Els costos reals del manteniment diferit

Introducció

Pel que fa a la propietat de béns immobles i fins i tot de béns personals, els pressupostos i les finances sempre fan ombra a tot el que fem. Mai he tingut un projecte amb un pressupost il·limitat i mai espero tenir-ne un. Després d’haver passat la major part de la meva carrera veient coses des del punt de vista d’un arquitecte, els darrers set anys que he passat he vist aquests mateixos problemes des de la perspectiva d’un propietari. Quan s’ha de supervisar més de 143 milions de peus quadrats, fins i tot desenes de milions de dòlars (que semblen molts diners) són realment insignificants pel que fa a les necessitats i demandes. S'han de prendre decisions amb els fons limitats disponibles sobre com distribuir aquests fons de manera més eficaç. Com s’obté el màxim rendiment dels fons gastats?

En aquest entorn, la veritable pregunta és com maximitzeu el valor d’aquests fons limitats? Per arribar a aquesta conclusió, cal ponderar molts factors. Aquest article intentarà avançar alguns d’aquests complexos factors interrelacionats i inspeccionar aquests problemes en un intent de desenvolupar una metodologia que permeti als decisors crear eines que permetin una priorització més eficaç de les despeses de manteniment d’actius de capital. En realitat, són despeses, però si s’exploten de manera estratègica, s’assemblen més a una inversió, amb un retorn de la inversió (ROI) i altres avantatges.

Fundació - TNSTAFL

En una de les meves primeres classes d'Economia 101, el meu instructor va començar la classe escrivint al tauler TNSTAFL. Ens va preguntar si algú sabia què significaven aquestes cartes. Després que ningú no ho aconseguís, va dir: "No hi ha cap cosa com un dinar gratuït". Va preguntar quants creien que aquesta afirmació era certa. Molts van dir que era incorrecte, ja que hi ha un dinar gratuït. Si algú ho paga, és el motiu que es presenta com a dinar gratuït. Molts de la classe van estar d’acord amb aquesta afirmació. El nostre instructor va continuar discrepant amb nosaltres, dient que hi ha un cost encara que no pagueu el dinar; és el vostre temps el cost extret. Heu decidit passar temps en aquell dinar que pagava algú altre, de manera que el dinar encara tenia un cost del vostre temps. La discussió següent va esdevenir força aclaridora.Parlar d’una pura visió econòmica dels costos, segur que sí, i certament correcta, no era un procés de pensament que la majoria de nosaltres teníem abans d’aquesta discussió.

Aquest concepte va tenir un gran impacte la resta del semestre, sobretot quan vam discutir els costos d’oportunitat. Aquella discussió va establir les bases dels meus estudis d’economia que em van fer adonar-me que tot suposa un cost; la pregunta sempre és: estic disposat a pagar aquest cost pel benefici rebut? Quan comencem a mirar els béns reals i personals des de la perspectiva del propietari, això esdevé un concepte primordial. No importa si esteu prenent aquestes decisions com a individu o com a part d'un grup. Res canvia; la base és la mateixa per a aquestes decisions.

Responsabilitats de propietat

Un cop es pren la decisió d'adquirir béns immobles o personals, la responsabilitat és un subproducte inevitable d'aquesta adquisició. Per exemple, quan compreu un cotxe, la vostra responsabilitat de comprar combustible està implícita. Si no adquiriu aquest combustible, el cotxe no continuarà movent-se. Les forces exteriors poden requerir responsabilitats addicionals. Com a l'exemple anterior del cotxe, l'Estat pot requerir que porteu i mantingueu una assegurança per conduir el cotxe. Això també està implícit, ja que s'espera que compliu les lleis de l'estat per conduir aquest cotxe.

El canvi de petroli també passa a formar part d’aquestes responsabilitats. Si no canvieu l'oli, escurçareu la vida útil d'aquest cotxe. No és per sortir amb mi, però aquells que tinguin una mica d’edat potser recorden l’anunci de Fram Oil Filter: "Ja em pots pagar o pots pagar-me més tard". El principi encara existeix i continua essent el mateix. Quan era molt més jove, tenia algú que conec que va llogar un cotxe durant cinc anys. Quan s’acostava el cinquè any, el seu cotxe es va trencar i el vaig portar al mecànic després de fer-lo remolcar. El mecànic va preguntar quan va ser l'última vegada que va canviar l'oli i va dir que mai. Aleshores no hi havia cap dels olis sintètics al mercat, de manera que un canvi d’oli era d’uns 20 dòlars cada tres mesos. El cost de canviar l'oli del seu cotxe durant aquests cinc anys va ascendir a uns 400 dòlars, mentre que el nou motor li va costar uns 5.000 dòlars la seva instal·lació.Això suposa un augment substancial dels costos del manteniment diferit (o no).

Un intel·ligent propietari de béns immobles o personals podrà reconèixer-ho i trobar la manera d’equilibrar l’augment de la pressió per reduir els pressupostos i, al mateix temps, equilibrar la pròrroga de la vida dels actius de capital. Aquest article intentarà donar orientacions sobre com equilibrar molts d'aquests factors interdependents i maximitzar la vida dels actius de capital invertits intensament.

Ramificacions de manteniment diferides

Comencem aquest debat definint què és exactament el manteniment diferit. El major error comès quan persones o grups utilitzen aquesta idea de manteniment diferit és la completa aplicació errònia d’aquest principi. En un intent d’evitar propagar aquesta mala aplicació, primer hem d’entendre alguns conceptes bàsics de què és realment el manteniment diferit. Tornant al que es va dir anteriorment, hi ha un cost associat a tot, el manteniment diferit no és una excepció. Per esbrinar quin és el cost real del manteniment diferit, primer hem d’establir com és el cost del manteniment. Faré servir els números per il·lustrar aquest principi, però no s’han d’interpretar que són relatius a res en concret.

Per a qualsevol inversió de capital, diguem que el cost anual per mantenir aquesta inversió en bones condicions operatives és de 1.000 dòlars a l'any. Aquest nombre hauria d’augmentar a mesura que l’actiu de capital envelleix, però no utilitzarem aquest factor en aquest exemple, ja que complicarà la il·lustració més enllà de la comprensió de molts lectors. Per tant, els ingressos de l'any en curs han caigut, no hi ha 1.000.000 de dòlars per gastar en aquest manteniment requerit d'aquest actiu de capital; cal una decisió sobre què fer amb la curta caiguda del pressupost. Hi ha moltes opcions disponibles, cadascuna amb els seus propis costos associats a cada decisió específica, cosa que converteix cadascuna en una solució única a la situació de la caiguda curta del pressupost.

La solució més habitual avui en dia és ignorar-la, no pagar-ne els 1.000 dòlars i tractar-la més endavant quan els ingressos siguin millors. Aquest és absolutament l’enfocament incorrecte. Normalment no faig servir paraules d’un valor tan il·limitat quan es parla de solucions, però és una de les poques vegades que una paraula tan potent s’aplica a l’àmbit de les solucions, que es demostrarà a mesura que continuem aquesta discussió. Totes les persones o grups que prenen decisions relacionats amb aquest tipus de decisions són fiduciaris d'una forma o altra. Això significa que estan obligats a aprofitar al màxim els fons disponibles. Per tant, procedirem sota aquest paràmetre particular durant la resta de la discussió; tots els que prenen decisions són fiduciaris. Aquesta ideologia hauria d’implicar que la posició més sostenible és l’objectiu de qualsevol decisió de gestió d’actius de capital.

El següent punt que cal reconèixer és el fet que en qualsevol moment del futur (immediat o llunyà) el cost més baix disponible per a qualsevol millora de capital / renovació de l’edifici és l’actualitat. En qualsevol moment del futur, fins i tot en poques setmanes, els costos augmentaran potencialment i, com més lluny en el futur, més augmentaran els costos. Aquest augment es produirà per una infinitat de possibles motius, costos de les matèries primeres, inflació, oferta i demanda, escassetat, etc. Per tant, qualsevol impacte de manteniment diferit s'ha d'expressar en els termes d'aquests increments. Aquests costos previstos són sempre això, previstos, de manera que variaran. L’esperança és que la variància només sigui petita. Si varien més que això; llavors la projecció es va desactivar per alguna raó que cal identificar per ajudar a les projeccions futures a ser més precises.

A causa d'aquesta relació, l'augment dels costos de les despeses futures es pot compensar amb la reserva real d'alguns fons a partir d'avui en un compte per al moment en què es completaran els treballs diferits. Aquest compte de confiança / depòsit s’hauria d’utilitzar per compensar l’augment dels costos amb els costos addicionals de manteniment diferit, en cas contrari, l’impacte total d’aquests costos addicionals s’haurà d’absorbir en el futur, creant així una pressió addicional sobre els ingressos futurs. El truc d’aquest mètode és que la projecció ha de ser molt precisa o que les despeses previstes es poden disparar inesperadament. Després hi ha un sistema híbrid que és un encreuament entre aquests dos enfocaments, que deixa de banda més que res, però inferior al cost total del manteniment que s’ajorna. Si es reserva el cost total del manteniment,llavors la pregunta és per què ajornar el manteniment? Per això, normalment seria una cosa inferior al cost total del manteniment.

Adonar-se del que realment costa el manteniment diferit

Per tant, per facilitar la il·lustració, tornem al cost de 1.000 dòlars que cal ajornar. Si la decisió fos ajornar el manteniment durant un any, l’increment dels costos seria, com a mínim, inflacionari. Si aquest cost inflacionista fos només del dos per cent, l’increment d’aquests 1.000 dòlars seria de 20 dòlars. Si els costos de les matèries primeres van augmentar, per exemple, l’1 per cent el mateix any, hi haurà un cost addicional de 10 dòlars que s’haurà d’incloure als costos de manteniment diferit, per un total de 30 dòlars, cosa que portarà el cost del manteniment diferit a 1.030 dòlars.. Ara no sembla gaire, però, què seria si els costos inicials d’aquest manteniment fossin 10.000 vegades superiors o 100.000 vegades superiors? Podeu veure amb claredat com creixen ràpidament aquestes xifres.

Ara, diguem que els que prenen decisions deixen de banda l’augment previst, diguem els 30 dòlars. Ara, al cicle pressupostari de l'any vinent, tot el que caldria per realitzar el manteniment requerit seria el cost original de 1.000 dòlars. Això tindria un impacte net de zero sobre la pressió pressupostària de l'any que ve, ja que els 1.000 dòlars originals segueixen sent l'única obligació necessària per satisfer la necessitat, però requeriria que es mantinguessin 30 dòlars en algun tipus de dipòsit o compte fiduciari del pressupost d'aquest any. Tot i això, si el que es reservava al pressupost d’aquest any suposés 515 dòlars, el cost del manteniment del pressupost de l’any següent només seria de 515 dòlars, reduint la pressió sobre el pressupost de l’any que ve. Ara això tindria un impacte molt positiu en els pressupostos dels dos anys, estalviant costos en cada cicle pressupostari i encara realitzant el manteniment diferit requerit. Ara, tot i que els costos van augmentar,hi va haver menys impacte en el pressupost de cada any. Aquest augment del cost té un impacte molt menor cada any. De nou, imagineu si aquestes magnituds es van augmentar 10.000 o 100.000 vegades. Això està planejant amb antelació, o com es va dir al meu programa MBA, el pensament estratègic. Això és realment molt senzill.

Vegem ara el manteniment diferit d’aquí a cinc anys. La inflació s’agregaria, de manera que la mateixa inflació del dos per cent per any fa pujar els costos inflacionaris a uns 104 dòlars. Si els costos de les matèries primeres augmenten al mateix percentatge compost per any com es va comentar anteriorment, els costos de les matèries augmenten a uns 51 dòlars, cosa que fa que el cost total del manteniment diferit sigui de 1.155 dòlars. Una vegada més, podeu imaginar l’impacte d’aquests costos si es van augmentar 10.000 o 100.000 vegades. No oblideu que aquests càlculs no preveuen augments de costos com a conseqüència de l’oferta i la demanda, com ara l’escassetat, o l’increment del cost a causa de l’envelliment natural del sistema (s), que continuarà augmentant els costos de manteniment diferits.

El que sempre s’ha de recordar és que hi ha un cost associat sempre que es juga amb el manteniment diferit. Ningú no pot veure realment el futur, de manera que predir les condicions i els costos futurs del mercat sempre comporta el risc d’una projecció incorrecta. Fer aquestes projeccions és tant una forma d’art com una ciència, i les inexactituds poden sumar nombres molt grans de manera ràpida.

Ara bé, aquesta no és l’única escola de pensament pel que fa al manteniment diferit. Un altre enfocament que he trobat ha estat encara més intrigant i, amb les dades limitades que tinc a la nostra agència, he trobat el concepte d’almenys estar a la pista. Aquest concepte s'ha conegut com la "Regla de la plaça inversa per al manteniment diferit" desenvolupada per David Geaslin, del grup Geaslin. Quan em van introduir aquest concepte per primera vegada, seré sincer que el meu pensament era "un infern no", no hi ha manera que això pugui ser fins i tot a prop de l'estadi. Les xifres van créixer massa ràpid per ser exactes. Ara ho admetré, ja que he estat mantenint les instal·lacions, em va agradar molt que aquestes xifres creixessin ràpidament, ja que m’ajudaria a construir un cas sòlid per a les nostres necessitats de renovació d’edificis.però, com a analista, no vaig poder col·locar dades per al consum general que no es poguessin suportar o que poguessin ser qüestionades substancialment. Fins i tot el subdirector de finances de la meva agència tenia aquests mateixos sentiments i preocupacions. Després vaig agafar uns quants projectes que la nostra agència havia acabat recentment per fer "enginyeria inversa" dels costos per comprovar si fins i tot era a prop, i per a la meva sorpresa es va demostrar bàsicament. Ara seré el primer a admetre que no es tracta d’una equivalència matemàtica, perquè no va sortir exactament amb el cost, però la proximitat va ser sorprenent. Era gairebé sorprenent per la seva ombra. Per tant, presentaria aquest concepte no com a axioma matemàtic o llei, sinó com un concepte o principi general.Després vaig agafar uns quants projectes que la nostra agència havia acabat recentment per fer "enginyeria inversa" dels costos per comprovar si fins i tot era a prop, i per a la meva sorpresa es va demostrar bàsicament. Ara seré el primer a admetre que no és una equivalència matemàtica, perquè no va sortir exactament amb el cost, però la proximitat va ser sorprenent. Era gairebé sorprenent per la seva ombra. Per tant, presentaria aquest concepte no com a axioma matemàtic o llei, sinó com un concepte o principi general.Després vaig agafar uns quants projectes que la nostra agència havia acabat recentment per "fer enginyeria inversa" els costos per comprovar si fins i tot era a prop, i per a la meva sorpresa es va demostrar bàsicament. Ara seré el primer a admetre que no es tracta d’una equivalència matemàtica, perquè no va sortir exactament amb el cost, però la proximitat va ser sorprenent. Era gairebé sorprenent per la seva ombra. Per tant, presentaria aquest concepte no com a axioma matemàtic o llei, sinó com un concepte o principi general.Era gairebé sorprenent per la seva ombra. Per tant, presentaria aquest concepte no com a axioma matemàtic o llei, sinó com un concepte o principi general.Era gairebé sorprenent per la seva ombra. Per tant, presentaria aquest concepte no com a axioma matemàtic o llei, sinó com un concepte o principi general.

Aquest concepte és molt bàsic. Si feu el cost del manteniment inicial i permeteu que el manteniment requerit avanci al següent nivell d’error abans d’actuar, trobareu que els costos de fer aquesta reparació, al nivell d’error augmentat, costaran realment prop de el quadrat del cost inicial del manteniment no satisfet. Per exemple, una fuita al sostre té un cost de reparar 500 dòlars i es determina que la reparació es retardarà perquè no hi ha espai al pressupost d’aquest any. L’any vinent, com que no s’ha informat d’un problema, es va endarrerir un any més, etc. Finalment, s'han de col·locar galledes sota les fuites durant les tempestes de pluja. Ara s’ha de substituir l’aïllament, s’anul·la la garantia del sostre perquè no es van reparar ni informar les fuites. Ara és possible que algunes de les cobertes del terrat hagin de ser substituïdes,s’ha de canviar part del sostre, l’aigua ha entrat a les lluminàries que s’han de canviar, potser les parets s’han malmès i cal canviar i tornar a pintar el tauler de guix, potser s’ha de retirar i canviar part del terra, es pot formar material orgànic (floridura); es pot veure com el dany secundari derivat de la manca d’acció inicial ha crescut fins a arribar a proporcions enormes. Ara la reparació completa costarà 10.000 dòlars. No oblideu afegir el cost de reubicar els usuaris d’aquest espai mentre es realitzen les reparacions. Quant creix el cost total? Comença a semblar molt gran, molt ràpid.es pot formar material orgànic (floridura); es pot veure com el dany secundari derivat de la manca d’acció inicial ha crescut fins a arribar a proporcions enormes. Ara la reparació completa costarà 10.000 dòlars. No oblideu afegir el cost de reubicar els usuaris d’aquest espai mentre es realitzen les reparacions. Quant creix el cost total? Comença a semblar molt gran, molt ràpid.es pot formar material orgànic (floridura); es pot veure com el dany secundari derivat de la manca d’acció inicial ha crescut fins a arribar a proporcions enormes. Ara la reparació completa costarà 10.000 dòlars. No oblideu afegir el cost de reubicar els usuaris d’aquest espai mentre es realitzen les reparacions. Quant creix el cost total? Comença a semblar molt gran, molt ràpid.

Ara vull tornar fins i tot abans de determinar la reparació de 500 dòlars. Aquest tipus de reparacions gairebé mai es troben fins que no s’ha realitzat un informe i no s’ha emès una ordre de treball de manteniment, cosa que significa que algun ocupant ha informat d’un problema visible. Aleshores ja és massa tard; ja es produeixen danys secundaris. Si el PM del sostre es realitzés almenys dues vegades a l'any com hauria de ser, probablement aquest problema s'hauria descobert molt abans que les filtracions d'aigua entressin a l'espai ocupat. Fins i tot si pagueu a una persona 25 dòlars per hora per caminar per aquell sostre dues vegades a l’any i trigaríeu una hora a inspeccionar-lo, cosa que ni tan sols hauria de trigar tant a un inspector de terrat amb experiència, és possible que hagueu trobat aquesta fuita potencial quan gairebé no hauria costat res reparar. Per cert, què hi ha al quadrat de 25 dòlars? La resposta és de 625 dòlars,no és tan lluny de la reparació de 500 dòlars? Potser hi ha fonament en aquesta regla quadrada inversa? Tu ets el jutge.

Renovació de l'edifici: la millor cobertura contra els costos de substitució

Mentre continuem aquesta discussió, vull recordar a tothom l’exemple de canvi d’oli que hem comentat anteriorment. Quan els que prenen decisions no mantenen els actius de capital en bones condicions, es desgastaran prematurament, cosa que repercutirà negativament en els pressupostos futurs, i sabent que la llei de Murphey mai serà en un bon moment. Quan s’inverteix en una inversió de capital, com ara un edifici, milions de dòlars es posen en risc potencial. Si l’edifici es desgasta prematurament, es malgastaren els recursos; al contrari, quan s’estenen més enllà de l’esperança de vida, es construeix l’equitat. Aquesta hauria de ser una equació molt senzilla.

Aquesta extensió de la vida a un actiu de capital s’aconsegueix mitjançant dos processos distintius, la renovació de l’edifici i el manteniment preventiu. Ambdós són bàsicament els mateixos, la substitució de sistemes dissenyats per desgastar-se com a mitjà per afegir vida als actius de capital. La majoria de tots els sistemes estan dissenyats bàsicament per gastar-se en algun moment; si parlem de frens, corretges, bugies, etc. en un cotxe; o la coberta, la climatització, el sistema d'alarma contra incendis, etc. en un edifici, tots tenen cicles de vida. L’objectiu principal és allargar la vida de l’edifici. La principal diferència entre el manteniment preventiu (PM) i la renovació dels edificis és el cicle en què tenen aquests sistemes. L’enfocament general de la literatura acadèmica / d’estudi a què he estat exposat és que si el cicle de substitució és inferior a un any és PM,fa més d’un any que està renovant l’edifici. A part dels cicles PM i renovació d’edificis són substancialment els mateixos. Quan es realitza el manteniment, ja sigui amb la renovació de l'edifici o amb PM, la vida s'afegeix o s'amplia a l'actiu de capital. Ara es planteja la següent pregunta: quina és la quantitat adequada de recursos per destinar a aquesta renovació de PM / edifici?

Per començar, aquesta quantitat sempre s’expressa en termes del cost de la nova construcció. Això també es coneix de vegades com a costos de substitució. La raó per la qual s’expressen els costos de renovació de l’edifici en termes de costos de nova construcció és que el cost final de la renovació del sistema es troba al final del cicle de vida quan s’ha de substituir completament el sistema. En aquest cas, la substitució definitiva és la substitució de tot el sistema de construcció com a cost final de vida útil. Per això, això s’expressa en termes de costos de nova construcció. Aquest cost s'expressa com un dos per cent dels costos de nova construcció a l'any, segons la literatura acadèmica / d'estudi que he llegit.

Per tant, per tirar endavant aquest concepte, si el cost de reemplaçament d’un tipus d’edifici i una ocupació específics és de 225 dòlars per peu quadrat, la quantitat que es gasti en aquest edifici per renovar PM / edifici hauria d’estar entre 2,25 i 4,50 dòlars per peu quadrat a l’any. Si l’edifici fos de 100.000 peus quadrats, això s’estendria a entre 225.000 i 450.000 dòlars anuals per a aquest edifici. Podeu veure com es suma molt ràpidament. Tot i això, aquest manteniment podria afegir anys a la vida de l’edifici. Si s’afegeix a la vida de l’edifici, es crea patrimoni net. Aquí és on les despeses de manteniment poden començar a actuar més com inversions.

Ara, si la cartera de metres quadrats és de milions de peus quadrats, podeu veure amb quina velocitat pot augmentar el cost de renovació de PM / edifici, creant així possiblement la necessitat d’un programa de manteniment diferit eficaç.

Pensaments finals

La inversió més gran que fem com a individus i organitzacions es troba en els nostres actius de capital. Oferir aquells actius amb l’esperança de vida més llarga és primordial per a un patró de supervivència sostenible per a qualsevol individu o organització. Quan convertim les despeses en inversions, construïm patrimoni net i aportem valor afegit com a propietaris. Aquesta és la responsabilitat principal (i única) d’un fiduciari. El manteniment diferit, com tot el que es basa en el pressupost, ha de passar de tant en tant quan els ingressos no són els que s’esperaven, però si s’aplica adequadament no costarà a l’individu ni a l’organització grans quantitats de recursos abans de temps ni en futurs cicles pressupostaris.

Fins i tot en la nostra societat “llençadora”, la majoria d’edificis haurien de tenir una vida no inferior a 50 anys, però si reassignem (no augmentem, necessàriament) els nostres costos de construcció inicials, podem allargar aquesta vida fins a 70 anys. Quan fem servir PM i la renovació de l’edifici de manera adequada, és possible que puguem allargar la vida de l’edifici encara més. Un cop l’edifici sobreviu més enllà de la seva esperança de vida inicial, ara crea equitat que es pot utilitzar per reconstruir un cop superada la vida de l’edifici. Aquí és on la informació de manteniment realment proporciona un retorn de la inversió, però aquest és el joc d’espera a llarg termini, i no el que posseeixen tots els decisors.