Taula de continguts:
- Per què són beneficioses les reunions periòdiques de personal?
- Comunicació eficaç per a directius i empleats
- Característiques de les reunions d’equip amb èxit
- Utilitzeu reunions per debatre els problemes en curs
- La comunicació és clau
Les reunions de personal proporcionen un lloc útil on els empleats de tots els nivells poden conversar, actualitzar-se i fer preguntes.
Autor
Per què són beneficioses les reunions periòdiques de personal?
La celebració de reunions de personal programades periòdicament amb els empleats al lloc de treball millorarà considerablement els esforços de comunicació que constitueixen la base de qualsevol grup de treball. Els empleats que puguin confiar en reunir-se constantment amb companys de feina i directius sentiran més propietat del treball que fan a causa de la freqüent oportunitat de comunicar-se entre ells en aquestes reunions.
A més, aquests empleats sentiran una confiança pel seu lideratge perquè estan inclosos en processos de planificació i altres que fan del lloc de treball un lloc millor per a tothom. Com que els empleats passen gran part de la seva vida a la feina, és important fer-los sentir que formen part de l’èxit d’una organització ja que compleix els seus objectius estratègics.
Comunicació eficaç per a directius i empleats
Les reunions de personal permeten als empleats formar part del procés de presa de decisions d’una organització mitjançant la comunicació de les seves opinions, idees, etc., en un fòrum estructurat però comunament acceptat. Tot i que l’autoritat final i la presa de decisions pertanyen al lideratge d’una organització, els líders solen contactar amb els seus empleats per obtenir la seva valuosa aportació.
Els directius que utilitzen aquestes reunions com a eines de comunicació obren una gran oportunitat per als empleats per compartir les seves experiències de jornada laboral. Algunes característiques comunes d’una reunió efectiva de personal són les següents.
Característiques de les reunions d’equip amb èxit
- Un horari regular: per ser veritablement un mitjà eficaç per comunicar informació i recollir aportacions dels empleats, les reunions de personal haurien de ser programades amb antelació per permetre als empleats anticipar-les i planificar en conseqüència amb la resta del seu calendari / calendari. Els empleats que puguin comptar amb que aquestes reunions es realitzin regularment les veuran com oportunitats per compartir informació amb altres persones de manera coherent.
- Un inici oportú: si els directius volen que els seus empleats es presentin a una reunió a temps, també han de donar l’exemple d’arribar a la reunió a temps. A més, l'inici de la reunió hauria de ser el previst per tal que els assistents tardans sàpiguen que han de fer un esforç per no arribar tard a la propera reunió. Com a gerent que dirigeix la reunió, ser ràpid i començar la reunió a temps demostrarà la importància que sent el gerent de la reunió.
- Una agenda preparada: atès que és probable que els empleats tinguin informació per compartir, és útil tenir una agenda preparada per mantenir una certa estructura i ordre a la reunió. És fàcil sortir fora de pista quan els empleats ofereixen informació que pot no estar relacionada amb l’agenda preparada. Les agendes també serveixen com a registres útils que un supervisor pot tornar enrere i mirar per determinar si s’han tractat certs temes.
- Assistència obligatòria: una reunió de personal programada regularment, que es duu a terme per compartir i recopilar informació important sobre el lloc de treball, normalment hauria de tenir un requisit d’assistència obligatòria per al personal. Els empleats han de formar part d’aquest “grup de reflexió” de comunicació, ja que només és eficaç si tots hi són per escoltar la discussió i oferir la seva visió única sobre els temes tractats. El permís per ometre una reunió de personal per un altre compromís laboral hauria de ser l'excepció en lloc d'un fet comú.
- Professionalitat: Atès que les opinions i idees personals es compartiran a les reunions del personal, és crucial que un gerent supervisi la reunió mentre parlen altres persones per garantir que tota discussió sigui professional i respectuosa. Els empleats sovint guarden certs temes per a un debat obert en una reunió de personal. És possible que aquestes persones se sentin molt apassionades per la seva opinió i puguin ferir els seus sentiments o esdevenir defensius quan altres comparteixin una opinió diferent. És molt important que el lideratge de la taula mantingui a tothom professional recordant-los que tothom té una opinió i que hauríem de respectar la seva oportunitat de parlar amb els seus companys de feina en un fòrum d’aquest tipus. Si no hi ha control en una reunió de personal en aquest sentit, personalitats més fortes superaran a altres, i això podria provocar que alguns empleats es mostrin reticents a participar activament en el futur.
- Necessitat de cancel·lar les reunions del personal: els administradors poden tenir ocasió de cancel·lar una reunió a causa dels seus propis problemes de programació inevitables o perquè no hi hagi problemes reals que requereixin aportació del personal en aquell moment. Com que no és eficaç tenir una reunió només per tenir una reunió, cancel·lar la reunió és aconsellable perquè els empleats apreciaran alliberar el temps del seu horari per fer altres treballs. Pot ser prudent enviar un missatge de correu electrònic per informar els empleats que poden parlar amb el gerent si tenen algun problema no resolt que han de discutir. El permís per parlar amb el gerent o promoure una "política de portes obertes" després de cancel·lar inesperadament una reunió de personal farà saber a l'empleat que no ha d'esperar a la propera reunió per debatre sobre allò que li sigui important.
Les reunions de personal que incorporin aquestes característiques produiran resultats efectius que beneficiaran l'organització i tots els que treballen dur per aconseguir que tingui èxit.
Abraham Lincoln va pronunciar el seu discurs "House Divided" al Illinois State Capitol (Old State Capitol) a Springfield, Illinois, el 16 de juny de 1858. Les organitzacions no sobreviuran si els empleats no tenen l'oportunitat de comunicar-se obertament.
Autor
Utilitzeu reunions per debatre els problemes en curs
Una reunió del personal que es realitza regularment crea un fòrum per discutir de manera constant qualsevol desacord en curs o nou o qüestions interpersonals que es puguin produir entre individus que interactuen regularment. Si es té en compte la major part del seu dia i, per tant, de la seva vida, es passa a la feina, no és estrany que puguin sorgir situacions interpersonals a causa de les diferències generacionals, els valors i les experiències de la vida en general.
El cas és que tothom arriba a treballar amb el seu propi "equipatge" que conforma qui és realment. Una reunió regularment programada amb companys de feina permet una oportunitat planificada i, per tant, fiable de resoldre problemes abans que es converteixin en situacions de crisi.
La relació laboral és com qualsevol altra relació personal: necessita prou oportunitats per resoldre problemes que puguin evitar que es faci treball i que els objectius de l’organització es compleixin. Quan les relacions es "divideixen" i continuen enfonsant-se sense la intervenció del lideratge, es poden produir alteracions significatives en el lloc de treball a mesura que diversos equips o equips es desafien mútuament per dominar un punt de vista concret.
La comunicació és clau
Aprofitar totes les oportunitats per comunicar-se entre ells en el lloc de treball és la clau de l'èxit professional dels empleats i del seu lideratge. Quan les reunions del personal es duen a terme amb regularitat, professionalitat i de manera que anima a tots els assistents a participar activament, una organització pot obtenir els avantatges de tenir un equip de treball sòlid on es confiï mitjançant la interacció productiva. L’intercanvi d’informació entre les persones que fan que una organització compleixi els seus objectius crea un entorn més harmoniós per a tothom.