Nvq: expliqueu els procediments per emmagatzemar i recuperar informació

Obteniu informació sobre la finalitat i els procediments relacionats amb l’emmagatzematge i la recuperació d’informació a l’administració d’empreses.

Foto de Simon Abrams a Unsplash

Aquest article s'adreça als candidats que treballen per obtenir el seu diploma NVQ de nivell 2 o 3 en administració i empreses. Es tracta d’una unitat de nivell 2 amb un total de 3 crèdits. Aquesta unitat tracta de l’emmagatzematge i recuperació d’informació per a una empresa o una organització seguint els requisits de seguretat i confidencialitat. Cobreixo la primera part del resultat de l'aprenentatge, que ajudarà a entendre els processos i procediments per emmagatzemar i recuperar informació.

En parlarem breument:

El propòsit d’emmagatzemar i recuperar la informació necessària.
Diferents tipus de sistemes d’informació i les seves característiques.
La finalitat dels requisits legals i organitzatius de seguretat i confidencialitat de la informació.
El propòsit de confirmar la informació que s’ha d’emmagatzemar i recuperar.
Formes de comprovar la precisió de la informació i per què
Com proporcionar informació en un format i una escala de temps acordats.
Els tipus d'informació que es poden suprimir.
Problemes que es poden produir amb els sistemes d'informació i com tractar-los.

Aquest article és un recurs per a aquells que treballen per obtenir els seus diplomes de nivell 2 o 3 de NVQ en empreses i administració.

pixabay.com/en/business-man-home-office-business-1176006/

Què és la informació?

La informació es pot definir com a fets que algú va proporcionar o que va aprendre sobre algú o alguna cosa o fets que es van reunir mitjançant investigacions o altres mitjans. També es pot definir com un missatge que es transmet per alguns mitjans. La informació es pot enregistrar i transmetre i és molt important perquè ajuda en els resultats i les decisions. Cal que sigui precís i preparat de manera oportuna. Ha de ser específic i complir-se amb la necessitat o el propòsit (ser rellevant), tenir un sentit i un sentit que ajudin a comprendre.

La informació pot ser física o electrònica i s’ha de gestionar de manera eficient. La gestió de la informació és responsabilitat de l'organització on es recopila, gestiona, emmagatzema, comparteix, conserva, recupera i lliura.

1.1 Expliqueu el propòsit d’emmagatzemar i recuperar la informació requerida

Emmagatzemar informació és el procés on la informació es diposita o s’emmagatzema en un magatzem (armaris, disc dur, memòria, etc.) i la recuperació d’informació és el procés d’obtenció dels recursos d’informació emmagatzemats rellevants per a les necessitats.

L’objectiu principal d’emmagatzemar qualsevol informació és facilitar-ne la recuperació en el futur quan sigui necessària. També forma part de la pràctica empresarial d’una empresa. L’emmagatzematge de documents s’ha de fer en el procediment adequat perquè sigui més fàcil de trobar. Depenent del tipus d'informació, la informació es pot emmagatzemar en armaris ignífugs per a còpies en paper o en discs durs o en altres dispositius electrònics d'emmagatzematge per a còpies en paper.

En funció de la naturalesa de l’empresa o organització o negoci, s’hauran d’emmagatzemar diferents tipus d’informació. Pot tractar-se de secrets relacionats amb l'empresa, fitxers altament confidencials relacionats amb l'empresa o empleats o clients / clients. Per tant, els fitxers s’han d’emmagatzemar seguint tots els procediments de confidencialitat i protegir-los segons la llei de protecció de dades, ja que són informació necessària per proporcionar un servei de qualitat i també per al bon funcionament de l’empresa.

L’objectiu de la recuperació d’informació és proporcionar un servei de qualitat a la persona adequada en el moment adequat, amb tota la informació necessària a la mà. Només si les dades s’emmagatzemen de manera procedimental, es poden recuperar fàcilment. La informació es pot recuperar amb finalitats de màrqueting, per a comunicacions, per a propòsits de supervisió, per a enquestes i altres investigacions que pugui dur a terme una organització o empresa. La informació també es recuperarà en situacions en què es pugui haver de compartir informació amb empreses associades i amb la policia o Hisenda.

L’emmagatzematge i recuperació de dades té un paper important en la millora del rendiment d’una empresa i això pot passar fora de línia o en línia i en diversos formats.

1.2 Descriviu els diferents sistemes d'informació i les seves característiques principals

Els sistemes d’informació són la recopilació de xarxes, dades i procediments de maquinari i programari que les persones i les organitzacions utilitzen per al procediment d’emmagatzematge i recuperació d’informació. S'encarrega de recopilar dades, crear-les, processar-les, distribuir-les i recuperar-les. Ajuda a millorar l’eficiència i l’eficàcia d’una organització.

El sistema d'informació anterior només tenia tres tipus.

Sistema de processament de transaccions: aquest sistema s’encarrega de processar les transaccions comercials del dia a dia. Els tipus de transaccions varien d’organització a organització. Ajuda a mantenir, afegir, canviar i eliminar dades. Alguns exemples són la realització de comandes, facturació, dipòsits de xecs, sistemes de nòmines, sistemes de reserves, control d’estocs, etc. Aquest sistema l’utilitza el personal de primera línia.
Sistema d’informació de gestió: aquest sistema ajuda a dur a terme les tasques necessàries per a la resolució de problemes i la presa de decisions. Es tracta de sistemes de nivell de gestió que ajuden al bon funcionament de l’organització. Ajuda a generar informes necessaris per executar i supervisar els nivells de rendiment i els nivells d’eficiència, dades per a la comptabilitat i altres transaccions. Alguns exemples són sistemes de gestió de vendes, pressupostos, personal, control d’inventari, etc. Aquesta informació ha de ser molt precisa i rellevant.
Sistemes de suport a la presa de decisions: aquest sistema ajuda a prendre decisions a llarg termini i s’utilitza per ajudar els gestors. Aquest sistema utilitza recursos interns i externs i s’utilitza per analitzar la informació existent i projectar-ne els efectes. Ajuden en informes resum, previsions, gràfics, etc. Alguns exemples són sistemes logístics, models de fulls de càlcul, etc.

Recentment s’han afegit alguns altres sistemes d’informació i ho són

Sistema d’informació executiva: aquest sistema ajuda al flux d’informació, als informes i a l’anàlisi de dades de l’organització. L’utilitzen executius i alts directius per predir el futur de l’empresa i aquest sistema presenta dades tant de recursos externs com interns. Ajuda amb informes resum i previsions.
Data Warehouse: aquest sistema ajuda a emmagatzemar informació electrònicament i també ajuda a l’anàlisi, recuperació, compartició i gestió de dades.
Ofimàtica: aquest sistema és un sistema d'informació basat en ordinador i ajuda a crear, modificar i agrupar informació en format digital. Aquests es van desenvolupar per augmentar l'eficiència dels empleats d'oficina, assistents administratius, gerents, professionals, secretaris i qualsevol persona que faci servir un ordinador per emmagatzemar i recuperar informació i dades.

1.3 Expliqueu la finalitat dels requisits legals i organitzatius per a la seguretat i confidencialitat de la informació

Qualsevol informació emmagatzemada en una organització ha de seguir els procediments de seguretat i confidencialitat. La seguretat i confidencialitat de la informació és el procés en què les dades es mantenen allunyades de l'accés, la divulgació, la destrucció, l'ús o la modificació no autoritzats. S’aplica tant a dades físiques com electròniques. Totes les organitzacions emmagatzemen una gran quantitat d'informació confidencial sobre els seus empleats, clients, estat de l'empresa, productes, enquestes, finances, etc. Per tant, mentre es tracta aquesta informació, s'ha de tenir cura de seguir els procediments de seguretat i confidencialitat, ja que si la informació entra malament les mans podria provocar greus conseqüències negatives. També afectarà l'ètica i el funcionament de l'organització i conduirà a l'acció judicial.

També mentre es transmet informació a altres organitzacions o persones, cal seguir els procediments de confidencialitat i protecció de dades. La informació confidencial, com ara la data de naixement, les dades de la targeta de crèdit i dèbit, la religió, l’ètnia, l’estat financer, etc., només es pot transmetre a persones amb autoritat o per a les quals el propietari ha donat el seu consentiment i també ha de seguir les lleis de normatives.

És important assegurar-se que les dades guardades siguin exactes i actualitzades.

Domini públic, mitjançant Pixabay

1.4 Expliqueu el propòsit de confirmar la informació que cal guardar i recuperar

Les organitzacions, empreses i empreses emmagatzemen una gran quantitat d’informació, però emmagatzemar la informació equivocada no serveix de res. Per tant, abans d’emmagatzemar informació, s’ha de tenir precaució en l’etapa de recollida o recollida de dades. Cal procurar que les dades siguin correctes i actualitzades. També s'aplica a la recuperació de dades. Com es va comentar anteriorment, la recuperació de dades té un propòsit i no serveix recuperar dades que estan obsoletes. Per tant, els sistemes s’han de mantenir actualitzats sempre comprovant periòdicament registres obsolets en un període de temps determinat.

Per tant, el propòsit de confirmar la informació que s’ha d’emmagatzemar o recuperar és, evitar informació inexacta, evitar informació incorrecta, prevenir errors i també evitar costos innecessaris i problemes que puguin sorgir com a conseqüència d’una informació incorrecta. La informació errònia pot provocar resultats greus. Per exemple, una adreça obsoleta d’un client pot provocar que totes les comunicacions que s’enviïn al client acabin en mans d’una persona equivocada o perillosa, que poden tenir efectes desastrosos sobre l’empresa i el client.

1.5 Descriviu les maneres de comprovar la precisió de la informació

Sempre s’ha de comprovar si la informació és exacta, perquè la informació inexacta pot provocar resultats greus. La informació pot ser relativa a qualsevol cosa relacionada amb una organització. Quan es tracta de clients, pot ser la seva adreça, número de telèfon o pagaments pendents, quan es tracta d’empleats, poden ser les seves taxacions, sous, novament la seva adreça i números de telèfon i, per a l’empresa, poden ser les finances de l’empresa., beneficis, dades dels empleats i dels clients, i altra informació.

Es poden establir alertes sobre la informació del client i dels empleats per assegurar-se que es posi en contacte per mantenir el sistema actualitzat. L’ús d’un bon programari amb finalitats de base de dades us ajudarà a mantenir la informació amb precisió. Les auditories externes i internes són una altra manera de mantenir la informació actualitzada.

1.6 Expliqueu el propòsit de comprovar la precisió de la informació

Totes les empreses i organitzacions han de comprovar que la informació que tenen emmagatzemada sigui exacta. Per exemple, els diners que entren i surten s’han de registrar correctament, en cas contrari es veurà com si l’empresa no hagi obtingut gaire beneficis i pugui afectar els preus de les accions de l’empresa, afectant els empleats ja que l’empresa podria no ser capaç de pagar als empleats i hauran de reduir la plantilla, els prestadors no acceptaran prestar diners, etc.

La informació incorrecta pot tenir efectes negatius greus i pot afectar la situació i els valors financers d’una empresa. La precisió de la informació ajudarà els executius a planificar el futur i establir els objectius previstos. També podran planificar les deficiències per endavant.

1.7 Expliqueu el propòsit de proporcionar informació en format i terminis acordats

La informació que se sol·liciti ha de tenir el format acordat i s’ha de presentar o proporcionar en els terminis acordats. Totes les organitzacions tindran un format empresarial estàndard per a tots els documents que tractin. També quan es tracti amb altres empreses, hi haurà formats consensuats sobre la informació que caldrà presentar. Si la informació no es proporciona en el format acordat, caldrà reformatjar-lo, que farà servir temps addicional i també comportarà una mala reputació per a l'organització.

Molt similar a aquesta informació, si no s’ofereix en un format correcte, pot trigar un temps a tornar-se a formatar, evitant així que l’empresa es mantingui al dia amb els períodes de temps. Si la informació no es proporciona en els terminis acordats i arriba després de la data límit, no hi haurà cap ús de la informació després que el temps ja hagi passat, o no hi haurà temps per interpretar la informació si així ho requerís. No ajudarà amb el bon funcionament de l'organització. Per tant, com a part de les polítiques i procediments de les organitzacions, cal proporcionar informació a temps en el format acordat.

1.8 Descriviu els tipus d’informació que es poden suprimir

Una empresa pot continuar recopilant / recopilant informació a mesura que el negoci funciona. Per exemple, si una empresa té registres de clients o clients, hi entraran nous clients tot el temps i la base de dades tindrà cada vegada més informació a mesura que l’empresa creixi i, al final, tindrà dades antigues i no utilitzades, dades irrellevants, -dades actualitzades, etc., que només ocuparan espai d'emmagatzematge no desitjat. Totes les empreses tindran una política que indiqui quant de temps s'han de conservar les dades a la seva base de dades o quant de temps s'han d'emmagatzemar fitxers físics als armaris de l'oficina. Passat aquest temps, es pot eliminar la informació no desitjada i es poden destruir els fitxers físics no desitjats seguint els procediments de seguretat i confidencialitat. La supressió (fitxers electrònics) i la trituració (fitxers físics) són els processos que s’utilitzen per eliminar informació.Hi hauria d’haver una revisió periòdica de la informació registrada i s’haurien d’instal·lar sistemes automatitzats per marcar els registres per revisar-los i després suprimir-los si escau.

Quan les dades es comparteixen entre empreses o organitzacions associades, cal acordar quant de temps es conservaran les dades a la seva base de dades i després se suprimiran després d’aquest període de temps. Cal eliminar tota la informació obsoleta i inexacta de manera segura per evitar errors i efectes perjudicials.

Descriviu els problemes que poden produir-se amb els sistemes d’informació i com tractar-los, quan calgui

Els sistemes d’informació són els actius importants per a una organització. Hi ha molts problemes que poden crear problemes amb els sistemes d’informació. La informació electrònica pot ser atacada per virus o pirates informàtics. La informació del fitxer físic es pot danyar a causa d’un incendi o inundació. Les persones que no tenen autorització per accedir a la informació poden incomplir la confidencialitat. La manca de comunicació també pot provocar un mal ús o un emmagatzematge incorrecte de la informació.

Un virus informàtic pot infectar programes i tota la informació de l’ordinador o de la xarxa. Per evitar atacs de virus i dels pirates informàtics, cal utilitzar programes de seguretat i tallafocs adequats (antivirus) i controlar els sistemes en tot moment. S’ha d’evitar el màxim d’intercanvi d’informació a través d’Internet i, si cal, s’ha de seguir correus electrònics i procediments de comunicació segurs. S'han de suprimir els correus electrònics de fonts desconegudes, sospitoses o no fiables. Els fitxers adjunts de correu electrònic sospitosos no s’han d’obrir mai. Cal tenir precaució en baixar fitxers d’Internet, descarregar-los només de fonts fiables. Mantingueu actualitzat el programari antivirus perquè reconeixi i faci front als nous virus.

La informació també s’ha de protegir amb contrasenya perquè les persones equivocades o no autoritzades no tinguin accés a aquesta informació. En els casos en què cal copiar dades a dispositius portàtils externs, el millor és xifrar-les. Cal tenir cura de no compartir informació amb persones que no tenen autorització per accedir a la informació. Sempre és millor tenir una còpia de seguretat de totes les dades, de manera que, en cas de problemes amb els sistemes, l’empresa tindrà una còpia de seguretat per treballar i no perdre tota la informació valuosa. En cas d'informació física, és millor emmagatzemar-la en armaris ignífugs i en llocs segurs menys propensos a desastres naturals.

La informació s’ha de protegir de la corrupció i s’ha de controlar l’accés a la mateixa. Cal tenir cura de protegir la informació contra la recuperació no autoritzada mitjançant la realització de procediments de recuperació autoritzats.

Bona sort amb els vostres estudis

Aquest article s’ha escrit amb una idea general pel que fa a l’emmagatzematge i la recuperació d’informació. Quan anoteu la tasca, assegureu-vos de preparar les respostes rellevants per a l’empresa o l’organització per a la qual treballeu. Aquest article s’ha enviat aquí per oferir-vos una visió general del que s’espera de vosaltres sobre els vostres tràmits.

Bona sort, i espero que sigui útil.

Preguntes i respostes

Pregunta: Com es registra la informació amb exactitud i s’emmagatzema de forma segura d’acord amb els requisits del sistema?

Resposta: Consulteu aquesta secció del meu article: 1.5 Descriviu formes de comprovar la informació sobre la precisió.

Pregunta: Com s'explicaria com la informació es registra amb precisió i s'emmagatzema de forma segura, d'acord amb els requisits del sistema?

Resposta: La vostra pregunta s'ha respost als punts 1.3 i 1.6. Si us plau mireu més a baix:

"1.3 Expliqueu l'objectiu dels requisits legals i organitzatius per a la seguretat i confidencialitat de la informació

Qualsevol informació emmagatzemada en una organització ha de seguir els procediments de seguretat i confidencialitat. La seguretat i confidencialitat de la informació és el procés en què les dades es mantenen allunyades de l'accés, la divulgació, la destrucció, l'ús o la modificació no autoritzats. S’aplica tant a dades físiques com electròniques. Totes les organitzacions emmagatzemen una gran quantitat d'informació confidencial sobre els seus empleats, clients, estat de l'empresa, productes, enquestes, finances, etc. Mentre es tracta aquesta informació, s'ha de tenir cura de seguir els procediments de seguretat i confidencialitat, ja que si la informació entra a mans equivocades, pot provocar conseqüències greus i negatives. També afectarà l'ètica i el funcionament d'una organització i conduirà a accions legals.

Mentre es transmet informació a altres organitzacions o persones, cal seguir els procediments de confidencialitat i protecció de dades. La informació confidencial, com ara la data de naixement, les dades de la targeta de crèdit i de dèbit, la religió, l’ètnia, l’estat financer, etc., només es pot transmetre a persones amb autoritat o per a les quals el propietari ha donat el seu consentiment. lleis i regulacions de confidencialitat ".

"1.6 Expliqueu el propòsit de comprovar la precisió de la informació

Totes les empreses i organitzacions han de comprovar que la informació que tenen emmagatzemada sigui exacta. Per exemple, els diners que entren i surten s’han de registrar correctament; en cas contrari, semblarà que l’empresa no hagi obtingut gaire beneficis. Això pot afectar els preus de les accions de l'empresa i dels empleats, ja que és possible que l'empresa no pugui pagar-los i haurà de reduir el personal i els prestadors no acceptaran prestar diners, etc.

Pregunta: per què una empresa ha de vincular el seu programa de desenvolupament del sistema a l’escala de temps de la informació requerida?

Resposta: sense un calendari de desenvolupament vinculat a l’escala temporal, l’empresa no podrà fer un pla ni tenir una idea de com completarà el projecte. Independentment de la mida o l'abast del projecte, el calendari sempre és una part clau de la gestió del projecte. Això indica a l’empresa i a l’equip quan s’ha de fer cada activitat, què ja s’ha completat i la seqüència en què cal acabar les coses. D'aquesta manera, la visió que l'empresa té del projecte es transforma en un pla basat en el temps.