La millor manera d’organitzar els rebuts

Aquests senzills passos us poden ajudar a organitzar els vostres rebuts.

VirginiaLynne CC-BY a través de Hubpages

Sistemes d’organització de recepcions fàcils i ràpids

Dediqueu massa temps a intentar trobar un rebut per tornar un article? Esteu a punt per a l’hora d’impostos o és difícil fer-ho a temps per al 15 d’abril? Si sou com jo, és possible que tingueu la temptació de deixar que s’acumulin els rebuts fins que es converteixin en un embolic no ordenable. Per això, la millor manera d'organitzar els rebuts és mantenir el sistema:

• Senzill de recordar.
• Ràpid de presentar documents.
• Fàcil de trobar allò que necessiteu.

Tenir presents aquests tres objectius us ajudarà a seguir els quatre senzills passos següents per crear un sistema que us funcioni.

1. Escolliu un sistema

Cap sistema de fitxers és perfecte. Sempre haureu de sopesar el cost de tenir un sistema detallat que faci que els rebuts siguin fàcils de trobar amb el temps que es necessita per presentar-los. Aquí hi ha quatre sistemes diferents amb els pros i els contres de cadascun.

El sistema Binder per a rebuts és una mica més útil, però us ajuda a trobar les coses ràpidament. Utilitzeu els divisors d’índexs de butxaca per presentar els rebuts més petits.

VirginiaLynne CC-BY mitjançant HubPages

Enquadernadors

Amb una carpeta que inclou targetes índex per separar els tipus de rebuts, podeu trobar fàcilment el que necessiteu. Aquest sistema funciona millor per a les persones que solen anar enrere i mirar els rebuts, ja que podeu girar fàcilment cap a diferents seccions i perquè l’enquadernador manté els papers en ordre. Si sempre presenteu papers nous a la part frontal o al darrere d’una secció, podeu consultar ràpidament els rebuts cronològicament.

Vaig utilitzar aquest sistema per organitzar els rebuts dels pares del meu marit quan tenia la tutela sobre ells, perquè ens havien de fer informes periòdics sobre els seus ingressos i despeses, i necessitava poder trobar els rebuts fàcilment.

Avantatges i inconvenients de l’ús d’enquadernadors

• Es triga molt a arxivar
• És més fàcil conservar els fitxers per ordre de mes.
• El millor per als rebuts als quals heu de consultar sovint
• Net i fàcil de guardar a les prestatgeries.
• Limitat per la mida del portàtil o podeu utilitzar-ne més d'un.

Les carpetes de fitxers són ràpides, fàcils i ampliables.

VirginiaLynne, CC-BY, a través de HubPages

Carpetes de fitxers

El sistema de carpetes de fitxers és el sistema més fàcil i ràpid d’utilitzar, de manera que teniu més possibilitats de mantenir les coses organitzades. Després d’haver quedat 6 mesos enrere en presentar el meu sistema de portàtils per als rebuts familiars, finalment vaig decidir tornar a les carpetes de fitxers. Poso papers sense presentar a la part frontal i, generalment, els poso al lloc quan aquesta zona frontal s’omple o aproximadament un cop al mes.

Consell: guardeu junts els documents que sabeu que necessitareu més endavant en un fitxer. Poso tota la meva informació fiscal, incloses les contribucions benèfiques, en un fitxer.

Avantatges i inconvenients de l’ús de carpetes de fitxers

• Econòmic i senzill.
• Només necessiteu carpetes de fitxers i arxiu o caixa de fitxers.
• Ràpid d’arxiu.
• Ampliable a qualsevol mida i nombre de fitxers.
• És més difícil trobar un paper que el sistema portàtil.

VirginiaLynne, CC-BY a través de HubPages

Expansió de fitxers

Per a un projecte d'organització més petit, agafeu un fitxer en expansió que tingui seccions i pestanyes. Si sou estudiants amb alguns tipus de rebuts o si voleu organitzar els rebuts d’un projecte com ara un projecte de renovació de cases, aquesta és una bona manera de fer-ho. També he utilitzat aquest sistema per a tots els tràmits de la nostra adopció i sovint faig servir un petit fitxer en expansió per als plans de vacances.

Avantatges i inconvenients de l’ús de fitxers en expansió

• Conserva tot en un fitxer portàtil i ordenat.
• Ideal per organitzar els rebuts que vulgueu conservar permanentment.
• Ideal per a petits lots de papers.
• Portàtil.
• No funciona per a molts papers.

Arxius digitals

Començo a deixar-me sense papers i pot ser que tu també ho siguis. Moltes empreses volen que "deixeu el paper" i és possible que us doni una bonificació per fer-ho. Ara, algunes botigues com Home Depot us permeten rebre un rebut per correu electrònic en lloc d’un de paper. A més, podeu escanejar per fer fotografies de rebuts que no siguin digitals. Tot i això, encara haureu de recordar:

• Organitzeu fitxers digitals: no només heu de bolcar tots els vostres rebuts en un sol fitxer, dediqueu-vos una estona a crear grups de fitxers i assegureu-vos d’etiquetar cadascun dels vostres rebuts a mesura que els creeu o tindreu mal de cap d’haver-los d’obrir cada un quan intentes trobar alguna cosa.
• Còpia de seguretat: els virus informàtics o les caigudes de l’ordinador poden interferir amb el vostre sistema, així que assegureu-vos que teniu els vostres rebuts en un equip que tingui una còpia de seguretat al núvol com Carbonite.

Els rebuts digitals poden alleujar molts mals de cap en presentar documents, però només si es té cura. Heu d'assegurar-vos de baixar els rebuts de les declaracions importants que pugueu necessitar més endavant, ja que moltes empreses només mantenen un registre de 12 mesos dels rebuts de l'extracte. Per exemple, quan vaig anar a presentar una reclamació de garantia ampliada de la targeta de crèdit en un rentavaixelles trencat, em requerien la declaració original de 15 mesos abans. No estava disponible cap