5 Errors molestos en l'escriptura empresarial i com evitar-los

Les comunicacions escrites diuen molt de tu

Sembla que la teva carrera no vagi enlloc? Tens la sensació d’estar atrapat al graó inferior de l’escala corporativa? Si és així, potser voldreu examinar les vostres comunicacions per escrit. És possible que els molestos errors de puntuació i de gramàtica us retinguin.

Una bona redacció empresarial és vital en el lloc de treball actual. En les enquestes que demanen als empresaris i als reclutadors professionals que indiquin les qualitats que busquen en els empleats, les habilitats eficaços d’escriptura empresarial es troben a la part superior de la llista. Els empresaris volen empleats que puguin comunicar informació de manera organitzada i coherent, lliure d’errors d’escriptura descuidats que dificultin la bona comunicació. Una paraula utilitzada incorrectament o una coma en un lloc equivocat pot comunicar alguna cosa diferent del missatge previst. La manca de claredat en els documents comercials pot provocar clients insatisfets i fins i tot litigis.

Fins i tot sense terribles conseqüències legals, un document ple d’errors gramaticals i de puntuació té poca reflexió sobre l’autor. L’escriptura pobra manca de credibilitat i persuasió. No inspira confiança. És molest.

En més de 20 anys com a advocat corporatiu, he revisat moltes comunicacions empresarials. He vist de primera mà com els errors habituals de gramàtica i de puntuació donaven lloc a comunicacions confuses, molestaven els clients i aturaven les carreres professionals. Aquí teniu la llista dels cinc errors més molestos en l’escriptura empresarial i com podeu evitar-los.

1. L’apòstrof fora de lloc

És possible que no hi hagi cap altre error d’escriptura que pugui provocar la mateixa resposta en les ungles a la pissarra en els lectors que l’apòstrof fora de lloc, l’ús de la forma possessiva per significar més d’una cosa. Aquest error és molest perquè està molt estès i no es limita a l’escriptura empresarial. Ho heu vist tots:

• Vaig esmorzar panellets.
• Els Smith van comprar un cotxe nou.
• Els anys 60 van ser una dècada esbojarrada.

Tot i una epidèmia d’apòstrofs que pretén mostrar plurals, només els plurals que posseeixen alguna cosa necessiten apostrofar, i aquest apòstrof generalment segueix la lletra "s":

• La textura esponjosa dels panellets
• El nou cotxe dels Smiths
• La convulsió social dels anys seixanta

Hi ha pocs casos en què és acceptable utilitzar un apòstrof per significar un plural. En aquests casos, l'apostrofació és necessària per evitar confusions:

• Va aconseguir tres A al seu butlletí de notes. (Utilitzeu un apòstrof per evitar confusions amb la paraula "com").
• Demaneu cinc # 371KV. (Utilitzeu un apòstrof per mostrar que "s" no forma part del número de sèrie.)

2. Confusió sobre mi, jo mateix i jo

Quantes vegades heu llegit una comunicació empresarial que concloïa: "Si teniu cap pregunta, poseu-vos en contacte amb Jane o jo mateix"? L’autor intenta sonar sofisticat fent servir el "jo" més elegant que en lloc de "jo" o, amb Jane a la barreja, confon sobre si utilitzar "jo" o "jo" i es basa en "jo mateix". " El resultat és un molest i massa comú ús del pronom personal reflexiu.

Podeu evitar cometre el mateix error aplicant una prova senzilla. Deixeu a Jane fora de la imatge i vegeu com sona la frase. Diríeu "Si teniu cap pregunta, poseu-vos en contacte amb mi mateix"? No, diríeu "si us plau poseu-vos en contacte amb mi". Dret? Si utilitzeu "jo mateix" en aquest cas, haureu de continuar llegint per obtenir ajuda addicional amb la gramàtica.

"Jo, jo i jo" som tres casos diferents del pronom personal. El cas canvia en funció de si el pronom funciona com a subjecte o objecte d’una frase.

Per al subjecte d'una frase (el substantiu que indica de què tracta la frase), utilitzeu "I":

• Vaig escriure la carta.

Per a l' objecte d'una oració (el substantiu que dóna sentit a un verb o completa una frase preposicional), utilitzeu "jo":

• Si teniu preguntes, podeu preguntar-me.
• Les preguntes es poden dirigir a mi.

Si el subjecte de l'acció i l'objecte de l'acció són els mateixos, utilitzeu el pronom reflexiu "jo mateix":

• Ho vaig fer jo mateix.
• Em vaig mirar al mirall.

Igual que necessiteu un mirall per veure-us, un pronom reflexiu com "jo mateix" (o vosaltres mateixos, etc.) necessita un altre nom o pronom a la frase per reflectir-lo. Si no n’hi ha cap, utilitzeu el cas subjectiu (I) o el cas objectiu (jo) segons convingui.

3. Comes aleatòries

Tinc dubtes a escriure sobre comes perquè poden ser coses complicades. De fet, podria continuar un parell de paràgrafs sobre si hauria d'aparèixer una coma entre les paraules "comes" i "perquè" a la frase anterior. Però no ho faré, perquè el meu problema amb les comes és encara més bàsic que si s’hauria d’utilitzar una coma abans d’una conjunció que enllaci dues clàusules independents. (En cas que us ho pregunteu, la meva resposta aquí és no; les clàusules són curtes i estan estretament relacionades en el pensament.)

El problema més molest de les comes és quan apareixen a l’atzar, en frases, on no són necessàries i no pertanyen. (Sí, estic intentant fer un punt aquí.)

No m'importa si utilitzeu la coma en sèrie en frases simples o no. No em preocuparé massa per la manca d’una coma entre adjectius de coordenades. Els meus amics britànics em diuen que, de totes maneres, fem servir massa comes en anglès americà. Les exigents normes d’ús nord-americanes poden ser la raó per la qual tants escriptors de negocis les fan un ús excessiu.

El problema amb una coma és que indica a l’ull que deixi de llegir un moment. Està bé quan necessiteu una pausa, com respirar quan parleu. Però les comes inesperades són com singlots. Són molestos.

Hi ha dotzenes de regles sobre quan utilitzar-les, però si en recordeu alguna, recordeu-ho: si no se us acudeix una raó específica per utilitzar una coma, no la feu servir.

No utilitzeu mai una coma en aquestes situacions:

• Entre una paraula descriptiva i el substantiu que descriu: "He llegit la lletra mal escrita". Incorrecte
• Entre el subjecte i el verb: "La carta mal escrita, em va molestar". Incorrecte
• Entre dues clàusules amb un sol tema que s'uneixen amb una conjunció: "He llegit la lletra i he corregit tots els errors de puntuació". Incorrecte
• Per desencadenar una clàusula restrictiva (que és essencial per al significat de la frase): "La lletra, que va inspirar aquest article, estava plena d'errors de puntuació molestos". Incorrecte

4. El mal ús de "Com a tal"

Massa sovint en l’escriptura empresarial s’utilitza la frase "com a tal" com una forma més divertida de dir "per tant", com si fos necessària una paraula més formal. Per exemple, en una carta es pot afirmar: "Aquesta correspondència serveix per notificar que incompleix el nostre contracte. Com a tal, teniu 10 dies per corregir el defecte o es cancel·larà l'acord". En aquest exemple, "com a tal" s'utilitza en lloc de "per tant" per significar "per aquest motiu" o "en conseqüència". Això està malament.

Utilitzada adequadament, la frase "com a tal" fa referència al lector a la identitat, la naturalesa o la capacitat del nom o frase nominal que el precedeix:

• "Sóc un apassionat de la gramàtica. Com a tal, em molesto quan un escriptor penja participis". Correcte

Per evitar utilitzar incorrectament "com a tal", pregunteu-vos "com què?" Si s’adapta el substantiu antecedent, l’ús és correcte:

• "Com a problema de gramàtica, em molesta quan un escriptor penja participis". Correcte

Si "com a tal" no fa referència al lector a un nom anterior, l'ús és incorrecte:

• "Com que no es fixava en les regles gramaticals, l'escriptor penjava els participis. Com a tal, molestava els seus lectors". Incorrecte

Pregunteu si podeu substituir "tal" per algun substantiu o frase nominal antecedents propers:

• Com a regles gramaticals, va molestar els seus lectors.
• Com a escriptor, va molestar els seus lectors.
• Com a participis, va molestar els seus lectors.

Si la substitució no té sentit o, en el cas del segon exemple, no transmet completament el significat desitjat, l'ús de "com a tal" és impropi. Per evitar molestar els lectors, utilitzeu "per tant" o substituïu la frase de transició per una paraula o frase més significativa.

5. L'ús incorrecte de "Verbiage"

No es tracta d’una qüestió de gramàtica ni de puntuació, sinó de l’ús comú però misteriós d’una paraula poc afalagadora. Com a advocat corporatiu, rebria un correu electrònic gairebé cada dia dient alguna cosa així: "Podríeu revisar la paraula al segon paràgraf del document adjunt i informar-me si està bé?" Cada vegada que m’havia d’abstenir de llançar una petita resposta: "Si és verborrea, per què em perds el temps?"

Verbiage no significa "text", "paraules", "redacció", "contingut" ni cap de les altres paraules que l'autor del missatge de correu electrònic podria haver utilitzat per sol·licitar la meva revisió legal. "Verbiage" significa parla o escriptura que utilitza massa paraules o expressions excessivament tècniques. No és bo. Un escriptor ha d’evitar el verb i no utilitzar el terme per descriure la seva obra escrita.

Consell extra: simplifiqueu el vostre idioma

Això ens mostra una última lliçó sobre l’escriptura d’estil empresarial. No intenteu impressionar la gent fent servir paraules elegants quan la millor opció sigui senzilla i descriptiva. Business-speak està ple de paraules inventades i que semblen elegants. No caigui en el parany d’utilitzar-los. No digueu "utilitzar" quan "utilitzar" funciona bé. Et semblarà pretensiós i pitjor, sobretot si no entens el que significa la teva paraula elegant.

Enquesta d'escriptura empresarial

Ajuda addicional amb l'escriptura