Etiqueta de correu electrònic d’oficina per als gestors

L’enviament d’un correu electrònic a un empleat des de casa, a altes hores de la nit només s’ha de fer en cas d’emergència extrema. La majoria de les vegades és millor dormir-hi i redactar el correu electrònic a la feina l’endemà, quan tingueu clar.

Què és millor: correu electrònic o comunicació cara a cara?

Els administradors solen confiar en el correu electrònic per comunicar ràpidament informació important al seu personal. Però si no s’utilitza amb prudència, els directius que depenen massa del correu electrònic quan haurien de mantenir converses cara a cara amb els seus empleats poden fer més mal que bé. Seguiu aquests senzills consells per evitar trampes habituals de correu electrònic que perjudiquen la vostra autoritat i alienen al vostre personal.

Cometen 7 gestors d’errors de correu electrònic comuns

A la majoria d’oficines, el correu electrònic és el mètode dominant per a les comunicacions interoficines quan no són possibles reunions presencials. Dit això, hi ha algunes situacions en què l’ús de comunicacions per correu electrònic entre un gestor i un subordinat és inadequat.

A continuació, es mostren alguns errors habituals de correu electrònic que cal evitar si voleu mantenir bones relacions amb els vostres empleats.

Us amagueu darrere de l’ordinador per evitar conflictes a la feina?

Microsoft Office

1. No utilitzeu el correu electrònic per evitar algú.

No utilitzeu mai el correu electrònic per a accions disciplinàries, revisions de rendiment o altres problemes delicats. La comunicació de males notícies per correu electrònic soscava la vostra credibilitat com a líder. Voleu que el personal sàpiga que us pot confiar per tractar personalment problemes difícils. Doneu als vostres empleats el respecte que mereixen, fins i tot quan els disciplineu, i tingueu una reunió cara a cara.

Com a gestor, si rebeu un missatge de correu electrònic confús del vostre subordinat, en lloc de reaccionar enviant un altre correu electrònic, agafeu el telèfon o l’intercomunicador i demaneu al vostre subordinat que aclareixi el seu correu electrònic en persona. Si la missatgeria de correu electrònic no compleix els vostres objectius de comunicació, com a gestor és responsabilitat vostra aturar el cicle de correus electrònics circulars i començar a comunicar-vos amb claredat.

Abans d’enviar un correu electrònic al vostre company de feina, situat a dos taulells, pregunteu-vos si seria més adequada una conversa cara a cara.

2. No subestimeu la permanència del correu electrònic.

No oblideu que tot el que escriviu en un correu electrònic es converteix en un registre permanent de la vostra comunicació, amb un segell de data i hora. Tot el que escriviu en un missatge de correu electrònic es pot utilitzar al jutjat per a demandes d’acomiadament injustificat. Els correus electrònics són molt més fàcils de desenterrar, imprimir i / o reenviar fora de l’oficina que no pas les notes de paper tradicionals.

Si us molesta, feu un descans i calmeu-vos abans d’enviar un correu electrònic a un membre del personal. Un cop s’ha enviat un correu electrònic enutjat, no es pot recuperar, així que trieu les vostres paraules amb cura.

3. No utilitzeu un llenguatge passiu i agressiu en un correu electrònic.

Si us sentiu reaccionar fortament a un correu electrònic, una trucada telefònica o una discussió en una reunió recent, seieu amb els vostres sentiments durant uns minuts. A continuació, decidiu si escriure i enviar un correu electrònic és la resposta més adequada. (Quan les emocions es carreguen, normalment no ho és).

Quan haureu de respondre a una situació difícil per correu electrònic, observeu el to que utilitzeu. Tracteu les vostres comunicacions per correu electrònic com ho faríeu amb una nota. Eviteu el llenguatge flamant, passiu-agressiu i el sarcasme a tota costa, tret que vulgueu desmoralitzar severament el vostre personal i crear barreres de comunicació insalvables més endavant.

Per tal d'evitar l'ús d'un llenguatge passiu i agressiu al vostre correu electrònic i millorar la receptivitat després d'enviar el missatge, indiqueu clarament els vostres sentiments, de la manera més positiva possible, just al missatge inicial. Els administradors efectius saben que el reforç positiu és tan important com la crítica constructiva. Però si aquest reforç positiu és massa imprecís o està enterrat a la part inferior del missatge de correu electrònic, és possible que el vostre empleat no el "senti".

4. No inclogueu (CC) massa gent.

No porteu altres persones a una conversa per correu electrònic sense demanar primer permís als participants originals. Si manteniu una conversa per correu electrònic d'anada i tornada amb un altre membre del personal, però en algun lloc del tema en curs, creieu que pot ser que hagi d'implicar-se una altra persona, abans de fer-ho, feu-ho saber a la persona amb qui us heu comunicat envies el missatge. Assegureu-vos que expliqueu per què voleu convidar a aquella persona que es va presentar al debat i tingueu clar què voleu dir. Per exemple, podeu escriure alguna cosa com ara: "Realment crec que Jane podria ajudar-nos a trobar algunes solucions al problema X. Ja fa 10 anys que treballa al departament de XYZ i m'agradaria conèixer-la.Puc reenviar-li una còpia d’aquest fil de correu electrònic i demanar-li ABC ? "

5. Utilitzeu BCC amb cura.

La funció BCC (còpia en cec) s'hauria d'utilitzar per mantenir confidencials les adreces de correu electrònic d'altres persones en un correu electrònic de grup. No s'hauria d'utilitzar per enviar secretament una conversa de correu electrònic privada a una altra persona sense el coneixement de l'altra part. Tret que tingueu un motiu justificat (és a dir, la seguretat d'algú està en perill si no envieu un missatge BCC) per no ser transparent sobre on envieu un missatge, utilitzar la funció BCC és com xiuxiuejar a l'esquena d'algú a la feina. És descortès i poc professional. I, en alguns casos, reenviar o copiar un missatge a destinataris no desitjats pot provocar un embolic legal.

6. No us oblideu de ser justos.

Els gestors efectius sempre busquen ser justos: si sou un gestor que es preocupa de tractar amb els vostres empleats d’una manera justa, empàtica i ferma, veureu que la missatgeria de correu electrònic no sempre és la millor manera d’arribar als vostres empleats.

Lee Iacocca té aquest consell per donar comentaris a altres persones:

Es tracta d’un consell adequat i oportú quan s’aplica a la comunicació amb els empleats per correu electrònic.

7. Mireu el vostre idioma.

Si voleu ser un líder i un comunicador eficaços, presteu molta atenció a l'idioma que utilitzeu quan envieu un correu electrònic al vostre personal. Hi ha algunes frases que poden minar el missatge i perdre el temps del lector. Les frases van aparèixer en una pràctica infografia publicada a Inc.com: 21 frases que mai no hauríeu d’incloure en un correu electrònic mai.

"Puc fer una pregunta?" Seguiu endavant i feu la pregunta. No ho prefaci demanant permís per fer la vostra consulta. Si utilitzeu la frase "Puc fer-vos una pregunta?" com una manera de plantejar un tema delicat, és un senyal que la vostra pregunta és massa personal per a un correu electrònic. Si heu de fer la pregunta personal, feu-la cara a cara; no per correu electrònic quan el vostre destinatari pugui tenir legítimes preocupacions sobre què pot passar amb la seva resposta es comparteix per correu electrònic.
"Pot ser que això no s'apliqui a tu?" El lector pot preguntar-se per què m’ho envieu?
"Això té sentit?" Si no esteu segur que s'entendrà el que heu escrit en un correu electrònic al personal, és un senyal que heu de reescriure el vostre correu electrònic fins que no tingueu la certesa que el que dieu és clar i directe.