva funció laboral.

Per poder prendre minuts en una reunió, s’ha de tenir bones habilitats comunicatives, d’avaluació, interpersonals, d’organització i planificació. La presa de minuts no és només seure a una reunió i escriure notes. Implica molta preparació abans i després de la reunió i també moltes habilitats per obtenir el millor registre de minuts.

Abans que la reunió tingui lloc, cal preparar-se per a la reunió en termes de lloc, assistents, agenda, refrescos, requisits d'accés i documents necessaris. Per a qualsevol presentació, heu d’estar preparat amb tot l’equip com ara ordinadors portàtils, retroprojectors, els materials i documents necessaris per presentar les idees.

Abans que comenci la reunió, anoteu els canvis d’última hora a l’agenda. Conserveu sempre una còpia dels assumptes sorgits a la darrera reunió i dels punts d’acció. Mentre es prenen minuts, el millor és tenir una plantilla que sigui rellevant per als requisits, l’estil i els estàndards de l’organització.

Un cop finalitzada aquesta unitat, el candidat coneixerà bé el paper de les reunions, els motius pels quals es duen a terme les reunions, els requisits legals i organitzatius que poden aplicar-se a la presa d’actes, per què es prenen les actes i els seus avantatges, motiu pel qual s’han exactes i els diferents documents utilitzats a les reunions com a part del procés de presa de minuts, prèvia i posterior a la reunió.

Els candidats també tindran coneixement sobre els diferents tipus de minuts i els estils d’escriptura de minuts, sobre com estructurar els minuts i escriure’ls amb el to de llenguatge correcte i també sobre com emmagatzemar-los i el propòsit d’emmagatzemar-los de manera segura. Aquests són discutits a la tercera part d'aquesta sèrie.

Abans de començar aquesta unitat, cal conèixer la definició o el significat dels minuts.

Les actes són documents formals i són el resum dels registres d’una reunió. Són exactes i contenen informació sobre el que es va discutir en una reunió, quines van ser les recomanacions, les decisions de les discussions i els seus punts d’acció.

Les actes ben escrites seran breus, precises i informatives i es presentaran lògicament amb discussions clares, recomanacions, decisions i punts d’acció.

El paper de les reunions

El diccionari defineix reunió com " una reunió organitzada formalment " o " l'acte social de reunir-se per a un propòsit comú ".

La reunió és una reunió de dues o més persones per debatre, compartir informació i arribar a un acord. Les reunions poden tenir lloc de diverses maneres, com ara presencials, conferències telefòniques, videoconferències, etc. Una reunió no ha de ser una pèrdua de temps i ser eficaç. Les reunions efectives tenen lloc amb una planificació adequada i han de tenir un propòsit i un resultat.

Els rols de les reunions són:

• Per coordinar l'acció, per a una decisió conjunta acordada.
• Per prendre decisions més ràpidament que amb trucades de telèfon i correus electrònics. Per exemple, pot ser frustrant trucar a la gent i deixar missatges de veu o enviar-los per correu electrònic i esperar una resposta durant molt de temps.
• Per estalviar temps, per exemple, una cosa que us va costar més de 15 minuts escriure en un correu electrònic que encara no seria clar per al destinatari, es pot parlar en dos minuts si us trobeu cara a cara.
• Per compartir informació, per obtenir o buscar idees i informació i aclarir coses.
• Per resoldre problemes o problemes i planificar estratègies de treball.
• Per debatre sobre qüestions organitzatives o departamentals de manera detallada, quan això pugui resultar difícil mitjançant comunicacions per correu electrònic.
• Per evitar confusions, conflictes i discrepàncies.
• Per debatre projectes o qualsevol cosa a veure amb la feina i maneres de fer-ho.
• Per aclarir i ordenar conflictes i resoldre conflictes.
• Prendre decisions sobre qüestions discutides i ajudar a rastrejar les accions contra qualsevol decisió presa en el passat.
• Per ajudar a prendre decisions més ràpidament, ja que tothom està disponible en un sol lloc per discutir i decidir.
• Negociar contractes i acords segons l'organització o els assumptes implicats.
• Per donar a tothom l’oportunitat de parlar i expressar els seus pensaments i idees.
• Prendre decisions i accions d’emergència en moments de necessitat: gestió de crisis.
• Per ajudar en la formació d’equips i la motivació.
• Per ajudar a establir objectius i objectius.

En general, el paper de la reunió és dur a terme certs debats importants i prendre decisions reunint a tots els membres implicats en un mateix lloc. D’aquesta manera s’evitarà el gran nombre de trucades telefòniques, correus electrònics i les confusions implicades, ajudant a prendre decisions clares i assignant accions a la persona o persones o departament corresponents.

Requisits legals i organitzatius que poden aplicar-se a la presa d’actes

Les actes de les reunions han de complir els requisits legals i organitzatius de l’organització, per molts motius.

Els requisits mínims que s’esperen de l’acta són els detalls

• On va tenir lloc la reunió?
• Quan va tenir lloc la reunió, inclosa la data i l’hora?
• Qui era present a la reunió i els seus diferents rols a la reunió?
• Qui hi era absent?
• Com va tenir lloc la reunió?
• Què va passar a la reunió?
• Què es va parlar a la reunió?
• Què es va decidir i els punts d’acció oficials de les discussions i decisions?

L'acta serveix com a document legal vinculant en moltes situacions i en moltes organitzacions i es pot produir com a prova de certes discussions i decisions quan hi hagi desafiaments legals en el futur.

L’acta ha de tenir la data de la propera reunió al final i, sempre que sigui possible, l’hora i el lloc. L’acta ha de documentar la presència d’un quòrum, ja que la majoria de decisions vàlides necessiten un nombre mínim de persones per prendre una decisió. Per exemple, a la meva organització, quan el gerent d’operacions pren una decisió en una reunió d’equip, espera que hi hagi un líder d’equip perquè la decisió sigui vàlida com a part dels requisits legals i organitzatius de la nostra organització.

Els avantatges dels minuts com a registre precís de debats i decisions

Les actes es prenen tant en reunions formals com informals, i la reunió pot ser una reunió breu o una reunió de comitè / junta o un debat en grup, etc. L’estil de l’acta varia segons el propòsit.

L'acta és un registre d'un esdeveniment o reunió i, per tant, es registra per tenir una prova formal del que va passar o del que es va discutir i va decidir en una reunió. Ajuda a les persones que no van poder assistir a la reunió i també ajuda a l'organització o a l'empresa per a futures referències. Per aquest motiu, els minuts han de ser precisos.

El propòsit i els avantatges dels minuts com a registre precís de debats i decisions són:

• Moltes empreses no només registraran els minuts per a la seva pròpia referència i registre, sinó que també hauran de compartir aquesta informació amb les seves empreses associades i accionistes. En aquests casos, les actes proporcionen evidències de l’aparició de reunions i també reflecteixen la qualitat i els estàndards de l’organització.
• Proporcionen un registre de discussions i decisions i, per tant, serveixen de memòria i història de l'organització.
• S’haurà de compartir l’acta amb el públic quan es tracti d’òrgans de govern públics. Per tant, els registres de la reunió estaran disponibles per al públic perquè la gent vulgui conèixer els resultats de les reunions i discussions i com es van prendre.
• Es poden fer servir actes per controlar les decisions i accions esmentades en cas que hi hagi un conflicte en el futur.
• Hi haurà punts d’acció en qüestió de minuts que hauran d’actuar-se i que ajudaran amb canvis i millores per a l’organització i, per tant, els minuts seran un recordatori d’aquestes accions, de la persona que les necessita i en quin termini s’ha d’actuar..
• Compartir minuts amb les persones interessades que no van poder assistir, els mantindrà informat de qualsevol canvi, discussió i decisió.
• En general, aquests minuts ajuden l’organització a créixer i també ajuden a crear els departaments i els membres de l’equip.

Plantilla de mostra per a l'agenda de reunions

Livingsta: creat a MS Word

Documents que s’utilitzen habitualment a les reunions: agendes, actes, qüestions que sorgeixen, fulls d’acció

Perquè qualsevol reunió tingui lloc de manera processal, hi ha alguns documents importants i necessaris sense els quals la reunió no funcionarà sense problemes.

Els documents necessaris per a una reunió són:

Agenda: una agenda és un document que és creat per un secretari o un administrador o qualsevol persona que tingui un lloc o un lloc de treball similar. A continuació, l’aprova el president i es distribueix als altres membres que assistiran a la reunió. Es pot distribuir electrònicament o en forma de còpia. Sempre és millor tenir algunes còpies de recanvi.

L’agenda conté detalls del nom de la reunió, la data de la reunió, l’hora de la reunió i el lloc de la reunió a la part superior. Tot seguit, els assistents, les disculpes i els visitants / ponents. A continuació, es detallen els temes de l’ordre del dia, on es mostren assumptes urgents i importants a la part superior de la llista. Els punts obligatoris de la llista de l’ordre del dia són l’acta anterior o la confirmació de l’acta anterior, els assumptes que sorgeixen i qualsevol altre tema. La resta són els ítems recollits dels membres rellevants implicats en la reunió.

Plantilla de mostra per al full d'assistència

Livingsta: creat a MS Word

Full d'assistència: aquest document és una llista de tots els assistents a la reunió. Per obtenir detalls precisos, s’inclouen algunes columnes com, nom, posició, número de contacte, adreça de correu electrònic. Això ajudarà a la persona que prengui minuts a escriure noms en minuts i també ajudarà a contactar-hi fàcilment quan sigui necessari, especialment quan hi hagi membres externs que assisteixin a la reunió. Consulteu un format a la dreta que faig servir a la meva organització per assistir-hi.

Normalment no s’utilitza per a reunions internes, sinó per a reunions on hi participen clients externs o organitzacions de col·laboració. Però sempre és bo tenir-ne un on hi participin tants membres o departaments diferents a una reunió i hi pugui haver persones que no reconegueu. Això també redueix el vostre temps en escriure la llista d’assistents, especialment quan hi ha un gran nombre d’assistents.

Glossari de termes i sigles: si la reunió inclourà debats sobre els negocis on s’utilitzaran termes tècnics i sigles, i si hi ha assistents que no estiguin familiaritzats amb aquests termes i sigles, sempre és millor donar-ne una llista amb una breu descripció o significat. Això els ajudarà a seguir la reunió amb facilitat i a aturar massa interrupcions innecessàries.

Plantilla de Minutació de Mostra

Livingsta: creat a MS Word

Codi ètic / codis de conducta: no s’utilitza a totes les reunions, sinó que es pot utilitzar a les reunions del consell, a les reunions on hi participa públic, etc. Aquest és un conjunt de principis i expectatives que s’estableixen als membres, mitjançant els quals s’han d’adherir quan participen a la reunió. Està dissenyat per a la funcionalitat de la reunió sense problemes i amb èxit. En algunes reunions s’utilitza per preservar la llibertat d’expressió.

Acta anterior: són actes de la reunió anterior i es porten a la reunió per llegir-les i confirmar-les. També es comproven els punts d’acció de la reunió anterior per veure si s’han accionat, o en quin estat es troben les accions, si no s’han accionat, es recullen els motius que s’expliquen a l’acta juntament amb les accions o decisions necessàries.

Prendre notes (minuts): prendre notes és el pas cap a la preparació dels minuts. Aquest és el document principal d'una reunió, ja que es registra tot el que té lloc o es discuteix o es decideix. Els secretaris o administradors o una persona similar de l’oficina descarreguen les notes i s’escriuen amb un estil acordat seguint les polítiques i procediments de les organitzacions. Es pot utilitzar una plantilla per facilitar la presa de notes.

Plantilla de mostra per a les notes d'acció

Livingsta: creat a MS Word

Documents adjunts d’actes: de vegades en reunions, és possible que s’hagi de llegir i acordar una política o procediment o un informe. En aquest cas, aquest document es portarà a la reunió llegit als membres i s’haurà d’adjuntar a l’acta. Els detalls sobre com es fa això es tractaran en una secció diferent d’aquesta unitat.

Comunicacions de presentació: algunes reunions tindran comunicacions de presentació. Tot i que les presentacions es fan en una pantalla gran amb retroprojectors, sempre és bo donar-ne una còpia a tots els assistents perquè tinguin un registre del que es va presentar i també els ajudarà a anotar punts importants que seran útils o útils per a futures consultes a mesura que avanci la presentació.

Fulls d'acció: aquest full no és obligatori, però per a la claredat i per estar ben organitzat, el que podeu fer és recollir tots els punts d'acció de la reunió anterior i esmentar l'estat de cadascun d'ells, de manera que sigui més fàcil de recórrer. durant la reunió. També es poden anotar tots els punts d'acció de la reunió actual en aquest full, mentre que algunes accions poden tenir enllaços amb accions anteriors. Al final de la reunió, també serà més fàcil resumir tots els punts d’acció d’aquest full. Això no obstant, no és obligatori. Diferents persones funcionen de manera diferent, de manera que podeu utilitzar qualsevol mètode que sigui convenient i que us faciliti els processos.

A part d'aquests, en funció de la reunió i el seu propòsit, diversos altres documents com l'avís de reunió, informes financers, informes d'investigació, informes de projectes, correspondència, informe del president, etc., poden ser documents utilitzats en una reunió.

Seguiu l’enllaç següent per anar a la següent part d’aquesta unitat, on es troba el paper del president de la reunió i les seves responsabilitats, el funcionament de l’assistent de minuts amb el president durant la reunió, la forma d’escoltar eficaçment i prendre notes i el propòsit de es comenta aclarir qualsevol dubte durant la reunió.

Presa d’actes - Part II

Espero que això us hagi estat d’utilitat. Gràcies per llegir. Si us plau, no dubteu en posar-vos en contacte amb mi per a qualsevol consulta o comentari relatiu a aquest article. Si creieu que no tracta els temes rellevants, si us plau, feu-nos comentaris.

Gràcies.

Livingsta