Nivell 3 de Nvq: treballar en un entorn empresarial

Treballar en un entorn empresarial és una unitat obligatòria de tres crèdits del grup A, per al diploma de qualificació professional nacional de nivell 3 en empreses i administració, que s’ofereix a Anglaterra, Gal·les i Irlanda del Nord. Aquest mòdul ajuda el candidat a comprendre a fons les dinàmiques interpersonals, la seguretat en el lloc de treball, l’eficiència, la sostenibilitat i la seguretat.

Aquest article abordarà cadascun dels resultats del mòdul, explicarà què volen dir i com aconseguir-los. Us ajudarà a comprendre el que normalment s’espera que escriguin els candidats. En funció de la vostra feina específica, haureu de modificar el que hi ha escrit aquí per al vostre propi treball i organització quan prepareu la vostra pròpia cartera.

Com utilitzar aquesta pàgina

Aquest article tracta de la Unitat 303 del diploma NVQ de nivell 3 en Administració i Empresa, que cobreix elements de la comunicació en un lloc de treball.

Aquesta guia és informativa i pretén guiar-vos pel procés de compilació de la vostra pròpia cartera. No copieu res directament aquí per al fitxer, ja que el vostre fitxer s’ha d’adaptar a les especificitats de la vostra feina i organització. Copiar l'idioma d'aquest article directament no només és deshonest, sinó que afeblirà el fitxer.

Resultat 1: entendre el propòsit i els beneficis de respectar i donar suport a altres persones a la feina

1.1 Expliqueu el propòsit de donar suport a altres persones a la feina

El treball en equip contribueix a l’èxit global de l’organització. Com a individu, hauríeu de considerar com les vostres accions ajuden o dificulten els objectius del vostre equip. De la mateixa manera, el vostre equip té una funció com a part dels objectius generals d’un departament o d’una empresa. Les persones d’un equip s’han de donar suport mútuament i veure la feina de cadascú com a pròpia.

El treball en equip té molts avantatges:

• Pot ser més gratificant que el treball individual, perquè l’èxit es comparteix i s’amplifica entre un grup.
• Quan els membres d’un equip es donen suport mútuament, les coses es fan més ràpidament.
• Si teniu problemes amb una tasca individual, podeu demanar ajuda a un company de feina i viceversa.
• El sentit de la responsabilitat compartida animarà les persones a prendre's seriosament les seves tasques per no defraudar els seus companys.

1.2 Expliqueu el propòsit d’ajudar altres persones a treballar de manera eficaç i eficaç

Ajudar a altres persones a la feina millora la productivitat, les relacions dins de l’oficina i la moral. A més, els llocs de treball col·laboratius i de suport són més eficients, ja que treballar conjuntament agilita la resolució de problemes i garanteix que es compleixin els terminis.

Treballar amb altres persones us ajuda a:

• Comunicar-se de manera més eficaç i aprendre a respectar els altres.
• Compartir objectius, objectius, prioritats i responsabilitats de treball.
• Treballa de manera que faci un millor ús de les teves habilitats particulars, permetent als membres de l’equip especialitzar-se en els seus punts forts personals.
• Resoldre problemes de manera més ràpida i eficaç.
• Entregueu la feina a temps i amb pressupost.
• Rebre i proporcionar comentaris, ajudant a tots els membres de l’equip a millorar.

Aquest element també us demana que entengueu el propòsit de treballar amb altres organitzacions, com ara una empresa diferent o un departament diferent de la vostra empresa. Treballar amb altres organitzacions us ajuda a:

• Comprendre diferents ètiques i valors laborals i com adaptar-se a les diferents expectatives.
• Apreneu noves estratègies per a problemes similars als vostres.
• Exposar-se a nous serveis o tecnologies.
• Comparteix informació i demana consell.

1.3 Expliqueu què significa diversitat i per què s’ha de valorar

Valorar la diversitat en un entorn empresarial significa respectar els col·legues independentment de la seva raça, gènere, patrimoni, costums, creences, sexualitat, aparença física, capacitats mentals o físiques, etc.

En el món laboral actual, tots hem de treballar amb persones que siguin diferents de nosaltres mateixos, ja sigui en el fons o en la creença. No només heu de tolerar aquestes diferències, sinó que heu d’entendre les maneres en què enriqueixen una organització.

Diversos llocs de treball:

• Exposar a les persones a diferents sistemes de valors, ètica laboral i tipus de personalitat i aprendre noves maneres d’abordar els problemes.
• Conté una varietat de punts de vista i opinions, obligant a tothom a refinar i modificar les seves pròpies postures tenint en compte els punts de vista d'altres.
• Cerqueu solucions creatives a problemes, tenint en compte aportacions des de diversos angles.

1.4 Esbossar els avantatges de la diversitat per a una organització

L’èxit d’una organització depèn de la seva capacitat per adoptar la diversitat i obtenir-ne els beneficis.

Beneficis de la diversitat laboral:

• Obteniu una varietat de solucions a problemes de servei, d’abastament i d’assignació de recursos.
• Els empleats d’orígens diversos aporten una gran varietat de talents, experiències i perspectives.

La investigació demostra que la diversitat no només és bona des de la perspectiva de les relacions humanes, sinó que pot aportar un valor real a les empreses i contribuir al resultat final.

1.5 Expliqueu com tractar altres persones d’una manera sensible a les seves necessitats

Aquest és bastant senzill: tracteu els altres de la manera que voldríeu que us tractessin si estiguéssiu en la seva situació. Tractar els companys amb amabilitat significa:

• Ser empàtic i relacionar-se amb la manera en què algú se sent.
• Escoltant atentament i amb atenció.
• Preguntar què necessiten les persones i intentar satisfer-les.

Intenta imaginar-te a la pell d'una altra persona i imagina't com et sentiries si fossis. En fer-ho, normalment podeu esbrinar com li agradaria tractar a aquesta persona. En cas de dubte, sigueu el més amable i cortès possible.

Tot i que feu el que feu, algunes persones seran irritants, frustrants o malvades, i haureu d’aprendre a tractar-les. Penseu en el següent:

• Abans de jutjar algú, proveu de donar-li l'avantatge del dubte. Pot ser que tingueu la culpa o que pugui tenir alguna cosa a la seva vida personal que els faci actuar a la feina.
• Intenteu parlar-los més sovint i veureu com responen. És possible que només hagueu de conèixer-vos millor.
• Si tota la resta falla, adopteu una actitud de tolerància separada i continueu mostrant a la persona el tipus de respecte que li agradaria rebre.

1.6 Expliqueu com tractar altres persones d’una manera que respecta les seves habilitats, antecedents, valors, costums i creences

Per funcionar a la feina i a la vida personal, cal tenir en compte constantment les opinions i els sentiments de les persones.

Per aconseguir-ho, heu de:

• Comprendre les opinions d’altres persones i d’on provenen. Feu-los preguntes sobre per què veuen les coses com fan.
• Sigues sensible i diplomàtic. Penseu abans de parlar i pregunteu-vos si el que esteu a punt de dir ofendria algú.
• Tracteu tothom amb dignitat i respecte.
• Tingueu en compte els antecedents socials i culturals d'altres persones, tant com una manera d'entendre'ls millor com de ser més tàctics.
• Escolta els altres durant els desacords.

Diferents persones tindran valors i prioritats diferents i cal tenir en compte com la vostra llengua i el vostre comportament en el lloc de treball respecten aquesta diversitat.

1.7 Descriviu maneres en què és possible aprendre dels altres a la feina

Aprendre dels altres és molt important en els negocis. Tothom té els seus propis punts forts i febles, habilitats i talents. Diferents persones segueixen diferents estratègies per resoldre problemes difícils. Hauríeu d’aprofitar totes les oportunitats per aprendre dels companys de feina per perfeccionar les vostres habilitats i aprendre’n de noves.

Aquí teniu algunes maneres d’aprendre d’altres a la feina:

• Presteu atenció a com actuen i reaccionen els vostres companys en situacions difícils.
• Demaneu una demostració quan vulgueu aprendre a fer alguna cosa.
• Demaneu orientació quan tingueu problemes o no esteu segur de com avançar.
• Intenteu conèixer gent nova a la feina que us pugui ensenyar noves habilitats.
• Demaneu les opinions dels vostres col·legues sobre el vostre treball i demaneu-los consells professionals.
• Xarxa dins i fora de l'oficina.
• Construir relacions positives amb col·legues i superiors.
• Utilitzeu persones d’alt rendiment com a font d’inspiració.

Resultat 2: entendre com mantenir la seguretat i la confidencialitat en el treball i fer front a les preocupacions

2.1 Descriviu el propòsit i els avantatges de mantenir la seguretat i la confidencialitat en el treball

• La seguretat de la informació i de les dades significa protegir el material digital i els tràmits delicats contra accessos no autoritzats. Cal protegir els sistemes informàtics on s’emmagatzemen les dades. La seguretat de la informació inclou tant els requisits legals de privadesa com els estàndards específics de l'empresa.
• Les xarxes estan protegides tant per la tecnologia com per les persones que les utilitzen. Conegueu quina informació del vostre lloc de treball és confidencial i qui hi pot accedir. Mai doneu informació a algú que no hauria d’haver-hi accés.

• Les dades relacionades amb la contractació, la compensació i la gestió dels empleats són altament sensibles i confidencials. En mans equivocades, aquesta informació es podria utilitzar per cometre fraus o robatoris d'identitat.
• La confidencialitat és un tret distintiu de la professionalitat. Els empleats no han de revelar informació sobre l’organització ni els companys de treball sense autorització.

2.2 Esbossar els requisits de seguretat i confidencialitat en una organització

La confidencialitat i la seguretat de la informació són funcions importants de qualsevol organització. Les filtracions d'informació poden provocar problemes legals o una pèrdua d'ingressos.

Els requisits de seguretat i confidencialitat són:

• Tota la informació ha d’estar en la seva forma original i veritable i no s’ha de tractar ni modificar deshonestament de cap manera.
• Una organització hauria d’estar preparada per donar accés a sistemes que emmagatzemen, processen i lliuren informació a les persones adequades en el moment adequat.

Totes les empreses haurien de tenir les seves pròpies polítiques i procediments quant a seguretat i confidencialitat, i tots els empleats han de complir aquestes polítiques i procediments. La Llei de protecció de dades, la Llei de drets humans i les lleis de drets dels consumidors cobreixen qüestions de confidencialitat i informació del lloc de treball.

2.3 Esbossar els requisits legals de seguretat i confidencialitat que es requereixin

Totes les organitzacions han de tenir cura de com gestionen les seves dades.

La informació de les dades que flueix dins i fora de l’empresa es pot trobar en qualsevol de les formes següents:

• Correu electrònic
• Cartes i correus
• Fitxers en paper
• Documentació del curs
• Converses verbals
• Memòries i discs
• Fitxers informàtics
• Rebutja i escombraries

El següent pot considerar-se material sensible en la mesura que conté les dades personals d'una persona:

• Currículum vitae i currículums
• Informació financera de clients i personal
• Informació sanitària
• Informació personal obtinguda mitjançant converses verbals
• Denominació d’usuaris del servei durant la formació

Heu de conèixer el protocol de la vostra organització per manipular material sensible. Algunes pautes generals:

• Amb personal d'oficina temporal, clients i visitants, és el que és essencial per al seu negoci i assegureu-vos que el personal temporal conegui la política de la companyia quant a la confidencialitat.
• Penseu abans de treure informació de l'oficina, inclosos ordinadors, memòries i documents en paper.
• Si s’ha de publicar informació, només reveli el que és absolutament necessari i res més.
• Assegureu l'eliminació segura de dades i documents.
• Informeu el personal superior si teniu dubtes sobre seguretat o confidencialitat

La legislació següent concerneix la protecció de dades i la confidencialitat:

• Llei de protecció de dades de 1998
• Llei de drets humans de 1998
• Dret comú de confidencialitat

2.4 Descriviu els procediments per tractar les preocupacions sobre seguretat i confidencialitat en una organització

Cal que tots els empleats siguin conscients de les normes i reglaments de la seva organització. Si trobeu que a la vostra oficina hi ha alguna cosa que pot suposar un risc o una infracció, cal que ho comuniqueu al departament o al superior correcte.

Els procediments per tractar les preocupacions sobre seguretat i confidencialitat en una organització són:

• Identificar possibles problemes.
• Identifiqueu la pèrdua potencial a causa d’un problema.
• Determinar les possibles mesures preventives.

Resultat 3: entendre com avaluar, gestionar i controlar el risc en el lloc de treball

3.1 Descriviu les fonts de risc en una organització, inclosa la seguretat i la salut

Les fonts de risc inclouen:

• Accidents
• Relliscades i caigudes
• Incendi, incloent problemes elèctrics
• Elevació pesada
• Robatori i robatori
• Divulgar dades informàtiques privades i restringides
• Ús no autoritzat d’Internet

Tingueu en compte aquests riscos i sàpiga a qui s’ha de comunicar a la vostra organització.

3.2 Expliqueu com avaluar i controlar els riscos en una organització

• Identifiqueu i avalueu els riscos potencials assegurant-vos que hi ha polítiques i procediments provats per gestionar-los eficaçment.
• Tenint en compte que es poden produir i es produiran accidents, tingueu a punt un pla per fer-hi front, evitant així que esdevinguin problemes més grans.

3.3 Descriviu formes de minimitzar el risc en una organització

Els accidents i altres problemes poden i passaran. Amb estructures i controls flexibles, podeu minimitzar el risc de catàstrofes majors. A més, estigueu al corrent dels procediments de seguretat i del manteniment de l’oficina, que poden minimitzar el risc d’accidents a la feina.

Resultat 4: entendre el propòsit de mantenir els residus al mínim en un entorn empresarial i els procediments a seguir

4.1 Descriviu el propòsit i els avantatges de reduir al mínim els residus del lloc de treball

Mantingueu els residus al mínim al lloc de treball.

• Utilitzeu el temps de manera eficient.
• Distribuïu el material d’oficina amb prudència i dissuadeu els robatoris.
• Estalvieu energia en girar llums, ordinadors i altres electrodomèstics quan no els feu servir.
• Recicleu el paper i altres residus reciclables.

Seguir aquests passos mantindrà els llocs de treball ordenats i estalviarà diners a les organitzacions.

4.2 Descriviu les principals causes de residus que es poden produir en un entorn empresarial

• En sortir de l’habitació o de l’oficina, assegureu-vos que els llums estan apagats.
• Minimitzeu els residus de paper i l’ús excessiu de material d’oficina d’un sol ús. Imprimiu documents només quan sigui necessari i proveu de canviar a treballs digitals sense paper.

4.3 Descriviu formes de minimitzar els residus, inclosa la utilització de tecnologia i altres procediments

• Mantingueu els faxos, les impressores i les copiadores en bon estat de funcionament, de manera que el paper i el temps no es perdin si es trenquen. Demaneu paper de bona qualitat que sigui el pes recomanat per a les màquines d’oficina.
• Canvieu la configuració de fax i copiadora perquè no imprimeixin la pàgina de confirmació ni cap altre paper aliè.
• Demaneu als empleats que escombrin els seus escriptoris periòdicament si hi ha excés de bolígrafs, etiquetes adhesives i altres subministraments.
• Demaneu només una quantitat limitada de subministraments per un període curt.
• Aconsellar als empleats que no s’emportin subministraments a casa.
• No feu còpies excessives.
• Organitzeu els subministraments i elimineu els obsolets.

4.4 Expliqueu el propòsit i els avantatges del reciclatge

El reciclatge és el procés pel qual es reutilitzen els residus en béns utilitzables.

• Les oficines haurien de tenir un programa de reciclatge que permeti reciclar paper, plàstic, vidre i metall en lloc de llençar-los i animar els empleats a reciclar tanta brossa com sigui possible.
• Quan sigui possible, les oficines haurien de comprar subministraments d’oficina —com ara articles de paper— fabricats amb materials reciclats per al consumidor.
• Reutilitzeu o reutilitzeu el material d'oficina quan sigui possible, per exemple, mitjançant la reutilització de documents impresos com a paper ratllat.

Reciclatge:

• Redueix els residus sòlids, conservant així els recursos naturals com els arbres.
• Ajuda a reduir l’escalfament global i la contaminació.
• Redueix la mida dels abocadors.
• Ajuda a estalviar diners.

4.5 Descriviu els procediments organitzatius per al reciclatge de materials i el seu propòsit

És important que la vostra organització recicli tant per reduir el seu impacte ambiental com per donar un bon exemple per als empleats. Totes les oficines tindran els seus propis procediments i polítiques de reciclatge, que haurien d’estar disponibles a través del gestor de l’oficina, del manual dels empleats o dels rètols de l’oficina.

4.6 Descriviu les formes en què es poden minimitzar els residus mantenint regularment els equips

• Totes les màquines tenen un període dins del qual han de ser revisades i certificades per al seu ús. Quan es realitzen regularment aquestes comprovacions, les màquines duren més i s’estalvien diners a l’organització.
• Les màquines ben conservades també consumeixen menys energia.

Resultat 5: entendre els procediments per a l'eliminació de materials perillosos

5.1 Expliqueu l'objectiu dels procediments per al reciclatge i l'eliminació de materials perillosos

• Si treballeu en un centre mèdic o científic o en un entorn industrial, és possible que sovint entreu en contacte amb residus perillosos.
• Si no treballeu en aquest lloc, és possible que hàgiu de tractar amb materials que us puguin ferir o infectar a vosaltres o als vostres companys de feina. Per exemple, els procediments de primers auxilis d’emergència han d’incloure un protocol per manipular la sang o els vòmits amb seguretat.

El procediment exacte variarà d’oficina a oficina i dependrà del tipus de riscos que tingueu més probabilitats d’afrontar.

5.2 Descriviu els procediments per al reciclatge i l'eliminació de materials perillosos per a una organització

• Conegueu els recipients adequats per a qualsevol tipus de residu perillós, com ara agulles, embenatges o residus químics.
• En algunes situacions, és possible que hagueu d’informar d’emergències a una persona designada o posar-vos en contacte amb els serveis d’emergència.

Resultat 6: entendre maneres de donar suport a la sostenibilitat en una organització

6.1 Expliqueu els avantatges d'una organització per millorar l'eficiència i minimitzar els residus al llarg del temps

Les bones pràctiques ambientals poden reduir els costos de l’empresa reduint l’ús de nous materials, energia, aigua i envasos.

• Per estalviar energia, apagueu les màquines i els llums a la nit.
• Canvieu a aparells i bombetes d’eficiència energètica quan sigui possible. Cerqueu màquines amb l’etiqueta Energy Star.
• Estalvieu aigua invertint en una fontaneria eficient en l’aigua, solucionant fuites i animant els empleats a conservar l’aigua.
• Si empaqueteu productes, reduïu al mínim la quantitat de paper i poliestirens utilitzats.

6.2 Descriviu formes de millorar contínuament els mètodes de treball i l'ús de la tecnologia per aconseguir la màxima eficiència i el mínim de residus

• Quan sigui possible, canvieu de comunicació digital a paper, com ara correu electrònic o missatges de text.
• Per als documents, penseu en utilitzar emmagatzematge al núvol en lloc d'imprimir coses per als fitxers. Això dependrà de les polítiques de l’oficina sobre emmagatzematge en núvol i seguretat digital (no tots els documents confidencials es poden emmagatzemar en cap plataforma d’emmagatzematge en núvol).
• Imprimiu només la versió final d’un document i editeu l’escriptura en un processador de textos.

6.3 Esbossar maneres de seleccionar fonts de materials i equipaments que donin la millor relació qualitat-preu

L'eficiència i la durabilitat ajuden a reduir el consum d'energia, la despesa en peces de recanvi i la reparació, estalviant així diners per a l'organització.