Preguntes sobre entrevistes de gestió de projectes

seguiu llegint per aprendre a guanyar un treball de gestió de projectes.

Jo Szczepanska

Com tenir èxit en guanyar un treball de gestió de projectes

Com a cap d’un departament de projectes, vaig entrevistar molts gestors de projectes i vaig llegir milers de currículums. He vist candidats fantàstics i també he estat testimoni de molts errors terribles. Aquí us ajudaré a preparar-vos explicant-vos vuit de les preguntes d’entrevista més habituals i el que busca l’entrevistador.

Preguntes d’entrevistes de gestió de projectes

1. Parla’m del teu darrer projecte.
2. Parla’m d’un moment en què un projecte ha fallat.
3. Seguiu els passos normals que realitzeu a l’hora de planificar un projecte
4. Feu servir una metodologia formal?
5. Descriviu un moment en què vau convèncer algú al voltant de la vostra manera de pensar.
6. De quin projecte estàs més orgullós i per què?
7. Com giraria una relació amb un client descontent?
8. Què us motiva en un projecte?

1. Expliqueu-me el vostre darrer projecte

Aquesta és una bona pregunta inicial. És l’oportunitat perfecta per trencar el gel donant a l’entrevistador una visió de la vostra experiència de gestió de projectes.

El que busca l’entrevistador

Aquesta és una pregunta bàsica, de manera que l’entrevistador només està comprovant si teniu l’experiència que heu reclamat al vostre currículum. Volen esbrinar si sou un candidat seriós i si heu assumit un paper adequat com a gestor de projectes, en lloc de fer-ho al marge.

Consells per respondre a aquesta pregunta

• Estar preparat. És fàcil assajar aquesta resposta amb un breu exemple d’un projecte recent.
• Parlem com jo, no nosaltres.
• Parleu amb entusiasme sobre el projecte, encara que realment ho odieu.
• Deixeu-ho curt. Aquesta és una pregunta introductòria, de manera que l’entrevistador no vol parlar.
• Resumeix els punts claus: els objectius del projecte; qui hi estava implicat; reptes clau; la vostra aportació; el resultat final
• Sigues honest. Si no va ser un èxit, digueu-ho, però estigueu preparats per explicar el perquè.

Trampes a evitar

Un gran no-no. Heu demostrat que us falta l’experiència que busquen. Qualsevol que faci publicitat per a un gestor de projectes vol que algú amb la confiança pugui executar un nou projecte pel seu compte sense suport, tret que l'anunci de treball sol·liciti específicament un menor.

Estic exagerant, per descomptat. Però he tingut que els candidats donessin massa detalls sobre un sol projecte. Recordeu, els entrevistadors només són humans i s’avorreixen! Voleu captar la seva atenció amb punts clau que expliquin realment el vostre projecte de manera succinta. Un bon consell és pensar com un lector de notícies proporciona un butlletí resum d’un informe de notícies. No avorriu el vostre públic.

2. Expliqueu-me un moment en què un projecte ha fallat

Sovint m’agrada llançar-lo a la barreja al principi d’una entrevista, sobretot si he vist un projecte de desastre a la pregunta introductòria. No obstant això, sovint els entrevistadors poden preguntar sobre l'èxit del projecte abans que preguntin sobre el fracàs del projecte. Estigueu preparats si apareix aviat en una entrevista.

El que busca l’entrevistador

Relaxeu-vos, no és una qüestió destinada a intentar atrapar-vos. Els entrevistadors no volen que suspengueu una entrevista; volen que tingueu èxit. El propòsit d’aquesta pregunta no és veure quin és un fracàs, sinó com es resol el fracàs. Tots els gestors de projectes tenen un mal projecte a la seva història i no esperen la perfecció.

Consells per respondre a aquesta pregunta

• Resumeix el fracàs i suggereix possibles causes. Feu-ho breu. El vostre èmfasi a l'hora de respondre a aquesta pregunta hauria de ser el que heu fet sobre aquest fracàs. Parleu del que heu après i de quines lliçons aplicaríeu a un nou projecte. Parleu de com podríeu haver fet les coses d’una manera diferent.
• No en culpeu els altres. Els entrevistadors volen veure que sou propietari dels problemes.
• No tinguis mala boca als altres. Els entrevistadors volen veure la integritat.

Trampes a evitar

Sigues honest en una entrevista, però no siguis ximple. No admeteu mai cap cosa que sigui una tasca bàsica fonamental per a un gestor de projectes. No identificar un risc crític durant l’etapa de planificació és un error acceptable. No gestionar els riscos del tot no ho és.

No puc emfatitzar prou com de desconcertant és escoltar a les persones amb una mala boca en una entrevista o amb quina freqüència passa. No és professional. Potser realment us va frustrar l’equip directiu. Potser eren idiotes. Conserveu les opinions per a vosaltres mateixos. Una entrevista és el vostre moment per ser diplomàtic. L’entrevistador no vol pensar que tinguin a les mans un potencial creador de problemes si acaben donant-li la feina.

3. Feu-me els passos normals que realitzeu quan planifiqueu un projecte

Aquesta és una oportunitat per a l’entrevistador per conèixer una mica més sobre el vostre enfocament en la gestió de projectes i també per saber què coneixeu. Les preguntes alternatives poden incloure parlar sobre com controleu un projecte o com gestioneu el risc en un projecte.

El que busca l’entrevistador

L’entrevistador es pregunta si teniu un enfocament estructurat per gestionar projectes. No els preocupa tant quins són els passos, sempre que pugueu justificar per què els feu. Aquesta és també una bona oportunitat per esmentar qualsevol metodologia formal que utilitzeu, ja que l’entrevistador ho buscarà.

Consells per respondre a aquesta pregunta

• Respon amb confiança. Hi ha massa UMS i ahs i semblarà que és possible que no utilitzeu l'enfocament tant com afirmeu
• Sigues clar, precís i no gofres. Quan se us demani que enumereu els passos, la vostra resposta hauria de ser bastant estructurada
• És fàcil sortir amb una tangent. Si ho feu, intenteu tornar a la pista resumint breument els vostres passos

Trampes a evitar

Si mencioneu una metodologia, assegureu-vos que en coneixeu molt, ja que és probable que us facin una pregunta de seguiment. He vist a molts entrevistats afirmar el coneixement d’una metodologia i després entrar en pànic quan se’m va demanar que la descrivís amb detall.

4. Feu servir una metodologia formal?

Aquesta pregunta dependrà de l’anunci de feina. Algunes feines especifiquen una metodologia específica i solen dir si la metodologia és un requisit imprescindible o és agradable.

El que busca l’entrevistador

Aquest és bastant senzill. Només volen saber si enteneu la metodologia que heu inclòs al vostre currículum i si teniu experiència a utilitzar-lo en un projecte. Aquesta pregunta és una oportunitat perfecta per demostrar l’experiència que el converteix en el candidat perfecte per a elles.

Consells per respondre a aquesta pregunta

• Citeu sempre els vostres propis exemples d’on heu utilitzat la metodologia en projectes. Això us mostrarà que no només enteneu la teoria, sinó que sabeu aplicar-la.
• Està perfectament bé dir que ajusteu la metodologia per adaptar-la al vostre projecte. Bé, ho dic, però, malauradament, és possible que us entrevistin amb un gestor de projectes "purista" que no ho aprovi. Només tu podeu jutjar! No obstant això, els gestors de projectes experimentats tendeixen a ajustar les metodologies perquè s’adaptin tant a la seva organització, a la mida del projecte com al client. Això demostra que enteneu els pros i els contres d’una metodologia i que el vostre objectiu principal és fer el que millor s’adapti al vostre projecte.

Trampes a evitar

No esteu a un examen! Segueix els punts clau i lliga-ho amb la teva pròpia experiència.

De debò? Ets tan intel·ligent que has inventat la teva pròpia metodologia de gestió de projectes? És acceptable dir que adapteu una metodologia que s’adapti a cada situació. També és acceptable dir que no en feu servir cap si aquesta és la veritat. Tot i això, inventar-se el propi suggereix que no ha donat temps a la seva carrera per desenvolupar els seus coneixements en gestió de projectes.

5. Descriviu un moment en què heu persuadit algú al voltant de la vostra manera de pensar

Una de les qualitats clau que les empreses busquen en els gestors de projectes són les seves habilitats d’influència i persuasió. Per tant, és probable que surti una pregunta relacionada amb aquest tema.

El que busca l’entrevistador

L’entrevistador intenta obtenir una millor imatge del que és com a persona i d’on es troben els seus punts forts i els seus punts febles. La influència i la persuasió són bones mesures quant a la vostra eficàcia com a gestor de projectes, ja que són qualitats més sofisticades que poques persones posseeixen. Fins i tot si esteu dèbil en aquesta àrea, poder demostrar que sou conscients de la importància d’aquestes habilitats per a un gestor de projectes, encara és important per a l’entrevistador.

Consells per respondre a aquesta pregunta

• Prepareu per endavant una resposta a això i penseu en un exemple sòlid d’on heu canviat d’idea. No necessàriament ha d’estar relacionat amb un projecte; pot ser qualsevol cosa que hàgiu fet en la vostra funció actual.
• Parleu sobre per què la persona no estava d'acord amb la vostra idea per començar i descriviu-la amb respecte. Això demostra que enteneu punts de vista contrastats
• Hi ha una diferència entre guanyar algú i obrir-lo amb la vostra opinió. Assegureu-vos que la vostra resposta demostri la primera.

Trampes a evitar

Eviteu qualsevol negativitat. És un error fàcil cometre amb aquesta pregunta i resulta irrespectuós; un possible senyal d’advertència per a l’entrevistador amb el qual és difícil treballar. Expliqueu que, si bé respectàveu l'opinió dels vostres companys, era important guanyar-los a la vostra manera de pensar i expliqueu per què.

Un error clàssic que cometen moltes persones en una entrevista és referir-se a nosaltres més que a mi. En aquest cas, l’entrevistador està interessat en saber quines són les seves habilitats com a individu i no el que va fer el seu equip.

8 preguntes comunes sobre l'entrevista de gestió de projectes

6. De quin projecte esteu més orgullós i per què?

Aquesta és una oportunitat perfecta per brillar. És una invitació de l’entrevistador per parlar dels vostres punts forts i dels vostres èxits, així que aprofiteu-ho al màxim.

El que busca l’entrevistador

L’entrevistador vol saber realment què podeu aportar a la seva organització. Quins són els seus punts forts com a persona i com a gestor de projectes? Què és probable que facis bé? Això també dóna a l'entrevistador una pista sobre què us motiva com a persona i quina mena d'impuls teniu.

Consells per respondre a aquesta pregunta

• Il·lusió, il·lusió, il·lusió.
• Mencioneu reconeixements, premis i comentaris dels clients.
• Utilitzeu un exemple recent. És possible que tingueu un projecte meravellós de fa deu anys del qual encara esteu molt orgullosos, però un entrevistador ha de veure que us heu desenvolupat com a persona.

Trampes a evitar

Molts entrevistadors seran escèptics sobre aquesta afirmació. A més, no responeu a la pregunta.

Estàs segur? No sona molt segur. Una mica de confiança és molt important en una entrevista.

7. Com giraria una relació amb un client infeliç?

És probable que l’entrevistador us faci una pregunta relacionada amb la manera de tractar un problema important d’un projecte i, de vegades, que pot adoptar la forma de tractar amb un client descontent. Si el treball no està orientat al client, una pregunta similar pot tractar sobre com gestiona un problema important del projecte o un problema important amb l'equip.

El que busca l’entrevistador

L'entrevistador vol saber que podeu gestionar problemes importants en un projecte i que en podeu fer-ne càrrec. Això també dóna a l’entrevistador l’oportunitat d’avaluar com són les vostres habilitats d’atenció al client.

Consells per respondre a aquesta pregunta

• Si podeu, comenceu descrivint un exemple real d’aquest problema que heu tingut. Si no en teniu cap, penseu hipotèticament. Per què el client no estava content de començar? Eviteu el llenguatge emotiu i mantingueu-lo objectiu.
• Assegureu-vos d’explicar per què cal resoldre el problema i quina seria la possibilitat de caure si no ho resolguéssiu.
• Expliqueu que feu el possible per veure les coses des de l’angle del client. Aquest és un pas important per entendre un client descontent i ajudar a resoldre la situació.

Trampes a evitar

Això pot donar senyals d’advertència a l’entrevistador. Els problemes menors de clients es poden tractar a nivell de projecte, tot i que sempre s’han d’incrementar els problemes més importants, encara que sigui només per informar a la direcció del que està passant. Pot preocupar-se a l’entrevistador si es dóna a entendre que alguna cosa tan greu com la resolució del contracte no seria comunicada a la direcció.

8. Què us motiva en un projecte?

Diferents versions d'aquesta pregunta poden incloure: Què és el que més us agrada de la gestió de projectes? Per què t’agrada ser cap de projecte? Per què vau escollir la direcció de projectes?

El que busca l’entrevistador

L’entrevistador vol saber si esteu compromès amb el paper. Això és particularment important si la gestió de projectes és una acció professional lateral o una promoció. Volen saber que gaudireu del paper i els reptes que comporta i no només esteu sol·licitant el paper perquè és convenient o pagarà més diners que la vostra posició actual.

Consells per respondre a aquesta pregunta

• Esmenta la importància que té per a tu desenvolupar-te en el paper i el valor que atorgues a l’aprenentatge i la formació
• Sigues honest. Si només responeu per intentar impressionar, això es trobarà amb el llenguatge corporal, la forma de parlar i la manca d’entusiasme.
• Si esteu passant a la gestió de projectes des d’un altre rol, expliqueu quins aspectes us emocionen. Tanmateix, assegureu-vos de fer la vostra investigació, o pot resultar ingenu.

Trampes a evitar

Això pot ser cert, però no hauria de ser una resposta en si mateixa. Sens dubte, podeu parlar de les vostres ambicions de progressió professional, però l’entrevistador vol veure que gaudireu de la feina en si i no només esperareu el vostre temps fins que arribi alguna cosa millor.

Tres consells principals per a entrevistes de gestió de projectes

Tres consells principals per a l'èxit

Per acabar, vaig pensar que us donaria els meus tres consells principals. De tant en tant he entrevistat un candidat tan fantàstic i impressionant que de seguida torno a l'oficina per dir als meus companys: "Vaja, eren fantàstics!". Aquí hi ha algunes de les coses que van fer que els van fer destacar:

• Porteu exemples de projectes que realment us vendran com a candidat. Això pot incloure suggeriments i suggeriments positius de clients, exemples de la vostra documentació o mètriques que mostrin els vostres percentatges d’èxit. Advertiment: eviteu mostrar cap tipus de detall que comprometi la seguretat o confidencialment. Deixeu de banda els noms de les organitzacions i manteniu-los genèrics.
• Seguiu l’entrevista amb un correu electrònic d’agraïment. En ella, expliqueu-los quant us ha agradat l’aspecte de l’empresa i per què, i expliqueu-los alguna cosa nova i impressionant sobre vosaltres. A més, doneu-los detalls del vostre perfil de LinkedIn, la pàgina about.me, la vostra cartera i qualsevol altra cosa que tingueu a punt.
• Vestir-se per impressionar. Porteu sempre un vestit, fins i tot si l’organització sol afavorir el desgast causal.

Expliqueu-nos com abordeu les entrevistes de gestió de projectes