Elaboració progressiva per a l'èxit del projecte

Elaboració progressiva: construeix l'èxit del projecte pas a pas

Molta gent té por de crear un bon pla de projecte; creu que triga massa. El Project Management Institute (PMI) té una solució anomenada Progressive Elaboration. És un terme fantàstic per fer un bon disseny pas a pas fins que obtinguem excel·lents resultats.

Elaboració progressiva

Una queixa que rebo sovint de la gent que formo en la gestió de projectes és que ha de passar molt de temps definir un projecte amb la precisió necessària per evitar un desastre del projecte. Els preocupa que planifiquem per sempre i que no realitzem mai cap treball. Aquesta és una preocupació real, i l'anomeno paràlisi per anàlisi . Però una planificació i un disseny excel·lents no necessiten conduir a la paràlisi mitjançant l'anàlisi.

La comprensió de tres punts clau desbloquejarà la idea i el valor del disseny de qualitat mitjançant una elaboració progressiva.

• La precisió no és el mateix que el detall.
• Aconseguir-ho bé la primera vegada és més barat.
• No hem de dissenyar-ho tot alhora.

Seguiu llegint per obtenir més informació.

La precisió no és el mateix que el detall

La clau per a una elaboració progressiva és que podem començar a un nivell molt alt, amb una imatge general del que volem. A continuació, podem avançar amb el projecte i baixar cap a detalls cada vegada més fins a mesura que avancem. D’aquesta manera, comencem a treballar aviat i anem treballant a mesura que desenvolupem el nostre disseny. Això evita la paràlisi mitjançant l'anàlisi.

Per fer-ho bé, hem de tenir-ho molt clar: pot ser que no s'hagi de detallar una proposta o un disseny d'abast d'alt nivell, però que sigui precís. Pot ser breu i senzill, però ha d’estar lliure de tota indefinició.

Un estudi de cas: millores de llocs web per augmentar el percentatge de conversions

En aquest cas, típic del meu treball de consultoria, ens fixem en una empresa que té una bona campanya de màrqueting i publicitat: molta gent arriba als seus llocs web. I les investigacions de mercat demostren que les persones que vénen es troben al seu mercat objectiu. A més, tenen una bona línia de productes estable i constant; no cal canviar-hi les coses. Però, després que la gent vingui al lloc, molts no compren. Hem d’augmentar el tipus de conversió, també anomenat tipus de tancament. Què es pot fer?

Elaborem progressivament l’abast d’aquest projecte:

• Declaració d'abast a nivell executiu: es faran canvis al lloc web per augmentar el percentatge de conversions, és a dir, el percentatge de persones que realment compren alguna cosa dels que arriben al lloc. Una vegada que augmentem aquesta taxa, volem mantenir la nova taxa. Exclusió d’abast: no hi haurà canvis al màrqueting ni a la nostra línia de productes. Els que van bé.
• Mesurament del nivell executiu: implicaria el percentatge de conversions actual, estudis dels tipus de conversió estàndard de la indústria, l'establiment d'objectius per a un nou percentatge de conversions per a una data especificada.
• Declaració d’abast del nivell de gestió: els canvis al lloc web han d’incrementar el percentatge de conversions sense interferir en el temps d’activitat, la productivitat o el carretó de la compra i la gestió financera. Els canvis i les seves conseqüències han de ser rastrejables, de manera que aprenem què hem de guardar, què hem de llençar i què hem de millorar.
• Enfocament de gestió: la direcció selecciona certs productes per experimentar. Els experiments amb èxit es replicaran a tots els productes adequats.
• Problemes tècnics: investigem els detalls que es detallen a continuació.
• Enfocament tècnic: dissenyem experiments, provem diferents opcions per comparar-los i veure què funciona.

Aquests sis passos elaboren progressivament el disseny del projecte. Cada nivell de pensament proporciona més detalls (més elaboració) a mesura que avancem en el disseny i implementació de noves pàgines web.

Tingueu en compte que hi ha almenys tres equips de persones diferents, probablement quatre, si tenim experts tècnics en màrqueting i programadors tècnics. Cada equip arriba quan és necessari i afegeix els detalls essencials per a l’èxit.

Més elaboració: submergir-se en els detalls del màrqueting

Aquí hi ha una llista parcial de detalls tècnics de màrqueting (no de disseny web) en què treballarà el projecte per augmentar el percentatge de conversions.

• Menys clics per tancar. Els estudis demostren que, com més clics entre arribar a una pàgina i tancar l’oferta, més persones abandonen el lloc. Per tant, les pàgines es poden racionalitzar per augmentar el percentatge de conversions.
• Creació d’una sensació d’urgència. Si un producte sembla que apareixerà més tard, la gent sol retardar la compra i després no torna mai més. És possible que l’equip tècnic de màrqueting hagi de tornar als executius per preguntar-los si les vendes amb descomptes a curt termini són una forma acceptable d’augmentar el tipus de tancament.
• Elimineu la confusió. Les instruccions detallades i un munt de llenguatge jurídic reduiran la taxa de tancament.
• Pàgines de destinació directes. Els anuncis haurien d’anar directament a les pàgines de destinació que són pàgines de venda de l’article anunciat.
• Benvinguda de nou als clients. Mitjançant galetes, inici de sessió de clients o ambdues coses, podem dirigir els clients que tornen a allà on més volen anar. També podem consultar amb l'executiu sobre el manteniment de les targetes de crèdit per racionalitzar les compres futures.

Com podeu veure, no cal pensar en cap d’aquestes idees al principi. El nivell executiu estableix l'objectiu, la direcció guia la direcció i, a continuació, els equips tècnics elaboren progressivament com aconseguiran l'objectiu els canvis.

Els artistes sempre han utilitzat l'elaboració progressiva

Es tracta d’un esbós inicial, on l’artista, a més de representar una figura completa, afegeix dos caps alterns i un barret de copa. A "Retrat d'Edouard Manet assegut en una cadira" Degas està elaborant les seves idees sense preocupar-se de crear una peça final.

Edgar Degas, Museu del Louvre, París (domini públic) a través de Wikimedia Commons

Aquí, en aquest esbós amb guix negre, el concepte es treballa de manera més completa com a "Estudi per a un retrat d'Edouard Manet". L’elaboració avança.

Edgard Degas, Metropolitan Museum de Nova York (domini públic) a través de Wikimedia Commons

Aquest complet "Aiguafort de" Retrat d'Edouard Manet, Etude "assegut, girat a l'esquerra, és el fort i fort resultat de l'elaboració progressiva de Degas sobre el seu tema.

Edgar Degas, Biblioteca pública de Boston (domini públic), a través de Wikimedia Commons

Aconseguir-ho bé la primera vegada és més barat

En qualsevol projecte, només hi ha tres opcions en termes de qualitat i resultats:

• L’elecció menys costosa és definir les coses bé la primera vegada.
• La segona opció és equivocar-se i corregir-la durant el projecte.
• La tercera opció és equivocar-se i obtenir mals resultats.

Per tant, en definitiva, és millor ser clar i precís al principi. Què millor? Diversos estudis dels darrers 40 anys han demostrat que hi ha una relació entre el cost de prevenir un error; el cost de solucionar un error durant el projecte; i el cost de netejar l’embolic després del projecte. I la proporció mínima és d’1: 10: 100. Per tant, un error que es pot prevenir en una hora addicional de planificació a $ 100 / hora trigarà deu hores de temps del projecte i 1.000 $ a corregir-se durant el projecte i trigarà 100 hores i $ 10.000 si hem de fer una retirada després que el projecte estigui acabat. I s’han trobat ràtios molt superiors a 1: 10: 100 si utilitzem les millors pràctiques en la gestió de la qualitat per fer un disseny sense defectes des del principi.

La lliçó: elaboració progressiva, desenvolupant més detalls a mesura que avancem, sempre té sentit. El treball descuidat mai té sentit.

No ho hem de fer tot alhora

Fem un treball bo i clar a cada pas del camí. Al mateix temps, no hem de definir tot el projecte alhora ni definir tots els detalls al principi. En canvi, podem treballar per etapes. Som clars i precisos en cada etapa, però ens anem detallant a mesura que avancem. Això s’anomena Elaboració Progressiva. Fer-ho bé inclou:

• Començant per la visió general i treballant cap als detalls.
• Tenir clar en cada reunió, redactar els resultats i confirmar-los.
• Fer un seguiment de quant hem definit i quant encara no està definit.
• Acostar les persones adequades a cada reunió. És més probable que les primeres reunions siguin amb executius i gestors de nivell superior. I és probable que els gestors de projectes estiguem a totes les reunions. Mentre intentem descobrir detalls del procés, del flux de treball i de la interfície, treballem més amb els treballadors. I, a mesura que les reunions es tornen més tècniques, necessitem més persones tècniques (com ara programadors i enginyers) que participin del costat del projecte.
• Seguim fins que es defineixen tots els detalls de totes les funcions del producte o servei que estem creant o millorant. Tanmateix, és possible que tinguem molt del programa escrit o del producte desenvolupat a mesura que continuem detallant altres parts.

Elaboració progressiva per a projectes que solucionin problemes

Els projectes que solucionen problemes són un cas especial on l'elaboració progressiva és particularment útil.

Un problema ha sorgit que impedeix que l’empresa o una línia de producció funcionin com funcionava abans. Així doncs, l’objectiu ja està clar: que funcioni aquesta d ** mn * d! La participació dels executius és mínima i els administradors tenen poca cosa a fer tret de proporcionar suport. De fet, atès que els administradors ja saben què és "com" i com ha de funcionar, "Feu que això funcioni!" és una declaració completa i precisa d’abast executiu d’alt nivell.

Estudi de cas: 2006 Retard del llançament del transbordador espacial Atlantis

Un bon exemple d’aquest tipus de projectes es va produir el 2006, quan es van produir problemes en un indicador de combustible de 10 anys que mesurava la quantitat d’hidrogen als dipòsits de combustible del transbordador espacial Atlantis. L'indicador es va tornar poc fiable, de vegades mostrant que el tanc estava buit quan estava ple i el problema era intermitent.

La declaració d’abast del nivell executiu seria clara: Fixeu l’indicador de combustible perquè puguem volar la llançadora.

No obstant això, a mesura que investigem el problema nivell per nivell, mitjançant una elaboració progressiva, trobem quatre qüestions tècniques que fan que sigui cada vegada més difícil resoldre el problema:

• Decisió de la gestió: si sabem que l'indicador és defectuós, podem apagar-lo i confiar en altres indicadors i volar de totes maneres. Hi va haver molt debat al respecte. Però finalment es va decidir que una característica de seguretat essencial, Main Engine Cut Off (MECO), no seria fiable sense aquest indicador. Per tant, la decisió de la gestió va ser que s’havia d’arreglar l’indicador.
• Problema tècnic: el problema era intermitent. Per tant, qualsevol prova que es superés no era una prova que l’indicador funcionés i que la llançadora pogués volar amb seguretat. Cal cercar el problema específic per assegurar-se que s’ha solucionat.
• Problema tècnic detallat: l'indicador no era un simple dispositiu. Va implicar molts components diferents i els connectors elèctrics entre ells. Alguns d'aquests van ser enterrats profundament al cablejat de la llançadora. Només localitzar tots els components i netejar els connectors va ser una gran feina. Més d'una vegada, els enginyers van pensar que havien solucionat el problema, però l'indicador no va provar neta.
• Problema tècnic molt detallat: és possible que els plans de disseny del transbordador espacial no coincideixin exactament amb l'Atlantis tal com es va construir. Les peces havien estat actualitzades i substituïdes. Un enginyer va informar que trobar totes les parts del mesurador era una missió exploratòria, que encara estaven descobrint el funcionament del transbordador espacial.

Això il·lustra com s’ha d’elaborar progressivament una directiva executiva molt senzilla fins a nivells de detall cada vegada més fins per garantir l’èxit. Tanmateix, aquesta elaboració no ha de produir-se com a part de la planificació. A mesura que s’aconseguia cada component de l’indicador de combustible, es podia netejar, provar i documentar. Això s’entén per elaboració progressiva d’un projecte que soluciona un problema.

L’elaboració progressiva no és només per a l’abast

Tot i que aquest article se centra en l’elaboració progressiva en el desenvolupament de l’estructura de definició d’abast i desglossament del treball (WBS), el concepte d’elaboració progressiva és més ampli que aquest. De fet, es pot aplicar a les nou àrees de gestió d’un projecte. Aquests són alguns exemples:

Elaboració progressiva del pla de comunicacions del projecte

La primera versió del pla de comunicacions del projecte pot ser només una llista de contactes dels membres de l’equip i dels clients del projecte. Elaborem això mitjançant:

• Identificar tots els grups d'interès del projecte i afegir-los a la llista
• Decidir com comunicar-se amb cada part interessada
• Decidir com incloure la veu del client al projecte

Elaboració de Gestió de Riscos en un Projecte

Els passos formals de la gestió del risc del projecte elaboren progressivament la nostra definició del risc del projecte (què podria sortir malament) i la nostra resposta mitjançant:

• Identificació de riscos, on fem la nostra llista inicial de riscos.
• Anàlisi de riscos, on avaluem i prioritzem els riscos
• Planificació de la resposta al risc, on decidim què fer per prevenir esdeveniments de risc i què fer si succeeixen
• Supervisió i control de riscos, on vigilem els riscos, busquem nous riscos i els gestionem a mesura que passen.

A partir d’aquests exemples, es pot veure que l’elaboració progressiva és una pràctica estàndard per a les nou àrees de gestió de projectes.

Elaboració progressiva i cicles de vida del projecte

L'elaboració progressiva es pot aplicar de manera diferent en diferents projectes. A l’hora de triar com fer una elaboració progressiva, la clau és relacionar l’elaboració de detalls amb el cicle de vida del projecte que utilitzeu.

Elaboració progressiva a la cascada clàssica

A la cascada clàssica, o cicle de vida del desenvolupament del sistema (SDLC), tota la planificació precedeix l'execució. Per tant, l'elaboració progressiva de l'abast es produeix en les etapes de planificació.

Elaboració progressiva amb seguiment ràpid

Si la cascada clàssica es modifica per permetre un seguiment ràpid, tot el producte es divideix en mòduls. A mesura que la planificació s'ha completat per a cada mòdul, el desenvolupament pot continuar endavant per a aquest mòdul, mentre que se'n planifiquen d'altres. En aquest cicle de vida, alguns mòduls s’elaboren més ràpidament que d’altres.

Gestió simultània de projectes

Hewlett-Packard va desenvolupar la gestió simultània de projectes i ara s’utilitza àmpliament a la indústria de l’automòbil. En reunir tots els especialistes diferents al principi, es pot reduir un cicle de vida del projecte (per exemple, per portar un nou concept car al mercat) de cinc anys a 18 mesos. En la gestió simultània de projectes, l’elaboració progressiva es fa de manera ràpida i ràpida per equips multifuncionals.

Desenvolupament de programari de zero defectes

El mètode de desenvolupament de programari amb defecte zero es centra en la precisió per evitar que els errors entrin al codi. L’elaboració primerenca del disseny, seguida de l’elaboració primerenca del codi en si, amb diverses revisions posa diversos ulls en el problema, creant un programari de la més alta qualitat al menor cost. En posar el 80% de l’esforç en un bon disseny, es redueixen dràsticament les proves i la depuració, que són costoses.

El model en espiral

El model en espiral va ser un precursor del desenvolupament àgil. Posa les funcions en una programació i, si una funció s’executa tard, es deixa a un cicle posterior a l’espiral. cada característica s'elabora a mesura que es presenta per al disseny i, de nou, al cicle següent, quan es presenta per al desenvolupament.

JAD i RAD

El JAD, el desenvolupament d'aplicacions conjuntes i el RAD, el desenvolupament ràpid d'aplicacions, no són alternatives reals del cicle de vida. Més aviat, són tècniques d’elucitació de requisits que afecten el cicle vital. Posar els dissenyadors i programadors molt a prop dels seus clients, dels usuaris de l’aplicació, agilitza el desenvolupament. Les reunions freqüents permeten una ràpida elaboració progressiva. I aquest enfocament és un component clau del desenvolupament àgil.

Elaboració progressiva en el desenvolupament àgil

El desenvolupament àgil, també anomenat programació àgil, és l’últim enfocament del cicle de vida del projecte i funciona especialment bé amb les plataformes de desenvolupament web i codis orientats a objectes actuals. Els programadors treballen estretament amb el client, sovint residint permanentment a cada departament de clients. Mitjançant prototipatge i modificació ràpida d’aplicacions, el disseny es combina amb el desenvolupament. L’elaboració progressiva és un procés constant al llarg del projecte.

Què penseu de l'elaboració progressiva?

L’elaboració progressiva manté el projecte en moviment

Per tant, la lliçó final és la següent: qualsevol tipus de projecte en què estem treballant, i qualsevol cicle de vida i altres metodologies que triem, no planifiquem, i després anem. Amb una elaboració progressiva, planifiquem i anem, i seguim planificant a mesura que anem.