Escriure una carta comercial per donar males notícies (amb exemples)

Kaitlyn Baker mitjançant Unsplash.com

De vegades, en els negocis, simplement no podeu evitar escriure una carta amb males notícies. Tot i això, podeu intentar escriure la carta de manera que mantingueu una bona relació amb el destinatari, a més de donar les males notícies de la manera més senzilla. No voleu cremar cap pont en el negoci, de manera que és realment avantatjós escriure una mala notícia eficaç.

Objectius en què us heu de centrar en escriure la carta

1. Minimitzar el dany a la relació: les males notícies no haurien de definir la relació.
2. Demostrant que la decisió és justa i raonable: imagineu-vos a la pell del lector i intenteu oferir la millor explicació possible.
3. Indicant les males notícies de manera clara i ferma:

• L'obertura hauria de tenir una memòria intermèdia per minimitzar qualsevol dany a la relació. Utilitzeu una obertura positiva o neutral per mantenir la bona voluntat.
• El cos ha d’incloure motius per ajudar el lector a veure-ho des del seu punt de vista. Vols demostrar que ets just i raonable. Sigui clar i ferm sobre les males notícies, però també sigui breu, positiu i discret.
• El tancament ha de contenir un gest de bona voluntat adequat i potser una solució potencial per al problema del lector.

Exemple número 1 de la carta empresarial de males notícies

La carta era senzilla i educada. L'escriptor va proporcionar un excel·lent motiu per a la negativa del càrrec, però també va deixar les portes obertes a una futura relació. L’escriptor també va proporcionar una possible solució al final.

Exemple de carta de negocis de males notícies # 2

Aquest mal butlletí cobreix el fet que el wok ordenat per la Sra. Hodges no està disponible actualitzant-lo a un wok millor i més gran. A més, té un to tan positiu que és possible que el lector no s’adoni que tot el conjunt que ha demanat no ha arribat a temps, ja que dos trossos arribaran més endavant. Aquest mal butlletí no es va centrar en absolut en el negatiu, sinó que va transmetre el seu missatge de manera positiva. Harry Figby també va ampliar l'oportunitat d'una futura relació informant la senyora Hodges de les properes vendes i esdeveniments.