Què cal fer quan el vostre projecte es fa lleig

Com a gestor de projectes, no hi ha cap pitjor sensació que el moment en què s’adona que el seu projecte està ple de problemes i que el fracàs és inevitable. Aquesta sensació només empitjora quan s’ha d’explicar aquests problemes als grups d’interès i, potencialment, a executius de nivell superior.

Tant si els problemes que teniu eren evitables com si no, és important mantenir la calma i recordar que tots els projectes tenen problemes. L'acció més important que podeu fer en aquest moment és tenir una comprensió completa del problema, formular una solució, involucrar les parts interessades clau i conduir tothom cap a una solució. Aquest article explora cadascun d’aquests passos en profunditat per ajudar-vos a gestionar un projecte que no funciona.

Hi ha una infinitat de motius pels quals un projecte podria començar a baixar pels tubs.

Mapa autònom

Comprendre el problema

En el moment que us adoneu que el projecte es dirigeix cap a un curs accidentat, el primer pas és assegurar-vos que no només compreneu tots els problemes que afecten el vostre projecte, sinó les fonts d’aquests problemes. Com a gestor de projectes, heu de tenir una comprensió d’alt nivell dels problemes que fan caure el vostre projecte. Tanmateix, mireu de prop els indicadors clau de rendiment que esteu utilitzant per controlar el progrés del vostre projecte per veure si les dades us expliquen una història diferent.

Comproveu l’equip de desenvolupament per parlar dels punts de dolor que han experimentat per veure si us criden l’atenció sobre una o dues obres específiques que han trigat bastant més del que s’estimava inicialment. A més, reuniu tot l’equip del projecte i treballeu a través d’un diagrama d’os de peix per ajudar a resoldre tots els problemes.

Construeix solucions

Després de sentir que teniu una comprensió completa del problema, elaboreu algunes recomanacions sobre una solució. Sigues tan creatiu com necessitis, però no hauries d’anar mai amb les mans interessades als teus grups d’interès. Fins i tot si les idees que heu confeccionat us semblen extravagants, us agrairan que ho hàgiu provat i, probablement, estaran més compromesos a ajudar-vos a solucionar el problema. I mai se sap, potser decidiran córrer amb la vostra idea, cosa que us farà semblar un heroi.

Com a alternativa, si només poseu als vostres grups d'interès clau un problema sense pensar-hi una solució, pot ser que se sentin frustrats amb vosaltres o que us sembli mandrós, cosa que pot fer que el problema sigui encara més difícil.

Preguntes que un gerent de projecte hauria de fer en iniciar un projecte

Comprometeu les parts interessades

Tan aviat com tingueu una solució per als problemes que amenacen el vostre projecte, és important involucrar els grups d'interès clau el més ràpidament possible amb el resum dels problemes i les solucions que heu posat en comú. No feu el possible per culpar els peus de determinats individus o equips. Això només empitjorarà la situació i, si realment algú té la culpa, és probable que l’equip de les parts interessades obtingui aquesta impressió a partir de les dades i la informació que entregueu.

No us sorprengueu ni us molesteu si es molesten si és la primera vegada que senten parlar del problema. Els bons líders respectaran que els feu conscients dels problemes ràpidament i que tingueu solucions sobre la taula. Tanmateix, alguns líders es frustraran i us poden treure aquestes frustracions, tant si és culpa vostra com si no. Sigui com sigui, mantingueu el focus a utilitzar les vostres recomanacions com a element bàsic per obtenir una solució final. A més, pregunteu-los si hi ha algú més que vulgueu que porteu a la taula. És molt probable que algú altre de la vostra empresa tingui els mateixos problemes que teniu al vostre projecte i us pugui ajudar a treballar-hi.

De vegades, el més difícil de treballar a través de problemes del projecte pot ser aconseguir que els grups d'interès clau pactin una solució.

eLearning Industry

Acordar una solució

Pot trigar més d'unes quantes reunions de grup, reunions individuals i trucades telefòniques, i és possible que hàgiu de treballar amb l'equip d'informes per generar més dades, però heu de mantenir tothom concentrat en treballar per arribar a una solució als problemes. perquè el projecte pugui tornar a la pista.

Hi haurà una forta temptació de tallar cantonades; no ho feu i no deixeu que ningú més orienti el grup cap a fer-ho, ja que gairebé sempre acaba en un desastre. Treballeu sempre perquè el grup sigui conscient dels riscos, els costos i les implicacions de la cronologia associada a qualsevol de les solucions que s’estan explorant. Si tots els membres de l’equip del projecte tenen aquesta informació, és probable que la solució en què l’equip estigui d’acord sigui el millor interès del negoci.

Corregeix i avança

Després que tothom estigui d’acord sobre les solucions que cal implementar, el següent pas és incorporar el treball associat a aquestes solucions al pla del projecte i tornar a basar-lo. Tornar a definir un projecte us permetrà fer els ajustos necessaris a la cronologia, el pressupost i l'abast del projecte i restablir les expectatives amb els grups d'interès clau. Després d’haver fet això, és important no insistir en el problema, sinó mantenir l’equip marxant cap a la meta.