Gestió de projectes: seguiment i gestió de persones

Imatge de Gerd Altmann de Pixabay

Seguiment i control

El propòsit d’implementar o executar un pla de projecte és oferir els resultats esperats.

Com a gestor de projectes, haureu de fer front a qualsevol problema en la fase d’implementació en el moment que en conegueu. La millor manera d’abordar la resolució de problemes és mirant endavant el que es pot fer, no reculant el que s’hauria pogut fer per frustrar-la. Heu d’identificar i entendre el problema si voleu trobar la millor solució.

La gestió i el control de les persones són les dues parts fonamentals en la gestió d’un projecte en la fase d’implementació. Estan interconnectats; un problema en un d’ells pot crear o provocar un problema en l’altre.

Gestioneu com es duu a terme un projecte mitjançant el seguiment, la revisió i la replanificació. També heu de gestionar les persones i els procediments.

Seguiment

Supervisar significa supervisar les activitats que estan en curs per assegurar-se que estan en curs i en el termini previst per assolir l’objectiu general de rendiment. Els objectius defineixen què s’ha d’assolir i quan i com es farà.

Superviseu la implementació del pla del projecte mitjançant eines per recopilar informació sobre els avenços de manera regular.

Establiu mètodes de gestió de variables de manera desitjable. Aquests mètodes s’anomenen mecanismes de control. Perquè això passi, heu de descriure:

• El tipus d'informació que es requereix.
• La quantitat i el detall de la informació necessària.
• El mètode formal i informal per obtenir informació com ara l’observació, parlar amb experts en temes, reunions i informes.
• El lliurament de la informació, ja sigui verbal o per escrit, presencial, per telèfon, correu electrònic, correu electrònic o en una reunió virtual.

S'està revisant

Mesureu el progrés comparant informació sobre el progrés amb el pla sobre les tres limitacions de qualitat, calendari i cost:

• La qualitat del treball realitzat.
• La data de finalització.
• El cost de l'obra.

Un cop tingueu instal·lats bons sistemes de monitorització i rebreu informació periòdica, podreu mesurar el progrés del projecte en funció del temps, el cost i la qualitat del treball a realitzar.

La majoria de paquets de programari us permeten mesurar el progrés recordant la informació "de base", és a dir, informació al punt de partida. Un cop introduïdes les dades noves, l'ordinador les mostrarà al pla de referència perquè pugueu comparar i analitzar el progrés.

Replanificació: planifiqueu de nou o d’una altra manera

Heu de tornar a planificar quan el procés de revisió mostra una inconsistència entre les finalitzacions previstes i reals en qualsevol moment, o quan canvien els objectius del projecte.

Examineu qualsevol problema en l'etapa d'execució des del vessant humà i tècnic, ja que s'afecten mútuament. És útil resoldre un problema de manera ràpida, ja que fins i tot un problema simple pot empitjorar i comprometre la realització amb èxit de tot el projecte.

Voleu evitar adoptar una solució d'alt risc per a un problema si no hi ha una còpia de seguretat en cas que alguna cosa falli, ja que posarà en perill l'execució del projecte.

En tornar a planificar, canvieu l'objectiu principal del projecte només com a última opció. Quan canviem l'objectiu principal, podríem ser conduïts a una cosa anomenada "fluència d'abast", que es considera perjudicial.

L’abast del projecte és la comprensió compartida entre les parts interessades sobre què entra en un projecte i què defineix el seu èxit. L’abast és les característiques i funcions ben definides d’un producte o el treball necessari per acabar un projecte.

Una fluència d'abast implica canvis constants o frenètics en l'objectiu principal en qualsevol moment després de començar el projecte. Això pot passar quan l'abast no està definit, documentat o controlat de manera adequada.

Cal derivar qualsevol canvi d’abast al patrocinador del projecte que l’ha d’aprovar primer.

El procés de supervisió, revisió i replanificació durarà la durada del projecte.

Es requereix una replanificació quan clarament el projecte no assoleix els seus objectius o si els objectius han canviat. Aquesta és la situació en què heu d’utilitzar els escenaris Què passa (vegeu l'article 2 de 3 del meu Principis de gestió de projectes) sobre les tasques i activitats que encara s'han de fer.

Gestió de persones

Vostè, com a responsable del projecte, és responsable del projecte. Accepteu la responsabilitat del funcionament diari del projecte, així com el maneig del vostre equip i la gestió de desacords.

Si sorgeix un problema, eviteu la temptació de buscar un boc expiatori, ja que podria endarrerir la solució. Com a norma general, és millor negociar que enfrontar-se quan es tracta d’un problema.

Dirigeix ​​l’equip de manera eficaç quan s’aclareix el paper i les responsabilitats de cada membre de l’equip, s’aclareixen els nivells d’autoritat i responsabilitat, s’estableixen expectatives realistes, es dóna suport als membres de l’equip i es prenen decisions realistes.

Motiveu els membres del vostre equip de manera efectiva quan els involucreu en la presa de decisions, delegueu sense microgestió, fixeu objectius personals realistes per a l’equip i per a cada membre de l’equip i premieu les contribucions.

Negocieu preguntant per trobar la naturalesa de les demandes competidores, sabent que aquestes demandes són vàlides, discutint solucions amb l'equip, presentant els avantatges i els punts febles de solucions alternatives, explicant per què i com es va adoptar un procediment per afrontar una situació i entenent inconfusiblement l’objectiu global del projecte.

Us connecteu creant sistemes de comunicacions i control, gestionant el flux d’informació dins de l’equip, compartint informació amb l’equip, el patrocinador del projecte i tots els grups d'interès, demanant informació sobre tota la comunicació i implicant l'equip en la presa de decisions per augmentar la seva motivació a posseeix el seu treball.

Pla d’acció personal

La gestió de projectes no ha de ser a gran escala. No es limita a grans projectes com ara construir una nova estació de tren o millorar una ja existent.

Podeu utilitzar part de la informació presentada als meus tres articles sobre els principis de gestió de projectes per desenvolupar un pla d’acció personal. Per exemple, podríeu decidir tres àrees de la vostra vida que creieu que es beneficiarien d'alguna millora.

Escriviu els vostres objectius d’una manera que tingueu clara, fixeu-vos calendaris realistes i procediments senzills però efectius per controlar i reviseu el vostre progrés.

M'encantaria rebre notícies vostres sobre un projecte personal que teniu previst emprendre i al qual podríeu aplicar part de la informació proporcionada en els meus tres articles.

Gestió de projectes: definició d’objectius

• Gestió de projectes: definició d’objectius

  La pràctica de la gestió de projectes està ben establerta. Té una àmplia gamma en diverses indústries. Ara s’apliquen diverses empreses i organitzacions en àrees com ara el màrqueting, les finances, el desenvolupament de productes, els serveis al consumidor i el govern

Gestió de projectes: planificació

• Gestió de projectes: la planificació de la

  planificació és important per trobar la millor línia d’actuació, aclarir què cal fer, comprovar què hi ha fora de la nostra àrea d’especialització i saber delegar i configurar obres per a altres.

Com em vaig convertir en soci certificat en gestió de projectes

• Com em vaig convertir en soci certificat en gestió de projectes,

  distingiu-vos amb l'aprenentatge permanent