Preguntes que hauria de fer un director de projecte quan comenci un projecte nou

Hi ha informació clau que és fonamental recollir durant les primeres setmanes de treballar en un nou projecte que donarà el to i impulsarà la resta del projecte. Entre els elements importants que cal ajuntar s’inclouen:

Per què el negoci avança amb aquest projecte
Qui és la persona adequada per a tot el projecte
Si la data de venciment objectiu és una línia dura a la sorra
Quins són els criteris per a l'èxit del projecte

Aquest article ofereix una visió general de tots els elements clau que haureu de reunir per ajudar-vos a assegurar que el vostre projecte es desenvolupi amb el peu correcte.

El negoci entén la proposta de valor?

Aquesta és potser la pregunta més important que podeu fer. La decisió sobre si el treball proposat es converteix o no en un projecte formal hauria de basar-se en gran part en el cas empresarial, que hauria de contenir la proposta de valor associada a aquest treball. Com a gestor de projectes, si no trobeu cap cas empresarial, feu servir els canals disponibles i comproveu si en podeu trobar un per examinar aquesta informació. Si no hi ha cap cas empresarial, es tracta d’una bandera vermella que pot estar preparant-se per treballar en un treball que no s’hagi pensat clarament, i hi ha el risc que l’empresa pugui gastar molts diners però no obtenir res a canvi.

Abans d’avançar amb el projecte, és feina vostra elevar la bandera vermella a les parts necessàries i treballar per construir un cas de negoci i una proposta de valor associada, si encara no n’hi ha cap. Voleu que tothom tingui clar quin és aquest cas abans d’avançar amb el projecte.

Tanmateix, si el projecte s’està impulsant des d’un nivell molt superior, és possible que feu pressió per renunciar a la creació d’un cas empresarial i per continuar avançant amb el projecte. Aquesta és una decisió empresarial i, sempre que tingueu documentat que heu intentat crear un cas empresarial, hauríeu de cobrir les vostres bases en cas que el projecte esdevingui un pou de diners i la suite C comenci a preguntar-vos per què el negoci és fins i tot executant aquest projecte en primer lloc.

Tenir una clara comprensió de la proposta de valor ajuda a garantir que l’empresa no avanci amb projectes que no retornaran cap valor.

Sortiu del bloc de les abelles

Hi ha un patrocinador del projecte executiu?

És crucial per a la missió assegurar-se abans que comenci el projecte que sàpiga de qui vindrà la direcció d’alt nivell per a un projecte. Si esteu treballant en un projecte on hi ha molta gent gran implicada, qualsevol pot començar a actuar com si estigués dirigint el programa quan realment no és així. Sempre ha d’haver un patrocinador executiu que proporcioni orientació i lideratge a un nivell superior, i d’aquí haurien de provenir les ordres de marxa. Aquesta persona serà fonamental per determinar quins són els requisits del projecte en última instància, i també serà algú en el qual el gerent del projecte pot recolzar-se per posar altres líders superiors a la fila i trencar barreres per ajudar a mantenir les coses en moviment.

El negoci ha executat un projecte similar?

Heu de preguntar-vos i veure si l'empresa ha executat un projecte similar al projecte en què treballareu abans. Si l'empresa ha executat un projecte similar, és possible que pugueu desenterrar tots els documents i artefactes associats amb aquest projecte i aprofitar aquesta informació per al vostre projecte. Per exemple, si hi ha un document que reflecteixi les lliçons apreses, podríeu treballar per evitar alguns dels errors que van patir aquell projecte. A més, podeu examinar alguns dels riscos documentats per l'equip del projecte al llarg del projecte i veure si són amenaces legítimes per al vostre projecte. A més, podeu mirar els membres de l'equip del projecte per veure si hi ha gent que segueix amb l'empresa que podríeu explorar aprofitant el vostre projecte. Encara que no pugueu atraure a aquestes persones al vostre projecte,hauríeu de poder contactar i conversar amb ells sobre el projecte similar en què van treballar.

Com obtenir els requisits del projecte de les parts interessades

Hi ha una data per a la qual s'ha de fer el projecte?

De vegades, la data límit que es proposa per a un projecte al principi és una data fluida i no hi ha cap impacte real si aquesta data cau. Tanmateix, si la data objectiu que s’ha presentat per al vostre projecte és dura (la data és inflexible i no hi ha marge per lliscar), ho heu de saber. Saber que la data és inflexible us ha de conduir a analitzar completament la feina que cal fer i a ser molt realista i honest en el calendari que creeu. A més, si després d’haver elaborat un calendari honest, creieu que hi ha el risc que el projecte no s’acabi en aquesta data, podeu mantenir una conversa amb el propietari de l’empresa al principi del projecte, en lloc de continuar la línia, per reduir l'abast del projecte.

Tenir definicions clares d’èxit permet que el cercle empresarial es torni després d’un període de temps i el validi, obtenint el valor que va suposar quan decidís avançar amb el projecte.

Universitat Strayer

Què definirà l'èxit del projecte?

La definició de l'èxit del projecte és una altra cosa imprescindible per a un nou projecte. Aquesta informació és una cosa que hauríeu de poder obtenir després d’analitzar la proposta de valor en el cas empresarial. Per exemple, si esteu treballant com a gestor de projectes per a una empresa de cable i la proposta de valor associada a aquest projecte és que veureu un 10% de subscriptors al llarg d’un any, hauríeu de considerar definir l’èxit com a un 10% de subscriptors un any després que el projecte finalitzi. És bo tenir almenys dues o tres mètriques que pugueu utilitzar per mesurar l’èxit del projecte.

Quines habilitats es necessitaran a l'equip del projecte?

Mai no és massa d'hora per començar a pensar en qui voldreu incloure en un equip del projecte. Els recursos són molt reduïts en alguns llocs i tothom vol la millor gent del seu equip. Com a resultat, és important començar a crear una llista de conjunts d’habilitats que voldríeu veure als membres del vostre equip perquè pugueu començar a identificar les persones que voleu incorporar al projecte, comprovar-ne la disponibilitat i, potencialment, reclamar-los durant la durada en què creieu que els necessitareu al vostre projecte.