Gestió d’abast del projecte: què estem fent?

Configureu-vos l'èxit del projecte definint clarament els objectius (l'abast) al principi.

Imatge de David Mark de Pixabay

Prevenir el desastre del projecte

Aquest article és una visió general d’un tema molt ampli, la gestió de l’àmbit del projecte. De fet, s’han escrit llibres sencers sobre la gestió de l’àmbit. Aquesta visió general pot orientar els vostres estudis sobre la gestió d’àmbit, que és crucial per a l’èxit del projecte.

La gestió de l’abast és fonamental per a l’èxit del projecte

La majoria dels projectes fracassen i per moltes raons. Però les falles realment desastroses del projecte són fallades en la gestió de l'abast. L’abast és la definició del propòsit i objectiu del projecte. Per tant, si això està mal definit, o no obtenim res (objectiu no lliurat), o obtenim un resultat que no fa el que volem, o obtenim dues parts que no funcionen juntes, perquè la meitat de l’equip del projecte tenia una idea i l’altra meitat tenia una altra idea. Entregem la part davantera d’un ruc i la part posterior d’un cavall i acabem semblant la part posterior d’un cavall.

Eviteu el creep de l’abast

Fins i tot si el producte i el seu propòsit estan ben definits al principi, els clients tenen un hàbit notori d’obtenir noves idees i esperar cada vegada més. Si els ignorem, començaran a somiar i esperen que complim els seus somnis. Quan lliurem el que vam prometre, molt menys del que van somiar, no quedaran satisfets. No importa si els donem exactament el que van demanar. La gent es molesta quan no aconsegueix el que espera. Pitjor encara, si els escoltem, continuem afegint funcions que sol·liciten. Però això triga molt més que el calendari original i molts més diners del que hi ha al pressupost original.

Com a resultat, no tenim res a lliurar al final del projecte. El client no té temps ni diners, i no tenim res útil per mostrar per tota la nostra feina. A aquest abast monstre l’anomenem arrossegament, és a dir, tot i que vam definir l’abast al principi, cada vegada hi havia més funcions, cada cop més campanes i xiulets, que s’afegien al pla del projecte fins que es va esfondrar del seu propi pes.

Segons l'Institut de Gestió de Projectes, el 64% de tots els projectes no aconsegueixen satisfer el seu calendari i pressupost original. I la causa més gran d’aquests fracassos és la definició deficient de l’abast, o si l’abast es defineix bé al principi, l’abast es fa fluir.

La bona notícia és que si definim l’abast de manera clara i gestionem la fluïdesa de l’abast, estem en camí d’èxit.

He format més de 4.000 gestors de projectes i he dirigit desenes de projectes. Deixeu-me mostrar-vos com definir l’abast i gestionar la fluïdesa de l’abast abans que el vostre projecte s’aclareixi.

Les sol·licituds de campanes i xiulets addicionals desborden el vostre projecte com formigues en un cub de sucre? Seguiu llegint per obtenir informació sobre com gestionar la fluència d'abast

stevendepolo Steven Depolo (CC BY) a través de Flickr

Quan és el proper dimarts?

Sempre que imparteixo classes sobre la definició de l’àmbit i la claredat de les comunicacions, demano una mà alçada sobre aquesta qüestió. Digues que estic fent classes dijous. Us pregunto: "Aixequeu la mà si creieu que el proper dimarts serà d'aquí a cinc dies". Aproximadament la meitat de la gent de la sala aixeca les mans. Aleshores pregunto: "Aixeca la mà si creus que el proper dimarts serà d'aquí a 12 dies". L’altra meitat de la gent de la sala aixeca les mans.

Això demostra que l'anglès normal no és un idioma precís. Per a alguns, el "proper dimarts" és el que ve a cinc dies. Per a altres, "dimarts vinent" és després "d'aquest dimarts", de manera que falta dotze dies.

Quan els estudiants veuen que, sigui quina sigui la seva manera de pensar, la meitat de la gent de la sala pensa diferent, comencen a veure el valor de definicions clares i precises. Aquestes definicions ajuden molt a eliminar costosos malentesos i també eviten errors que deceben els nostres clients.

Acordar l’abast del vostre projecte

No és fàcil treballar amb el client, l’equip i totes les parts interessades per acordar el lliurament del projecte i la seva funció i finalitat. Per exemple, un lloc web corporatiu és:

• una expressió de la imatge corporativa, segons els alts executius
• una font d’exposició a la responsabilitat legal, segons el conseller corporatiu
• una eina per obtenir nous ingressos, segons el departament de màrqueting
• una altra partida de cost a mantenir, segons les finances
• una oportunitat per resoldre alguns problemes de contractació i aconseguir bons possibles empleats, segons els recursos humans
• un treball de manteniment, segons el departament d’informàtica
• un projecte per acabar, segons l'equip de desenvolupament web

La clau aquí és que tothom té raó. La gestió amb èxit d’abast requereix ser capaç d’entendre la perspectiva de cadascú, veure què necessita i què pot oferir i posar-ho tot en un sol pla i en una definició.

Entrar a la mateixa pàgina

Tothom afectat per un projecte té la seva pròpia perspectiva i el seu propi idioma. Com es tradueix la "imatge corporativa" executiva en la "pàgina de destinació efectiva" del màrqueting i els missatges del departament de TI "no 404 pàgina no trobada". L’arquitectura és la capacitat de veure una cosa en diverses vistes, múltiples perspectives i diversos llenguatges. Com a gestors de projectes, també hem de ser arquitectes, capaços de veure el projecte des de totes les perspectives i abordar totes les preocupacions.

A mesura que confeccionem la definició inicial del projecte, la declaració d'abast, hem d'assegurar-nos que tothom entengui el propòsit i l'objectiu. Podrien tenir termes diferents per al mateix; està bé. Però si dues persones tenen imatges completament diferents del que es fa, tenim un problema. I no en podem ser vagues. No podem declarar "Estem fent un mamífer gris" i fer que l'equip corporatiu esperi un elefant, mentre que el director financer només ha acceptat pagar un ratolí.

Acordant Scope

Un cop estem a la mateixa pàgina, treballem amb cada part interessada per definir què fem i per què. Aquí encara estem operant a un alt nivell. Però anem endavant i endarrere, aclarint, definint i aconseguint una imatge cada vegada millor del que estem fent.

Aclarir supòsits

Com hem dit més amunt, els clients no estan contents quan no aconsegueixen el que esperen. Per assegurar-nos que entenem i gestionem les seves expectatives, no podem deixar l’enunciat d’abast del projecte en termes anglesos poc definits. S’ha de definir amb precisió tècnica i també s’ha d’explicar en un llenguatge normal. També ajuda a utilitzar diagrames i, quan sigui possible, desenvolupar maquetes i prototips perquè els nostres clients i grups d'interès puguin veure o veure una imatge del que rebran. Per veure la importància d’un llenguatge precís, vegeu la barra lateral, Quan és el dimarts vinent?

Els passos de la gestió d'abast

L’Institut de Gestió de Projectes defineix quatre processos que integren la Gestió d’Àmbits:

• Scope Planning estableix el nostre pla per gestionar l’abast d’aquest projecte en particular. Si els nostres projectes són bastant similars entre ells, es fa una vegada per tots els projectes i seguim una metodologia estàndard.
• La definició d’abast és el procés de creació de la nostra primera declaració del que estem fent en aquest projecte, inclosa la seva naturalesa, funció i finalitat. La Declaració de definició d'abast resultant és el concepte bàsic a partir del qual es planifica tot el projecte.
• Work Breakdown Structuring (WBS) és un procés per definir tots els detalls del que estem fent, creant una definició completa i precisa de l’abast del projecte.

El PMI ofereix un nom elegant per crear una definició d'abast d'alt nivell primer i un WBS detallat més tard. En diuen elaboració progressiva.

Preguntes que defineixen la resta del projecte

Una definició clara d’abast és essencial per planificar i definir tots els altres aspectes del projecte. La definició adequada de cadascuna de les altres vuit àrees de gestió de projectes es basa en una definició d’abast sòlida i clara. Si no teniu clar quines són les nou àrees de la gestió de projectes, és possible que vulgueu llegir Les nou àrees de la gestió de projectes i per què importen.

Inclusions i exclusions

Una excel·lent eina per definir l'abast i la prevenció de la corrupció de l'abast és incloure tant una definició del que estem fent, que és una llista de inclusions, i també una llista del que la gent ha demanat que estem no fent, és a dir, una llista d’ exclusions. Hi ha dues raons per fer-ho.

En primer lloc, la gent tendeix a recordar que aconseguirà el que vulgui, fins i tot si dius que no. Podem gestionar aquesta tendència humana natural escrivint el que vam acordar, mostrant-los-los i fent-los signar. Aleshores, més endavant en el projecte, quan recordin que ho van demanar i pensen que ho aconseguiran, els podem mostrar, ho sento, no, sempre va quedar exclòs de l’abast, l’acord del que estem fent.

Per exemple, diguem que estic construint un lloc web per a una empresa al sud de Florida, on hi ha tres idiomes populars: anglès, espanyol i crioll haitià. Durant la definició d'abast inicial, estem d'acord que el lloc estarà en anglès i espanyol, però que traduir-lo al crioll haitià no és rendible en aquest moment. Anotem "El lloc web no es traduirà al crioll haitià aquest any. Si augmenta la demanda de la comunitat criolla, pot ser que sigui assequible l'any vinent".

Aleshores, quan s’està provant el lloc, ve un gestor que diu: "Però no he pogut llegir el lloc en crioll. Què ha passat?" Traiem la declaració d'abast i li mostrem que el crioll ara estava exclòs.

La segona raó és simplement per a la claredat. La definició d’exclusions augmenta la claredat sobre el que estem fent i ens proporciona una eina per gestionar l’enfocament d’abast més endavant en el projecte. Per exemple, suposem que un dels propòsits d'un lloc web a la nostra declaració d'abast és "millorar l'atenció al client". Com a part d’això, algú va suggerir el xat en línia, però vam decidir no fer-ho. Si no escrivim el "xat en línia" a la llista d'exclusions, algú pot suggerir-ho més tard. Però si ho escrivim, tothom ho té clar: no implementem el xat en línia. Això estalvia molt de temps tenint la mateixa discussió una i altra vegada.

Creació de l'estructura de desglossament del treball (WBS)

L’estructuració per desglossament del treball s’inicia quan totes les parts interessades aproven la declaració d’abast. És un procés per crear una llista jeràrquica molt acurada, detallada i amb tots els components del projecte.

Per exemple, diguem que estem construint un avió. La nostra descripció inicial té aquest aspecte:

• un fuselatge
• una cabina
• una cabina
• dues ales
• un conjunt de cua
• controls de vol
• electrònica per a la navegació i altres usos

Cadascun d'aquests components principals es converteix en un encapçalament d'una llista de components més petits. Una ala inclou:

• cos d'ala
• dipòsits de combustible
• línies de combustible
• solapes

En última instància, això es detalla en una llista completa de parts. Per a un avió comercial, pot arribar a superar el milió de parts.

Creació de la resta del pla del projecte

Un cop tenim un WBS, és possible crear la resta del pla detallat del projecte. Podem crear estimacions precises de temps i costos. També podem completar plans per gestionar les altres sis àrees de gestió de projectes: qualitat, riscos, recursos humans, comunicacions, contractació i integració.

Per exemple, el WBS és una llista del que estem fent. A partir d’això, ens preguntem com farem cada component. Això genera la llista d'activitats, que és un component clau de l'estimació del temps. A més, quan sabem què fem, podem preguntar-nos: "Què podria sortir malament?" i aquest és el punt de partida per a la planificació de riscos. I preguntant "què ho fa bo?" és el començament de la planificació de la qualitat.

Gestió d'abast durant el projecte

Un cop aprovat el WBS, completem la resta del pla del projecte. Un cop aprovat tot el pla, iniciem el treball. Ara, la nostra feina és completar el projecte. O, en termes de gestió de projectes, oferirem l’abast especificat amb una qualitat acceptable a temps i dins del pressupost, passi el que passi.

Si ho feu, cal treballar, que s’anomena execució. Però també demana fer un seguiment d’aquest treball i corregir el rumb, si cal. S’anomenen seguiment i control. És com conduir per la carretera. Si tot el que feu és conduir, trobareu a faltar la sortida i arribareu tard. O aniràs massa lent i arribaràs tard, o acceleraràs i aconseguiràs un bitllet. Per conduir bé, hem de vigilar on som, a quina velocitat anem, si ens quedem sense gasolina i què fan els altres conductors a la carretera. És el mateix en un projecte. I ho aconseguim amb l’anàlisi del valor obtingut, gestionant la fluïdesa de l’abast i gestionant les nou àrees del projecte.

Anàlisi del valor obtingut

L’anàlisi del valor obtingut (EVA) comença amb el seguiment de l’abast, el temps i el cost. En anglès senzill: què hem completat, quant de temps hem trigat i quants diners hem gastat? Un cop tenim aquestes xifres, les posem a través d’algunes equacions. Les equacions són proporcionals: ens pregunten quant abast hem completat en relació amb el temps dedicat i els diners invertits. Aquests resultats responen a la pregunta: Si continuem a aquest ritme, acabarem abans que ens quedem sense temps i diners? Si és així, tot bé. Si no és així, hem d’esbrinar per què anem lentament o gastem massa diners i hem de fer-nos càrrec del problema.

Gestió de Scope Creep

L'anàlisi del valor obtingut mesura el progrés en el nostre objectiu compromès, l'abast especificat. Però, què passa si el client té una gran idea i la vol afegir al projecte? Què passa si un enginyer pensa en una funció millor, i ell vol que es va afegir? Què passa si algun alt executiu deixa de ser substituït per un nou cap i vol alguna cosa totalment diferent?

Aquests problemes apareixen tot el temps. Com he dit més amunt, la fluència d'abast sorgeix de la naturalesa humana. El que hem de fer és ser-ne conscients i abordar els canvis proposats al projecte abans que es converteixin en supòsits, característiques o demandes.

En resum, no deixeu que ningú mogui els pals de la porteria. Si algú vol canviar l'abast, calculem el cost del canvi del projecte i el temps addicional que trigarà. Llavors vam negociar: Preferim no hi ha canvis, però farem un canvi en l'abast si el projecte rep una extensió dels fons de termini i de més, pel que podem lliurar la nova , una major abast, que és més del que especifica i per tant, més del pressupostat o previst en la programació.

En anglès senzill: si voleu més coses, trigarà més i costarà més diners. Això s’anomena triangle de ferro d’abast, temps i cost.

Gestió de totes les nou àrees

Hi ha una cosa més que podem fer per garantir que oferim els resultats del projecte i delectem el client. Tingueu en compte el que he dit anteriorment, oferiu resultats "amb una qualitat acceptable… passi el que passi". Això assenyala el fet que hem de gestionar més que l'abast, el temps i el cost. És fonamental gestionar les nou àrees de gestió de projectes al llarg del projecte, des del principi fins al final. La gestió de la qualitat del projecte garanteix resultats acceptables o excel·lents. La gestió del risc del projecte garanteix l’èxit passi el que passi. Per obtenir una explicació de les nou àrees i per què són importants, llegiu Les nou àrees de gestió de projectes i per què importen.

Lliurant allò que vas prometre

Si continuem treballant en el projecte per construir el producte, el servei o el resultat que definim a la declaració d'abast, un dia (un dia abans que s'esgotin els diners i el temps, espero), estem preparats per lliurar-los.

O creiem que estem preparats per lliurar-los. Però, estem segurs? I què opina el client. Fem una ullada als passos que seguim per assegurar-nos que lliurem el correcte al client i que acabem bé.

Verificació i validació

La verificació és un procés intern del projecte, on comprovem què hem creat en relació amb la declaració d'abast, el WBS i altres documents rellevants. Ens assegurem, el millor possible, que el que hem fet compleixi o excedeixi tots els requisits del client. I, si vam aprovar un canvi d’abast del projecte, també inclourem aquests canvis al nostre lliurament. En poques paraules, comparem el que oferirem amb el pla i ens assegurem que tot estigui bé. És important que això no només sigui una cosa que oferim. Tot el que lliurem ha de funcionar per al client, és a dir, ha de complir els requisits funcionals i físics. Per tant, abans d’entregar, volem poder dir: "Aquí està, i funciona!"

Però, el client estarà d’acord? El procés de validació respon a aquesta pregunta. No podem fer la validació nosaltres mateixos. Normalment el fa el client, ja que es comprova i signa el lliurament dels resultats del projecte. Però hi ha dues possibilitats més:

• Si lliurem alguna cosa gran, complicada o alguna cosa que hagi de complir els requisits exigents, probablement voldrem organitzar la validació molt abans de la data de lliurament. Això dóna a l'equip del projecte temps per ajustar o solucionar qualsevol cosa que no compleixi els requisits del client.
• Si hi ha una disputa sobre si el nostre projecte ofereix els resultats als quals es va inscriure el client, pot sol·licitar una verificació i validació independents (IV&V), on un contractista extern entra a definir les llacunes entre el que lliurem i el que el client vol i recomana solucions.

Lliurament

Normalment, però, no calen IV&V. Entreguem resultats del projecte, que poden incloure instal·lació, configuració i formació, en funció de si s’inclouen a la declaració d’abast del projecte. El client pateix els pneumàtics, per dir-ho d’alguna manera, i està satisfet o sol·licita alguns petits canvis que fem. I llavors el projecte s’ha completat, gairebé.

Delícia del client

Els nostres darrers passos són assegurar-nos que tothom cobra i subscriure contractes, etc. També hauria d’incloure una reunió exclusivament per atendre els clients, per assegurar-nos que estiguin encantats amb la nostra feina. El final d’un projecte pot ser el començament d’una relació llarga i sana amb un client.

Què és el que atura els vostres projectes?