Respondre a una sol·licitud de proposta (rfp) per a un auditor de reg del paisatge

Si teniu una empresa de jardineria i esteu interessat en ampliar per incloure un tipus de servei diferent, us recomanem que realitzeu auditories de reg paisatgístic (auditories d'aigua a l'exterior) per a serveis públics i agències governamentals.

Si els vostres treballadors realitzen les tasques següents com a part habitual del vostre negoci, hi ha moltes possibilitats de qualificar-vos, sempre que les vostres habilitats siguin elevades i els vostres clients parlin molt de vosaltres.

• Programa els controladors segons els tipus de plantacions i les condicions meteorològiques locals.
• Adaptar els tipus de broquets als tipus de plantes que es regin.
• Configureu diferents estacions per a diferents necessitats de reg.
• Planta autòctona el més sovint possible.
• Vigileu si hi ha fuites i ruixadors, reparant-los i substituint-los quan calgui.
• Proveu tot el sistema de reg almenys mensualment: controladors, estacions i broquets.
• Retrobar el sistema de reg anualment.

La realització d’una auditoria de reg inclou la comprovació de cada aspersor per assegurar-se que pulveritza correctament i, a continuació, prendre notes sobre el que s’ha de corregir.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Què és una auditoria de reg?

La diferència entre el que faríeu de manera rutinària i el que faríeu en una auditoria formal de reg depèn de l’excel·lència de les habilitats que proporcioneu, del tipus d’informes que feu i de la forma de facturar pels vostres serveis.

Una auditoria és purament diagnòstica: esteu identificant problemes i modificacions necessàries al sistema de reg d'una propietat que us ha assignat l'agència o la companyia de contractació, però no feu res per solucionar-los (tret que això sigui part del contracte). Camineu amb el gestor de la propietat, assenyalant observacions mentre proveu cada component del sistema. Ho escriviu tot en una llista de comprovació, de manera que podreu compilar les vostres conclusions més endavant en un informe a l'agència, no al gestor de la propietat, tot i que finalment en rebran una còpia.

A través de l'agència, adquireu els rebuts de l'aigua d'aquesta propietat per comparar-los amb l'aigua real utilitzada durant l'any passat. La comparació de l’aigua utilitzada amb la que veieu a terra us ajuda a diagnosticar problemes estacionals, a identificar l’existència potencial de fuites ocultes i també a predir quanta aigua es pot estalviar amb els canvis que recomanareu.

Mostreu als clients quanta aigua poden estalviar, en comparació amb la quantitat que utilitzen actualment.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (autora)

Amb aquesta predicció, podeu calcular els possibles estalvis en dòlars per a cada tipus de canvi important que recomaneu, per exemple, diners que es podrien estalviar actualitzant els controladors existents a controladors de reg basats en la meteorologia (WBIC) o canviant els broquets de polvorització per regar per goteig. Dóna a l'agència i al propietari una idea del que poden adaptar primer.

Un component integral de la realització d’una auditoria de reg és comprovar la programació del controlador. Quant de temps s’estableix cada estació? Quins tipus d’aspersors hi ha en aquesta estació i amb quina freqüència funcionen?

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Què és una sol·licitud de proposta (RFP)?

Suposem que ja ho feu tot a la llista de pics i que sabeu que podeu fer la resta, de manera que esteu encantats d'investigar aquesta possibilitat. Què és una RFP, on en trobeu una i com sol·liciteu el contracte?

Totes les agències governamentals i serveis públics que depenen del finançament públic han d’emetre una sol·licitud de proposta quan un projecte assoleixi una quantitat determinada en dòlars. Per a projectes més petits, poden escollir un contractista i donar-los una comanda de compra, però per als projectes més grans necessiten competència. Una RFP és el que genera la competència. És un document que indica quins serveis busquen, els paràmetres d’aquests serveis, com escriure la vostra proposta, com la puntuaran i com i quan la presentaran.

Pàgina de portada de la RFP

Domini públic, a través de The Network

Cercar RFP

Moltes agències governamentals utilitzen sistemes de licitació en línia. Gairebé tots els proveïdors d'aigua del sud de Califòrnia estan vinculats a un sistema anomenat "The Network". Haureu de registrar-vos, indicant el nom de la vostra empresa, la mida, la ubicació, els tipus de serveis que proporcioneu i altra informació. A continuació, podeu consultar només les ofertes relacionades amb els vostres serveis o totes les ofertes ofertes, només per veure què hi ha. El sistema us enviarà un avís automàticament cada vegada que una agència publiqui una RFP que coincideixi amb un dels codis NIGP que hàgiu triat (codis que identifiquen els vostres serveis).

Si veieu una RFP per a un gran auditor de paisatges, agrimensor de paisatges, empresa per proporcionar auditories de reg a l’aire lliure (són iguals), continueu i descarregueu-la. L’agència que sol·licita l’oferta sol·licitar en general auditories per als seus clients, si són proveïdors de serveis públics, o per a residències i / o empreses de la zona, si són ciutat o comtat. La RFP pot sol·licitar un número (com un total de 75 auditories) o un període de temps (per exemple, dos anys per estar a disposició de les auditories).

Algunes agències tenen el seu propi sistema d’ofertes, de manera que és important consultar el lloc web de qualsevol agència per a la qual vulgueu treballar. Cerqueu la secció de compres o alguna cosa similar. Si estan connectats a The Network, el seu lloc web us ho farà saber i, probablement, us proporcionarà un enllaç.

La conferència prèvia a la licitació

És important que baixeu una RFP per mirar primer la seva cronologia de les dates de venciment. El document pot indicar que és obligatori assistir a una "conferència prèvia a l'oferta" i que qualsevol venedor que no assisteixi serà automàticament desqualificat. Una pre-oferta és una reunió amb l’agència de contractació per a tots els possibles licitadors, de manera que es puguin trobar i fer les preguntes que tinguin on tothom pugui escoltar les respostes. Si es tracta d’un contracte complicat que demana més que auditories de reg, podeu connectar-vos amb altres proveïdors de serveis que puguin optar a les parts del contracte que no feu. Un de vosaltres es converteix en el primer contractista, mentre que l’altre és el subcontractista.

És rar, però algunes conferències prèvies a les ofertes es realitzen in situ, de manera que els licitadors poden veure l'abast del contracte per al qual liciten. Assistir-hi és una bona manera de respondre a les preguntes, d’abastar la vostra competència i també de trobar possibles socis.

City of Portland OR, domini públic, a través del lloc web de la ciutat

No totes les RFP requereixen assistència a una pre-oferta i molts la fan opcional. En qualsevol cas, hi haurà un període de temps en què el venedor podrà fer preguntes per telèfon o per correu electrònic. Recomano trucar-los. Sempre és una bona idea connectar-se personalment perquè puguin saber qui sou quan envieu la vostra proposta.

Quan finalitzi el termini de preguntes i respostes (normalment dues setmanes), l'agència enviarà a cada proveïdor les respostes a totes les preguntes. Opcionalment, poden publicar les respostes a la xarxa d’ofertes (de la qual heu adquirit la RFP) perquè les baixeu.

La propera data de venciment que és probable que conegueu serà la data i l’hora de venciment de la vostra proposta, juntament amb els mètodes d’enviament acceptables. A continuació, us diran quan esperen entrevistar els millors candidats, quan esperen adjudicar el contracte i / o quan esperen començar a treballar en el contracte. Això us ajuda a planificar el calendari.

Redacció de propostes amb integritat

Un cop hàgiu assenyalat els terminis, comenceu a escriure la vostra proposta consultant la proposta de compra per veure com volen que s’organitzi. La majoria de les RFP us donaran l'ordre exacte en què volen que s'escrigui la proposta. Això és perquè totes les entrades tinguin un format similar, cosa que facilita la comparació de l'agència durant el procés d'avaluació.

Configureu l’esquema de la vostra proposta en conseqüència, amb encapçalaments i subtítols i pàgines addicionals, com ara la taula de continguts al davant i un apèndix al darrere. Determineu-ne l’aspecte general, els colors que vulgueu posar a les capçaleres i peus de pàgina de cada pàgina i quin aspecte voleu que tingui la pàgina de títol (en general). Un cop configurat el marc, porteu la RFP a un lloc tranquil, portant una tauleta, un bolígraf i un ressaltador i comenceu a prendre notes.

Al principi no escriviu, només heu de llegir, absorbir i anotar algunes coses que voleu recordar. Destaqueu les àrees on creieu que excel·lirà la vostra empresa (un recordatori per destacar-les a la proposta) i imagineu la vostra empresa realitzant el projecte. Aquest visual us ajudarà a escriure la proposta de manera succinta. Voleu que vegin qui sou realment i que fantàstic seria treballar amb vosaltres.

També voleu retratar la vostra empresa amb la màxima integritat possible, ja que això us obre el camí a la confiança. Sense confiança mai no podreu tenir una relació realment bona i permanent (és a dir, que sigui agradable, que tingui un bon funcionament i que doni lloc a altres contractes).

Feu que la vostra proposta sigui atractiva i informativa.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Identificar les vostres millors qualificacions

Quan hagueu acabat aquesta etapa, les qualificacions que voldreu destacar haurien de ser evidents. Les vostres zones més febles també seran evidents. Preneu nota d’aquestes zones més dèbils i, aproximadament, en el mes que us necessita per escriure la proposta, consulteu què podeu fer per oferir a la vostra gent més experiència en aquestes àrees, com ara proporcionar auditories gratuïtes als clients de paisatges existents.

És molt important no mentir. Si heu de minimitzar o no mencionar les vostres àrees febles a la proposta, però com a mínim configureu-la perquè el vostre personal tingui l’experiència en el moment que sol·liciteu una altra proposta en el futur.

Ara busqueu habilitats o mètodes d’operació no sol·licitats que creieu que podrien proporcionar un benefici addicional a l’agència. Si el vostre personal parla espanyol amb fluïdesa, poseu aquest fet en un lloc destacat de la proposta, ja que molts treballadors del paisatge dels llocs que és probable que auditeu siguin hispans. Si el vostre personal és expert en treballar amb plantes autòctones, us donarà un avantatge diferent, així que incloeu-ho també a la vostra proposta. Si teniu fotografies d’ells que duen a terme alguna d’aquestes activitats, col·loqueu-les a prop del lloc on especifiqueu aquestes qualificacions per cridar l’atenció.

Qualificació especial: una gran majoria de paisatgistes i treballadors d’aquesta zona són hispans. Com que la majoria del personal de camp de la nostra empresa parla castellà amb fluïdesa, som capaços de comunicar-nos millor sobre el terreny que la majoria dels nostres competidors.

Aquí estem realitzant una prova de captura, que determina la uniformitat de la polvorització dels aspersors. Es tracta d’un procediment estàndard per dur-ne a terme un, però no tots ho fan. Si la vostra gent ho fa, assegureu-vos d’esmentar-ho.

Finalització i enviament de la proposta

L’agència voldrà conèixer la vostra història, experiència i voldrà testimonis si en teniu… així que recolliu-los. Si encara no teniu testimonis a la mà, envieu cartes a clients que us agraden especialment, expliqueu-los de què tracta el contracte, doneu-los el vostre termini i demaneu-los que escrivin una o dues frases sobre el plaer que tenen els seus serveis. Incloeu aquests testimonis a la proposta en blocs de colors especials, com ara les cites que són.

Un cop hàgiu acabat d’escriure el text de la proposta, comproveu si hi ha gràfics (gràfics, gràfics, línies de temps) i fotos addicionals que podeu afegir. Recordeu fer-los servir principalment per ressaltar la informació a la qual voleu que presti atenció, proporcionar una mica de dades addicionals i també per alleujar una pàgina de text amb aspecte tediós. Mentre ho feu, busqueu també una foto representativa que pugueu afegir a la portada. La portada hauria de tenir un format atractiu i ser ordenada i ordenada, ja que serà el primer que veurà l’avaluador.

A continuació, consulteu la llista de comprovació de la RFP per assegurar-vos que heu inclòs tot el que va demanar l'agència. Mireu també el seu sistema de puntuació per assegurar-vos que teniu informació completa en aquelles seccions que pesaran més. A continuació, editeu. A continuació, doneu la proposta a algú altre perquè l’editi amb un altre ull. Això és crucial, ja que en aquest moment el vostre ull estarà cansat i la vostra ment probablement esgotarà.

Assegureu-vos de reunir la proposta en el tipus d’enquadernacions que demana la RFP o envieu-la per correu electrònic, si es permet. Assegureu-vos també que l’envieu a la persona designada a la RFP. Si esteu a punt del termini de presentació, pagueu els diners addicionals per enviar-los durant la nit; no té cap sentit fer tot aquest treball i fer-los arribar tard. La majoria d’agències són realment estrictes quant als terminis de presentació.

Seguiment de la presentació de la proposta

Com que encara teniu la RFP, podeu fer els passos següents en un calendari per fer-ne el seguiment més tard, després de descansar. És possible que l'agència hagi declarat que escolliran els primers candidats a ser "preseleccionats" per a entrevistes abans d'escollir-los, o bé simplement hauran donat un termini per a l'adjudicació del contracte. En qualsevol cas, és un bon protocol enviar-los una carta després de saber qui va guanyar el contracte, per agrair-los el contracte o l’oportunitat d’haver-lo sol·licitat. De qualsevol manera, us preparareu per a interaccions positives en el futur. Si se us va adjudicar el contracte, alegreu-vos! Esteu en camí d’ajudar la gent a estalviar diners en les factures de l’aigua.

Aquí teniu un recurs que us pot ajudar a entendre millor el procés de licitació i qualificació:

• Escriptors de propostes,

  recursos de redacció de propostes federals, recurs de redacció de propostes de RFP per a redactors de propostes federals. Escriviu una proposta federal guanyadora, responeu a una RFP mitjançant plantilles de proposta i text del model de proposta.