Com prendre minuts de manera efectiva

Prendre minuts durant una reunió.

Fotografia de Livingsta

De vegades, també, quan les discussions es desvien del tema principal cap a un altre tema similar al principal, el president pot oblidar-se de prendre una decisió sobre aquest tema com a conseqüència de desviacions cap a altres qüestions. En aquests casos, treballar estretament amb la cadira pot ajudar a la persona que prengui minuts a recordar-li que cal prendre una decisió sobre aquest tema abans de passar al tema següent.

Si teniu dubtes sobre si heu de gravar o no alguna cosa, confirmeu-ho sempre amb la cadira. D’aquesta manera s’evitarà registrar qüestions innecessàries i estalviarà temps i esforç.

Abans i després de la reunió

Fins i tot abans que comenci la reunió, l’acollidor de minuts pot tenir una discussió amb el president sobre com tindrà lloc la reunió, els temes que es debatran, com es durà a terme la discussió i què necessàriament s’ha de detallar.

Després de la reunió, mentre s’escriu l’acta, si l’acollidor de minuts té dificultats amb alguna cosa rellevant per a les discussions, haurien de parlar ràpidament amb el president per aclarir les coses, ja que la vacil·lació a fer-ho acabarà amb informació inexacta a la minuts.

Com escoltar amb eficàcia

Escoltar és una habilitat molt important i comporta pràctica. Actualment, la majoria de la gent només escolta coses o simplement escolta, però no escolta de manera activa o efectiva. Hi ha molta diferència entre escoltar, escoltar i escoltar activament. Recentment he investigat molt sobre aquestes habilitats i tècniques i fins i tot he escrit un centre d’escolta activa. Ajuda a una persona en tots els àmbits de la vida, ja sigui personal o professional, i també ajuda a millorar la seva personalitat.

Llavors, què és l’escolta eficaç?

Livingsta

Mentre preneu minuts, escolteu els oradors absorbint activament tota la informació relativa al debat amb interès i importància i, a continuació, reproduïu la informació en forma de document anomenat acta que ajuda a les persones que no van assistir a la reunió a obtenir informació sobre què es va debatre a la reunió. Això també serveix com a document legal per a l'organització i ajuda a fer referències futures i també és un registre permanent de tot el que va passar a la reunió.

Les habilitats auditives triguen a desenvolupar-se, però segur que es desenvolupen amb la pràctica. La majoria de la gent és bona parlant però no escolta. Parafrasejar el que heu escoltat de manera adequada requereix molta creativitat. Es poden practicar habilitats auditives escoltant conferències, debats i altres materials similars que requereixen concentració. Aquí discutirem sobre com escoltar amb eficàcia en una reunió a mesura que es produeixen discussions, arguments i desacords.

Consells per a una escolta eficaç

Per escoltar eficaçment:

Primer s’ha d’entendre el fet que el procés d’escolta no només implica la recepció de missatges, sinó que també depèn d’altres components com el pensament, el focus i la resposta activa.
Cal concentrar-se en l’altaveu i no deixar que la seva ment vagi. Cal estar atent i relaxat
Preneu notes simultàniament mentre escolteu, ja que us ajudarà a concentrar-vos en el debat.
Escolteu totes les paraules que diu l’orador i imagineu la situació o la lògica de la discussió a la vostra ment
Concentreu-vos fins i tot si la discussió és avorrida, perquè sou vosaltres qui haureu de publicar informació precisa en els minuts.
No interrompis quan hi ha una discussió en curs o quan algú parla. En lloc d’això, espereu que finalitzi la discussió o que acabi l’orador i, a continuació, traieu les vostres preguntes per aclarir-les
Construir el vostre vocabulari us farà escoltar millor en cas contrari, és possible que escolteu paraules que no enteneu
Anoteu sempre les paraules noves que no hàgiu entès i aclariu-les amb la cadira
Fer algun estudi de fons sobre els temes de discussió abans de la reunió us ajudarà a escoltar amb eficàcia i us implicarà completament en el procés d’escolta.
Estigueu preparats amb el vostre bolígraf i paper abans que l’orador comenci a parlar.
Cal aprendre a adaptar-se a les situacions de la sala de reunions fisiològicament i psicològicament i als factors físics de la sala, ja que alguns d’aquests poden tenir un efecte negatiu i d’altres un efecte positiu.
De vegades, els accents dels altaveus poden dificultar una escolta eficaç, però cal millorar les seves habilitats per superar totes aquestes barreres per convertir-se en un oient eficaç.
No hi haurà dues reunions iguals, no hi haurà dues discussions iguals ni dos oradors parlaran de la mateixa manera, per tant, heu d’aprendre a adaptar-vos a les situacions.
Centreu-vos sempre en els punts clau / importants
Escolteu com si haureu de tornar a presentar aquesta informació a un públic diferent més endavant (de totes maneres, ho faràs en forma d’actes), això us ajudarà a concentrar-vos i escoltar de manera eficaç cada paraula que digui l’orador.
A les reunions on es debaten qüestions sensibles, assegureu-vos també de mirar el llenguatge corporal del parlant en lloc de mantenir el cap baix escrivint notes seriosament.
No deixeu que res ni ningú del vostre entorn us distregui i no capteu l'atenció cap a les persones que entren o surten de l'habitació mentre parla el parlant.
Utilitzeu formes adequades per prendre notes en funció del tipus de qüestions discutides i això us ajudarà a participar en l’activitat d’escolta.
No anoteu-ho tot, sinó només els punts principals
No us torceu ni jugueu amb res a les mans, ni gargoteu ni mireu el rellotge. Això no us ajuda a escoltar i també pot afectar les persones que us envolten.
Com a punt final, imagineu-vos com voleu que el vostre públic escolti si fos un orador i que sigueu el mateix tipus d’oient, això us ajudarà a ser un oient eficaç

Com prendre notes durant els debats

Prendre notes és la tasca important o part del procés de presa de minuts. Quan es prenen notes, no es registren les paraules que s’han utilitzat a la discussió, sinó que es registren les discussions que van tenir lloc a la reunió.

Cita d’internet

Aquesta és una tasca molt important i bastant difícil en funció de la naturalesa de la reunió i del que es va parlar. Això també depèn del bon funcionament de la reunió, de la forma en què cooperin els membres, de com ajudi i resumeixi la presidència i, sobretot, de la bona preparació de la reunió. Cal revisar tots els documents rellevants per a la reunió distribuïts o distribuïts abans de la reunió, de manera que tingueu coneixement del que s'està discutint.

Consells per prendre notes de debat

Durant les discussions, seguiu el procediment i els consells següents per prendre notes:

En primer lloc, tingueu una comprensió completa de què són els minuts, de per què es prenen els minuts i de la importància dels minuts. Això us ajudarà a seguir la discussió i a prendre nota de la informació important i necessària a mesura que la discussió continuï. Com s'ha esmentat anteriorment, on hi ha documents disponibles, assegureu-vos sempre que recopileu informació de fons sobre el que es parlarà. Això farà que la tasca de la presa de notes sigui molt més senzilla.
En situacions en què les discussions o converses siguin llargues i complicades, centreu-vos sempre en els aspectes importants de la discussió, com ara, quin és el focus de la discussió, quina és la decisió, si està disponible, per què s’ha pres aquesta decisió, qui ha d’actuar decisió i quan / en quin termini s’ha d’actuar la decisió.
Assegureu-vos d’incloure un resum de la discussió al començament abans d’escriure sobre la discussió, ja que donarà una visió general i una idea sobre la discussió a les persones que no hagin pogut assistir. A més, si aquestes persones havien de participar en una futura reunió, aquest minut els proporcionarà tota la informació necessària que necessitaran.
Escriviu opinions i opinions importants de totes les persones presents.
Assegureu-vos que escolteu de forma activa i efectiva després de la discussió sense deixar que us vagi la ment vagar o pensar en res més. D’aquesta manera no es perdrà res important.
Trieu el millor mètode fàcil que us ajudarà a prendre notes.
A l’hora de gravar punts d’acció, sempre és millor fer-ho d’una manera més fàcil de veure, amb claredat amb noms de persones que necessiten actuar-hi i l’escala de temps.
Utilitzeu els encapçalaments, ja que us ajudarà a seguir les notes més endavant i podreu tenir diferents seccions de la reunió en diferents encapçalaments. Deixeu un espai a sota de cada secció, de manera que sigui més fàcil afegir notes a sota si algú presenta idees o punts nous a mesura que avança la reunió.
Si coneixeu les mans curtes, és millor escriure notes amb les mans curtes i també feu servir abreviatures sempre que sigui possible.
Practiqueu l'ús de les vinyetes, ja que farà que el text sigui més llegible, més net i senzill mentre prepareu els minuts.
Aclareu sempre punts o discussions poc clars amb la vostra cadira.
No oblideu tenir un o dos llapis i llapis de recanvi.

El propòsit d’aclarir punts que no esteu segurs

L’aclariment és un procés en què resoleu les àrees de confusió amb l’orador i comproveu si la vostra comprensió de la discussió és correcta. Per tal que l’acta sigui exacta, cal aclarir els punts que no entenen a mesura que avança la reunió

L’objectiu d’aclarir punts que no esteu segurs són:

Indica al parlant que escolteu i intenteu entendre el missatge de manera efectiva
Assegureu-vos que heu entès la informació adequada
Ajuda a revisar la comprensió
Encoratja l’orador a parlar obertament
Us ajuda a escriure els minuts sense errors
Evita malentesos i males interpretacions
Millora les habilitats interpersonals

Llegir sobre el paper de les reunions, per què es celebren les reunions, els requisits legals i organitzatius que poden aplicar-se a la presa d’actes, per què es prenen les actes i els seus avantatges, la raó per la qual les actes han de ser exactes i els diferents documents que s’utilitzen a les reunions. del procés de presa de minuts, prèvia i posterior a la reunió, consulteu aquest article: Prendre acta.