Comprensió dels processos per emmagatzemar i recuperar informació

William Bout, mitjançant Unsplash

Sistemes d’informació i les seves característiques

Els sistemes d’informació tenen cura, creen, processen, distribueixen i revisen dades per ajudar a millorar l’eficiència i l’eficàcia d’una organització. Alguns exemples de sistemes d'informació inclouen:

• Sistema de processament de transaccions (TPS): responsable del processament de transaccions comercials. Els tipus de transaccions varien segons les organitzacions, però alguns exemples poden ser la realització de comandes, facturació, dipòsits de xecs, sistemes de nòmines, sistemes de reserves i control d’estocs. Ajuden a mantenir, afegir, canviar i eliminar dades.
• Sistema d'informació de gestió: ajuda a dur a terme les tasques necessàries per a la resolució de problemes i la presa de decisions. Ajuden a la gestió mitjançant el control de dades de rendiment, eficiència, comptabilitat i transaccionals. Alguns exemples inclouen sistemes de gestió de vendes, pressupostos, personal i control d’inventari. Aquesta informació ha de ser exacta i rellevant.
• Sistemes de suport a la presa de decisions : ajuda els gestors en la presa de decisions. Utilitza recursos interns i externs per analitzar la informació existent i projectar-ne els efectes. Ajuden a resumir informes, previsions i gràfics. Alguns exemples inclouen sistemes logístics i fulls de càlcul.
• Sistemes de gestió de la relació amb els clients (CRM): els propietaris d’empreses utilitzen sistemes de relació amb els clients per acumular i fer un seguiment de les activitats dels clients, incloses compres, defectes de productes i consultes dels clients
• Sistemes d’intel·ligència empresarial (BIS): proporcionen anàlisis que prediuin patrons de vendes futurs, resumeixin els costos actuals i preveguin els ingressos per vendes.

Requisits legals i organitzatius d’informació

És important tenir normes sobre la seguretat i confidencialitat de la informació, ja que pot contenir dades sensibles com:

• Registres personals
• Registres de nòmines
• Registres de recursos humans
• Dades financeres

En mans equivocades, aquesta informació podria suposar una amenaça per a l'empresa i els seus clients o utilitzar-se per cometre fraus, discriminacions i altres infraccions.

Hi ha lleis com la Llei de protecció de dades de 1998 que, si no se segueix, podria conduir a accions legals.

Selecció de la informació que cal emmagatzemar

Les organitzacions no poden conservar tota la informació que obtenen. Emmagatzemar informació incorrecta o irrellevant no serveix de res i ocupa un espai valuós, cosa que dificulta la recuperació de la informació.

A l’hora de prendre decisions sobre quina informació s’ha d’emmagatzemar, la decisió dependrà en primer lloc dels requisits legals relatius a cada tipus particular d’informació. Per exemple, els requisits legals estableixen que:

• Una organització ha de conservar els registres de recursos humans durant sis anys després d’acabar la feina d’un membre del personal
• Els registres de seguretat i salut s'han de conservar permanentment
• Els registres comptables s’han de conservar entre tres i sis anys, segons el tipus d’organització

La informació com ara dades personals relacionades amb antics clients s’ha d’eliminar un cop ja no s’utilitzi. Seguint aquestes guies, podeu assegurar-vos que només s’emmagatzema la informació rellevant, cosa que facilita la cerca quan sigui necessari.

Markus Spiske, mitjançant Unsplash

Garantir la precisió de la informació

La Llei de protecció de dades de 1998 imposa a les empreses obligacions per garantir la precisió de les dades personals que tenen. La informació sempre s’ha de mantenir actualitzada quan sigui necessari. Algunes formes de fer-ho inclouen:

• Utilitzant bases de dades i fulls de càlcul actualitzats regularment
• Configuració d’alertes sobre la informació dels clients i dels empleats per assegurar-se que es posen en contacte amb ells quan s’actualitzen els sistemes
• Utilitzant auditories internes i externes
• Revisió i revisió dels mètodes de recopilació de dades

Format i lliurament d'informació a temps

La informació que no s’ofereixi en el format correcte s’haurà de tornar a formatar abans d’utilitzar-la, cosa que provoca un retard i crea el risc que la informació s’alteri accidentalment. És possible que la informació que no es subministri dins dels terminis acordats no serveixi de res, ja que pot ser que no hi hagi prou temps per interpretar les dades.

Trieu quina informació voleu suprimir

Les organitzacions estableixen les seves pròpies directrius sobre quan i quina informació es pot suprimir. Aquestes directrius depenen del tipus i la mida d'una organització, de l'espai disponible al sistema de fitxers actual o actual i del tipus d'informació.

Es pot suprimir la informació que sigui irrellevant, obsoleta o inexacta.

La informació dels fitxers arxivats només es pot esborrar quan hagi passat el període de conservació. Les dades personals no es conservaran més del necessari. L’eliminació de dades personals quan ja no siguin necessàries redueix el risc que siguin inexactes, obsoletes o irrellevants.

Resolució de problemes amb sistemes d'informació

Entre els problemes que es poden produir en els sistemes d’informació i les formes de resoldre’ls s’inclouen:

• La informació no s’emmagatzema de la manera correcta. Per exemple: en un ordre incorrecte; es conserven fitxers innecessaris; emmagatzemar duplicats; i arxius que falten. La manera de superar aquest problema és que una organització hagi establert directrius sobre com emmagatzemar informació, de manera que sigui més ràpid i fàcil recuperar la informació quan sigui necessari. Cal notificar als gestors quan falta informació, ja que això podria incomplir les lleis de protecció de dades. Una altra manera de mantenir-se al dia de la informació és tenir un sistema que comprovi i elimini periòdicament informació innecessària.
• Problemes amb sistemes informàtics com ara virus. Cal comunicar-los a un gerent de TI o als tècnics de TI.
• Dins de les organitzacions, pot haver-hi desglossaments de la comunicació que fan que la informació no es transfereixi de la manera correcta. Cal resoldre’ls entre l’equip o comunicar-los a un gerent si no es poden resoldre immediatament.
• La majoria d’organitzacions utilitzen sistemes de processament de transaccions per recollir, emmagatzemar, processar i generar les funcionalitats de les operacions bàsiques d’una empresa. Els sistemes d’informació TPS recopilen dades de les entrades dels usuaris i després generen sortides basades en les dades recopilades. Aquests sistemes s’utilitzen per gestionar centenars de transaccions i requereixen que molts usuaris treballin al mateix conjunt de dades al mateix temps. De vegades, això provoca un bloqueig del sistema. En cas d’error, és vital que una organització tingui còpia de seguretat del seu sistema perquè no es perdi informació. És important que s’estableixin regles i se segueixin pas a pas perquè una transacció es consideri reeixida.

L’objectiu d’emmagatzemar informació és que es guardi en un entorn segur i de conformitat amb les lleis de protecció de dades. També és obligatori per a les organitzacions emmagatzemar certa informació.