El tipus adequat de disciplina dels empleats

Hi ha molts enfocaments per canviar el comportament dels empleats. Obteniu més informació sobre la disciplina progressiva i per què funciona.

Jack Moreh, CC-BY

Conegueu els vostres drets com a empleat

Sovint és difícil parlar de disciplina en aquesta era de correcció política i de condemna de qualsevol tractament prejudicial percebut. Tot i això, totes les organitzacions i institucions han d’establir normes i regulacions que protegeixin els drets i les llibertats dels altres i garanteixin un rendiment eficient a tots els nivells de l’organització. No establir límits a la llibertat personal és una recepta per al caos i el fracàs per a l’empresa i les persones que hi treballen.

Hi ha certa tendència a mirar empreses innovadores com Google, Facebook i altres gegants de Silicon Valley i veure el que sembla ser un entorn on tothom és lliure de fer el que vulgui, sempre que obtingui resultats. Aquest tipus de cultura ha demostrat ser propici per al pensament creatiu. Tanmateix, les mirades superficials sovint són enganyoses i això és cert per a qualsevol organització.

Les regles han de formar part de la política de totes les empreses perquè sense regles l’organització pot desviar-se. Sovint s’acusen acusacions a la nova generació que tendeixen a ser més autocentrades i indisciplinades a l’entorn laboral. Això pot ser cert, però també es tracta de com es practica la disciplina. Si s’aplica com a força positiva per proporcionar retroalimentació, servirà com a incentiu motivacional i de creixement adequat. Això és el que hauria de ser la disciplina progressiva de l'empresa.

Definició de disciplina progressiva

És un procés que bloqueja el comportament contraproduent i afavoreix la capacitat dels gestors per fer front de manera eficaç i coherent a les seves repercussions. Aquest tipus de comportament és greu perquè es pot traduir en una moral baixa i una productivitat reduïda. Els que la practiquen poden infectar greument altres empleats. El cost pot ser força important, amb un impacte directe en la línia de fons.

Malauradament, poques empreses intenten entendre l’impacte financer d’un comportament indisciplinat. Per tal d’aconseguir i mantenir de manera constant bones relacions amb els empleats, tots els empleats han d’entendre la naturalesa del procés disciplinari. Han d’adonar-se que si s’aplica correctament pot ser de gran benefici per a tothom.

Els vuit inhibidors a la disciplina

La reticència a la disciplina es pot atribuir a vuit factors que es troben habitualment i que s’apliquen generalment a gairebé totes les empreses i institucions. Podeu utilitzar aquesta llista per fer una autoavaluació o avaluar altres en una escala d'1 a 5.

Mai no es va rebre una formació adequada: a alguns supervisors no se'ls ha demostrat mai com administrar la disciplina amb eficàcia (progressivament) i, per tant, no tenen confiança per afrontar les persones amb problemes.
Manca de suport a la direcció: si l’experiència històrica és que la direcció superior no és solidària o és disciplinadora, s’aplicarà de manera atzarosa. Establir polítiques i regles de disciplina progressiva hauria de ser una prioritat.
Por de represàlies: és possible que en el passat hi hagués casos de reacció violenta contra un supervisor. Correspon a la direcció proporcionar i promoure un entorn on tothom se senti segur. No hauria d’haver lloc per a aquest tipus d’intimidacions.
Manca de coherència: són propensos a preguntar-se per què haurien d’actuar quan els altres no semblen preocupar-se o són intimidats.
Sense temps: fer un forense sobre les proves, entrevistar les parts implicades requereix massa temps i esforç. Això es pot respondre desglossant el cost del comportament contraproduent.
Culpa reflectida: pot haver-hi un sentiment de culpabilitat en disciplinar algú si el supervisor es comportava de la mateixa manera en el passat. S'ha de reconèixer que el seu paper canvia quan se'ls assigna responsabilitats per als altres.
Impacte sobre l'amistat: l'acció disciplinària pot provocar la pèrdua d'amistat i l'alienació dels membres del grup de treball. Els supervisors han de buscar el respecte, no l’amistat, en ser coherents en l’aplicació de la disciplina.
Por al conflicte: algunes persones evitaran afrontar una situació difícil, sobretot si es tracta de conflictes interpersonals. Algunes persones confonen que els agrada i que els respecten.

Causes i efectes de la conducta contraproduent

Una bona gestió posa l'accent en un enfocament positiu de la disciplina. Malauradament, la por al càstig segueix sent el factor dissuasiu més desplegat per molts directius. D’altra banda, quan els empleats entenen i accepten normes que consideren assenyades i justes, s’autoregulen i redueixen l’impacte negatiu del comportament contraproduent. És llavors quan la disciplina es converteix en una força constructiva i positiva que permet a les persones treballar cooperativament. En les empreses on la disciplina es considera només en el sentit estret i punitiu com a reacció, que castiga i corregeix, resulta en un mal estat moral i afecta la productivitat.

Hi ha una sèrie de patrons de comportament negatius que són greument perjudicials i destructius. Alguns exemples són la insubordinació, la falsificació de registres laborals, la lluita, el robatori, l’alcohol, l’ús de drogues i l’assetjament sexual. Aquests requereixen una atenció immediata per part de la direcció i una resposta forta, que pot incloure la suspensió o fins i tot la rescissió després de la finalització del degut procés. Hi ha altres comportaments que són menys prolífics però, tanmateix, importants barreres per al rendiment eficient:

Retard persistent

Cal vigilar de prop la tardança persistent i l’absentisme de certs empleats. Fins i tot quan hi ha una justificació en alguns casos, les transgressions cròniques s’han d’abordar mitjançant una disciplina progressiva. Es tracta d’un comportament molt destacat que es pot corregir a través de comentaris verbals i escrits. Sovint és la causa de pèrdues de productivitat considerables.

Treball de mala qualitat

La manca de disciplina i la negligència de les regles sovint condueixen a una mala qualitat. Els empleats indisciplinats solen estar menys preocupats per la qualitat del treball que produeixen. Una bona gestió requereix un estricte programa de vigilància que pugui eliminar aquest tipus de conducta descuidada. La qualitat inferior a la norma es pot identificar pel rebuig del producte o per les queixes dels clients. Això últim és més greu, ja que pot comportar costos addicionals i una pèrdua permanent de vendes futures.

La negligència que provoca accidents

La investigació indica l'existència d'una relació directa entre accidents i violacions intencionades de les normes de seguretat o descuit. Per tant, convé incloure els accidents a la llista d’activitats contraproduents.

Perdre o contribuir d’una altra manera a la pèrdua d’inventari

Tot i que es pot atribuir una mica de contracció de material i productes a l’obsolescència i als residus normals, el maltractament dels empleats, la negligència o la deficiència en el registre de documents contribueix de manera significativa a les pèrdues d’inventari. Això requereix un seguiment i l’ús d’una disciplina administrada amb cura.

Sabotatge, negligència i abús

Les màquines i els equips es desgasten i requereixen manteniment i reparació preventius. Però també poden ser objecte de sabotatge, negligència o abús dels empleats. Aquest comportament contraproductiu extrem pot resultar molt costós, tant en costos de reparació com en nivells reduïts de productivitat i seguretat.

Evidentment, hi ha més factors que contribueixen a la ineficiència, però el comportament contraproduent pot representar un cost elevat per a l’empresa. Totes aquestes activitats negatives es poden controlar o reduir mitjançant una disciplina il·lustrada. El seu objectiu ha de ser crear un entorn de treball que mantingui un alt grau de moral i aconsegueixi els objectius de l’empresa, amb un comportament mínim contraproduent. La disciplina ha de fer que els empleats coneguin bé els seus llocs de treball i treballin de forma cooperativa per dur a terme tasques i assolir els objectius del grup de manera oportuna.

Com funciona la disciplina progressiva

La disciplina progressiva es defineix com un procediment que utilitza una escalada en advertiments i accions disciplinàries que s’oposen a comportaments contraproduents, des d’advertències verbals i escrites fins a la suspensió i la terminació. Aquest tipus de procediment compleix les proves dels àrbitres per a la deguda tramitació i causa justa i ha respost amb èxit a totes les impugnacions tant en l’arbitratge com en els procediments judicials. L’objectiu de la disciplina progressiva és corregir el comportament de l’empleat i restablir el paper de la persona com a membre productiu del grup de treball. També actua com a recordatori a la resta de treballadors que es responsabilitzarà de la mateixa manera.

La disciplina progressiva es basa fermament en regles raonables que reflecteixen les necessitats de l’empresa per vendre els seus productes o serveis de manera eficient i servir al client de manera eficient. Les normes s’han de discutir amb els empleats per garantir que cada empleat les entengui. Les normes són aplicables únicament al lloc de treball. No restringeixen la vida dels empleats fora de l'empresa, llevat de qüestions que puguin afectar negativament la reputació de l'empresa. Hi ha d’haver una coherència absoluta en el compliment de les normes. Les infraccions s’han de tractar de manera justa i el càstig es dóna de manera uniforme.

El procés de sis passos per a l'anàlisi de problemes disciplinaris

En analitzar problemes de disciplina és útil adonar-se que no hi ha dues situacions exactament iguals. Les persones són complexes i les variables situacionals són moltes. Per tant, el supervisor ha d’investigar acuradament i considerar a fons set qüestions clau per arribar al grau d’acció disciplinària a adoptar:

És una infracció important com l’abús de drogues, que pot requerir la suspensió temporal de la plantilla mentre es duu a terme una investigació adequada?
Quin va ser el període de temps entre les infraccions actuals i altres causades pel mateix empleat?
L’incident és un comportament o patró recurrent?
Quina precedència ha establert l’empresa a l’hora de gestionar situacions similars?
El registre laboral dels empleats ha estat el d’un treballador fiable i cooperatiu?
Hi ha factors inusuals i atenuants que han contribuït a la situació?
Hi ha normes clarament definides que regulen la conducta dels empleats i es comuniquen als empleats, preferentment per escrit; i es pot esperar raonablement que tots els empleats els coneguin?

Només aplicació de disciplina

Advertència adequada de les conseqüències de certes conductes inacceptables.
Finalització d’una investigació exhaustiva abans d’administrar la disciplina. Aquesta investigació ha d'incloure declaracions per escrit dels empleats implicats i de totes les altres parts, que poden haver presenciat l'incident.
La investigació ha de ser justa i objectiva.
No es requereix que les proves siguin concloents o fora de dubtes raonables, tret que les suposades faltes de conducta tinguin un caràcter penal o greu que puguin perjudicar la reputació de l’empleat i perjudicar greument les seves possibilitats d’ocupació futura.
Les regles, ordres i sancions s’han d’aplicar de manera uniforme i sense cap mena de discriminació. Si l’aplicació ha estat laxa en el passat, és possible que la direcció no es reverteixi de sobte i comenci a combatre sense haver avisat prèviament els empleats de la seva intenció.
La sanció ha d’estar raonablement relacionada amb la gravetat de la infracció i els antecedents dels empleats. Es justifica que un bon historial d’ocupació ha de tenir una resposta més lleugera.
Tots els empleats han de ser jutjats per les mateixes normes i les normes s’han d’aplicar per igual a tots. Les normes s’han d’explicar clarament al Manual dels empleats .
Cal protegir tots els empleats contra una disciplina injusta i se'ls ha de permetre impugnar qualsevol acció de l'empresa que amenaci amb privar-los dels seus drets bàsics.