Tècniques d’estimació de costos i temps de gestió de projectes: una visió general

Figura # 1: Estimació de temps i costos en relació amb la planificació del projecte

La planificació inicial permet fer estimacions primerenques, mentre que una planificació més detallada permet estimacions més precises.

Sid Kemp

La necessitat d'estimació de temps i costos del projecte

En els negocis, la finalitat de la majoria de projectes és guanyar diners. Això requereix que el projecte guanyi més o estalvii més del que costa fer el projecte. Un projecte costa diners fins que es fa i només comença a millorar el resultat final de l’empresa després de fer-ho. A més, cada any, una empresa només té tants diners que pot gastar en projectes. Per tant, fins i tot abans que comenci un projecte, els executius volen respostes a quatre preguntes:

Quant costarà el projecte?
Estem segurs que no superarem el pressupost?
Quant de temps trigarà el projecte i quan es farà?
Estem segurs que no arribarem tard?

Són preguntes molt raonables. Preguntem les mateixes coses quan ens endurem el nostre cotxe per reparar-lo o arreglem el nostre aire condicionat. Tot i així, més de la meitat de tots els projectes, fins i tot els ben gestionats, es retarden o superen el pressupost. Per tant, respondre a aquestes preguntes amb estimacions en què podem confiar i comprometre’s és un gran repte.

En el món de la gestió de projectes, anomenem executius que comprometen diners i esforços organitzatius en un projecte que patrocinen el projecte, i el seu compromís és crucial per al nostre èxit com a gestors de projectes. Si no compren el projecte, es mantenen compromesos tot el temps, lliuren els recursos necessaris i eliminen els obstacles, el nostre projecte fracassarà. I la seva sol·licitud d’estimació de temps i costos és, des de la seva perspectiva, completament raonable.

També és molt difícil de proporcionar, de vegades impossible. Per definició, un projecte és "un esforç únic realitzat per crear un producte o servei únic" (PMI Lexicon). Si cada projecte és únic i no s’ha fet mai, llavors, com sabrem quant costarà fer-lo? Com sabem quant trigarà? Com fem una estimació del cost de la incògnita? I com podem estar segurs que tenim raó? Si no tenim raó, ens veurem malament quan superem el pressupost o lliurem tard, o tots dos.

Són preguntes reals i tenen respostes reals. He ensenyat a més de 3.500 gestors de projectes com planificar projectes, estimar costos i temps, i lliurar-los a temps i dins del pressupost. He escrit tres llibres de gestió de projectes diferents amb tècniques d’estimació de temps i costos. I, per part dels meus clients i estudiants, he vist des d’excel·lents estimacions baixes fins al dòlar que poden guanyar ofertes competitives fins a sistemes de gestió que fan impossible una bona estimació. Però són possibles bones estimacions. I guanyem molta autoritat que ens facilita la feina quan, com a gestors de projectes, estimem bé els nostres projectes.

En aquest article, aprendreu com nosaltres, com a gestors de projectes, podem crear estimacions precises i fiables. Sabreu: què hem de tenir per crear un pressupost; quins tipus d'estimacions són possibles; i els procediments bàsics per preparar cada tipus d'estimació. Les instruccions detallades per a les tècniques d’estimació són massa grans per incloure-les en aquest article. Però sabreu el nom de la tècnica d’estimació adequada i com s’utilitza. I tindreu un exemple a seguir. A partir d’aquí, probablement ho pugueu fer vosaltres mateixos. Si no és així, podeu trobar fàcilment instruccions detallades en un llibre de text sobre gestió de projectes o al PMBOK, la Guia del cos de coneixement de la gestió de projectes, del Project Management Institute.

En aquest article s’explica com fer les millors estimacions de temps i costos, tant al principi del projecte com després, quan la planificació està gairebé completa, tal com es mostra a la figura # 1.

Un ordinador que funciona tot el temps

Un dels meus clients va proporcionar sistemes informàtics a les agències governamentals. Abans de treballar amb ells, una agència va demanar un ordinador per al seu sistema de correu electrònic que "funcionés tot el temps". El gerent del projecte va funcionar amb això i va comprar un ordinador d’un milió de dòlars que funcionaria les 24 hores del dia, els 7 dies de la setmana, amb una còpia de seguretat automàtica dual de tot. Quan va dir-ho al client, es van sorprendre. "Però només estem oberts 16 hores al dia. No el necessitem per funcionar tota la nit. I segur que no ho pagarem!"

L’empresa estava atrapada amb un ordinador d’un milió de dòlars que el client no volia. I la solució real costava molt menys de la meitat del que assumia el gestor de projecte.

La lliçó: no feu suposicions i no suposeu que entengueu què vol dir el vostre client quan utilitza cert llenguatge. Comproveu tots els detalls d’una manera clara i definible.

Requisits previs: què heu de tenir abans de crear un pressupost de temps i costos

Imagineu-vos que un amic us ha vingut i us ha dit: "Quant em costarà comprar un cotxe nou?" No hi ha manera de respondre a aquesta pregunta sense preguntar: "Quin tipus de cotxe voleu?" I si respon: "Oh, no sé res dels cotxes. Aconsegueix-me un cotxe que funcioni per a mi. Quant costarà?"

En aquesta situació, no podem estimar el cost del cotxe. Hem de treballar amb el nostre amic fent preguntes com "Quina tan gran és la teva família?" "Conduïu a la feina?" i "Què us agrada fer de vacances?" Si el nostre amic treballa amb nosaltres tot això i coneixem els cotxes, probablement puguem escollir un bon cotxe per a ell i després dir-li el cost. Però si el nostre amic diu: "No tinc temps de respondre a totes les vostres preguntes. Digueu-me quant costa un cotxe". llavors ja no tornem a enlloc. O, diem alguna cosa així, entre 12.500 dòlars si voleu un Hyundai i 85.000 dòlars si voleu un Cadillac. Aquesta és una resposta veritable, però poc útil.

Com a gestors de projectes, ens trobem en aquesta situació tot el temps. Per exemple, un client pot voler un lloc web nou. Però realment no sap què és un bon lloc web per al seu negoci. Simplement sap que l’actual no funciona. Sabem que un lloc web pot costar entre 1.200 i 15.000 dòlars i pot trigar entre dues setmanes i quatre mesos, en funció de les funcions necessàries per a un negoci concret. Però, fins que no coneguem el seu negoci, no podem fer una estimació de temps ni de cost.

La conclusió és la següent: abans de poder preparar una estimació de temps o cost precisa, hem de treballar amb el client per definir l'abast del projecte. En cas que el terme "abast" sigui desconegut, significa "el que estem fent". Una definició d’abast complet és una declaració clara del que estem fent fent aquest projecte. Per obtenir més informació sobre això, consulteu la secció Com es presenta un pla de gestió de projectes.

A més d’una declaració d’abast clara, necessitem tres coses més:

Hem d’eliminar els supòsits no expressats. Per exemple, el nostre amic va demanar un cotxe "nou". Volia dir nou, el model d’aquest any, o volia dir “nou per a mi” i comprar un cotxe usat estaria molt bé. No ho sabem fins que no ho preguntem. Consulteu la barra lateral sobre "Un equip que funciona tot el temps" per obtenir un cas real d'un desastre estimat de costos del projecte com aquest.
Hem de decidir com es farà el projecte i aconseguir un acord sobre l'enfocament bàsic del client. No necessitem conèixer tots els detalls. Però necessitem conèixer l’enfocament general. Per exemple, si el nostre projecte consisteix a instal·lar una instal·lació de muntatge, voldrem saber si el client espera superar-lo aviat. Si és així, és probablement la millor idea llogar una propietat en lloc de comprar-la o contractar un contracte d’arrendament a llarg termini. I el cost d’un projecte que implica lloguer d’immobles és totalment diferent del cost d’un projecte que implica la compra o l’arrendament d’un edifici.
Hem de conèixer la situació actual. Si el client vol un lloc web nou, hem de saber tot sobre el seu lloc web antic, què funciona i què no. També hem de conèixer els seus materials de màrqueting impresos, les descripcions de productes i les imatges dels seus productes. Crear un lloc web a partir d’un catàleg actual costa molt menys que crear un lloc web des de zero, on hem d’organitzar per obtenir fotos i descripcions de desenes de projectes.

Hi ha una història que il·lustra aquest darrer punt. Una vegada, hi va haver un projecte per drenar un pantà. Un executiu del comtat es va preguntar: "Quant costarà drenar aquest pantà?" El cap del projecte va respondre: "Depèn de quants caimans hi hagi." "Bé, com sabem quants caimans hi ha?" "Drenem el pantà i veiem quants s'acaben".

Aquest és el gran problema de l'estimació de temps i costos. Hem de planificar prou per saber què vol realment el client i fer prou feina en el projecte per descobrir què passa realment, abans de poder fer una estimació de cost exacta. Però, sovint, els executius volen una estimació de cost exacta abans de començar el projecte.

Hi haurà una cosa més que necessitareu i he escrit un article sobre això: la comprensió dels factors clau de la bona estimació del temps, el cost o qualsevol altra cosa.

Ara que hem plantejat el problema, donem un cop d’ull a algunes solucions.

El nostre estudi de cas: una estimació de cost senzilla del lloc web

La quantitat de treball que necessiteu per fer una bona estimació de costos depèn de la mida del projecte que esteu realitzant i també de la familiaritat que teniu amb l'equip i el treball del projecte. Les tècniques d'estimació descrites aquí us poden proporcionar una bona estimació del cost del projecte en un parell d'hores per a un projecte que tingui un valor inferior a 10.000 dòlars. Les mateixes tècniques, aplicades en un parell de setmanes, poden estimar que els projectes costin uns 100.000 dòlars. I les mateixes tècniques, aplicades acuradament amb moltes investigacions, es poden utilitzar per estimar projectes que costaran milions de dòlars. Però això suposarà mesos de treball i moltes altres planificacions útils del projecte s’incorporaran a l’estimació de costos i temps.

Com que ens centrem en les tècniques, treballarem amb un projecte petit i molt senzill: el primer lloc web per a una nova empresa inicial, que inclou 40 pàgines de text i gràfics, i un carretó de la compra amb uns 200 productes. Ja s’ha fet un catàleg imprès amb totes les imatges i descripcions dels productes. Però a la companyia no li agrada el disseny del catàleg i necessita un nou disseny artístic i conceptual per al lloc web, que també utilitzarà per al futur màrqueting imprès.

Taula núm. 1: totals estimatius inicials



Component del projecte	baix	Mitjà	Alt
Allotjament (primer any)	300 dòlars	360 $	396 dòlars
Gràfics	2.500 dòlars	3.500 dòlars	5.000 dòlars
Pàgines web	1.824 dòlars	2.280 dòlars	3.420 dòlars
Articles del catàleg	1.920 dòlars	2.400 dòlars	3.600 dòlars
Anar a viure	300 dòlars	500 dòlars	600 dòlars
Total	6.844 dòlars	9.040 dòlars	13.016 dòlars

Tècniques d’estimació inicial de costos i temps

Com ja hem dit, l'estimació de cost més primerenca ha de venir després de definir clarament l'abast del projecte, acordar un enfocament del projecte i aclarir els supòsits. Quan es faci això, però encara no tenim un pla pas a pas per fer tota la feina, podem crear una estimació de cost anticipada. Una estimació de cost anticipada s’anomena estimació de cost d’ ordre de magnitud per l’Institut de Gestió de Projectes. Quan el creem, proporcionem un ventall en el qual estem gairebé segurs que el cost del projecte caurà. Però és una gamma força gran. La gamma baixa és el 50% de la nostra estimació i la gamma alta és el doble de la nostra estimació. Per tant, si creiem que el projecte costarà 100.000 dòlars, podem dir amb seguretat que el projecte costarà entre 50.000 i 100.000 dòlars.

Presentació de les estimacions de l’ordre de magnitud

Quan lliurem un pressupost amb una gamma tan gran, probablement els patrocinadors del projecte seran balístics. La majoria dels patrocinadors de projectes volen i necessiten una estimació molt més precisa molt abans del possible. Cal educar cap amunt, és a dir, ensenyar als nostres caps el que és realista, per ajudar-los a entendre que una estimació d’ordre de magnitud és la millor que poden fer fins i tot els millors gestors de projectes del món, abans que el pla s’acosti. complet. En aquesta etapa, simplement hi ha massa incògnites per fer una garantia més realista.

Hi ha diverses notícies bones per a nosaltres i els nostres patrocinadors sobre l'estimació inicial del projecte:

Si fem un tipus de projecte familiar a l’equip, podem estar més segurs que els costos no seran massa superiors al punt central de la nostra estimació.
Si podem controlar l'abast, podem limitar el projecte al pressupost disponible subministrant algunes de les funcions, però no totes.

Per exemple, diguem que hem creat una estimació d'entre 50.000 i 200.000 dòlars i el patrocinador diu: "Realment només puc pressupostar 120.000 dòlars i, si s'excedeix, pot ser que pugui extreure un total de 150.000 dòlars. Podem respondre, 100.000 dòlars. és probable, i hi ha molt bones probabilitats que ingressem menys de 120.000 dòlars. Si voleu obtenir una garantia sobre els 150.000 dòlars, accepteu que, si ho hem de fer, podem reduir dos dels cinc articles de la llista i farà el projecte per 150.000 dòlars o menys. Probablement obtindreu tot el que vulgueu. Si no, obtindreu les tres o quatre coses més importants i podrem fer l'últim o dos segons el pressupost de l'any que ve.

Es divideix el nostre projecte de mostra en alguns grans trossos

La majoria dels projectes es poden dividir en poques peces grans i les estimacions reunides a partir de peces sempre són millors que les estimacions creades a partir del conjunt del projecte. Vegem, doncs, les peces del projecte del lloc web al nostre exemple. Inclourem:

Allotjament: configureu l'allotjament i el wireframe per a un lloc de comerç electrònic amb carretó de la compra
Gràfics: elaborar un nou disseny gràfic: colors, imatge del lloc, logotip, imatges clau per a cadascuna de les 7 línies de productes
Pàgines web: creeu 40 pàgines de text i gràfics
Catàleg d'articles: creeu un carretó de la compra de 200 articles del catàleg a partir de noms de productes existents, descripcions de productes i imatges
Emet en directe: proveu tot el lloc, solucioneu problemes i publiqueu-ho

Obtenir estimacions altes i baixes per a cada peça

El nostre primer pas és esbrinar la millor manera d’obtenir una estimació de costos per a cadascuna de les cinc parts del projecte enumerades anteriorment. Per als articles un, dos i cinc, la nostra millor solució és crear una estimació basada en el cost real de fer les mateixes coses en llocs similars per a clients anteriors. Per a l'article número 1, probablement fins i tot podem bloquejar un preu fix. A l’element número 2, parlem amb l’artista gràfic. Pot dir: "Bé, depèn. Si coneixen l'estil general de l'empresa i els agraden les meves primeres idees, això és una cosa. Però si no tenen ni idea del que volen i tenen un comitè que pren decisions, i després comencen a canviar els noms de les seves línies de productes mentre faig gràfics, podria costar molt més ". Si tenim bones comunicacions amb el client, podem intentar respondre a aquestes preguntes. Però diguem que no.A continuació, demanem als artistes gràfics que estimin el cost del millor cas i dels pitjors casos, i aquestes són les nostres estimacions baixes i altes.

Els ítems 3 i 4 s’estimen millor mitjançant el mètode Bucket. Però el mètode descrit per als ítems 1, 2 i 5 també funcionarà.

El tema 5 és similar al tema 2. Per exemple, si totes les vendes es fan als Estats Units continentals, la prova d'un carretó electrònic és estàndard. Si es necessita l'enviament internacional, juntament amb impostos i aranzels internacionals, caldrà fer moltes proves més. En aquest cas, vam anar al client i ens van dir: "Oh, estem als EUA i només venem als EUA ara mateix. Per tant, tenim un rang bastant reduït de baix i alt en la nostra estimació per entrar en directe, com veieu a la taula # 1.

Aquest mètode combina una bona estimació de temps i costos. L'estimació del cost es mostra a la taula núm. 1. L’estimació del temps es crea de manera similar, demanant a cada treballador o cap d’equip una estimació baixa, probable i alta del temps que trigarà el treball i les estimacions es sumen.

Un avantatge clau d’aquest enfocament és que, fins i tot si una part s’estima massa baixa, és probable que una altra part sigui alta. Per tant, l'estimació total té més possibilitats de tenir raó que qualsevol altra part. Aquesta és la raó principal per dividir un projecte en parts i estimar-les per separat, en lloc d’intentar estimar tot el projecte alhora.

La precisió varia amb la indústria

Quina precisió té la nostra estimació? Això varia molt, segons la indústria, i també segons altres factors del projecte i de l’equip. A la indústria de la construcció, amb les empreses que realitzen ofertes competitives per construir carreteres per a projectes finançats per l’Estat, que generalment tria l’oferta de cost més baix, he vist un projecte de 25 milions de dòlars estimat fins a l’últim dòlar. Una oferta massa alta no obtindrà el contracte i una oferta massa baixa suposarà pèrdues financeres per a l’empresa.

Els projectes de construcció es poden estimar amb precisió perquè els mètodes, els materials i els costos són molt estàndards.

D'altra banda, els projectes de tecnologia de la informació (TI) són notòriament mal estimats. El pitjor cas que conec va ser un projecte de TI estimat en 2.000 dòlars que va acabar costant més de 170.000 dòlars, però va ser un cas extrem. Però els resultats reals acaben el doble o el triple de l’estimació del temps o del cost són massa habituals. Una de les raons és que les eines, les tècniques i els entorns canvien ràpidament al món de les TI. Fins i tot passa que un programa s’escriu, per exemple, per a una versió de Windows, i després s’ha de reconstruir per a una altra versió de Windows abans que es publiqui.

Com fem les millors estimacions que podem fer a la nostra pròpia indústria? La planificació i el seguiment coherents i complets de la gestió de projectes i les lliçons apreses per millorar els nostres mètodes al final de cada projecte són claus. I, en fer cada estimació, pregunteu: "Quina familiaritat té el meu equip amb aquest tipus de treball exacte? Alguna vegada hem treballat junts? Què hi ha de nou i de diferent en aquest projecte?" Com més freqüentment hagi realitzat aquest tipus de treballs el vostre equip concret, més precisa serà la vostra estimació. I, al mateix temps, quan estimeu treballar utilitzant noves eines i mètodes, o desenvolupant prototips experimentals o treballant amb nous clients, tingueu-ho en compte i doneu més marge de maniobra a allò inesperat.

Tècniques d’estimació tardana de costos

Més endavant, en el procés de planificació del projecte, podem crear una estimació molt més precisa. I també és molt més fàcil de fer. El PMI fa una estimació de baix a dalt per estimar el temps tardà i els costos, perquè estimem cada activitat detallada i les sumem totes per obtenir un total. El PMI diu que el cost real serà del -10% al + 15% del cost estimat mitjançant una estimació ascendent. I la variància horària és la mateixa. Això vol dir que, si l'estimació és de 100.000 dòlars, s'espera que el cost real del projecte baixi entre 90.000 i 115.000 dòlars. Si s’espera que un projecte s’executi durant 100 dies des del principi fins al final, és molt probable que s’executi entre 90 i 115 dies. Aquest abast més reduït és molt més fàcil per als patrocinadors del projecte.

L’estimació tardana i de costos requereix un pla detallat del projecte que inclogui:

Una estructura de desglossament del treball (WBS): una llista detallada de tots els components del projecte
Una llista d'activitats: una llista de tota la feina que es farà i qui la farà.
Informació detallada dels costos, com ara les tarifes per hora del salari, el treball contractat i altres articles, com ara l’oficina o l’equip.
Un pla de contractació, que inclogui els costos estimats o, quan sigui possible, confirmats de tots els articles a comprar.
Un pla de risc

Idealment, l'estimació detallada dels costos formarà part d'un pla de projecte complet, en el qual s'aborden les nou àrees de coneixement de gestió de projectes, tal com es descriu a l'article que he esmentat anteriorment, Com es dissenya un pla de projecte.

Amb tota aquesta informació disponible, crear una estimació detallada dels costos és bastant fàcil; de fet, és més fàcil que crear una estimació primerenca. Simplement, sumem el cost (temps i materials) de cada activitat del projecte i arribem a un total. Com a part d’aquest procés, podem utilitzar una estimació PERT. PERT significa Tècnica d’avaluació i revisió de projectes, i és una manera d’obtenir una estimació de cost única mitjançant una mitjana centralitzada d’estimacions optimistes, probables i pessimistes per a cada línia de comanda. Podeu aprendre PERT llegint Com utilitzar un gràfic PERT per a la gestió de projectes.

Una bona pràctica per a l'estimació de costos inclou el factor de risc a l'equació. Part de la gestió de el risc és incloure plans de contingència, és a dir, els plans de treball que pot fer si es produeix un esdeveniment de risc. Diguem que estem construint un edifici nou a Florida. Som conscients del risc d’haver d’aturar l’obra fins a dues setmanes en cas d’huracà. Planifiquem un horari que permet fer la construcció, fins i tot si es produeix un huracà, fent servir hores extres del cap de setmana després de l’huracà. Això, per descomptat, s’afegeix al cost. Podem presentar els factors de risc com a fons de contingència. Per exemple, podem dir: "El cost estimat de la construcció d'aquest edifici és d'1 milió de dòlars. Tot i això, si es produeix un huracà important, necessitarem 50.000 dòlars addicionals de fons de contingència per acabar el projecte a temps".

Seguiment del treball del projecte i ajustament de la vostra estimació

Quan s’accepteu el pla, el calendari i l’estimació de costos del projecte, el treball de planificació del projecte finalitzarà i podreu començar a fer el treball. Formalment, això s'anomena execució i control de projectes. Executar significa fer la feina. Control significa fer un seguiment de l’obra i assegurar-se que s’aconsegueix amb temps i dins del pressupost. El procés de seguiment dels treballs realitzats (objectius lliurables) en funció del temps i el cost s’anomena Anàlisi del valor guanyat (EVA). A mesura que fem EVA, treballem per assegurar-nos el lliurament dins del pressupost. També aprenem si hem fet un bon treball fent la nostra estimació en primer lloc.

El seguiment del temps i dels costos reals mentre treballem és molt important per dos motius. En primer lloc, aquestes dades són útils per a futures estimacions. En segon lloc, al final del projecte, comparem els nostres costos estimats amb el cost real, línia per línia, i el nostre horari previst amb el nostre horari real, dia a dia; i crear un document sobre les lliçons apreses. Les lliçons apreses inclouen millors mètodes d’estimació de costos per al nostre proper projecte.