Com s'utilitza el programari de processament de textos (diploma nvq en empreses i administració)

En aquesta part, és a dir, la secció 1, veurem com introduir i combinar text i altra informació amb precisió dins dels documents de processament de textos.

Introduïu i combineu text i altra informació amb precisió als documents de processament de textos

Nota: Al llarg de la unitat, a les tres seccions, he afegit tantes captures de pantalla com sigui possible. No presentareu captures de pantalla si escriviu respostes per a aquesta unitat, però se us demanarà que realitzeu algunes tasques per comprovar el vostre coneixement i comprensió de l’ús d’un processador de textos, i és possible que les captures de pantalla siguin útils.

1.1 Identifiqueu quins tipus d’informació calen als documents

Un document és un registre on es capturen i es registren esdeveniments o qualsevol informació com a prova perquè la informació no es perdi.

Un document de mostra

syncfusion.com

Podria ser un document escrit o electrònic i servir de registre oficial. El format, l'estructura i el contingut dels documents varien en funció de la informació registrada i de la finalitat per a la qual es van enregistrar. Alguns exemples de documents són factures, diaris, comandes de compra, especificacions de productes, cartes, revistes, fulls de càlcul, llicències, etc.

Cada document tindrà un format diferent i estàndards acceptables que ha d’adherir i aquests documents estàndard es poden crear basant-se en una plantilla o, si voleu crear un document concret una i altra vegada, podeu desar-lo com a plantilla per a ús futur.

Els documents emmagatzemats en format electrònic s’emmagatzemen en un ordinador i hi ha moltes aplicacions per crear un document. L'aplicació més comuna que s'utilitza a la majoria de les organitzacions és el programari de processament de textos anomenat Microsoft Word que s'inclou com a part del paquet de Microsoft Office. Per crear un document, cal identificar els tipus d'informació necessaris per crear el document. De nou, els diferents tipus d'informació varien en funció del tipus de document. Primer cal tenir una idea clara de quin document crearan i amb quina finalitat el crearan. Després han d’identificar els tipus d’informació necessaris per a aquell document en concret.

Tots els documents tenen una certa quantitat de text i sobretot alguns números. Per tal de deixar clara la comprensió, es poden afegir imatges, imatges, gràfics, gràfics, taules, etc., al document. Els documents electrònics també poden tenir animacions i petits clips de vídeo i àudio. Finalment, per augmentar l'aparença del document, es poden afegir línies, vores, fons, etc. a un document.

Una factura de mostra

Per JRW78130 (Obra pròpia), a través de Wikimedia

Per exemple, considerem que esteu creant una factura. Una factura tindrà text, números, logotip de l'empresa ( aquesta serà una imatge), adreça de l’empresa, adreça del destinatari, número de telèfon i fax, número de registre d’IVA, número de factura, data de la factura, referència del client, descripció dels productes i serveis, tarifa del servei, mètodes de pagament, consells de remesa, detalls de com pagar, etc. Per tant, cal recollir i reunir tota aquesta informació en un format estàndard que s'adhereixi a les normes i directrius de les organitzacions. La informació recollida, l'estructura i el format en què es presenta la informació, depenen del tipus de document que s'estigui creant. La informació es pot recopilar a partir de les dades disponibles a l’organització o, si no hi ha dades, cal recollir-les des d’Internet o contactant amb les persones o organitzacions / departaments pertinents.

Quan s’utilitzen imatges i altres dades d’Internet i altres fonts, cal assegurar-se que són lliures d’ús comprovant la informació de llicència i drets d’autor. Cal tenir la capacitat i les habilitats necessàries per identificar informació diferent d’un grup d’informació o llista d’informació proporcionada perquè puguin triar la informació adequada per crear el document.

1.2 Utilitzeu les tècniques adequades per introduir text i altra informació amb precisió i eficàcia

Un cop estigui disponible o s’hagi reunit tota la informació necessària per crear un document, cal utilitzar els millors mètodes i tècniques per introduir aquesta informació al document, assegurant-se que s’introdueix amb exactitud i eficàcia.

Introduïu / suprimiu text, Desa fitxers - Word 2003

Per introduir text en un document, cal tenir coneixements de teclat. Les habilitats del teclat no només signifiquen escriure alfabets i números, sinó un ús eficient de totes les tecles i funcions del teclat. És bo aprendre les dreceres més habituals i més freqüents del teclat per introduir i formatar informació en un document amb facilitat i rapidesa. Si introduïu una gran quantitat de text i números, la velocitat d'escriptura serà important juntament amb la precisió i l'eficiència.

A part de les habilitats de teclat, poden ser necessàries altres habilitats en funció del dispositiu que utilitzeu per crear i formatar documents. L'ús recent de dispositius de pantalla tàctil i sistemes de reconeixement de veu requerirà que tingueu coneixement de totes les tècniques necessàries per operar, introduir dades i formatar dades als dispositius que utilitzen.

Mentre escriviu documents, per escriure o crear un document amb precisió i eficiència, heu d’utilitzar les dues mans mentre escriviu, mitjançant les tecles adequades del teclat. La vostra postura ha de ser bona amb l’esquena recta i amb les dues mans al teclat.

Moltes vegades he vist gent que utilitza el bloqueig de majúscules per escriure majúscules, cosa que és força tediós perquè haureu de canviar entre el bloqueig de majúscules " activat i desactivat " abans i després d'escriure la majúscula. La manera més fàcil i senzilla d’escriure una lletra majúscula és mitjançant la tecla Maj. La tecla Maj + qualsevol alfabet us permetrà escriure la lletra majúscula d'aquest alfabet en particular.

Nota: practiqueu això, Maj + alfabet, confieu en mi, és fàcil i sentireu la diferència.

Algunes de les dreceres que s’utilitzen amb més freqüència són Ctrl + S per desar, Ctrl + C per copiar, Ctrl + V per enganxar, Ctrl + X per retallar, Ctrl + Z per desfer, Ctrl + A per seleccionar-ho tot, etc. les tecles d’eliminació s’utilitzen habitualment durant el format i l’escriptura de text. La barra espaiadora s’utilitza per crear espai entre paraules.

A part de les habilitats de teclat, també cal utilitzar les diverses opcions de format disponibles al propi programari de processament de textos. Hi ha diverses opcions com l'orientació de la pàgina, taules, vinyetes i numeració, múltiples columnes, inserció de símbols, art, quadre de text, etc., i cal fer un millor ús dels menús disponibles per crear un atractiu i fàcil de seguir / entendre document. També podeu utilitzar diversos tipus de lletra i espaiats per fer que la informació es vegi ordenada i clara.

Després de la creació amb èxit, la part més important d’un document és la gramàtica i la correcció ortogràfica. Els processadors de text no sempre troben i rectifiquen tots els errors d’un document. Per exemple, si escriviu "barret" en lloc de "aquest" processador de textos, no sempre us marcarà aquest error. Per tant, sempre és millor revisar manualment el document dues vegades o tres vegades i, si és possible, podeu demanar a una tercera persona que el llegeixi a prova, ja que així es garanteix la precisió i l’eficiència.

1.3 Seleccioneu i utilitzeu plantilles adequades per a diferents propòsits

Les plantilles són documents predissenyats que tenen un patró emmagatzemat i que estan fàcilment disponibles per utilitzar-los. Ja tenen alguns detalls que es poden adaptar o editar segons les necessitats. També podeu dissenyar i desar la vostra pròpia plantilla en funció de les vostres necessitats i de les necessitats dels documents que crearà. Això us ajudarà a concentrar-vos en el contingut del document en el futur, en lloc de perdre el temps en dissenyar el document.

Creeu un document nou basat en una plantilla Microsoft Word 2003

Per reunir tota la informació utilitzant les habilitats que algú posseeix, cal triar la plantilla adequada per al document que crearà.

Per exemple, el processador de textos pot tenir plantilles existents per a documents com a fax, carta o una pàgina web. Per tant, si esteu creant qualsevol document que coincideixi amb les plantilles disponibles, podeu continuar amb la plantilla predissenyada disponible. En altres casos, haureu de crear la vostra pròpia plantilla per al tipus de document que crearà.

La majoria de les plantilles també inclouen tipus de lletra, esquema de colors, format, etc. dissenyats prèviament, però sempre podeu canviar-los segons les vostres necessitats i objectius.

Si esteu creant diversos documents del mateix tipus i format o, si en el futur crearà un document concret una i altra vegada, heu de desar els formats com a plantilla per tal de poder mantenir aquest estàndard mentre creeu documents. en el futur i estalvieu temps també.

Alguns exemples per aplicar de manera eficaç el format i l’elecció de plantilles a un document són, fer servir diverses columnes per a articles de notícies, utilitzar retrat A4 per a capçalera i per a cartes, mode horitzontal per a taules, etc. Cal crear documents que siguin clars i que crear un impacte en el lector. Per tant, utilitzeu sempre les millors funcions disponibles al processador de textos per crear documents impressionants.

L’objectiu de l’ús de plantilles és crear un disseny de documents eficaç. Els dissenys de documents no només es refereixen a l’aspecte, sinó també a la manera de presentar la informació. Cal destacar la informació important del document. Per tant, és important una selecció acurada de continguts, dissenys, colors, temes, tipus de lletra, estils, taules, notes a peu de pàgina, imatges, gràfics, etc.

Qualsevol informació com la data, la vostra adreça i informació de contacte, els números de pàgina es poden desar a la plantilla per a un ús futur i per evitar tornar-los a escriure.

1.4 Identifiqueu quan i com combinar i combinar informació d'altres programes o altres documents

Crear un document no sempre consisteix en crear-ne un de nou i introduir informació nova que tingueu a la mà. De vegades haurà de combinar i combinar informació d'altres documents i programes. Per exemple, potser haureu d’extreure informació d’un full de càlcul Excel o enllaçar un document amb un document PDF i, de vegades, hauríeu creat diversos documents individuals al processador de textos i és possible que hagueu d’enllaçar-los o combinar-los tots en un. document únic.

Per exemple, per combinar diversos documents de Word en un sol document, primer heu de crear un document en blanc i configurar el disseny de pàgina de manera similar als documents que es fusionaran. També podeu obrir un dels documents que vulgueu combinar, fer clic a Desa com a i desar-lo com a document nou amb un nom diferent i, a continuació, esborrar-ne el contingut conservant així el disseny.

Feu clic a Insereix - Fitxer

Per inserir una taula, feu clic a Taula - Insereix - Taula

Mentre recopila informació, el candidat ha d’analitzar i decidir quina informació es requereix i si la informació recollida és fiable i precisa.

Les taules són una bona opció per dividir la informació en espais prescrits. Proporciona un aspecte visual net i facilita l’escaneig i la comparació de les dades del document. Per inserir una taula en un document de Word, heu d’entrar al menú de la taula, fer clic a Insereix i fer clic a la taula. Podeu editar la taula amb el nombre de files i columnes, el color de farciment, les vores i les ombres i altres funcions segons els vostres requisits.

1.7 Emmagatzemeu i recupereu fitxers de documents i plantilles de manera eficaç, d'acord amb les directrius i convencions locals, quan estiguin disponibles

Un cop creat el document, el candidat hauria de poder desar-lo en un lloc on es pugui recuperar fàcilment per a un ús i una referència futurs. Ara, un document creat amb qualsevol processador de text es pot desar en un dels molts formats disponibles, però no tots els processadors de text admeten tots els tipus de fitxers. Per exemple, quan feu clic a Fitxer -> Desa com -> obtindreu un quadre de diàleg que us demanarà una ubicació per desar el document i també un format per desar-lo.

Per desar el fitxer en el format requerit, feu clic a Fitxer - Desa com a

Si el document es distribuirà a persones o organitzacions que no faran servir Microsoft Word, el millor és desar-lo en format.rtf (format de text enriquit). El millor és guardar el document en un format tan senzill com sigui possible per evitar errors en intentar obrir el document en altres processadors de text. Una bona idea i comprensió sobre els problemes de compatibilitat de fitxers us serà de gran ajuda. Hi ha diversos formats com ara, document de Word, plantilla de document de Word, format de text pla, format de text enriquit, format de pàgina web, etc. format.doc.

El nom del document és un altre aspecte molt important. Utilitzeu sempre noms significatius perquè us sigui més fàcil identificar aquest document per recuperar-lo en el futur. Els candidats també haurien de tenir una bona idea de desar documents en altres formats, és a dir, canviar el format dels documents a HTML o RTF, etc., si cal, mitjançant l’opció Desa com al menú Fitxer. També heu de saber on desar el document per recuperar-lo més fàcilment. Assegureu-vos que els noms dels documents no tinguin espai per a caràcters especials. El millor és fer una còpia de seguretat de tots els documents en cas que es produeixi un problema de servidor o d’emmagatzematge o un error de maquinari.

Cal tenir present, si han seguit totes les regles i directrius de l’organització durant la creació del document. Assegureu-vos de comprovar si hi ha estils o formats propis o plantilles i, en cas afirmatiu, seguiu-los. Totes les organitzacions tenen regles i directrius per preparar, estructurar, anomenar i emmagatzemar documents. Hi ha regles que s'han de seguir mentre es recuperen o es comparteixen documents. Tingueu sempre en compte allò que estalvieu i on estalvieu. El millor és emmagatzemar documents relacionats junts i seguir un mètode coherent per anomenar fitxers i carpetes.

També hi ha l'opció "Cerca" per cercar un document en cas que hagueu oblidat on l'heu emmagatzemat o desat. Word també mostra una llista de documents recents des d’on podeu recollir el document si l’heu desat recentment.

Envia comentaris:

Espero que en tingueu coneixement i comprensió

• Els diferents tipus d'informació que necessitem per crear un document
• Les tècniques que cal utilitzar per introduir informació
• L’ús d’estils i plantilles
• Com combinar o combinar documents
• Les diferents eines d’edició
• Com emmagatzemar i recuperar documents amb eficàcia.

Espero que aquesta secció us hagi estat d’utilitat. Seguiu els enllaços següents per a les seccions 2 i 3.

Secció 2: crear i modificar el disseny i les estructures dels documents de processament de textos (programari de processament de textos, preguntes 2.1 a 2.4)

Secció 3: utilitzeu eines de programari de processament de textos per formatar i presentar documents de manera eficaç per complir els requisits (programari de processament de textos, preguntes 3.1 a 3.6)