Preneu minuts - diploma d'ocr nvq nivell 3 en administració i negocis

Prendre minuts és vital en qualsevol negoci.

David Travis, CC0, a través d’Unsplash

Introducció:

Aquesta unitat és una unitat opcional del grup B de nivell 2 amb 4 crèdits. Aquesta unitat ajuda el candidat a tenir un bon coneixement i comprensió de les tasques mentre pren acta, el paper del president i de l’acceptador d’actes a les reunions, el procediment per fer acta, preparar-se per fer acta i com seguir els procediments, les polítiques i les directrius organitzatives minuts

Trobeu una declaració personal rellevant per a aquesta unitat.

PD: en una nota amable, no copieu res enviat aquí i mostreu-los al fitxer. Això s'ha publicat aquí, només per ajudar-vos a tenir una idea / comprensió del que esperen que escriviu i de com heu d'escriure. Haureu de relacionar-vos amb la vostra pròpia àrea de treball i organització i seguir-vos-hi mentre prepareu els fitxers. Gracies per la teva cooperació.

1.1 Quin és el propòsit de les reunions?

El propòsit principal de les reunions és compartir idees i expressar diferents pensaments. Les reunions s’utilitzen en gairebé totes les organitzacions com a forma de comunicar informació a altres persones on les seves funcions principals són informar, buscar idees, demanar aclariments, resoldre problemes, discutir propostes / maneres de treballar, prendre decisions i resoldre disputes.

1.2 Quins són els requisits organitzatius i legals que es poden aplicar a la presa de minuts?

L’acta ha de representar exactament l’agenda de la reunió. L’estructura de l’acta segueix la llista de punts de l’ordre del dia. Per prendre minuts de manera eficient, heu de tenir la plantilla preparada en funció dels punts de l’agenda. Deixeu molt espai per escriure notes a mesura que avanci la reunió. Això us ajudarà a no confondre’s i a moure’s sense problemes durant els passos de la reunió.

Les actes són documents legals que serveixen de prova per a futures referències sobre qualsevol discussió realitzada en una reunió. L'acta ha de contenir el títol, l'hora, la data, el lloc de la reunió, els noms dels assistents, les disculpes, els visitants, els ítems, les accions necessàries i la data de la propera reunió.

Assegureu-vos d’escriure accions per a cada tema de l’agenda i per qui. Els minuts han de ser precisos, perquè la gent hi farà referència en el futur i hauria de poder entendre exactament el que va passar a la reunió.

1.3 Per què l’acta ha de ser un registre precís de debats i decisions?

L’acta s’ha d’escriure amb precisió i concisió perquè qualsevol persona, tant si va assistir a la reunió com si no, pogués saber què va tenir lloc.

Els minuts serveixen com a registre oficial de les accions ocorregudes en una reunió i formen un registre històric per a un equip o un departament. Fins i tot si la gent s’oblida de recordar el que va passar en una reunió o el que es va discutir i va decidir, les actes els ajudaran a referir-se i obtenir aquesta informació. L'acta també recull les accions realitzades i les accions que cal fer. Per tant, actua com un recordatori en què s’indiquen els terminis que s’han de complir. L’acta també dóna informació a les persones que no van ser presents a la reunió.

1.4 Quin és el propòsit dels documents i termes que s’utilitzen habitualment a les reunions?

Els documents de reunió es creen quan l’empresa es reuneix per debatre qüestions relatives a l’operació actual i al futur funcionament de l’empresa.

Tres documents de reunions habituals són:

Avís de reunió (detalls com data, hora, tipus de reunió, ubicació, finalitat de la reunió)
Agenda (llistat detallat de l'agenda de la reunió)
Acta (El registre / prova de la reunió amb detalls com el lloc i l'hora de la reunió, el propòsit de la reunió, els assistents, el president de la reunió, les disculpes, l'ordre del dia, la revisió de l'acta de la reunió anterior, la data, l'hora i el lloc de la propera reunió i l'hora de tancament de la reunió)

2.1 Quin és el paper del president i altres responsabilitats formals a les reunions?

La funció del president és assegurar que es faci un registre precís d’una reunió. El president de la reunió té la responsabilitat de

Ajudeu el que pren minuts a acordar els temes de l’agenda.
Seguiu els temes de l'agenda en seqüència.
Informar l’assistent de minuts de qualsevol tema que s’hagi d’eliminar de l’agenda acordada.
Resumeix punts, decisions o accions específics acordats per a cada tema de l’ordre del dia abans de passar al tema següent.
Accepteu i proporcioneu un resum per a debats llargs.
Reviseu les actes quan s’escriuen com a esborrany.

2.2 Com es treballa en col·laboració amb el president quan es prenen minuts?

Discuto amb el president abans que comenci la reunió per aprovar els temes de l’ordre del dia i també sobre els visitants que assisteixin a la reunió. Rebo consells sobre l’hora i el lloc de les reunions si la sala habitual on es fa la reunió no està disponible. En cas de dubte, pregunto si cal afegir una discussió en concret a l’acta. També aclareixo els termes tècnics discutits a la reunió per evitar registrar informació incorrecta. Després de la reunió, redacto l’acta el més aviat possible i aconseguo que el meu gerent l’aprovi abans de distribuir-la als membres.

3.1 / 2 Per què hauríeu d’escoltar activament en prendre minuts i com ho feu?

Hauria d’escoltar activament mentre prenc minuts, perquè serveixen com a registre de decisions i detalls de tot allò que es discuteixi i s’acordi en una reunió.

A continuació es detallen algunes maneres de fer-ho:

Necessito escoltar analíticament, buscant idees i detalls principals.
Aclareixo coses que no entenc o demano a la cadira que repeteixi fets que no entenc.
Tinc en compte les sensacions dels ponents i dels assistents.
Sóc proactiu i preparat per respondre.
Elimino les distraccions (soroll, interrupcions, etc.) i em concentro en l’altaveu perquè no perdi punts i accions importants que cal gravar.

3.3. Com es prenen notes durant les discussions realitzades a les reunions?

Arribo a la reunió aviat, m’asseguro de saber qui és la presidència, m’assec al costat de la presidència i comprovo que tothom tingui tots els papers (ordre del dia) i n’emporti de recanvi. He llegit tots els papers molt abans de la reunió i demano el nom de les persones presents. Escolteu atentament, escriviu paraules clau i escriviu decisions. Demano aclariments i comprovo les meves notes amb la cadira.

3.4 / 5 Per què hauríeu d'obtenir aclariments i com ho feu?

Cal aclarir qualsevol dubte que es produeixi a l’hora d’anotar l’acta, ja que són decisions preses com a grup i ajuden a referències futures.

Aclareixo les coses demanant a la cadira o al grup que repeteixi o parli una mica lentament si tinc dubtes amb qualsevol discussió. Em dono temps per escoltar i eliminar la distracció.

3.6 Com s’ordena, se selecciona i s’estructura la informació per produir minuts?

Faig servir una plantilla coherent per produir minuts. El propòsit de la reunió varia d’un tipus a l’altre, de manera que la distribució de l’acta també pot variar.

La plantilla utilitzada també facilitarà la localització d’informació important i hauria de ser coherent en una sèrie de reunions.

Estructuro les actes de la següent manera:

El títol de la reunió.
La data i hora de la reunió.
Una llista de tots els presents sota el títol "Present".
Una llista de tots aquells que no hi són presents però que han enviat les seves disculpes, aquesta llista hauria d'anar sota el títol "Disculpes".
Confirmació que s’ha acordat l’acta de la reunió anterior. S'ha d'incloure la data de la reunió anterior.
Cal esmentar qualsevol modificació o acció derivada de l’acta de la reunió anterior.
Qualsevol qüestió derivada de l’acta anterior s’ha d’incloure a les qüestions del títol a tractar.
L'acta sempre ha de seguir el mateix ordre que es va seguir a la reunió.
La data de la propera reunió.

3.7 Què s’entén per utilitzar el to i el llenguatge professional correctes en qüestió de minuts?

L’acta és un registre del que va passar exactament a la reunió. Per tant, hauria de tenir un registre de discussions i accions. S'hauria de centrar en els ítems que es van discutir i tenir una informació clara del que es va decidir per a cada ítem. Els minuts s’han d’escriure amb frases completes i amb suficient detall. En fer-ho, ajudareu els lectors que no siguin presents a la reunió a entendre el que es va debatre realment.