Sis consells per estar més organitzat i preparat a la feina

Mònica del programa FRIENDS

Els meus companys de feina i els meus amics diuen que sóc la persona més organitzada i estructurada que coneixen. Però no sempre he viscut aquest tipus de vida. De fet, la raó principal per la qual estic organitzat i estructurat avui és a causa de l’oblit que puc tenir.

Sempre tinc moltes coses al cap i crec que aquest és un dels principals motius pels quals oblido les coses tan ràpidament. Quan vaig començar a viure tot sol lluny dels meus pares, vaig decidir deixar d’excusar-me i fer un canvi per mi mateix. Aquest canvi a la meva vida no només m’ha fet menys oblidat, sinó que també m’ha ajudat a tenir èxit en la meva carrera actual.

1. Utilitzeu un calendari o un planificador

Visc del meu iCalendar. Aquesta és una característica per a MacBooks i iPhones; tanmateix, podeu utilitzar Google Calendar si no disposeu d'aquests dispositius. M’encanta el meu calendari perquè no només es sincronitza amb el portàtil, sinó també amb el telèfon intel·ligent. Puc escriure el temps que comença l'esdeveniment i apareixerà una notificació al meu telèfon intel·ligent uns dies abans d'arribar-hi. També puc posar una descripció del que he de portar a l'esdeveniment i on es troba la ubicació. La meva part preferida del meu calendari digital és que puc organitzar els meus esdeveniments amb diferents colors per a esdeveniments específics.

Tingueu en compte que, si utilitzeu un llibre de planificació, heu d’entrar en la rutina de comprovar-lo cada dia. Sabia que no ho faria, per això vaig escollir una manera digital de planificar. Disposar d’una forma digital de planificació em permet obtenir la meva disponibilitat en qualsevol moment i lloc.

2. Establiu una alarma

Configurar una alarma al telèfon també pot ser fàcil i útil per a coses petites. De vegades, puc tenir una breu reunió per anar a treballar a primera hora del matí. Un cop anunciada la reunió per endavant, sé que me n’oblidaré si no tinc cap manera de recordar-la. De seguida posaré una alarma al meu telèfon durant 5 minuts abans que comenci la reunió per a aquell dia concret i l’etiquetaré com a "reunió".

Em sembla molt útil perquè de vegades no n’hi ha prou amb una notificació. Això és especialment cert si teniu una feina ocupada on no teniu temps de revisar el telèfon durant tot el dia. M'encanta com continuarà sonant la meva alarma a la bossa fins que l'apagui. M’obliga a deixar la feina que estic fent, veure el recordatori i arribar a temps a la meva reunió.

3. Creeu notes adhesives virtuals amb Google Keep

Enganxar una nota adhesiva a la part superior de la pantalla de l’ordinador a la feina és una altra manera de recordar-me dels propers esdeveniments. Tinc una feina on estic constantment ocupat i passejant, però, no sempre tinc temps per escriure en una nota adhesiva quan ho necessiti. Utilitzo les notes adhesives digitals, conegudes com a Google Keep, quan tinc una llarga llista de coses a fer. Podeu marcar-los i establir-hi recordatoris. Podeu compartir les notes adhesives digitals amb tothom que vulgueu, perquè puguin editar i descartar coses amb vosaltres. Això és fantàstic quan esteu treballant en un projecte d’equip amb un company de feina. És una gran font de comunicació.

No només s’hi pot accedir des de l’ordinador, sinó que també s’hi pot accedir des d’una aplicació del telèfon intel·ligent. La millor característica és la funció d’ubicació. Podeu posar un recordatori a la nota adhesiva a Google Keep i definir la ubicació de la vostra adreça de treball. Tan aviat com es pugui accedir a l'adreça, apareixerà un recordatori al telèfon intel·ligent.

4. Creeu un Google Drive

Aquest és un sistema de fitxers que m’encanta per a les còpies digitals. Google Drive us permet accedir als fitxers des de qualsevol ordinador. Fins i tot podeu accedir als vostres fitxers des del telèfon intel·ligent mitjançant l’aplicació Google Drive. La comoditat d’aquesta eina m’ha ajudat enormement, sobretot quan estic en moviment i no tinc l’ordinador a sobre.

5. Utilitzeu carpetes i etiqueteu-les

Organitzar els vostres papers en carpetes és una altra bona manera d’organitzar-vos. Depenent del tipus de feina que tingueu, és possible que el vostre treball requereixi molts papers o còpies que us calgui aferrar. Si els poseu tots en una pila en un lloc, es perdran fàcilment. Obteniu algunes carpetes estàndard, carpetes manilla o ambdues i etiqueteu-les d’una manera que us ajudi a fer un seguiment dels vostres tràmits. Tenir papers i còpies específiques en llocs específics us provocarà menys mal de cap a la llarga.

6. Utilitzeu un enquadernador amb diverses pestanyes d’enquadernador

Aquesta és una altra manera d’organitzar tots els nostres tràmits si no voleu carpetes a tot arreu. Tanmateix, és possible que no hi pugueu posar papers importants perquè hauríeu de perforar-los. Recomano obtenir pestanyes per a cada categoria en què es trobin els vostres articles. Si no voleu sortir i comprar pestanyes, sempre podeu crear la vostra. Ho he fet jo, però triga molt a fer-ho, i eren molt fràgils ja que es feia amb paper de construcció.

Feu el canvi

No deixeu que el vostre oblit o el vostre desordre disminueixin el vostre rendiment a la feina. Si ho veieu com un problema, depèn de vosaltres fer aquest canvi. Fixeu-vos objectius i incorporeu l’organització lentament a la vostra vida laboral fins que esdevingui una segona naturalesa. La gent se n’adonarà i tindreu més èxit en la vostra carrera.