Taula de continguts:
- Eines i tècniques de planificació
- Diagrama de Gantt
- Anàlisi de camins crítics
- Què passa si els escenaris
- Explicació de termes i expressions
- Gestió de projectes: definició d’objectius
- Gestió de projectes: seguiment i gestió de persones
Eines i tècniques de planificació
Imatge de annca de Pixabay
La planificació és el mètode principal que podem utilitzar per controlar i regular un projecte que s’està executant. Executar un projecte és posar en marxa un pla per obtenir els resultats esperats.
En la fase de planificació, un cap de projecte pensa en tot el projecte, comunica i gestiona les persones que faran el treball i troba la millor disposició en què s’ha de fer o executar el treball.
Els gestors de projectes han de planejar trobar la millor manera d’actuar, deixar clar en la seva ment què cal fer, comprovar allò que està fora de les seves àrees d’especialització i saber delegar i configurar obres per a altres.
Aquí teniu algunes eines de planificació que podem utilitzar per planificar un projecte.
Diagrama de Gantt
Imatge d'OpenClipart-Vectors de Pixabay
Un gràfic de Gantt és una representació gràfica del pla del projecte. Mostra les tasques, la seva durada, les seqüències (o posicions en el temps) i la durada global del projecte. Presenta tota aquesta informació de forma interrelacionada i és una manera senzilla de comunicar el pla del projecte.
Preparem un gràfic de Gantt per combinar informació sobre les tasques i la durada del nostre projecte. Aquest gràfic ens ajuda a entendre el procés necessari per completar el projecte. També ens ajuda a comprendre amb exactitud tota la durada del projecte, a comunicar-ne informació i a proporcionar un estàndard d’avaluació i estimació si necessitem prendre decisions addicionals.
És un gràfic de Gantt completament fiable? No realment. No podem confiar en un gràfic de Gantt per donar detalls sobre per què les tasques es posen en l’ordre en què apareixen. Tampoc no podem confiar en un gràfic de Gantt per mostrar quines tasques són fonamentals per a una finalització del temps ben realitzada o per mostrar l'impacte dels canvis en les dependències o seqüències de tasques. Una dependència de tasques és una relació lògica entre tasques o fites. En una dependència de tasques, una tasca o una fita es basa en altres tasques a realitzar, totalment o parcialment, abans que es pugui realitzar.
Anàlisi de camins crítics
Imatge de Nuggetkiwi, Wikimedia Commons
Un camí crític és l’ordre d’activitats d’un projecte que avalua la durada total més llarga per determinar el menor temps possible per completar el projecte.
Un gràfic o una xarxa de camins crítics mostra quines tasques són imprescindibles o essencials per a la finalització oportuna del projecte.
Un programari de ruta crítica calcula automàticament els efectes dels canvis en relació amb les dependències entre tasques. A causa de la seva velocitat de funcionament, el programari actualitza ràpidament qualsevol canvi en les dades de la tasca i els seus recursos.
Els programes informàtics s’utilitzen per ajudar a planificar un projecte i assignar recursos a tasques, anivellament de recursos, costos o estimació del cost, estructura de desglossament del treball i estructura de desglossament organitzatiu.
Aquests són alguns programes de gestió de projectes presentats per ordre alfabètic: Accelo , Asana, Backlog, Easy Projects , inMotion , dilluns .com, ProWorkFlow, Workamajig , Workfront i Wrike . Si voleu obtenir més informació sobre aquest programari, podeu visitar el lloc web de GetApp®, que publica ressenyes editorials i generades per l'usuari de programes i aplicacions per a empreses.
Què passa si els escenaris
Els costos i el temps s’han de verificar en comparació amb els objectius durant la fase de planificació.
Què passa si s’utilitzen escenaris quan canvien les dades. El programari torna a calcular la nova durada, les assignacions de recursos i el cost per oferir possibles opcions.
Si el programari de planificació mostra que la data de finalització necessària supera el temps o el cost permès, el director de projecte haurà de mirar tres opcions:
- Cerqueu quines tasques es poden fer en paral·lel o es poden cobrir parcialment i, a continuació, torneu a connectar aquestes tasques a la xarxa en paral·lel. A continuació, l'ordinador estimarà una durada del projecte inferior.
- Introduïu la nova data obligatòria de finalització i l'ordinador crearà una nova data d'inici.
- Esbrineu si es pot reduir la durada de les tasques crítiques. Això es pot fer aportant més recursos, treballant més hores, reduint la qualitat que reduirà la quantitat de treball o utilitzant la prefabricació.
Si el programari de planificació demostra que el cost serà superior al pressupost assignat, el gerent del projecte pot reduir el nombre de recursos, escurçar el calendari o reduir la qualitat del lliurament.
Explicació de termes i expressions
Aquí teniu una explicació d'algunes de les paraules o expressions utilitzades anteriorment:
- L'assignació de recursos assigna recursos com ara temps, persones i eines en diverses tasques per complir un termini.
- L'anivellament de recursos és una tècnica que ajusta les dates d'inici i finalització d'acord amb la limitació de recursos per equilibrar la demanda de recursos amb l'oferta disponible.
- Una estructura de distribució de treball divideix un projecte en components més petits on cadascun se centra en un lliurament.
- L’estructura de desglossament organitzatiu és un model que detalla el marc organitzatiu per a la planificació de projectes, la gestió de recursos, el seguiment de temps i despeses, l’assignació de costos, els informes d’ingressos i beneficis i la gestió del treball.
- El seguiment del temps manté un registre de les hores treballades.
- El seguiment de despeses manté un registre del que s’ha gastat.
Gestió de projectes: definició d’objectius
- Gestió de projectes: definició d’objectius
La pràctica de la gestió de projectes està ben establerta. Té una àmplia gamma en diverses indústries. Ara s’apliquen diverses empreses i organitzacions en àrees com ara el màrqueting, les finances, el desenvolupament de productes, els serveis al consumidor i el govern
Gestió de projectes: seguiment i gestió de persones
- Gestió de projectes: supervisió i gestió de persones La gestió de
projectes no ha de ser a gran escala i no es limita a grans projectes. Podeu utilitzar part de la informació presentada als meus articles de 3 Principis de gestió de projectes per desenvolupar un pla d’acció personal.