Comprendre com gestionar els pressupostos

Per gestionar els pressupostos de manera eficaç i eficaç, és necessari…

• supervisar, controlar i registrar totes les finances (ingressos i despeses),
• saber minimitzar els costos a les àrees de les quals és responsable,
• ser capaç d'investigar o identificar àrees problemàtiques i corregir-les, i
• gestionar i autoritzar eficaçment les despeses.

Aquest article es basa en la unitat de nivell 4 de NVQ, "Gestiona pressupostos". Llegiu aquest article per tenir una idea clara i una comprensió del propòsit dels pressupostos. Coneixerà el propòsit dels pressupostos, inclosos els avantatges de gestionar els recursos financers de manera eficaç i eficient; els requisits legals, reglamentaris i organitzatius per gestionar un pressupost; i els diferents tipus de sistemes pressupostaris i les seves característiques.

Ara necessiteu una comprensió completa de com gestionar els pressupostos. El procés pressupostari sol ser responsabilitat del personal directiu i del personal financer. Aquests membres del personal han de tenir informació precisa i actualitzada i tenir coneixement dels procediments pressupostaris eficients.

Els pressupostos es desenvolupen per a cada exercici. Els directius i el personal implicat hauran de desenvolupar pressupostos per a les seves pròpies àrees de responsabilitat i després lliurar-los al departament de finances. Aquests esborranys de pressupostos són revisats per una direcció superior i posteriorment aprovats per un comitè o alguna cosa similar en funció de l'organització.

Mètodes de seguiment, control i registre d’ingressos i despeses

Ja sabeu l’objectiu dels pressupostos. Ara és la vostra responsabilitat gestionar-los. La gestió dels pressupostos requereix un seguiment, control i registre constants d’ingressos i despeses per fer un seguiment de cada moviment financer i dels seus resultats. Com ho aconseguiràs? Vegem algunes maneres o mètodes.

Seguiment d’ingressos i despeses

Es fa un seguiment pressupostari per assegurar-se que s’utilitzen els recursos segons els plans descrits al pressupost. El seguiment o el seguiment de l’ús dels recursos financers és molt important per a tots els departaments i organitzacions. És un procés continu per assegurar que s’assoleixen els objectius tal com s’especifica al pressupost. És mitjançant aquest seguiment que podreu prendre decisions pressupostàries i prendre les mesures adequades sempre i quan sigui necessari.

Cal controlar els ingressos i les despeses per trobar qualsevol canvi en els patrons de manera que es puguin prendre les accions adequades. Aquest procediment de control es pot fer a intervals regulars, com cada mes, per exemple. Quan feu el seguiment de les dades, tingueu en compte que el pressupost estava previst per a l'any següent i les despeses i els ingressos fins ara.

Consulteu el saldo restant per a la resta del període de l'exercici actual i feu una previsió de la situació a aquest ritme al final de l'exercici. Observeu les variacions, tant positives com negatives, i feu les accions necessàries per corregir-les. En cada pas, és important documentar (registrar) tots els fets i accions.

El millor és controlar els ingressos i les despeses del pressupostari i els nivells de gestió superiors mitjançant reunions periòdiques. Hi ha d’haver una gestió eficaç del flux de caixa, ja que és molt important per als serveis i productes que ofereix el negoci.

Els pressupostos es poden dividir segons centres de costos o altres codis o nivells de manera que sigui més fàcil controlar-los. Això ajudarà a identificar les àrees que superen i superen.

Hauríeu de poder analitzar i proporcionar una explicació de qualsevol variació respecte a la despesa proposada, ja sigui positiva o negativa. Això ha d’anar acompanyat d’un pla d’acció. D’aquesta manera s’assegurarà que els recursos s’utilitzessin de manera econòmica, eficient i eficaç.

Controlar els ingressos i les despeses

La següent qüestió important és controlar els ingressos i les despeses. Sense aquest pas, es gastaran diners fora de pista. Per controlar els ingressos i les despeses, és millor implicar directament la persona encarregada de controlar les finances i el rendiment d’un departament mentre es desenvolupa el pressupost. El pressupost disponible s’ha de comunicar amb tot el personal pertinent.

És possible que hi hagi diferents seccions del pressupost que estiguin controlades per personal diferent, de manera que és millor assignar i donar autoritat a les persones que hi participen directament, per exemple, l’aprovador del pressupost i el gestor del pressupost. Cal informar els departaments o equips de la persona que s’encarrega de controlar els ingressos i les despeses.

La quantitat total de finances disponibles per a un any concret ha de reflectir les despeses totals previstes per a aquest any en concret.

Registre d’ingressos i despeses

El registre d’ingressos i despeses es pot fer de forma manual o electrònica. La gravació s’ha de fer a l’instant i diàriament. Tots els comptes relacionats amb els ingressos i despeses, els ingressos pendents, els pagaments rebuts, els rebuts i factures emesos, els deutes, etc., s’han de registrar clarament amb la data i la finalitat.

Registrar els ingressos és una manera de determinar si l’empresa obté o no beneficis, ja que inclou detalls dels diners rebuts i gastats.

5 grans eines per fer el seguiment de les despeses empresarials

Registre els detalls de les àrees de negoci per ordre, començant per la més rendible a la menys rendible. Això us ajudarà automàticament a analitzar i prendre mesures sobre les àrees que generen grans pèrdues.

Per a despeses petites, és bo fer servir un compte d’efectiu petit per fer servir i fer un seguiment de les despeses petites. Registrar-los ajudarà a un reembossament eficient de diners i només es reemborsaran els diners registrats. Aquesta és una manera eficient d’enregistrar petites despeses que d’una altra manera poden passar desapercebudes.

Formes en què es poden reduir els costos en la seva àrea de responsabilitat

La reducció de costos a les empreses és una manera eficient de gestionar els pressupostos o els fons disponibles. Si tothom minimitza els costos en la seva àrea de responsabilitat, això suposarà un estalvi enorme per al negoci. Cal saber prendre les decisions correctes a l’hora de gastar diners en àrees específiques del negoci.

Les maneres en què es poden minimitzar els costos en la seva pròpia àrea de responsabilitat són:

Fer un ús eficaç de la tecnologia

Hi ha moltes tecnologies avançades disponibles en aquests dies, des de compres en línia fins a pagar factures, etc. Feu un ús eficient de les següents tecnologies per estalviar temps i diners.

• Les reunions es poden celebrar mitjançant teleconferències, cosa que significa que estalvieu diners en viatjar, organitzar sales / llocs, estalviar temps en organitzar i planificar sales de reunions, etc.
• Podeu fer un ús eficient de la tecnologia si no imprimiu en paper i no utilitzeu l’emmagatzematge electrònic per a fitxers i altres dades empresarials. Això estalvia temps, diners i medi ambient.
• Algunes empreses es poden gestionar en línia en funció de la naturalesa o, com a mínim, la comercialització es pot fer en línia. Això ajudarà a estalviar molts diners invertits en personal de màrqueting, oficina, equips, etc.

Deutes

Les targetes de crèdit tenen tipus d'interès elevats i, per tant, s'han de pagar el més aviat possible. Això ajudarà el negoci a la llarga.

Pressupost

Desenvolupeu sempre un pressupost per a la vostra àrea de responsabilitat i seguiu-hi. Qualsevol desviació d'ella pot ser molt perjudicial, però us proporcionarà un pla clar de què fer i què no fer i què heu d'evitar.

Reduir les despeses

Compreu només els articles de papereria, equipament, mobles i programaris necessaris per al funcionament dia a dia del negoci. Reduir les despeses no desitjades. Compreu màquines d’eficiència energètica i utilitzeu bombetes energètiques perquè estalvieu en factures d’energia. Utilitzeu portes i finestres aïllades adequades. De vegades, els fabricants venen articles reformats a preus molt més baixos i, si semblen de bona qualitat, opten per ells.

Treballar des de casa

Aquesta és una manera eficient d’estalviar diners en despeses d’oficina i combustible. Tot i reduir els costos, és convenient reduir-los a les zones adequades, ja que reduir els costos a les zones equivocades pot tenir un efecte desastrós o negatiu. Busqueu sempre una bona relació qualitat-preu i això es pot aconseguir mantenint una bona relació amb els proveïdors i les organitzacions de col·laboració.

Com identificar situacions en què es poden necessitar accions correctives

Es requereixen accions correctores en àrees que no s’ajusten a les polítiques, procediments o processos de l’organització. Cal identificar els motius d’aquestes no conformitats i adoptar mesures preventives perquè es produeixin en el futur i això s’anomena acció correctiva. Es podrien dur a terme accions correctores com a conseqüència d'una queixa o una auditoria o efectes adversos sobre les finances de l'empresa, etc. Per prendre les mesures adequades, cal dur a terme una investigació sobre el tema en particular.

Algunes situacions que poden requerir accions correctives són:

• Els pressupostos del projecte s’escapen de les mans. es pot evitar si superviseu de prop el pressupost i també si els empleats saben que esteu supervisant el pressupost. Reviseu i pronostiqueu de nou el pressupost setmanalment.
• Treball que requereix més temps del previst i, per tant, requereix pressupost, esforç i temps addicionals.
• Quan un o més membres de l’equip abandonen un projecte.

• Quan una tasca o projecte està fora de termini o per sobre del pressupost a causa de restriccions tècniques o financeres.
• Es perd una tasca, un projecte o un objectiu important.
• Quan la feina o les tasques realitzades no compleixen els objectius.
• Els clients no estan satisfets amb els serveis o productes, ja que no compleixen les especificacions ni les expectatives.
• Quan falla un recurs o un patrocinador.
• Durant les avaluacions de riscos, auditories o inspeccions de garantia de qualitat.

Les accions correctives poden ser qualsevol cosa com replanificar projectes, reassignar recursos, reorganitzar equips, gestionar projectes de manera diferent, redissenyar processos o productes, etc. Identificar la causa arrel i prendre les accions necessàries.

L’abast de l’autoritat pròpia per gestionar un pressupost i autoritzar les despeses

Gestionar un pressupost no es tracta només de mantenir correctament els números de finançament, sinó també de gestionar les persones implicades. Per exemple, els empleats o els membres de l'equip. Cal tenir bones habilitats de gestió per gestionar els pressupostos i autoritzar les despeses. El titular del pressupost té la responsabilitat dels diners assignats a un pressupost concret i, per tant, ha de comprovar si les despeses són legítimes i, després, autoritzar el pressupost. L’autoritat per gastar no significa que es pugui gastar simplement els diners assignats; significa que cal invertir els diners de manera responsable i intel·ligent. Es pot tenir problemes si hi ha fallades en la gestió pressupostària i també es pot obtenir recompensa si van tenir èxit en la gestió pressupostària.

Mentre gestiona els pressupostos i gasta els diners del pressupost, el titular del pressupost ha de tenir presents els objectius i objectius de l’organització. Hi haurà objectius i responsabilitats específics que cal tenir en compte per assolir els objectius o objectius. També cal tenir en compte les normatives legals i els requisits organitzatius a l’hora de gestionar / gestionar els pressupostos. Prengui sempre les accions necessàries per minimitzar els costos i també les accions adequades en cas que hi hagi despeses excessives en els pressupostos.

Supervisar, controlar i registrar els ingressos i les despeses. Creeu documents que defineixin el rendiment de l'organització en relació amb el pressupost. Mantingueu tots els registres actualitzats i precisos.

Espero que la informació aquí us sigui útil. No dubteu a deixar els vostres pensaments i experiències. Tot el millor i gràcies per passar per aquí.